Информационные технологии в управленческом учете

    Увеличение  гибкости организаций.

    Современная технология передачи данных предоставила многим организациям работу более гибкими  способами, повышая способности  этих организаций реагировать на изменения в рынке. Информационные системы могут придавать большим и маленьким организациям дополнительную гибкость, чтобы преодолеть некоторые ограничения, вытекающие из их размеров. Маленькие организации могут использовать информационные системы, чтобы приобрести часть сил и возможностей больших организаций. Они могут координировать действия типа выполнения заказов или слежения за инвентарем, имея небольшой кадровый состав клерков и менеджеров. Большие организации могут использовать информационные технологии, чтобы достигнуть части маневренности и чувствительности маленьких организаций.

    Реорганизация трудовых процессов.

    Начиная с первых использований информационных технологий в бизнесе с начала 50-х годов, информационные системы  прогрессивно заменили процедуры ручного  труда на автоматизированные действия в трудовых и технологических процессах. Электронные трудовые процессы уменьшили стоимость эксплуатации во многих компаниях, заменяя бумажные документы и установившуюся практику ручного труда.

    Информационные  технологии реорганизуют процесс управления, обеспечивая мощные новые возможности помощи менеджерам в стратегии, планировании и управлении. Например, стало возможно получать информацию для менеджеров относительно организационного выполнения вплоть до уровня определенных изделий из любой организации в любое время. Новая интенсивность информации делает возможными точное планирование, предсказание и контроль. Распределяя информацию через электронные сети, новый менеджер может эффективно связываться с тысячами служащих и даже управлять обширными целевыми группами. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. ВИДЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ В ОРГАНИЗАЦИИ.

    Так как имеются различные интересы, особенности и уровни в организации, существуют различные виды информационных систем. Никакая единственная система  не может полностью обеспечивать потребности организации во всей информации. Организацию можно разделить на уровни: стратегический, управленческий, знания и эксплуатационный; и на функциональные области типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов. Системы создаются чтобы обслужить эти различные организационные интересы. Различные организационные уровни обслуживают четыре главных типа информационных систем: системы с эксплуатационным уровнем, системы уровня знания, системы уровня управления и системы со стратегическим уровнем.

Таблица 2. Типы информационных систем.

Типы  информационных систем	Группы служащих
Стратегический  уровень	Высшее руководство
Управленческий  уровень	Средние менеджеры
Уровень знаний	Работники знания и данных
Эксплуатационный  уровень	Управляющие операциями

    Системы эксплуатационного уровня поддерживают управляющих операциями, следят за элементарными действиями организации  типа продажи, платежей, обналичивают депозиты, платежную ведомость. Основная цель системы на этом уровне состоит в том, чтобы ответить на обычные вопросы и проводить потоки транзакций через организацию. Чтобы отвечать на эти виды вопросов, информация вообще должна быть легко доступна, оперативна и точна.

    Системы уровня знания поддерживают работников знания и обработчиков данных в организации. Цель систем уровня знания состоит в том, чтобы помочь интегрировать новое знание в бизнес и помогать организации управлять потоком документов. Системы уровня знания, особенно в форме рабочих станций и офисных систем, сегодня являются наиболее быстрорастущими приложениями в бизнесе.

    Системы уровня управления разработаны, чтобы  обслуживать контроль, управление, принятие решений и административные действия средних менеджеров. Они  определяют, хорошо ли работают объекты, и периодически извещают об этом. Например, система управления перемещениями сообщает о перемещении общего количества товара, равномерности работы торгового отдела и отдела, финансирующего затраты для служащих во всех разделах компании, отмечая, где фактические издержки превышают бюджеты.

    Некоторые системы уровня управления поддерживают необычное принятие решений. Они  имеют тенденцию сосредоточиться  на менее структурных решениях, для  которых информационные требования не всегда ясны.

    Системы стратегического уровня – это  инструмент помощи руководителям высшего  уровня, которые подготавливают стратегические исследования и длительные тренды в  фирме и в деловом окружении. Из основное назначение – приводить  в соответствие изменения в условиях эксплуатации с существующей организационной возможностью.

    Информационные  системы могут также быть дифференцированы функциональным образом. Главные организационные  функции типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов обслуживаются собственными информационными системами. В больших организациях подфункции каждой из этих главных функций также имеют собственные информационные системы. Например, функция производства могла бы иметь системы для управления запасами, управления процессом, обслуживания завода, автоматизированной разработки и материального планирования требований.

    Типичная  организация имеет системы различных  уровней: эксплуатационную, управленческую, знания и стратегическую для каждой функциональной области. Например, коммерческая функция имеет коммерческую систему на эксплуатационном уровне, чтобы делать запись ежедневных коммерческих данных и обрабатывать заказы. Система уровня знания создает соответствующие дисплеи для демонстрации изделий фирмы. Системы уровня управления отслеживают ежемесячные коммерческие данные всехт коммерческих территорий и докладывают о территориях, где продажа превышает ожидаемый уровень или падает ниже ожидаемого уровня. Система прогноза предсказывает коммерческие тренды в течение пятилетнего периода – обслуживает стратегический уровень.

    Шесть главных типов  систем.

