Учет расходов по заграничной командировке

                        Министерство Сельского хозяйства

                                 Российской Федерации

                   ФГОУ ВПО Тюменская Государственная

                            Сельскохозяйственная Академия

                            Институт Экономики и Финансов

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

Тема: Учет расходов по заграничной  командировке

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила:

студентка группы

Проверила:

 

 

 

                                

                                  Тюмень, 2012

Содержание

 

Введение………………………………………………………...3

1. Понятие зарубежной командировки и ее виды……………4
2. Документальное подтверждение понесенных расходов по командировке за границу……………………………….…..7
3. Возмещение суточных и других расходов по зарубежной командировке………………………………………………10
4. Порядок отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с заграничными командировками..12
5. Командировочные расходы как объект налогообложения: НДФЛ, налог на прибыль и ЕСН………………………….18

Заключение...…………………………………………………..20

Список  литературы……………………………………………21

 

Введение

 

Развитие  рыночной экономики в России создает  широкие возможности для осуществления  внешнеэкономической деятельности и валютно-хозяйственной самостоятельности  предприятий, банков, обществ и граждан. С каждым годом расширяется сфера  функционирования валютного рынка: идет создание зон свободного предпринимательства, растет количество предприятий с  участием иностранного капитала, привлекаются иностранные инвестиции в различные  производственно-социальные инфраструктуры. Происходит постепенное вовлечение российской экономики в международное  разделение труда. В этих условиях первостепенное значение приобретают вопросы организации, регулирования и технологии валютно-финансовой деятельности. Дальнейший процесс интеграции российской экономики и мировой  экономической системы, прежде всего, требует более совершенной системы  бухгалтерского учета и контроля во внешнеэкономической деятельности.

Заключение  контрактов и их выполнение связано  с большой подготовительной и  последующей работой. Это неизбежно  вызывает необходимость в загранкомандировках  и как следствие командировочные  расходы.

 

1. Понятие зарубежной командировки и ее виды

 

В последние  годы все больше компаний отправляют своих сотрудников в зарубежные командировки.

Согласно  ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса служебная  командировка - это поездка работника  по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения  вне места постоянной работы. Зарубежной считается командировка за пределы  Российской Федерации на территорию иностранного государства и стран  СНГ.

 Порядок  направления работников в служебные  командировки регламентируется  Положением, утвержденным Постановлением  Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

Загранкомандировки (в отличие от командировок по территории РФ) имеют ряд особенностей.

Во-первых, работникам, направленным в командировку за рубеж, помимо расходов на проезд, проживание и суточные, возмещаются дополнительные затраты, к которым относятся (п. 23 Положения):

- расходы  на оформление заграничного паспорта, визы и других документов;

- обязательные  консульские и аэродромные сборы;

- сборы за  право въезда или транзита  автомобильного транспорта;

- расходы  на оформление обязательной медицинской  страховки;

- иные обязательные  платежи и сборы.

 Во-вторых, суточные выплачиваются не в  рублях, а в валюте той страны, куда направляется сотрудник,  и в размерах, предусмотренных  коллективным договором.

 В-третьих,  командировочное удостоверение  при загранкомандировке не выписывается (за исключением случаев командирования  в государства - участники СНГ,  с которыми заключены межправительственные  соглашения, на основании которых  в документах для въезда и  выезда пограничными органами  не делаются отметки о пересечении  государственной границы (п. 15 Положения)).

 В-четвертых,  за однодневные загранкомандировки (в отличие от командировок  по России) выплачиваются суточные  в размере 50% от нормы, установленной  коллективным договором для выплаты  суточных при командировке в  соответствующую страну (п. 20 Положения).

Основными видами загранкомандировок являются:

а) одиночный (самостоятельный) выезд;

б) групповой выезд (в составе национальной, межведомственной или внутриведомственной делегации).

В процессе осуществления финансово-хозяйственной  деятельности у предприятий и  организаций возникает необходимость  приобретения материальных ценностей, а также оказания различных услуг  и выполнения работ не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. Так, многие предприниматели, работники  различных организаций и предприятий не только совершают деловые поездки по территории Российской Федерации, но и выезжают в другие страны для заключения договоров (контрактов) и соглашений по поставкам сырья, товаров, материалов, обмена опытом с зарубежными партнерами, участия в переговорных процессах и т.д. В результате практически все предприятия и организации в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью направления сотрудников в служебные командировки.

 

2. Документальное подтверждение понесенных расходов по командировке за границу

 

Согласно  п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. Затраты можно подтвердить документами:

- оформленными  в соответствии с законодательством  РФ либо по обычаям делового  оборота, применяемым в иностранном  государстве, на территории которого  были произведены соответствующие  расходы;

- косвенно  подтверждающими произведенные  расходы (в том числе таможенной  декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом  о выполненной работе согласно  договору).

По возвращении  из командировки работник обязан представить  работодателю в течение трех рабочих  дней (п. 26 Положения N 749):

- авансовый  отчет об израсходованных в  связи с командировкой суммах  и произвести окончательный расчет  по выданному ему перед отъездом  в командировку денежному авансу  на командировочные расходы. 

К авансовому отчету прилагаются:

1) командировочное удостоверение (если оно составлялось);

2) документы о найме жилого помещения;

3) копию загранпаспорта при командировке за пределы СНГ;

4) проездные  билеты, расходы на проезд (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей)

5) прочие документы, подтверждающие дополнительные расходы во время командировки.

- отчет о  выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем  структурного подразделения работодателя, в письменной форме, представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма N Т-10) и авансовым отчетом (форма №АО-1).

