Организация с целью расширения взаимовыгодного  сотрудничества со своими контрагентами  и заключения новых хозяйственных  договоров осуществляет расходы, связанные  с приемом и обслуживанием  представителей собственной и других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах, т.е. осуществляет представительские расходы.

     В состав представительских включаются также расходы организации по приему и обслуживанию участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или другого аналогичного органа организации.

     В настоящее время организациям следует  руководствоваться перечнем представительских  расходов, приведенным в ст.264 НК РФ.

     Проводиться подобные мероприятия (официальный  обед, ужин и др.) могут либо непосредственно  в самой организации, либо с выездом  на предприятие общественного питания, либо с этой целью организуется командировка работника в другую организацию, и т.д.

     Как любая другая хозяйственная операция, проведение представительских мероприятий  должно оформляться оправдательными  документами, которые служат первичными учетными документами, на основании  которых ведется бухгалтерский  учет [1].

     Включение представительских расходов в себестоимость  продукции (работ, услуг) разрешается  только при наличии первичных  учетных документов, в которых  должны быть указаны дата и место  проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны  организации, конкретное назначение расходов и величина расходов.

     Документальное  оформление представительских расходов состоит из нескольких этапов:

     1) оформление так называемых подготовительных  документов;

     2) оформление уточняющих (конкретизирующих) документов;

     3) оформление документов, подтверждающих  фактическое расходование денежных  средств.

     Представительские расходы - это планируемые и целевые  расходы.

     На  первом этапе в организации составляется и протоколом правления утверждается смета представительских расходов на отчетный год.

     На  этом же этапе издаются внутренние организационно-распорядительные документы (например, распоряжения руководителя организации), регламентирующие:

     перечень  официальных лиц организации, имеющих  право участвовать в переговорах  и, следовательно, получать под отчет  средства на представительские расходы;

     порядок выдачи подотчетных сумм на представительские  расходы;

     порядок расходования средств на представительские  расходы;

     документальное  оформление представительских расходов;

     порядок осуществления контроля над расходованием  и списанием средств на представительские  расходы;

     нормирование  отдельных видов представительских  расходов.

     На  втором этапе составляются внутренние оправдательные документы, непосредственно  связанные с проведением конкретного  представительского мероприятия. К  таким документам относятся:

     распоряжение  руководителя о назначении ответственного за проведение официального мероприятия;

     распоряжение  о направлении приглашения на деловую встречу, который должен содержать цель прибытия представителей сторонней организации;

     программа проведения деловой встречи с  указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, ФИО  участников со стороны организации  и со стороны приглашенных и их должностей, утвержденной сметы представительских  расходов.

     На  третьем этапе ответственным  лицом оформляются и представляются в бухгалтерию организации документы, подтверждающие фактическое расходование денежных средств на проведенное  мероприятие:

     отчет о расходах на проведение деловой  встречи;

     авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими произведенные  расходы.

     Такими  документами являются: счета предприятий  общественного питания, товарные чеки, чеки ККМ, документы об оплате транспортных расходов, документы об оплате услуг  переводчика и т.д.

     Первичные учетные документы принимаются  к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных  форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

     а) наименование документа;

     б) дату составления документа;

     в) наименование организации, от имени  которой составлен документ;

     г) содержание хозяйственной операции;

     д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

     е) наименование должностей лиц, ответственных  за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

     ж) личные подписи указанных лиц; [1]

2. Служебные командировки  по россии и  за рубеж

 

     Служебная командировка – это поездка работника  по распоряжению руководителя на определенный срок для выполнения служебного поручения  вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового Кодекса, далее - ТК РФ).

     Инструкция  не указывает, что следует считать  местом постоянной работы. На практике местом постоянной работы считается  расположенное в определенном населенном пункте предприятие, либо отдельная  его часть, участок, отделение, объект предприятия, работа в котором обусловлена  трудовым договором. В тех случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав объединения, предприятия, учреждения, организации  находятся в другой местности, местом постоянной работы работника считается  то производственное объединение, работа в котором обусловлена трудовым договором.

     Не  признаются командировками служебные  поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или  имеет разъездной характер (ст. 166 ТК РФ).

     Рабочие и служащие обязаны выполнять  распоряжение руководителя учреждения или вышестоящего органа о направлении  в командировку. Отказ от такой  поездки считается нарушением трудовой дисциплины. Уважительными причинами  признаются, например, болезнь самого работника, члена его семьи, нуждающегося в уходе, обучение без отрыва от производства и др.

     Нельзя  направлять в командировки беременных женщин и работников до 18 лет (за исключением  творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих  в создании и (или) исполнении произведений, профессиональных спортсменов в  соответствии с перечными профессий, устанавливаемыми Правительством РФ с  учетом мнения Российской трехсторонней  комиссии по регулированию социально-трудовых отношений, ст. 259, 268 ТК РФ).