    Рассмотрим  определенные категории систем, обслуживающих  каждый организационный уровень  и их значение в организации. Таблица 3 показывает определенные типы информационных систем, которые соответствуют каждому организационному уровню.

Таблица 3. Шесть главных типов информационных систем.

Типы  систем

Системы стратегического уровня

Исполнительные  системы (ESS)

5-летнее  предсказывание продаж

5-летнее  оперативное планирование

5-летнее  предсказание бюджета

Планирование  прибыли

Планирование  личного состава

Системы управленческого уровня

Управляющие информационные системы (MIS)

Управление  сбытом

Контроль  инвентаря

Ежегодный бюджет

Анализ  капиталовложения

Анализ  перемещений

Системы поддержки принятия решений (DSS)

Коммерческий  анализ региона

Планирование  производства

Анализ  затрат

Анализ  рентабельности

Анализ  стоимостей контрактов

Системы уровня знания

Системы работы знания (KWS)

АРМы  проектировщика

Графические рабочие станции

Управленческие  рабочие станции

Системы автоматизации делопроизводства (OAS)

Текстовые редакторы

Создание  изображений

Электронные календари

Системы эксплуатационного уровня

Системы диалоговой обработки запросов (TPS)

Машинная  обработка

Торговля ценными бумагами

Платежные ведомости

Вознаграждения

Отслеживание  приказов

Планирование  деятельности предприятий

Платежи

Обучение и  развитие

Отслеживание  процессов

Перемещение материалов

Регулирование денежных операций

Дебиторская задолжность

Хранение отчетов служащих

Продажа и маркетинг

Производство

Финансы

Бухгалтерия

Людские ресурсы

    Организация имеет исполнительные системы поддержки  выполнения – Executive Support Systems (ESS) на стратегическом уровне; управляющие информационные системы – Management Information Systems (MIS); системы поддержки принятия решений – Decision Support Systems (DSS) на управленческом уровне; системы знания – Knowledge Work Systems (KWS); системы автоматизации делопроизводства – Office Automation Systems (OAS); на уровне знаний; системы диалоговой обработки запросов – Transaction Processing Systems (TPS) на эксплуатационном уровне.

    Таким образом, типичные системы в организациях служат для того, чтобы помочь служащим или менеджерам на каждом уровне –  в функциях продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов.

    Таблица 4 демонстрирует особенности шести  типов информационных систем. 

    

Типы  систем	Информационные  вводы	Обработка	Информационные  выводы	Пользователи
ESS	Совокупные  данные: внешние, внутренние	Графика; моделирование; интерактивность	Проекции; реакции  на запросы	Старшие менеджеры
DSS	Слабоформализованные  данные; аналитические модели	Моделирование; анализ; интерактивность	Специальные доклады; анализ решений; реакция на запросы	Профессионалы; управляющие персоналом
MIS	Итоговые операционные данные; данные большого объема; простые  модели	Обычные доклады; простые модели; простейший анализ	Резюме и  возражения	Средние менеджеры
KWS	Технические данные проекта; база знаний	Моделирование; проигрывание	Модели; графика	Профессионалы; технический персонал
OAS	Документы; расписания	Документы управления; планирование; связь	Документы; графики; почта	Служащие
TPS	Транзакции; результаты	Сортировка; список; слияние; модифицирование	Детальные доклады; списки; резюме	Оперативный персонал; управляющие

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Каждая  система может иметь компоненты, которые используются разными организационными уровнями или одновременно несколькими. Секретарь может находить информацию относительно MIS, средний менеджер может нуждаться в данных анализа из TPS.

    Внутри  каждого из этих уровней принятия решений исследователи классифицируют решения как структурированные  и неструктурированные. Неструктурированные  решения – те, в которых принимающий решение должен обеспечить суждение, оценку и проникновение в прикладную область. Каждое из этих решений оригинально, важно, не имеет аналогов или разработанной методики для их принятия. Структурированные решения, наоборот, являются повторяемыми и обычными и имеют определенную процедуру для их принятия, чтобы они не рассматривались каждый раз, как новые. Некоторые решения слабоструктурированны; в таких случаях только часть проблемы имеет четкий ответ, обеспеченный в соответствии с принятой процедурой.

    Эксплуатационный  персонал управления довольно хорошо решает структурированные проблемы. Стратегические планировщики занимаются совсем не структурированными проблемами. Многие из проблем, с которыми сталкиваются работники знания, также довольно неструктурированны. Однако каждый уровень организации содержит и структурированные, и неструктурированные проблемы.

    Системы диалоговой обработки  запросов (TPS).

    Системы диалоговой обработки запросов –  основные деловые системы, которые  обслуживают эксплуатационный уровень организации. Система диалоговой обработки запросов – компьютеризированная система, которая выполняет и рассчитывает рутинные транзакции, необходимые для проведения бизнеса. Примеры – коммерческие расчеты продаж, системы бронирования мест в гостинице, платежная ведомость, хранение отчетов служащих и отгрузка.

    На  эксплуатационном уровне задачи, ресурсы  и цели предопределены и высокоформализованы. Например, решение о предоставлении кредита клиенту принимается  управляющим низшего уровня согласно предопределенным критериям. Единственно, что должно быть определено – соответствует ли клиент критериям.

    Системы работы знания и автоматизации  делопроизводства.