Организация бухгалтерского управленческого учета на предприятии

Организация бухгалтерского управленческого учета на предприятии: варианты организации, система записей хозяйственных операций на счетах управленческого и финансового учета 

1. Теоретическая часть 

Внутренняя  управленческая отчетность предприятия: требования к составлению, виды управленческой отчетности

      Управленческая  отчетность - это комплекс взаимосвязанных  данных и расчетных показателей, отражающих функционирование предприятия  как субъекта хозяйственной деятельности и сгруппированных в целом  по предприятию и в разрезе структурных подразделений. Отчетность является важнейшим источником информации для анализа и принятия решений.

      Управленческая  отчетность ориентирована на внутренних пользователей, ее содержание определяется целями и задачами управления.

      Создание системы внутренней управленческой отчетности требует определения перечня информации, которая необходима менеджерам различных структурных подразделений предприятия, а также частоты ее представления.

      Разработка  форм управленческой отчетности должна осуществляться в соответствии со следующими принципами:

• все отчеты должны быть адресными и конкретными;
• текущие отчеты должны содержать оперативную информацию, полезную для принятия управленческих решений;
• формы отчетов должны учитывать психологические особенности и уровень подготовленности конкретного менеджера, для которого предназначен отчет;
• отчеты не должны быть перегружены излишними данными, в то же время вся представленная в них информация должна быть систематизирована;
• затраты на подготовку внутренней управленческой отчетности не должны превышать экономического эффекта от ее использования.

      Необходимо  разработать порядок представления, передачи и обработки форм отчетности. В целом отчеты должны быть простыми для восприятия, содержащаяся в них  информация - точной и лаконичной, названия самих документов и их разделов - адекватными и понятными. Все данные, представленные в отчетах, не должны допускать неоднозначного толкования.

      Требования  к содержанию отчетности формулируют  руководители центров ответственности и другие лица, относящиеся к управленческому персоналу и заинтересованные во внутренней управленческой информации. При этом управляющие должны разъяснить исполнителям, составляющим внутреннюю отчетность, какая информация, в каком виде и объеме, в какие сроки необходима.

Требования  к построению и содержанию внутренней отчетности имеют значение как формальные, так и существенные требования.  

      Формальные  требования к внутренней отчетности:

• целесообразность – информация, обобщаемая во внутренних отчетах, должна отвечать цели, ради которой она была подготовлена;
• объективность и точность – внутренние отчеты не должны содержать субъективного мнения и предвзятых оценок, степень погрешности в отчетах не должна мешать принятию обоснованных решений. Оперативность, быстрота представления отчетности не может не влиять на точность информации, но следует стремиться к минимизации данного фактора;
• оперативность отчетности заключается в том, что она должна представляться к сроку, когда она является необходимой для принятия решений;
• краткость – в отчетности не должно быть излишней, избыточной информации. Чем отчет меньшего объема, тем более оперативно можно осмыслить его содержание и принять нужное решение;
• сопоставимость отчетности заключается в возможности использовать отчетную информацию для работы разных центров ответственности. Отчетность должна быть сопоставима также с планами и сметами;
• адресность – внутренняя отчетность должна попасть к ответственному руководителю и другим заинтересованным лицам, но при условии соблюдения степени конфиденциальности, установленной в организации;
• эффективность – издержки на составление внутренней отчетности должны быть сопоставлены с выгодами от полученной управленческой информации.

      Специальные требования к внутренней управленческой информации:

• гибкая, но единообразная структура;
• понятность и обозримость информации;
• оптимальная чистота представления;
• пригодность для анализа и оперативного контроля.

      Гибкая, но единообразная структура отчетной информации вытекает из самой сути внутреннего управления и управленческого учета. Информация обратной связи и контроля должна иметь достаточную внутреннюю гибкость, обеспечивающую реагирование на изменяющиеся цели и потребности управляющих центрами ответственности. Вместе с тем необходимо обеспечить информационное единообразие. Система управленческого учета и внутренней отчетности не может находиться в стадии перманентного изменения. Она может меняться только дискретно в связи с существенными изменениями в характере деятельности организации.

      Гибкость и единообразие внутренней управленческой информации обеспечивается тем, что на самом первичном уровне регистрации накапливается необходимый объем данных, которые затем могут отбираться и группироваться в требуемом информационном контексте. Если вы не сможете охватывать необходимые данные на этапе их ввода, то впоследствии вам будет трудно получить нужную в каждом случае информацию.

      То  же относится к группировке издержек. Каждый центр ответственности хочет  получать отчеты, содержащие информацию для своих собственных целей. Система информации должна быть разработана так, чтобы существовало определенное единообразие данных для группировки и сравнения. Бухгалтерский учет по определению стремится к единообразию.

      Понятность  и обозримость информации сводится к тому, что каждая отчетная форма должна содержать только ту информацию, которая необходима данному конкретному менеджеру. Чрезмерная детализация отчетной информации, ее перегруженность многими малосущественными показателями затрудняет понимание отчетности, ведет к использованию в управлении не той информации, которая позволила бы найти самое верное решение. По закону Паркинсона число цифр, включаемых в отчет, часто превышает пределы возможностей, обеспечиваемых отчетом.

      Итак, чрезмерная детализация отчетности – враг понятности, а, следовательно, действенности отчетности.

