Контроль и ревизия материально-производственных запасов

Глава 1. Контроль и ревизия материально-производственных запасов

1.1 Понятие контроля  и ревизии

Контроль – процесс, обеспечивающий достижение системой поставленных целей и состоящий из трех основных элементов:

•  установление стандартов деятельности системы, подлежащих проверке;

•  сопоставление достигнутых результатов с ожидаемыми;

•  корректировка управленческих процессов, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Контроль  является совершенно необходимым по следующим причинам:

1) исчезает неопределенность. Никакие тщательно разработанные планы и программы действий не могут учесть всевозможные осложнения и обстоятельства. Контроль нужен для того, чтобы, корректируя решение задачи, устранять или уменьшать неопределенность;

2) появляется возможность предвидеть кризисные ситуации. Ошибки и мелкие нерешенные вопросы, которые есть всегда, порой так многочисленны, что превышают критическую массу. Конечно, это происходит в том случае, если ошибки не исправлять и вопросы не решать. Контроль позволяет фиксировать и исправлять ошибки до того, как их последствия приведут к кризису;

3) выявляются не только (и не столько) ошибки, сколько успехи. Контроль позволяет определить направления деятельности, которые наиболее перспективны.

Во-первых, контроль как управленческое (или, шире –  как социальное) действие вызывает негативное отношение к себе со стороны  и контролируемых, и контролирующих, а общая «нелюбовь» психологически сближает людей, делая контроль проформой. Во-вторых, если контроль – это сравнение того, что есть, с тем, что должно быть, значит, контролировать может только человек, который знает, что должно быть.

Ревизия представляет собой систему обязательных контрольных  действий по документальной и фактической  проверке законности и обоснованности совершенных в ревизуемом периоде хозяйственных и финансовых операций ревизуемой организацией, правильности их отражения в бухгалтерском учете и отчетности, а также законности действий руководителя и главного бухгалтера (бухгалтера) и иных лиц, на которых в соответствии с законодательством РФ и нормативными актами установлена ответственность за их осуществление.

Цель ревизии – определение законности, полноты и своевременности взаимных платежей и расчетов проверяемого объекта и федерального бюджета, бюджетов государственных внебюджетных фондов, а также эффективности и целевого использования государственных средств. Объекты ревизии – все государственные органы (в том числе их аппараты) и учреждения в РФ, государственные внебюджетные фонды, а также органы местного самоуправления, предприятия, организации, банки, страховые компании и другие финансово-кредитные учреждения, союзы, ассоциации и иные объединения (независимо от видов и форм собственности), если они получают, перечисляют и используют средства из федерального бюджета или используют федеральную собственность либо управляют ею, а также имеют предоставленные федеральным законодательством или федеральными органами государственной власти налоговые, таможенные и иные льготы и преимущества.

Проверка представляет собой единичное контрольное действие или исследование состояния дел на определенном участке деятельности проверяемой организации.

Задачи, последовательность и источники  контроля и ревизии материально-производственных запасов

Основными задачами контроля и ревизии  материально-производственных запасов  в сельскохозяйственных организациях являются:

− выявление соблюдения установленного порядка их приобретения, оприходования, хранения и расходования в процессе финансово-хозяйственной деятельности;

− выявление фактов их растрат, недостач и хищений, излишних и не используемых в данном хозяйстве материально-производственных запасов, определение потерь, обусловленных  естественными факторами и зависящими от соответствующих условий их хранения и транспортировки;

− установление причин и должностных  лиц, виновных в допущенных недостачах и нецелесообразном использовании  товарно-материальных ценностей;

− определение путей улучшения  их формирования и использования  в целях повышения эффективности  сельскохозяйственного производства.

Последовательность проверки:

1) проверяют организацию складского  хозяйства, состояние хранения, учета  и сохранности материально-производственных  запасов;

2) выявляют полноту, своевременность  и правильность оприходования всех поступающих в хозяйство материально-технических средств и готовой продукции по отдельным каналам поступления и отраслям производства;

3) устанавливают полноту, своевременность  и правильность списания материально-производственных  запасов по отдельным направлениям  их выбытия;

4) выявляется соблюдение установленного  порядка нормирования материально-производственных  запасов, соответствия их фактических  остатков нормативному или плановому  наличию, излишних материальных  ценностей и соответствия данных бухгалтерского учета данным бухгалтерской, статистической и внутрихозяйственной отчетности об их наличии и движении.

Основными источниками контрольных  данных являются первичные документы  и учетные записи по счетам 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция», а  также соответствующие договоры (купли-продажи, поставок, безвозмездной  передачи, учредительные договоры), переписка с поставщиками и другими  контрагентами, материалы инвентаризаций, контрольного осмотра складского хозяйства, плановые расчеты материально-технического обеспечения производственной программы  на проверяемый период.

1.2 Контроль и ревизия организации складского хозяйства и хранения материально-производственных запасов

В обеспечении сохранности и  рационального использования материально-производственных запасов важное значение имеет правильная организация складского хозяйства, в понятие которого входит наличие необходимых помещений и емкостей для их хранения с набором соответствующих измерительных, учетных, противопожарных и охранных средств.

Особые контрольные функции  в этом отношении возложены на главного бухгалтера хозяйства, который  организует всю работу по подготовке как постоянных, так и временных  мест хранения материально-производственных запасов, обеспечению их необходимыми весоизмерительными и противопожарными средствами и тарой, зачислению отдельных лиц на должности материально ответственных работников, проводит их инструктаж о порядке хранения, учета, оприходования, расходования и отчетности о наличии и движении соответствующих ценностей.

На выявление всех вопросов организации  складского хозяйства, хранения и сохранности  товарно-материальных ценностей направлен  последующий контроль, основной формой которого являются документальные ревизии  и проверки, в ходе которых устанавливают наличие и состояние складских помещений и других емкостей, предназначенных для хранения соответствующих видов материально-производственных запасов, подъездных путей и околоскладских площадок, весоизмерительных приборов, противопожарных средств, охраны, хранения и складского учета.

При этом основными приемами контроля служат осмотр складского хозяйства  в натуре, ознакомление с документами, их проверка, контрольная инвентаризация товарно-материальных ценностей, встречная  сверка документов и записей, опрос  должностных лиц и их письменные объяснения. При необходимости контрольного определения качества отдельных  видов ценностей используются лабораторный анализ и экспертиза.

Проверку складских помещений  и емкостей для хранения материально-производственных запасов рекомендуется проводить путем их осмотра в натуре в начальный период ревизии или проверки. В ходе ее осуществления ревизоры устанавливают техническое состояние тех или иных помещений, необходимых весов, расчетных таблиц, мерной тары и других измерительных приборов, а также подъездных путей и околоскладских площадок. При этом обращается внимание на соблюдение действующего порядка клеймения весов и других измерительных приборов, обеспечение потребности в них проверяемого хозяйства.

Выявление состояния складирования  и хранения товарно-материальных ценностей  проводится путем их фактического осмотра, в процессе которого устанавливается  соблюдение действующих указаний и  рекомендаций о порядке закладки на хранение отдельных видов этих ценностей, поддержании определенного  режима влажности, температуры, освещенности и т.д.

Тщательной проверке подлежит состояние  работы на складах, в кладовых и других местах хранения материально-производственных запасов по их приемке и отпуску. При проверке отпуска отдельных видов продуктов и материалов выявляются наличие основания данной хозяйственной операции, правильность оформления затребованного и фактически отпущенного количества, своевременность отражения этой операции в регистрах складского учета.

Проверяют наличие в достаточном  количестве книг или инвентарных  карточек складского учета материалов, правильность их открытия и ведения  по хранимым ценностям, своевременность  осуществления в них учетных  записей и составления ежемесячных  отчетов о движении материальных ценностей, правильность и своевременность  проведения их инвентаризации, сличения ее результатов и принятия соответствующих мер по регулированию инвентаризационных разниц.

Необходимо проверить правильность применения норм естественной убыли, расчета  недостач в пределах указанных норм и соблюдения действующего порядка  списания недостач товарно-материальных ценностей сверх норм естественной убыли. Причем необходимо удостовериться в обоснованности примененных норм естественной убыли, которые нередко  используются без законных оснований.

Наряду с проверкой соблюдения действующего порядка проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей необходимо шире практиковать контрольные инвентаризации, осуществляемые как штатными работниками  и контролерами хозяйства, так и  внешними контрольными органами. Итоговые результаты ее на основе промежуточного акта включаются в общий акт ревизии  или отчет о результатах проверки.

1.3 Контроль и ревизия поступления материально-производственных запасов со стороны

Важным звеном организации систематического контроля за обоснованностью приобретения, полнотой и своевременностью оприходования материально-производственных запасов является предварительный и текущий контроль за указанными операциями, осуществляемый прежде всего штатными службами и контролерами хозяйства.

В ходе предварительного контроля выявляют обоснованность и правильность заключения соответствующих договоров по указанным  сделкам, соблюдение действующего порядка  выдачи доверенностей на получение  материально-производственных запасов, сроков и условий доставки их в  хозяйство, формы расчетов.

Текущий контроль осуществляется непосредственно  в процесс поступления и оприходования указанных материальных ресурсов путем проверки товарно-транспортных накладных, счетов-фактур и других сопроводительных документов, их встречной сверки с внутренними документами по оприходованию этих ценностей или фактическим осмотром и инвентаризацией их в натуре.

Особое внимание необходимо обратить на каналы поступления материально-производственных запасов, правовые основания и условия  осуществления таких сделок, для  чего контрольному изучению подвергают соответствующие договоры (купли-продажи, мены, займа, учредительные договоры и т.д.), первичные документы по оприходованию тех или иных материалов и записи в учетных регистрах по счетам 10 «Материалы», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 75 «Расчеты с учредителями» и др.

Полнота и своевременность оприходования отдельных видов покупных товарно-материальных ценностей определяются путем встречной сверки внутренних и внешних документов по этим операциям, а также сопоставлением записей по движению материалов за смежные периоды. По всем выявленным фактам злоупотреблений составляют отдельные промежуточные акты и указанные недостачи относят на счета виновных лиц исходя из количества недостающих ценностей и их стоимости по рыночным ценам.

Усилению контроля за своевременностью и полнотой оприходования покупных материалов способствует строгое соблюдение в каждом хозяйстве установленного статьями 185-189 Гражданского кодекса РФ порядка оформления и действующих правил выдачи доверенностей.

Тщательно проверяется также соблюдение порядка хранения книжек доверенностей  и текущего контроля за этими операциями со стороны главного бухгалтера хозяйства, который обязан обеспечить соблюдение правил оформления, регистрации и  выдачи доверенностей, инструктаж лиц, получающих доверенности, о порядке  отчетности, о выполнении поручений  по доверенности, контроль за их использованием и своевременным представлением соответствующих приходных документов в пределах срока действия доверенности и возврата доверенности при ее использовании.

Рекомендуется выявленные случаи недооприходования покупных товарно-материальных ценностей выписать в отдельные ведомости по видам этих ценностей с указанием даты их поступления, номеров приходных документов, недооприходованного количества, его стоимости, мест хранения и виновных лиц. Эти сведения затем включаются в общий акт ревизии или отчет о результатах проверки, на основании чего принимаются меры к возмещению причиненного хозяйству материального ущерба.

1.4 Контроль и ревизия выбытия материально-производственных запасов

В организации контроля за движением материально-производственных запасов в сельскохозяйственных организациях особое место занимает осуществление систематического наблюдения за их выбытием.

При проведении текущего контроля за выбытием сельскохозяйственной продукции и других материальных ценностей представляется возможным значительно шире использовать приемы документального и фактического контроля.