Организация вправе осуществлять возмещение расходов по командировкам только штатным  сотрудникам, с которыми заключены  трудовые договора.

Порядок и  размеры возмещения расходов, связанных  со служебными командировками, определяется на основании коллективных и трудовых договоров, а также других организационно-распорядительных документов организации.

Если подтверждающие документы к авансовому отчету составлены на иностранных языках, тогда они  должны иметь построчный перевод  на русский язык ( п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и  бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного  Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н). Перевод документов возможен сотрудником или профессиональным переводчиком. Фирма самостоятельно может выбрать человека, который  выполнит эту работу и соответствующие расходы можно включить в налоговые расходы (письма Минфина РФ от 20.03.06 №03-02-07/1-66; от 4.09.06 за №03—3-04/1/644 и УФНС России по г.Москве от 9.10.2006 за №20-12/89132.1)

К оформлению командировочных расходов предъявляют  достаточно строгие требования. Поэтому  необходимо проверить наличие всех необходимых реквизитов и подтверждение  производственной направленности всех представляемых документов.

Работнику, направленному в другую страну с визовым режимом въезда, достаточно оформить приказ, в котором будет указана цель поездки и ее длительность. А для документального подтверждения расходов на командировку фирме достаточно снять копию с тех страниц загранпаспорта, на которых находятся отметки о датах пересечения границ соответствующих государств. Таким образом, нет необходимости оформлять командировочное удостоверение при поездке за границу.

 

3. Возмещение суточных и других расходов по зарубежной командировке

 

Перед поездкой в служебную загранкомандировку работнику нужно выплатить аванс  на командировку. Сумма аванса рассчитывается с учетом установленных в коллективном договоре (локальном нормативном  акте) сумм возмещения расходов на оплату проезда, наем жилого помещения и  суточных (ч. 1 ст. 168 ТК РФ и абз. 2 п. 11 Положения). При составлении сметы  расходов на загранкомандировку учитываются  также затраты на оформление визы, загранпаспорта и медицинской страховки (п. 23 Положения).

Согласно  абз. 3 п. 11 Положения суточные выплачиваются:

- за  каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни;

- дни  нахождения в пути (включая день  отъезда и приезда), в том числе  за время вынужденной остановки.

Размер суточных организация устанавливает самостоятельно в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте (п. 16 Положения). При этом размеры суточных нужно установить по тем иностранным  государствам, в которые возможны загранкомандировки.

При расчете  размера суточных работнику, направленному  в загранкомандировку, нужно учесть особенности, установленные п. п. 17 и 18 Положения:

- за  время следования по территории  РФ суточные выплачиваются по  норме, установленной локальным  актом для командировок по России;

- со  дня пересечения границы при  выезде из Российской Федерации  (включая день пересечения границы) - по норме, установленной для  страны, в которую направляется  командированный сотрудник;

- со  дня пересечения границы при  въезде в Россию (включая день  пересечения границы) - по норме,  установленной для внутренних  командировок;

- если  за время командировки работник  посещает несколько стран - суточные  за день пересечения границы  между государствами выплачиваются  по нормам той страны, в которую  направлен сотрудник (абз. 3 п. 18 Положения).

В коллективном договоре или ином локальном акте компания может установить, что командированному работнику дополнительно возмещаются  расходы, не предусмотренные п. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса, - за пользование услугами такси до места выбытия в командировку, в месте командировки, VIP-зала в аэропортах, на телефонные переговоры в гостинице, услуги химчистки и т.д. Размеры компенсации также предусматриваются Положением о командировках или коллективным договором. Однако эти затраты работнику возместят только после того, как он представит соответствующие оправдательные документы.

 

4. Порядок отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с заграничными командировками

 

Порядок оформления заграничных командировок зависит от того куда командируется  работник: в страны СНГ или другие зарубежные страны. В обоих случаях  командировка оформляется приказом руководителя с указанием места  командировки, цели и срока.

В функцию валютного контроля над  правильностью совершения операций по оплате командировочных расходов осуществляют уполномоченные банки. Согласно Положению «О порядке покупки  и выдачи иностранной валюты»  для оплаты командировочных расходов организации перед командировкой  должны сдать в уполномоченный банк следующие документы:

- платежное поручение на покупку  валюты;

- заявку в установленной форме;

- приказ о командировании сотрудника  за границу.

После получения названных документов банк с текущего валютного счета  выдает наличную иностранную валюту. Отчет об использовании полученной валюты предоставляется в банк, в  случае его не предоставления банк приостанавливает операции по выдаче иностранной валюты с валютного  счета.

Работнику предприятия выдается аванс. Для этого в банк подается заявка с указанием суммы покупаемой валюты исходя из срока командировки, размера суточных, стоимости жилья  и других расходов. Для получения  валюты организация заполняет на соответствующую сумму чек в чековой книжке и одновременно выдается справка. Эти справки до их выдачи хранятся в кассе, их учет ведется в специальном журнале. Полученная валюта приходуется в кассу по приходному кассовому ордеру, выдача - по расходному. Если командировка не состоялась, то полученная организацией валюта должна быть сдана в банк в течение 5 рабочих дней с момента наступления даты предполагаемого убытия в командировку.

Неизрасходованная подотчетным лицом  сумма валюты вносится в кассу  и принимается кассиром по приходному кассовому ордеру, полученная валюта сдается в банк. Если валюта, полученная в кассу, подотчетным лицом была за рубежом обменяна на другую валюту, то по договоренности организации с  подотчетным лицом задолженность  может быть погашена по одному из 2 вариантов: