Ревизия представительских расходов и кредиторской задолженности

     Факт  расходования подотчетных сумм должен быть в обязательном порядке подтвержден  первичными оправдательными документами, имеющими необходимые реквизиты: наименование документа, дату его оформления, наименование организации-продавца, содержание хозяйственной операции, цену, количество и стоимость товара (работ, услуг), подписи ответственных лиц, заверенные печатью организации, и т.п. Такими документами при оформлении оплаты хозяйственных расходов могут служить квитанции к приходному кассовому ордеру, закупочные акты, квитанции установленных форм (например, на оплату услуг связи) и т.п.

     Для оформления расчетов с подотчетными лицами используются следующие первичные документы:

     • авансовые отчеты;

     • журнал регистрации авансовых отчетов;

     • список лиц, которым разрешено получение  наличных денег из кассы;

     • заявления на выдачу денег из кассы.

     Документами, подтверждающими произведенные  расходы, являйся товарные и кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок и т.п.

     В бухгалтерском учете эти операции отражаются следующим образом:

     Д 71 К 50 - получены подотчетным лицом  денежные средств из кассы под  отчет (отражается на момент фактического получения денежных средств из кассы);

     Д 10 К 71 - приобретены материальные ценности;

     Д 20, 26 К 71 - осуществлены хозяйственные  расходы.

     Оприходование материалов и прочих хозяйственных  расходов осуществляется в момент принятия к учету авансового отчета.

     Для отражения расчетов с подотчетными лицами используются те же регистры синтетического и аналитического учета, что и для командированных лиц.

     Ревизия хозяйственных расходов. Ревизия  подотчетных сумм тесно связана  с ревизией кассовых операций и проводится чаще всего одновременно. Ревизию расчетов с подотчетными лицами целесообразно начинать с установления остатков задолженности этих лиц на конец ревизуемого периода. Для этого проводят инвентаризацию подотчетных сумм.

     Проверяется соответствие сумм, выданных подотчетным лицам из кассы организации, путем сличения данных журналов-ордеров № 1 и № 7 за каждый месяц, а также соответствие сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и данных Главной книги за каждый месяц. Сопоставляется месячный оборот по возврату подотчетных сумм в кассу в журнале-ордере № 7 с соответствующим итогом ведомости к журналу-ордеру № 1. Сопоставляются месячные обороты по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», отражающие расходы по дебету счетов 10, 26, 41 и т.п., с записями в Главной книге по дебету соответствующих счетов.

     Проверяется соответствие сумм в представленных оправдательных документах и отраженных в авансовых отчетах, а также аналитических данных журнала-ордера № 7 с авансовыми отчетами за конкретный период.

     Проверяются расходы на закупку материальных ценностей по оправдательным документам, свидетельствующим о фактически произведенных расходах, и правильность их заполнения. При оплате товаров, работ, услуг юридическим лицам проверяются представленные накладные, счета, товарные и кассовые чеки, приходные и расходные кассовые ордера и т.п. При оплате товаров, работ, услуг физическим лицам проверяются акты закупки с указанием в них полных сведений о физическом лице (фамилия, имя, отчество, адрес места жительства, паспортные данные).

     Ревизор обращает внимание на контроль в бухгалтерии  выдачи денег подотчетным лицам  только в пределах потребности. Если такой контроль осуществляется плохо, возможны факты скрытого авансирования в личных целях. В практике контрольно-ревизионной работы известны случаи хищений денежных средств бухгалтером по аналитическому счету, открытому на его имя к счету «Расчеты с подотчетными лицами». В целях создания резерва для хищения бухгалтер составляет заведомо неправильную проводку на подотчетную сумму выданную работнику организации: в дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» эту сумму не относит, а записывает ее на расходы. После представления работником авансового отчета бухгалтер отражает соответствующую сумму по кредиту его лицевого счета, в результате чего образуется искусственная задолженность организации этому работнику. В дальнейшем под видом получения подотчетных сумм на хозяйственные расходы бухгалтер выписывает на собственное имя кассовый расходный ордер и получает по нему указанную сумму. При обработке поступающих в бухгалтерию кассовых отчетов, в которых наряду с другими указывается и его расходный ордер, бухгалтер не отражает его по собственному лицевому счету, а относит на лицевой счет другого работника. Поскольку расчеты с данным работником в аналитическом учете закрываются, нужно тщательно проверить обоснованность записей па счетах аналитического учета в соответствии с оправдательными документами и с корреспонденцией счетов, указанных в регистрах синтетического учета.

     Необходимо  проверить, не числится ли задолженность  по подотчетным суммам на конец проверяемого периода за лицами, которые на момент ревизии уволены из организации.

     В случаях приобретения из подотчетных  сумм материалов для хозяйственных  нужд, малоценного инвентаря в  небольших количествах для текущих  потребностей организации проверяют, не было ли незаконных закупок материалов и инвентаря по завышенным ценам  у частных лиц без накладных и товарных чеков. Если указанные ценности сразу списывались на издержки обращения, то проверяют обоснованность такого списания.