      Наиболее  существенные примеры чрезмерной детализации:

      размерность количественных показателей доведена до абсолютной точности. Вместо показателя объема на сумму 10 926 462 руб. 18 коп. следует записать 10 926 тыс. руб., или даже 10,9 млн. руб., что намного обозримее детальной цифры, величина которой воспринимается с трудом;

      отклонения  отражаются буквально по всем статьям. Отклонение в 100 руб. приводится рядом  с отклонением в 100 тыс. руб., в результате их можно понять как равновеликие. Мелкие отклонения распыляют внимание управляющего, ограничивают понимание информации;

      статьи  отчета детализируются по функциям "объем  продаж", "издержки на продажи" без связи с видами продукции, секторами рынка и т.п. в данной ситуации имеем детализацию "наоборот";

      множество посторонних показателей, которые  не контролируются данным центром ответственности.

      Оптимальная частота представления отчетности является производной от назначения информации и возможностей принятия решений, т.е. от факторов, определяющих использование отчетов в управлении. Одни отчеты нужны чаще, другие реже. Периодичность представления внутренней отчетности колеблется в значительных пределах.

      Внутренние  отчеты могут быть ежегодными, ежеквартальными, ежемесячными, еженедельными, ежедневными или представляться по мере возникновения отклонений. Нет необходимости увеличивать частоту представления отчетов, если невозможно принять решение на основе такого отчета. Если премирование персонала производится поквартально, то нет смысла в ежемесячной информации выполнения условий премирования. Агрегирование информации и частота ее представления коррелируют между собой. На низовых уровнях управления необходимы более частые и более детальные отчеты. С переходом на более высокие уровни отчетность представляется все реже и содержит более укрупненные агрегированные показатели.

      Необходимо  отметить, что содержание управленческой отчетности зависит от специфики  деятельности каждого предприятия. В целом всю информацию, отражаемую в управленческой отчетности, можно представить в виде следующих блоков:

• проекты решений по инвестициям и кредитам;
• прогнозы поступлений наличных средств;
• анализ источников финансирования, потребности в новых источниках и изменения в них;
• соотношение заемных и собственных средств;
• результаты хозяйственной деятельности и прибыль;
• платежеспособность в краткосрочной и долгосрочной перспективе и движение денежных средств;
• возможные управленческие воздействия;
• интерпретация данных и пояснения для руководства.

      Правильно составленная и своевременно представленная отчетность позволяет обеспечить решение  следующих задач:

• выявление существующих проблем и недостатков;
• выделение моментов, указывающих на потенциальные проблемы в будущем
• всеохватывающий и оперативный обзор деятельности;
• расчеты и информирование о фактической эффективности и рентабельности деятельности;
• группировка и анализ информации для выбора оптимальных вариантов решения проблем, возникающих в ходе деятельности;
• представление информации для принятия стратегических решений.

      Важным  элементом в принятии решений  является время, которое проходит от получения отчета до выработки решения  и претворения его в управляющие  действия. Существенное значение при  этом имеют доступная форма внутреннего отчета, расположение и подача соответствующей информации. Не может быть стандартного набора внутренней отчетности с едиными формами и информационной структурой. Внутренняя отчетность индивидуальна. Она отрицает шаблонный подход. Можно выделить классификационные признаки, характеризующие общие подходы к характеристике форм отчетности:

      1) По содержанию информации внутренние отчеты подразделяются на комплексные, тематические (по ключевым показателям), аналитические.

      Комплексные итоговые отчеты представляются обычно за месяц или за иной отчетный период (квартал, полугодие и т.п.) и содержат информацию о выполнении планов и использовании ресурсов за данный период; представляются регулярно и отражают доходы и расходы по центрам ответственности, исполнение сметы издержек, рентабельность, движение денежных средств и иные показатели для общей оценки и контроля.

      Тематические  отчеты по ключевым показателям представляются по мере возникновения отклонений по наиболее важным для успешного функционирования показателям, таким, как объем продаж, потери от брака, недопоставки по заказам, график производства продукции и другим, не входящим в оценочные, плановым показателям, подконтрольным центру ответственности.

      Аналитические отчеты подготавливаются только по запросам руководителей и содержат информацию, раскрывающую причины и следствия результатов по отдельным аспектам деятельности. Например, причины, влияющие на перерасход ресурсов, уровень продаж по секторам рынка, всесторонняя оценка причин изменения рентабельности, анализ рынка и использования производственной мощности, факторы риска деятельности в определенных направлениях и т.п.

      2) По уровням управления различают оперативные отчеты, текущие и сводные отчеты. Оперативные отчеты представляются на низовом уровне управления в центрах ответственности. Они содержат подробную информацию для принятия текущих решений. Составляются еженедельно и ежемесячно.

      Текущие отчеты содержат агрегированную информацию для среднего уровня управления в  центрах прибыли, центрах инвестиций, составляются с периодичностью от ежемесячного до ежеквартального.

      Сводные отчеты представляются для высшего  управленческого персонала организации, по которым принимаются стратегические решения и осуществляются общий  контроль деятельности и контроль управленческого персонала на среднем, иногда – на нижнем уровне. Периодичность колеблется от ежемесячных до ежегодных отчетов.

      Оперативная информация, предназначенная для  низовых центров ответственности, не должна в неизменном виде представляться на высший уровень управления. Нижний уровень – это оперативные решения по согласованию и выполнению производственных планов, использованию ресурсов подразделения. Данная информация должна обобщаться, агрегироваться в более общие показатели для представления на средний уровень управления. На высшем уровне требуется еще большая степень обобщения информации.