Ревизия и аудит товарных операций в оптовой торговле

В торговле учет наличия  и движения тары под товарами ведется  на счете 41 субсчете 41-3 «Тара под товаром и порожняя» (Приложение 24).

На субсчете 41-3 "Тара под товаром и порожняя" учитывается наличие и движение тары под товарами и тары порожней (кроме стеклянной посуды на предприятиях розничной торговли и в буфетах предприятий общественного питания).

Ревизию операций с тарой осуществляют одновременно с проверкой товарных операций, так как на предприятиях торговли установлена единая материальная ответственность за товары и тару, движение их оформляется в одних и одних и тех же документах.

Правильное использование тары имеет большое народнохозяйственное значение. Поэтому особое внимание во время ревизии уделяют сохранению и своевременности возвращения (сдача) тары поставщикам и таросборочным организациям. В особенности это касается мешков, которые при возвращении поставщикам или оптовым базам должны быть той самой категории или ниже не более чем на одну категорию по сравнению с полученными. В случае выявления нарушений ревизор устанавливает причины занижения категорий и виновных в этом лиц.

Практика показывает, что на торговых предприятиях являются значительные потери тары, а потому во время ревизии следует проверить не только законность и правильность отображения в учете поступления, отпуска и убытия тары, а и обнаружить причины возникновения значительных потерь тары, проверить соблюдение правил количественного и качественного ее приема, полноту и своевременность оприходования, правильность документального оформления возвращения (сдача) тары поставщикам и таросборочным организациям.

Инвентаризация тары проводится одновременно с инвентаризацией  товаров. Для этого в ОАО «Минскконтракт» издан соответствующий приказ (Приложение 9). Однако результаты инвентаризации тары устанавливают в отдельности от товаров, причем недостаток и излишек определяют по количеству и сумме отдельно, чем каждое название тары (инвентаризационная опись и результаты инвентаризации - Приложение 10). Вместе с тем ревизору следует выяснить правильность оформления инвентаризационных описаний, сравнительных ведомостей, правильность вывода результатов инвентаризации, их рассмотрения и утверждения.

Основными источниками ревизии товарных операций являются:

договоры с поставщиками и покупателями, реестры оперативного учета и контроля их выполнения (журнал учета поступления грузов, книга учета выполнения договоров);

поручения на получение  и отпуск товаров, книга учета выданных поручений;

товарно-транспортные накладные, накладные, счета-фактуры, платежные  требования, платежные поручения (например, на куплю - Приложение 20, на продажу - Приложение 21), выписки со счетов в банках, товарные отчеты, отчеты кассира и кассовые книги, векселя;

инвентаризационные описания, сравнительные ведомости, расчеты  естественного убытка, расчеты затрат на остаток товаров, расчеты реализованной торговой наценки;

акты на списание товарных потерь; регистры аналитического и  синтетического учета — журналы-ордера № 7, ведомости, карточки складского учета, товарные книги;

финансовая, оперативная  и статистическая отчетность и т.п.

1.3. Общая характеристика системы внутреннего контроля субъекта хозяйствования.

 

Филиал №1 ОАО «Минскконтракт» образован в 1994 году согласно приказа ОАО «Минскконтракт» №26-од от 06.07.1994 г.

Филиал №1 является обособленным структурным подразделением без  права юридического лица с обособленным балансом. Филиал имеет расчетный  счет в банке, печать с указанием подчиненности и местоположения.

Основным видом деятельности филиала является оптовая торговля товарами производственно-технического назначения и обеспечения ими потребителей социальной сферы, а также обслуживание других потребителей всех форм собственности (Приложение 1).

Согласно учетной политики на 2002 год (Приложение 2) выручка от реализации продукции (работ, услуг) для целей  бухгалтерского учета и налогообложения  определяется на счете 46 (Приложение 25) по мере отгрузки товарно-материальных ценностей (выполнения работ, оказания услуг). По малоценным и быстроизнашивающимся предметам (МБП) начисляется амортизация в размере 50% после начала их использования, остальные 50% - при списании.

За 2002 год среднесписочная  численность персонала филиала  №1 ОАО «Минскконтракт» составила 28 человек.

Среднемесячная заработная плата работников в 2002 году была равна 132,1 тыс. руб. Объем товарооборота  этого оптового предприятия при плане 907890 тыс. руб. фактически составил в 2002 году 710437 тыс. руб., т.е. 78,25 % к плану.

Балансовая прибыль  за 2002 год составила по предприятию 5544 тыс. руб. Остающаяся в распоряжении предприятия прибыль в размере 3606 тыс. руб. распределена следующим  образом:

- фонд накопления - 459 тыс. руб. (12,7%);

- фонд потребления - 2141 тыс. руб. (59,4%);

- фонд дивидендов - 153 тыс. руб. (4,2%);

- прочие цели - 853 тыс. руб. (23,7%).

