Роль контроллинга в системе управления

    Введение 

    В условиях рыночных отношений предприятие  является основным звеном экономики, поскольку  именно на этом уровне создается нужная обществу продукция, оказываются необходимые  услуги. Внедрение рыночных отношений  в практику хозяйствования требует  принципиального изменения методов управления на всех уровнях управленческой иерархии. Это выдвигает необходимость изучения новых подходов и форм управления, в частности, менеджмента как особого типа управления и контроллинга как инструмента управления, который использует результаты теории принятия решений, математического моделирования, теории систем, информационного и организационного моделирования.

    Экономическая среда в настоящее время крайне не стабильна. Научно-технический прогресс и динамика внешней среды заставляют современные предприятия превращаться во все более сложные системы. Для обеспечения управляемости таких систем необходимы новые методы, соответствующие сложности внешней и внутренней сред предприятий. Новым словом в управлении стало появление контроллинга, как функционально обособленного направления экономической работы на предприятии, связанного с реализацией финансово-экономической функции в менеджменте, обеспечивающей принятие оперативных и стратегических управленческих решений.

    Контроллинг, как новое явление в теории и практике современного управления предприятием, возникшее на стыке экономического анализа, планирования, управленческого учета и менеджмента, переводит управление предприятием на качественно новый уровень, интегрируя, координируя и направляя деятельность различных служб и подразделений предприятия на достижение оперативных и стратегических целей.

    Основу  рыночной экономики составляют предприятия  разных форм собственности, использующие экономические ресурсы для осуществления  коммерческой деятельности.  В настоящее время предприятия являются экономически и юридически самостоятельными хозяйствующими единицами,  полностью отвечающими за результаты своей деятельности.  Рыночная экономика предполагает наличие альтернатив,  требует осуществлять выбор ресурсов,  коммерческих партнеров, источников финансирования,  форм и способов инвестиций.  Методы управления,  базирующиеся на прежних методиках использования плановых инструментов,  систем учета и анализа,  не могут дать хороших результатов. Необходимо осваивать совершенно новые методы планирования,  учета и контроля,  анализа хозяйственной деятельности,  которые помогут комплексно решить многочисленные проблемы в деятельности предприятия,  обусловленные как внешними,  так и внутренними факторами.

    Недостаток  информации о текущем состоянии  и о перспективах деятельности предприятия  требуют формирования новых подходов к управлению и инструментов их внедрения. Таким инструментом является контроллинг.  Это новое явление в теории и практике современного управления, возникшее на стыке экономического анализа, планирования, управленческого учета и менеджмента. Контроллинг переводит управление предприятием на качественно новый уровень, интегрируя, координируя и направляя деятельность различных служб и подразделений предприятия на достижение оперативных и стратегических целей. В настоящее время контроллинг, как система экономического управления деятельностью предприятия, широко применяется в развитых странах с рыночной экономикой.  В России интерес к контроллингу начал проявляться в самом начале 1990-х годов,  когда в экономике закрепились рыночные принципы хозяйствования.

    Целью реферата является изучение механизма контроллинга в системе управления предприятием, направленного на повышение эффективности деятельности организации.

    Поставленная  цель предполагает решение комплекса  взаимосвязанных задач:

• исследовать процесс внедрения контроллинга на предприятии;
• исследовать необходимость внедрения контроллинга на предприятии;
• ознакомиться с типичными ошибками при внедрении контроллинга;
• рассмотреть виды контроллинга и их роли в системе управления предприятием.

    Актуальность  темы реферата обусловлена необходимостью внедрения в практику работы предприятия методов научного управления, основанных на строгой формализации процедур принятия управленческих решений и эффективных механизмов управления предприятием.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    1 Внедрение контроллинга в организации 

    Контроллинг, являясь концепцией системного управления, в целях обеспечения долгосрочного  эффективного функционирования предприятия организуется, как правило, там, где управление находится в кризисе, либо хозяйственная деятельность не удовлетворяет современным требованиям и требованиям рынка [2]

    Необходимость появления на современных предприятиях контроллинга, можно объяснить следующими причинами:

• нестабильность внешней среды выдвигает дополнительные требования к системе управления предприятием:
• смещение акцента с контроля прошлого на анализ будущего;
• увеличение скорости реакции на изменения внешней среды, повышение гибкости предприятия;
• необходимость в непрерывном отслеживании изменений, происходящих во внешней и внутренней средах предприятия;
• необходимость продуманной системы действий по обеспечению выживаемости предприятия и избежанию кризисных ситуаций;
• усложнение систем управления предприятием требует механизма координации внутри системы управления;
• информационный бум при недостатке релевантной (существенной, значимой) информации требует построения специальной системы информационного обеспечения управления;
• общекультурное стремление к синтезу, интеграции различных областей знания и человеческой деятельности.

    При наличии одного или нескольких вышеперечисленных  факторов чаще всего имеет место  ряд предпосылок внедрения системы  контроллинга по направлениям: организация, продукция, закупки, персонал, оборудование, система информационного обеспечения и отчетность [3].

    Предметом отдельного анализа является состояние  производственного процесса и прохождения  заказов в организации. Нередко  нет четких правил и порядка приема заказа от клиентов. На вопрос, кто отвечает за прием заказов, нельзя получить однозначного ответа. На предприятиях часто отсутствует единая система заполнения формуляров и упорядоченный документооборот. Это не позволяет точно сказать, в каком состоянии находится заказ, отсутствует система оперативного управления исполнением заказов. У рабочих мест могут лежать горы заготовок или обработанных деталей, т.е. накапливаются "омертвленные" деньги и удлиняется время исполнения заказа, что во всех случаях приводит к росту издержек на предприятии в целом [4]. 

1. Фазы  и темпы внедрения контроллинга

Процесс внедрения контроллинга в организации  происходит в несколько фаз.

    Процесс внедрения начинается с принятия решения о разработке системы контроллинга на предприятии.

    Процесс разработки и внедрения системы  контроллинга лучше осуществлять при  устойчивом финансовом состоянии предприятия, в благоприятный с психологической  точки зрения момент. В условиях резкого ухудшения основных показателей  деятельности предприятия не следует принимать решение о разработке и внедрении системы контроллинга.

    Важным  фактором является наличие у предприятия  достаточного количества финансовых и  людских ресурсов, поскольку разработка и внедрение системы контроллинга стоит немалых денег, тем более, если этот процесс реализуется с привлечением внешних консультантов.

    После того как принято решение о  разработке системы контроллинга и  назначены исполнители, начинается этап формирования инструментальной базы контроллинга:

• системы планирования и бюджетирования на предприятии;
• системы отчетности, ориентированной на конкретных пользователей внутри предприятия;
• методики расчета эффективности инвестиций и текущей деятельности предприятия;
• методики анализа отклонений плановых и фактических показателей и т.п.

      Данная фаза является начальным  этапом создания службы контроллинга.

    На  фазе «вживания» контроллинга в текущую  деятельность предприятия контроллеры  должны продемонстрировать действенность  разработанных инструментов и убедить  менеджеров в необходимости их применения в практической деятельности.

    Как правило, рассматриваемая фаза внедрения  контроллинга протекает достаточно долго: 2-3 года. Продолжительность фазы «вживания» во многом зависит от степени  понимания важности и желания  со стороны высшего руководства предприятия иметь систему, позволяющую осуществлять «прозрачный» менеджмент.

    О наступлении фазы упрочнения позиций  свидетельствуют следующие признаки:

• удовлетворение менеджеров результатами деятельности контроллеров заметно растет;
• появляется взаимное доверие, возрастает объем совместных работ и коммуникаций;
• на предприятии говорят о хорошей и полезной работе подразделения контроллинга;
• руководство подразделений предприятия в своей оперативной деятельности не может больше обходиться без контроллеров и др.

    Появление перечисленных выше признаков говорит  о том, что произошло упрочнение позиций системы контроллинга: организационно и инструментально создана служба контроллинга, а система контроллинга получила признание и распространение  в подразделениях предприятия.

    Наступление фазы роста значимости и объема функций  контроллинга для многих предприятий  означает вероятную, но ещё достаточно отдаленную перспективу в развитии контроллинга. Можно выделить некоторые  признаки наступления фазы роста:

• контроллер выступает в качестве лидера и модератора при формировании рамочных показателей деятельности предприятия на плановый период;
• налаживается сотрудничество с высшими менеджерами при разработке долгосрочных целей предприятия;
• в рамках службы контроллинга появляются подразделения стратегического контроллинга.

    Функции, задачи и инструментарий контроллинга постоянно дополняются и совершенствуются в соответствии с изменениями, происходящими во внешней среде [4].

    Среди подходов к проведению преобразований в организации внедрения можно выделить три наиболее распространенных: «малыми шагами», «бомбометание» и «планируемая эволюция».

    Подход  к внедрению контролинга «малыми  шагами» означает небольшие изменения  в старой структуре управления с  медленным продвижением к поставленной цели. Преимущество такого подхода заключается, прежде всего, в отсутствии большого сопротивления проводимым изменениям внутри организации. Основной недостаток – опасность затягивания процесса реорганизации, что может привести, в конце концов, к полному прекращению внедрения.

    «Бомбометание»  означает интенсивное и решительное  изменение старой системы управления. В результате такого подхода возможно быстрое внедрение элементов  системы контроллинга, однако появляется опасность возникновения сильного «трения» внутри организации.

    Подход, основанный на принципах «планируемой эволюции», дает возможность в определенной степени использовать преимущества рассмотренных выше подходов, а также  снизить сопротивление процессу внедрения контроллинга [5].

    1.2 Типичные ошибки  при внедрении  контроллинга 

    Рассмотрим  самые распространенные ошибки, возникающие на стадии внедрения и становления контроллинга.

1. Ошибки в понимании сущности и задач контроллинга. Здесь к числу очень грубых ошибок следует отнести простое переименование классического бухгалтера в контроллера. Руководитель предприятия должен сначала понять, что такое контроллинг, затем осознать его необходимость для фирмы и лишь потом шаг за шагом начать закладывать кирпичики в фундамент системы контроллинга. Сотрудники должны быть убеждены в том, что контроллинг дает больше шансов иметь работу в долгосрочной перспективе, получать устойчивую и достаточную заработную плату, т.е. привносит в жизнь работников чувство уверенности в будущем.
2. Ошибки в выборе целей.
3. Чрезмерное увлечение одной из функций контроллинга. При увлечении какой-либо функцией система контроллинга получается ограниченной и не дает того эффекта, который от неё можно ожидать.
4. Избыточное или недостаточное количество информации. На многих предприятиях становится практикой ежемесячное предоставление отчета отдела контроллинга правлению или директорату.
5. Ошибки в выборе источников информации.
6. Прочие ошибки. Среди прочих ошибок как наиболее распространенные можно отметить: