Развитие компьютерной формы бухгалтерского учёта

   При выборе программного обеспечения для  предприятия возможны различные  варианты.

1. Приобретение у фирмы-производителя готового типового программного продукта, полностью отвечающего потребностям этого предприятия. Такие типовые программные продукты успешно реализуют бухгалтерский учет на предприятиях однородной деятельности с общей спецификой учета и находят широкое применение на малых предприятиях.
2. Составление индивидуального проекта, если невозможно  подобрать типовую программу для предприятия. Индивидуальное проектирование выполняется как силами программистов предприятия, так и с привлечением специалистов со стороны. Стоимость проектных работ при этом значительно увеличивается по сравнению с приобретением типового проекта. Индивидуальное проектирование рекомендуется проводить на предприятиях со своей спецификой учета, в основном на крупных и средних предприятиях.
3. Доработка и установка типового проекта «под ключ» осуществляется фирмами, занимающимися консалтингом в области информационных технологий, а также франчайзинговой сетью, обеспечивающими настройку системы на решение любых отраслевых и специализированных задач, адаптацию к специфике учета на конкретном предприятии.

   Итак, выбор программ для реализации поставленных целей – довольно трудоемкий процесс, который объясняется сложной  организационной структурой предприятия, большим количеством сотрудников, сложным документооборотом.

3. ОТЛИЧИТЕЛЬНЫЕ ПРИНЦИПЫ СОЗДАНИЯ И ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ФОРМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА 

Автоматизированная  форма учета основана на следующих  принципах:

• метод двойной записи;
• организация программно-последовательной взаимосвязи бухгалтерских счетов в соответствии с кодами стандартных ежемесячно повторяющихся операций;
• разукрупнения объектов учета;
• обеспечение автоматического ввода различных данных хозяйственных операций (исходной информации) из других пакетов программ;
• обработка первичной информации, хозяйственных операций по различным программам с учетом решения задач в зависимости от требований пользователей;
• дифференциация объемов учетной информации по объектам управления и обеспечения ее совместимости и взаимосвязи.

     Технологический процесс обработки учетных данных при автоматизированной форме учета  можно подразделить на несколько  этапов:

• сбор, регистрация и передача первичной учетной информации для автоматизированной обработки;
• формирование массивов учетных данных на ЭВМ: ввод классификаторов хозяйственных операций, вступительных сальдо и операций за отчетный период по счетам;
• обработка и контроль введенной информации;
• формирование итоговых результатов за отчетный период, подготовка баланса и других форм бухгалтерской отчетности.

     Бесспорно, преимуществами автоматизированной формы  бухгалтерского учета являются:

• скорость обработки информации;
• возможность оперативного получения информации в различных разрезах аналитики;
• оперативность контроля, выявления и исправления ошибок.

     Полная  автоматизация всех участков учетной  работы позволяет исключить ручную обработку данных, преодолеть временной  разрыв между моментом совершения хозяйственной  операции и моментом ее отражения  в бухгалтерском учете.

     В настоящее время разработаны  десятки программ, позволяющих автоматизировать бухгалтерский учет на предприятиях с помощью персональных компьютеров. Все программы предлагают стандартный  набор инструментов, позволяющих  облегчить и автоматизировать работу бухгалтера. Большинство программ универсальны и дают возможность автоматизировать бухгалтерский учет любого вида сложности. К наиболее популярным программам ведения  автоматизированного бухгалтерского учета относятся: 1C: Бухгалтерия, Инфо-Бухгалтер, Турбо-Бухгалтер, Парус и т.д.

     Основной  источник информации в программах автоматизации  бухгалтерского учета — журнал хозяйственных  операций. Данные вводятся в журнал в виде первичных документов, проводок или типовых операций, перечень которых  можно изменить и дополнить. Обрабатывая  этот журнал, программы делают разноску операций по счетам, определяют обороты  и сальдо, составляют оборотную ведомость, готовят итоговый баланс и другие отчеты. Программы позволяют вести  различные виды учета: синтетический  и аналитический, суммовой и количественный, валютный учет, проводить расчет заработной платы и действующих налогов. В комплект поставки программ входит стандартный набор бланков первичных  документов и отчетности, а также  других документов, соответствующих  текущему законодательству. В программах имеется возможность оперативно корректировать план счетов, ставки налогов, добавлять новые отчетные формы в соответствии с любыми изменениями в законодательстве.

     К специфическим методам бухгалтерского учёта в условиях электронной  обработки учётной информации можно  отнести механизмы настройки, сервисные  средства и средства программирования. Эти элементы метода не существуют сами по себе обособленно, а являются инструментами, позволяющими адаптировать традиционные методы к использованию  информационных ресурсов современного предприятия посредством электронной  вычислительной техники. Без них  организация автоматизированного  учёта так же невозможна, как в  принципе невозможна организация бухгалтерского учёта без двойной записи.

     Настройка на конкретные особенности учёта  отдельного предприятия — исходный этап работы с любой бухгалтерской  системой, от которой во многом зависит  эффективность её эксплуатации. Как  правило, вначале заполняются только основные каталоги, справочники, задаются глобальные параметры работы, а потом  они пополняются и при необходимости  изменяются — уже в процессе работы. Каждая система имеет свои инструменты, режимы и последовательность настройки. Однако общим является то, что благодаря  её механизму увязываются другие элементы метода бухгалтерского учёта, а это позволяет пользователю приступить к непосредственной эксплуатации системы. В общем, сам этот механизм можно рассматривать как самостоятельный  элемент, присущий только автоматизированной форме учёта.

     Сервисные средства реализуют вспомогательные  операции и функции, позволяя пользователю настроиться на наиболее благоприятный  режим работы с программой. Этому  способствуют, прежде всего, меню, содержащее сведения о действиях, которые доступны в текущем режиме, и позволяющее  выбрать любое из них, и панель инструментов (в современных системах), обеспечивающая быстрый доступ к  некоторым командам с помощью  мыши.

     Другой  неотъемлемый атрибут — контекстная  помощь (во многих современных системах она реализована в виде гипертекста), которая присутствует во всех без  исключения программах и предназначена  для описания возможных действий пользователя и доступных функций  на каждом шаге работы с программой. Ещё одним наиболее простым и  характерным для всех программных  продуктов сервисным средством  является встроенный калькулятор, модель реализации которого в каждом пакете своя. Наиболее сложные калькуляторы позволяют не только производить  арифметические расчёты, но и работать с макроязыком программы.

     Таким образом, обработка учётно-аналитической  информации в условиях использования  вычислительной техники имеет свои особенности и специфику, которая  должна найти отражение в развитии методологии автоматизированной формы  учёта. Представляется, что современный  подход к определению формы учёта, и в частности автоматизированной, выходит за рамки традиционного  представления о форме, сложившегося исторически. Определение формы  следует дополнить новыми элементами, такими как механизмы настройки, сервисные средства и средства программирования, что соответствует специфике  организации бухгалтерского учёта  в условиях электронной обработки  учётно-аналитической информации. 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Для того чтобы перевод бухгалтерии  на компьютер был эффективен и  дал результат,  следует учесть следующие аспекты.

     Во-первых, важно правильно выбрать время для внедрения автоматизации и оценить ее сроки. Не следует вводить в эксплуатацию программы в «горячий сезон» и в период массовых отпусков сотрудников. Если требуется доработка типовой конфигурации, то обязательно нужно выделить время на подготовку технического задания и работу программистов внедренческой фирмы. Проверить, все ли аспекты деятельности фирмы учтены.

     Во-вторых, уделить особое внимание подготовке персонала.

     - Принять в штат технического  специалиста, который будет отвечать  и поддерживать исправную работу  техники, компьютерной сети, системного  программного обеспечения.

     - Целесообразно предварительно провести  обучение сотрудников работе  за компьютером, новой программе  и новым возможностям, которые  она дает.

     В-третьих, реально оценить возможности сотрудников и готовность автоматизируемых участков.

     В-четвертых, необходимо организовать четкое взаимодействие всех автоматизируемых участков (складов, секций, бухгалтерии) и распределение функций по сотрудникам.

     При автоматизации бухучета важно не просто перевести всю бумажную работу на компьютер. Важно, чтобы это увеличило  эффективность работы бухгалтерии  и улучшило контроль над финансово-хозяйственной  деятельностью предприятия, что  в свою очередь увеличит эффективность  управления предприятием, и, как следствие, эффективность его работы.

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 

1. Астахов В.П. Бухгалтерский(финансовый) учёт. Москва, 2000 г. – 671с.
2. Суворова Е. Автоматизация предприятия: когда и как // Бухгалтер и компьютер. – 2004. - №1. – С.15-21
3. Харитонов С.А. Компьютерная бухгалтерия 7.7. в системе гибкой автоматизации бухгалтерского учета. – СПб.: Элби, 2002. – 250с.
4. Балабайченко Е.Е., Муштоватый И.Ф. Компьютер для бухгалтера. - М., 2001. - 320с.