Филиал №1 ОАО «Минскконтракт»  имеет текущий счет для обеспечения  деятельности, ведет оперативный  и бухгалтерский учет, представляет отчетность о своей деятельности в объеме, порядке и в сроки, установленные ОАО «Минскконтракт». Ведением бухгалтерского учета заняты три работника бухгалтерии. Об этом изложено в утвержденном Положении филиала № 1 ОАО «Минскконтракт» (Приложение 3).

Филиалу №1 переданы в пользование  и управление основные и оборотные средства, размер которых отражается на собственном балансе Филиала и в общем балансе ОАО «Минскконтракт».

Филиал возглавляется директором, назначаемым на эту должность  Генеральным директором ОАО «Минскконтракт». С директором может быть заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности. С отделами реализации, входящими в структуру филиала, могут быть заключены договора о коллективной материальной ответственности (согласно и по типу Приложения 4). Контролируют бухгалтерскую отчетность ревизионная комиссия  ОАО «Минскконтракт» и внешние аудиторы.

В структуре филиала №1 выделены два отдела реализации, имеется один склад, в котором работают заведующий складом и старший кладовщик.

Доходы филиала №1 формируются  за счет реализации продукции (работ, услуг) и других видов деятельности, разрешенных действующим законодательством Республики Беларусь и Уставом ОАО «Минскконтракт».

Динамику основных экономических показателей деятельности всего общества ОАО «Минскконтракт» можно свести для наглядности в таблицу 1.                                              

               Таблица 1

Динамика основных экономических  показателей ОАО "Минскконтракт"

Показатели	Годы			Базисный индекс				Цепной индекс
	2000	2001	2002		2000	2001	2002	2001	2002
1. Оптовый товарооборот
в действующих ценах	3235045	3627746	4481085		1,000	1,121	1,385	1,121	1,235
в сопоставимых ценах	3235045	2159373	1948298		1,000	0,667	0,602	0,667	0,902
2. Валовой доход	539461	695135	1030621		1,000	1,289	1,910	1,289	1,483
в % к общему обороту, %	16,676	19,162	22,999		1,000	1,149	1,379	1,149	1,200
3. Издержки обращения	494962	579519	872476		1,000	1,171	1,763	1,171	1,506
в % к общему обороту, %	15,300	15,975	19,470		1,000	1,044	1,273	1,044	1,219
4. Балансовая прибыль	64701	76429	96314		1,000	1,181	1,489	1,181	1,260
в % к общему обороту, %	2,000	2,107	2,149		1,000	1,053	1,075	1,053	1,020
5. Средние товарные  запасы	351220	407317	697343		1,000	1,160	1,985	1,160	1,712
6. Товарооборачиваемость, оборотов	9,21	8,91	6,42		1,000	0,967	0,697	0,967	0,721
7. Численность работников	112	105	100		1,000	0,938	0,893	0,938	0,952
8. Товарооборот на 1 работника
в действующих ценах	28884	34550	44811		1,000	1,196	1,551	1,196	1,297
в сопоставимых ценах	28884	20565	19483		1,000	0,712	0,675	0,712	0,947
9. Товарооборот на 1 кв. м торговой площади (151,9 кв.м)	1407	1577	1948		1,000	1,121	1,385	1,121	1,235
10. Основные производственные  фонды	485520	540360	753400		1,000	1,113	1,552	1,113	1,394
11. Фондоотдача, руб/руб	6,663	6,714	5,948		1,000	1,008	0,893	1,008	0,886

 

Подробные финансовые показатели деятельности Филиала № 1 ОАО «Минскконтракт» за 2002 г. приведены в Приложении 5-8.

Для сохранности товарно-материальных ценностей важна организация системы внутреннего контроля.

Понятие внутреннего  контроля отнюдь не новое. Появившись в лексиконе еще в начале XVIII века, оно эволюционировало со временем. Как система контроля деятельности предприятия это понятие сформировалось к началу XX столетия в виде совокупности трех элементов: разделение полномочий, ротация персонала, использование и анализ учетных записей. Позже функции внутреннего контроля значительно расширились, преобразовавшись в организацию и координирование действий, направленных на обеспечение сохранности активов, проверку надежности учетной информации, повышение эффективности операций,  следование предписанной политике и процедурам компании. Таким образом, новые функции вывели понятие внутреннего контроля за рамки круга вопросов, относящихся к обычному бухгалтерскому учету. Эволюционируя и расширяя сферу своего приложения, внутренний контроль к концу XX века превратился в инструмент контроля за экономическими рисками.

Внутренний контроль есть процесс, направленный на достижение целей компании, и являющийся результатом действий руководства по планированию, организации, мониторингу деятельности компании в целом и ее отдельных подразделений.

Менеджеры компании должны, во-первых, поставить цели и определить задачи компании и отдельных подразделений и построить соответствующую этому структуру организации. И, во-вторых, обеспечить функционирование эффективной системы документирования и отчетности, разделения полномочий, авторизации, мониторинга для достижения поставленных целей и решения стоящих задач.

Определение внутреннего  контроля с точки зрения его бухгалтерского понимания звучит следующим образом: внутренний контроль есть структура, политика, правила, процедуры по обеспечению  сохранности активов организации  и надежности бухгалтерских записей, что дает достаточную уверенность в том, что:

транзакции должным  образом авторизованы

транзакции своевременно и точно отражают в отчетности в соответствии со стандартами учета

доступ к активам  компании осуществляется на основании  соответствующей авторизации

физическое наличие  активов периодически сверяется  с бухгалтерскими  записями

Чем внутренний контроль отличается от контроля вообще? Внутренний контроль – это контроль изнутри  компании, в противоположность внешним  видам контроля, таким как законодательное регулирование, контроль со стороны внешних контролирующих организаций и т.п. в данном контексте понятие внутреннего контроля синонимично понятиям управленческого контроля, операционного контроля.

Необходимо также отметить такую важную деталь, что внутренний контроль полезен только в том случае, если направлен на достижение конкретных целей и, прежде чем оценивать результаты контроля, необходимо определить эти цели.

Любая хозяйственная  деятельность предполагает осуществление  хозяйственных операций и ведение бухгалтерского учета этих операций. Бухгалтерский учет включает в себя процедуру сбора данных, их регистрации и обработки. Такие процедуры могут выполняться как вручную, так и с помощью компьютеров. Соответствующие процедуры, выполняемые на компьютере, называются программируемыми процедурами бухгалтерского учета. Система на базе компьютера обычно, включает в себя набор как ручных, так и компьютеризованных процедур, обеспечивающих регистрацию данных по хозяйственным операциям с самого начала и до занесения в Главную книгу.

В таблице 2 приводятся основные характеристики внутреннего контроля.

Таблица 2

Цели и средства внутреннего контроля

Цели внутреннего  контроля в области системы бух  учета	Примеры средств  внутреннего контроля, служащих для  достижения целей
1. Система бухгалтерского  учета должна отражать все  санкционированные, и только санкционированные  операции	Контроль доступа к  терминалам, с которых осуществляется непосредственный ввод информации (пароли и прочие идентификационные процедуры):  исключительный доступ для ограниченного круга пользователей контроль за взаимосвязанными операциями документальное подтверждение  и санкционирование всех бухгалтерских  записей проверка полноты бухгалтерских  записей при разноске их по счетам бухгалтерского учета и при вводе в компьютер разделение обязанностей между подготовкой первичных  документов, санкционированием хозяйственных  операций и разноской по счетам бухгалтерского учета
2. Точная входящая  информация	Внутренняя проверка на начальной  стадии: выборочные проверки суммирования  расчетов использование внутрифирменных  должностных инструкций, профессиональная подготовка и эффективный надзор регулярные проверки качества выполненного анализа анализ внутренними  аудиторами ошибок кодирования
3. Точная разноска  по регистрам бухгалтерского учета	Регулярная сверка счетов: регулярное составление  пробного баланса использование документов дебиторов и кредиторов для проверки точности остаток в журналах учета  расчетов с дебиторами и кредиторами сверка выписок банка  и кассовой книги контроль соблюдения сметы и прочие виды контроля за существенными суммами
4. Сохранность учетных  документов	Создание надежных копий  банка данных и файлов данных (для  компьютеризованной системы), изменяющихся при каждом новом появлении информации: ограниченный доступ к массиву информации или проверка персонала обеспечение конфиденциальности и сохранности всех, не дублируемых  данных дублируемое электропитание на случай сбоев в сети
5.  Предотвращение  злоупотреблений в результате  тайного сговора работников предприятия	Разделение обязанностей: ротация обязанностей обязательные регулярные ежегодные отпуска для всех сотрудников своевременная регистрация  документов, активов регулярная сверка счетов бухгалтерского учета достаточные трудовые ресурсы  в пиковые периоды
6. Обеспечение оперативной  управленческой информации	Использование предельных сроков представления внутренней отчетности Регулярные консультации о ценности и достаточности представляемой информации
7. Выявление необычных  или аномальных фактов	Обязательное представление  документов, если операция превышает  установленные лимиты времени Регулярный анализ существенных отклонений