Учёт кассовых операций

     Текущие записи в журнале-ордере №1 и ведомости №1, как и в некоторых других журналах-ордерах, влекут за собой составление листков-расшифровок для переноса дебетовых и кредитовых оборотов по отдельным счетам в те журналы-ордера или ведомости, в которых ведется аналитический учет по этим счетам. Если в отчете кассира содержится большое число операций и их разноска непосредственно в журнал-ордер №1 и ведомость №1 без ошибок затруднительна, тогда на основании отчета кассира готовится сводка операций в разрезе корреспондирующих счетов и в соответствии с нею заполняются журнал-ордер №1 и ведомость №1. Сводка может составляться как вручную, так и на персональных ЭВМ.

     При обработке документов на вычислительных машинах на основании отчетов  кассира составляется ежемесячно ведомость  учета по счету кассы, которая  используется для обобщения операций движения денежных средств по данному  счету и формированию бухгалтерских  записей в разрезе корреспондирующих  счетов и субсчетов.

     Ведомость является, таким образом, регистром  синтетического и одновременно аналитического учета по счету 50 «Касса». В основе машинной обработки ведомости лежит  порядок отражения кассовых операций на синтетическом счете 50 (активный денежный счет), по дебету которого группируются суммы приходных, а по кредиту  – расходных операций. Затем составляется оборотная ведомость по счету 50 по синтетическим счетам и данные из нее переносятся в Главную  книгу (Приложение 10).

     Аналитический учет денежных средств в кассе  ведется по материальным лицам (кассирам), а денежных документов - по их видам  и ответственным лицам, по операциям  с валютой ведут раздельно  по виду валюты (доллары, евро и т.д.), т.е. расход, приход, остаток определяется по каждому виду отдельно. Основание для учета денежных средств является отчет кассира с приложенными первичными документами.

     Регистром аналитического учета является кассовая книга, в которой отражаются данные приходных и расходных кассовых документов. Записи производятся отдельной  строкой, соответствующей дате отчета кассира. Количество строк в учетном  регистре (записей) по дебету и кредиту  счета будет соответствовать  количеству отчетов кассира за месяц.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.5 ОСОБЕННОСТИ ВЕДЕНИЯ  КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ  С ИНОСТРАННОЙ  ВАЛЮТОЙ

     Использование иностранной валюты на территории республики строго ограничено - допускается лишь в случаях, прямо предусмотренных  законодательством. Использование  наличной иностранной валюты еще  более ограничено.

     Источники поступления и цели использования  наличной иностранной валюты по валютным операциям, расчеты по которым осуществляются посредством ее приема в кассу (выдачи из кассы) организаций либо внесения на счет (снятия со счета) организации  в банке, а также документальное оформление такого внесения (снятия) определены Инструкцией.

     Порядок ведения кассовых операций в иностранной  валюте, установления банками лимитов  и сроков сдачи в банк наличной инвалюты, поступающей в кассу  организации, регламентируется Правилами.

     Лимиты  остатка иностранной валюты устанавливаются  на основании ходатайств организаций  с подробней аргументацией необходимости  наличия такого лимита. При отсутствии такого ходатайства наличная иностранная валюта подлежит полной инкассации в учреждения уполномоченных банков. Наличная иностранная валюта, полученная из банка, расходуется строго на цели, на которые она получена.

     Кассовые  операции оформляются документами  установленной формы без изменения  во всех организациях независимо от их ведомственной подчиненности и  форм собственности.

     При приемке казначейских билетов, банкнот, металлической монеты в иностранной  валюте кассиры организаций обязаны  посредством технических средств  определять ее платежность. Дополнительно  платежность иностранной валюты проверяется по справочным материалам.

     Прием иностранной валюты кассами организаций  производится по приходным кассовым ордерам, выписываемым в валюте и  рублевом эквиваленте по действующему курсу Национального банка  Республики Беларусь. Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером.

     Расход  иностранной валюты оформляется  расходными кассовыми ордерами с  указанием суммы валюты и ее рублевого  эквивалента по курсу Национального  банка  Республики Беларусь. Расходный  кассовый ордер подписывается руководителем  и главным бухгалтером. Невыплаченная сумма иностранной валюты сдается в уполномоченный банк.

     Для отражения операций с наличной иностранной  валютой организация ведет отдельную  кассовую книгу по операциям в  иностранной валюте. При этом организация должна иметь только одну кассовую книгу по операциям в иностранной валюте.

     В кассовой книге на начало дня указывается  остаток иностранной валюты (в  разрезе видов иностранных валют, наименование, сумма). По мере проведения операций в иностранной валюте в  течение дня кассиром производятся записи по приходу (расходу) в кассовой книге (в разрезе видов иностранных  валют, наименование, сумма). В конце  рабочего дня кассир выводит исходящий  остаток (в разрезе видов иностранных  валют, наименование, сумма). Кассиру  не может быть вменена в обязанность  котировка иностранной валюты.

     Для осуществления операций с наличной иностранной валютой организация  должна иметь кассу, расположенную  в обособленном помещении. Возможно совмещение кассы по рублевым операциям  с кассой по операциям с наличной иностранной валютой. Однако при  этом должны иметься в наличии  раздельные металлические шкафы (ящики) или сейфы для отдельного хранения иностранной валюты от рублевых средств.

     Касса организации должна быть застрахована страховой организацией. Страхование  осуществляется в оценке по единому  курсу, установленному Национальным банком Республики Беларусь, либо по номиналу.

     Уполномоченные  банки ежеквартально проводят проверки кассовой дисциплины в организации, а при обслуживании более десяти клиентов, осуществляющих операции с наличной иностранной валютой, — не реже одного раза в полугодие. В случае нарушения организацией требований действующего Положения уполномоченный банк вправе ходатайствовать перед Национальным банком об отзыве лицензии (разрешения) на право проведения валютных операций. С момента подачи ходатайства (дата исходящего номера) в Национальный банк и до окончательного решения вопроса Национальным банком уполномоченный банк вправе прекратить операции по валютному счету организации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

5.   ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕГ И  ЦЕННЫХ БУМАГ В КАССЕ

     Аудит кассы  и кассовых операций проводится по трем основным направлением:

• инвентаризация денежной наличности;
• проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств, поступивших в кассу;
• проверка правильности списанию денег в расход.

     Основными задачами аудита кассы и кассовых операций являются:

• проверка обеспечения условий хранения и сохранности наличных денег в кассе и при доставке их из банка;
• проверка соблюдения Правил ведения кассовых операций в Республике Беларусь и кассовой дисциплины;
• соблюдение правил документального оформления операций по приходу и выдаче денег из кассы;
• соблюдение установленного порядка хранения чековых книжек, выписки чеков и получения по ним денег.
• контроль за своевременным и полным оприходованием денег, полученных из банка, при реализации товарно-материальных ценностей и услуг за наличный расчет;
• соблюдение лимита хранения наличных денег в кассе и при выдаче их на операционно-хозяйственные нужды и другие расходы;
• соблюдение сроков внезапных инвентаризаций кассовой наличности;  
• проверка законности, достоверности и целесообразности кассовых операции.

     Инвентаризация  кассовой наличности должна проводиться  внезапно, т.е. немедленно после прибытия аудитора на предприятие для проверки.

     При временном отсутствии кассира помещение  кассы опечатывается, и инвентаризация ее проводится по прибытии кассира. Если кассир отсутствует длительное время, на предприятии создается комиссия, проводится инвентаризация кассовой наличности и передача кассы другому материально ответственному лицу.

     Инвентаризация  кассы проводится в присутствии  главного бухгалтера и кассира. Если на предприятии выплату заработной платы, кроме кассира, производят другие должностные лица, за которыми на начало проверки числятся остатки наличных денег, необходимо в день инвентаризации кассы потребовать от них отчета за полученные суммы.

     До  начала проверки наличия денежных средств  и других ценностей в кассе кассир должен составить кассовый отчет.

     В отчет включаются все приходные  и расходные документы, имеющиеся в кассе. Все частные расписки и другие документы, не предусмотренные правилами ведения кассовых операций, во внимание не принимаются и в отчет кассира не включаются.

     До  инвентаризации кассовой наличности кассиру  предлагается подписать расписку о  том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы на денежные средства включены в отчет и сданы в бухгалтерию, все денежные средства, поступившие в кассу, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

     Аудитор должен тщательно проверить правильность кассового отчета и выведения  остатка наличных денег в кассе  на момент инвентаризации. Остаток денег проверяется с учетом остатка по балансу на первое число месяца. При проверке кассового отчета и приложенных к нему приходных и расходных документов аудитор должен сопоставить номера последних приходных и расходных кассовых ордеров, приложенных к отчету, с записями в журналах регистрации, чтобы убедиться в полноте учета последних кассовых операций.

     Если  будут обнаружены расхождения в  сумме или нумерации ордеров, необходимо выяснить причины.

     После проверки денег и других ценностей, хранящихся в кассе, составляется акт  инвентаризации кассы (Приложение 11). Кассир должен дать расписку в том, что все указанные в акте суммы денежных средств, документы и другие ценности приняты им на ответственное хранение. При установлении излишков или недостачи денег и других ценностей в кассе, а также при наличии временных расписок о заимствовании денег из кассы аудитор обязан потребовать от кассира письменное объяснение о причинах недостачи или излишка.

     Если  в кассе установлена недостача  или излишек, аудитор, с участием работника бухгалтерии и кассира, должен проверить правильность итогов по всем кассовым отчетам за период со дня предыдущей инвентаризации кассы до настоящей, выяснить не допущены ли в них арифметические ошибки. При отсутствии таких ошибок установленная недостача считается реальной и подлежит немедленному погашению, а излишек — оприходованию.

     На  сумму недостачи денег в кассе  составляется расходный кассовый ордер, устанавливается причина недостачи, и при установлении вины кассира недостача относится на его счет.

     В этом случае составляются следующие  бухгалтерские записи: дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», кредит счета 50 «Касса» и одновременно дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» и кредит счета 94 « Недостачи и потери от порчи ценностей».

     Выявленные  при инвентаризации излишки денежных средств в кассе подлежат оприходованию  с отнесением их на финансовые результаты деятельности предприятия. Это отражается в бухгалтерском учете составлением приходного кассового ордера и записью по дебету счета 50 «Касса» и кредиту счета 92/2 «Внереализационные доходы». Одновременно устанавливаются причины возникновения излишков и недостач денег в кассе. По всем установленным фактам отклонений фактического наличия денег в кассе от данных бухгалтерского учета кассир представляет инвентаризационной комиссии письменное объяснение.