     Наиболее  часто встречаются следующие  нарушения:

     • выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками организации;

     • выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее поденным авансам;

     • выдача денег на хозяйственные расходы  лицам, не указанным в утвержденном списке организации;

     • несвоевременное представление  отчета об израсходованных подотчетных  суммах.  

1.3 Представительские  расходы и ревизия  представительских расходов 

     К представительским расходам относятся  расходы организации по приему и  обслуживанию представителей других организаций (включая иностранных), участвующих  в переговорах с целью установления и (или) поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) или другого аналогичного органа организации. К ним относятся расходы, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и осуществления культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

     Руководитель  организации в приказе определяет круг лиц, имеющих право осуществлять представительские расходы, и утверждает форму отчета по произведенным представительским  расходам. Для проведения представительских  мероприятий разрабатывается внутренний распорядительный документ, в котором определяются место встречи, количество приглашенных лиц, количество участников со стороны организации, период проведения, перечень обсуждаемых вопросов.

     Работник, осуществляющий представительские расходы, представляет заявление на выдачу денег из кассы. После осуществления расходов он составляет авансовый отчет. Документами, подтверждающими произведенные расходы, являются товарные и кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок.

     В целях бухгалтерского учета данные расходы могут учитываться как расходы, непосредственно связанные с производством (если переговоры и мероприятия связаны с производственной деятельностью), либо как прочие расходы.

     Данные  расходы отражаются в бухгалтерском  учете следующим образом:

     Д 71 К 50 - выданы денежные средства под  отчет на представительские расходы;

     Д 41 К 71 - приобретены товары для представительских  расходов;

     Д 20, 26, 31 К 41 - использованы товары в представительских  целях;

     Д 20, 26, 31 К 71 - подотчетное лицо использовало денежные средства на представительские мероприятия.

     Для целей налогообложения данные расходы  включаются в состав прочих расходов в пределах норматива, который рассчитывается в процентах от суммы расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный период. Превышение расходов для целей налогообложения не учитывается. К представительским расходам в целях налогообложения не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

     Так как представительские расходы относятся в состав прочих расходов, то датой их осуществления и отражения в бухгалтерском и налоговом учете является дата утверждения авансового отчета. Если организация применяет кассовый метод учета, то представительские расходы принимаются только после их оплаты.

     Расчеты с подотчетными лицами по представительским  расходам проводятся через те же регистры синтетического и аналитического учета, которые приведены ранее.

     Ревизия представительских расходов. При  такой ревизии проверяется правильность их оформления. Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии первичных учетных документов, в которых указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение и величина расходов. Организации рекомендуется определить конкретный порядок расходования средств на представительство, их документальное оформление и контроль, включая установление круга лиц, имеющих отношение к этой деятельности.

     К документам по оформлению представительских  расходов относятся программа приема с указанием состава участников, плановая смета расходов,

     отчет о произведенных расходах, первичные  учетные документы, подтверждающие такие расходы.

     Фактические расходы, отнесенные на себестоимость продукции (работ, услуг) для целей налогообложения, не должны превышать предельных размеров, установленных Минфином России. 

2. Ревизия дебиторской и кредиторской задолженности

2.1 Основные положения 

     При проверке внутренней системы контроля дебиторской задолженности необходимо выяснить:

     · Соблюдается ли в организации  порядок отгрузки продукции покупателям  на условиях последующей оплаты только при наличии необходимых санкций;

     · Обсуждаются ли кандидатуры покупателей до выдачи им разрешения на отгрузку продукции на условиях последующей оплаты;

     · Учитываются ли мнения банка, гарантии третьей стороны;

     · Своевременно ли направляется дебиторам, нарушающим сроки оплаты, извещение о возникновении задолженности;

     · Установлен ли на предприятии лимит дебиторской задолженности;

     · Есть ли у персонала оперативная  информация о текущей дебиторской  задолженности;

     · Ставится ли на пакете документов на реализацию продукции отметка о проверке дебиторской задолженности покупателя.

     Ревизор проверяет, погашаются ли сразу после подписания платежного поручения сопроводительные оправдательные документы (штамп «Оплачено», дата и № платежного поручения).

     Кроме того, необходимо проверить, проводится ли анализ финансового состояния  заказчика.

     Необходимо также изучить действующий в организации порядок разделения обязанностей согласно функциям:

     · Отгрузка по заказам;

     · Выписка счетов;

     · Предоставление разрешения на отгрузку;

     · Ведение синтетического учета;

     · Ведение аналитического учета дебиторской задолженности.

     Ревизор проверяет порядок сверки расчетов в организации.

     Проверка  реальности и законности расчетов с  дебиторами и кредиторами.

     Ревизор проверяет законность и реальность задолженности по расчетам с поставщиками, покупателями, дебиторами и кредиторами, а также по внутриведомственным и внутрихозяйственным расчетам.