Учетные регистраторы и их роль в бухгалтерском учете

УЧЁТНЫЕ РЕГИСТРЫ ИХ  РОЛЬ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЁТЕ

Информация, необходимая  для отражения на счетах бухгалтерского учета, содержащаяся в принятых к  учету первичных документах, обязательно  накапливается и систематизируются. Учетная информация регистрируется или вручную, или с использованием средств автоматизации. С этой целью  применяются учетные регистры - таблицы  специальной формы, предназначенные  для регистрации хозяйственных  операций, одно из важнейших средств  ведения бухгалтерского учета. Содержание документов в них группируется по однородным признакам в разрезе  установленных показателей учета. Запись хозяйственных операций в  учетных регистрах используют для  повседневного руководства финансово-хозяйственной  деятельностью организации и  для составления бухгалтерской  отчетности.

Формы учетных регистров  бухгалтерского учета разрабатываются  и рекомендуются Министерством  финансов Российской Федерации, органами, которым федеральным законодательством  предоставлено право регулирования  бухгалтерского учета, или федеральными органами исполнительной власти, а  так же организациями при соблюдении ими методических принципов бухгалтерского учета.

Хозяйственные операции отражаются в регистрах бухгалтерского учета  в хронологической последовательности. Они группируются по соответствующим  счетам бухгалтерского учета. Лица, составившие  и подписавшие регистры бухгалтерского учета, несут ответственность за правильность отраженных данных. Содержание регистров бухгалтерского учета  и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Проверяющие аудиторы и другие лица, получившие бухгалтерскую отчетность или другую документацию, обязаны хранить коммерческую тайну.

Регистры бухгалтерского учета могут вестись в специальных  разграфленных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в  виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а так же на машинных носителях информации (дискеты, магнитные ленты и т.д.). При ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители информации. 

2.2 Виды и формы учётных  регистров

Учётные регистры, применяемые  в практике бухгалтерского учёта, подразделяются по ряду признаков: по внешнему виду, характеру бухгалтерских записей, содержанию, форме графления, способам заполнения.

1. По внешнему виду учетные регистры делятся на бухгалтерские книги, карточки и свободные листы, компьютерные распечатки.

Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные учетные таблицы (листы бумаги) и, как правило, заключены  в переплет. Все страницы в бухгалтерской  книге нумеруются, а в конце  ставится подпись главного бухгалтера и указывается общее число пронумерованных страниц.

Если книга является хронологическим  регистром, записи в ней делают последовательно, не пропуская страниц. В книгах, служащих систематическими регистрами, для каждого  синтетического или аналитического счета открывается отдельная  страница или определенное число страниц в зависимости от предполагаемого объема записей. Такие книги должны иметь оглавление. Длительное время бухгалтерские книги являлись единственным видом учётных регистров. Их ведение имеет существенные недостатки, прежде всего невозможность обеспечить разделение труда учётных работников, так как запись в книге одновременно может делать один работник.

Применение книг часто  бывает нецелесообразным, так как  затрудняет использование вычислительной техники, поэтому применяют карточки и свободные листы.

Карточки - это отдельные  листы, разграфленные из бумаги или  картона стандартного размера, что  делает возможным их хранение в специальных  запирающихся ящиках. Совокупность карточек однородного назначения называется картотекой. Карточки (совокупность карточек) разбиваются на необходимые разделы  картонными разделителями, к которым  прикрепляются металлические указатели (индикаторы) разных цветов и размеров с указанием шифра, названия счета  и других необходимых обозначений, что обеспечивает быстроту нахождения в картотеке нужной карточки.

Каждая картотека закрепляется за определенным счетным работником, отвечающим за сохранность карточек и правильность производимых в них  записей. В нерабочее время картотека  запирается на ключ. Каждая вновь заполненная  карточка регистрируется в особом реестре, где ей присваивается порядковый номер, позволяя в любой момент проверить наличие всех карточек.

Применение карточек способствует внедрению механизированных средств  учета. Они очень удобны для копировальных  записей и всякого рода группировок  учетных данных. Недостаток карточных  регистров заключается в том, что, при желании их легко изъять из картотеки и заменить другими. Возможна также утеря карточек. Систематическая  проверка карточек с помощью реестра позволяет своевременно обнаруживать их пропажу. Наиболее распространены три вида карточек: контокоррентные (имеют колонки дебет и кредит); материальные (имеют графы прихода, расхода и остатка материальных ценностей с указанием цены, количества и суммы); многоколонные, состоящие из нескольких колонок.

Свободные листы представляют собой разновидность карточных  учетных регистров и отличаются от карточек способом хранения и размерами. Если карточки хранятся в картотеке, то отдельные листы находятся  в специальных регистраторах (папках). В любой момент каждый лист может быть вынут из папки для записей, подсчета. Отдельные листы применяются для ведения журналов-ордеров, машинограмм и т.д. Они удобны в использовании, так как позволяют рационально распределять обязанности между работниками учета.

Компьютерные распечатки представляют собой учётный регистр  в виде широкой полосы бумаги, который  печатается на ПК. Содержание распечаток, структура их графления разнообразны и зависят от содержания отражаемых объектов.

Применение в учёте  той или иной формы регистров (книг, карточек или свободных листов) зависит от формы бухгалтерского учёта.

2. По характеру бухгалтерских записей, т.е. в зависимости от того, разносятся ли данные о фактах хозяйственной деятельности по бухгалтерским счетам, различаются учётные регистры хронологические, систематические и комбинированные.

В хронологических регистрах  бухгалтерские документы записывают в порядке их поступления без  разноски по счетам. Хронологическая  запись производится в специальных  регистрационных журналах или реестрах, ее цель - обеспечить контроль за сохранностью документов, поступивших в бухгалтерию, и правильность записи в них. В известной мере назначение хронологического регистра выполняет журнал приемки документов и регистрации контрольных чисел, который ведут на машиносчетных станциях, чтобы регистрировать документы, поступившие для обработки. В этом журнале записывают дату поступления документов на машиносчетную станцию, их количество и сумму по группе (пачке) однородных документов. В нем приводится расписка заказчика в получении документов после их обработки на машиносчетной станции. Хронологическая регистрация используется также для наведения справок (например, регистрационный журнал, кассовая книга, журнал учета поступивших грузов, запись инвентарных карточек по учету основных средств).

В систематических регистрах  однородные по экономическому содержанию хозяйственные операции группируются на счетах синтетического и аналитического учета. Примером могут служить регистры учета затрат по объектам калькуляции, пообъектного учета основных средств и т.д. Систематическим регистром синтетического учета является главная книга, т.е. основной регистр, в котором сосредоточены итоговые данные по всем счетам.

Комбинированные регистры сочетают хронологические и систематические  записи. Примером является книга журнал-главная, а также большинство журналов-ордеров и ведомостей.

3. По объему содержания учетные регистры могут быть синтетическими и аналитическими.

Регистры синтетического учета открываются для ведения  синтетических счетов (без пояснительного текста, с указанием только даты, номера и суммы бухгалтерской  проводки). Иногда приводится краткий пояснительный текст (например, реестр счетных документов, главная книга «журнал-главная». Запись в регистры синтетического учета делаются обычно не по отдельным документам, а по совокупности однородных документов, предварительно сгруппированных.

В аналитических регистрах  каждая отдельная операция записывается с необходимой полнотой, причем по материальным ценностям - в натуральных  и денежных измерителях. В отличие  от синтетических регистров здесь  нередко дается пояснительный текст, раскрывающий содержание операций. Регистры аналитического учета ведут в  развитие какого-либо синтетического счета.

4. По строению аналитические регистры подразделяются на односторонние, двусторонние, многографные, линейные и шахматные.

Односторонние регистры - это  различные карточки для учета  материальных ценностей, расчетов и  других операций. В них объединены отдельные графы дебетовых и  кредитовых записей. Учет ведется на одном листе в денежных, натуральных  или одновременно в обоих измерителях.

Примером одностороннего регистра может служить кассовая книга.

Двусторонние регистры применяются  в основном при ведении учета  в книгах. Счет открывается на двух развернутых страницах книги (на левой странице - дебет, на правой - кредит). Двусторонние регистры используются в синтетическом и аналитическом учете только при ручном его способе. В них имеется место для записи текста операций.

Многографные регистры используются для отражения дополнительных показателей внутри аналитического учета. В частности, учет движения материалов отражается в целом по организации, а также в разрезе отдельных материально ответственных лиц, регистрируются затраты по организации, подразделениям и в разрезе статей затрат и т.д.

Линейные регистры являются разновидностью многографных регистров. Здесь каждый аналитический счет отражается только на одной строке, давая возможность разделить синтетический счет на неограниченное количество аналитических счетов, что невозможно при вертикальном графлении. Например, в журнале-ордере по кредиту счета 71 каждый аванс, выданный подотчетному лицу, и все расчеты по авансу отражаются на отдельной строке.

Шахматные регистры. В регистрах  этого типа можно ограничиться записью  одних лишь кредитовых (либо лишь дебетовых) оборотов с группировкой по корреспондирующим  счетам, что позволяет путем двойной  записи в один рабочий прием отразить операции одновременно по дебету и  кредиту счетов. Такое построение учетных регистров широко применяется  в настоящее время при журнально-ордерной форме учета. Примером может служить  главная книга, где каждая сумма  записывается на пересечении строки и колонки.