     Направлять  в служебные командировки женщин, имеющих, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускаются только с  их письменного согласия и при  условии, что это не запрещено  им медицинскими рекомендациями. При  этом женщины, имеющие детей в  возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены  в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную  командировку.

     Сказанное выше относится и к работникам, имеющим детей-инвалидов или инвалидов  с детства до достижения ими возраста 18 лет, а также работникам, осуществляющим уход за больными членами их семей  в соответствии с медицинским  заключением, а также, согласно ст. 264, распространяется на отцов, воспитывающих  детей без матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних.

     Для остальных работников распоряжение руководителя о выезде в служебную  командировку является обязательным. Отказ представляет собой дисциплинарный проступок, за который на работника  может быть наложено дисциплинарное взыскание.

     Работник - совместитель может также быть направлен в командировку. Средний  заработок сохраняется ему только в той организации, которая его  командировала. В случае направления  в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе средний  заработок сохраняется по обеим  должностям, а расходы по оплате командировки распределяются между  командирующими организациями по соглашению между ними (п. 9 Инструкции Минфина  СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС  от 07.04.88 № 62 «О служебных командировках  в пределах СССР» далее – Инструкция № 62).

     Только  штатные работники, заключившие  с предприятием трудовой договор, находятся  в административном подчинении у  руководителя и могут быть направлены им в командировку.

     Если  физическое лицо не состоит в штате  предприятия, но выполняет для этого  предприятия какие-либо работы (оказывает  услуги), связанные с поездкой в  другую местность, то с этим физическим лицом должен быть заключен гражданско-правовой договор, который регулируется нормами  гражданского права.

     К договорам гражданско-правового  характера относятся: договоры подряда, поручения, комиссии, перевозки, авторский  и иной договор возмездного оказания услуг  (гл. 39 ГК РФ). В этом случае порядок и условия возмещения документально подтвержденных расходов, понесенных работником в ходе выполнения работы, может быть определен сторонами  в тексте договора.

     К таким расходам могут быть, например, отнесены расходы по проезду и  найму жилья, приобретению материалов и другие.

     Под служебной командировкой, совершаемой  в установленном порядке, понимаются также поездки работника, которые  связаны с:

• покупкой материально-производственных запасов;
• осуществлением работ капитального характера (выполнением функций заказчика и т.п.);
• подготовкой и повышением квалификации работников;
• участием в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет вклады (акции);
• другими аналогичными нуждами.

 

Зарубежные  командировки

Все большее  распространение получают командировки в дальнее зарубежье. Это связано  с расширением делового сотрудничества российских организаций и компаний с зарубежными партнерами, расширением  рынка сбыта. Кроме того, все большее  число российских фирм принимают  участие в зарубежных выставках, научных конференциях.

Необходимым условием для оформления зарубежной командировки сотрудника является издание  приказа о командировании, что  следует из Положения о порядке  покупки и выдачи иностранной  валюты для оплаты командировочных  расходов (утвержденное ЦБ РФ 25 июня 1997 г. № 62).

Уполномоченные  банки выдают организациям наличную валюту или дорожные чеки на командировочные  расходы на основании заявки, оформленной  на основании 2 приказов:

а) устанавливающий  сотруднику размер суточных;

б) о направлении  сотрудника в служебную зарубежную командировку с указанием фамилии, имени и отчества командируемого лица, предполагаемой даты выезда и  возвращения из служебной командировки или планируемого срока командировки, страны командирования.

Если направление  сотрудников в зарубежные командировки носит разовый характер, то всю  необходимую информацию можно определить и в одном приказе. Размеры  суточных в зависимости от страны, которыми можно руководствоваться, установлены Приказом Минфина России от 12 ноября 2001 г. № 92н «О размерах выплаты  суточных при краткосрочных командировках  на территории зарубежных стран». Можно  установить приказом руководителя организации  и более высокий размер суточных, при этом: превышение размера суточных над нормируемой величиной не включается в расходы при исчислении налога на прибыль, а также потребует  включения суммы превышения в  облагаемый НДФЛ доход работника.

В отличие  от произвольной формы приказа на установление размера суточных, приказ на командирование сотрудников должен быть оформлен с применением унифицированной  формы Т-9 «Приказ (распоряжение) о  направлении работника в командировку» (или Т-9а), утвержденной постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г.

№ 26.

Фактическое время пребывания в командировке должно быть подтверждено документально. Это необходимо для обоснования  отсутствия работника на рабочем  месте и для подтверждения  правильности величины понесенных расходов, и для документального обоснования  включения этих расходов в затраты. Причем, предусмотренное командировочное  удостоверение для командировок в пределах России, при зарубежных командировках не оформляется.