Хозяйственные операции в регистрах бухгалтерского учета

     Полное  устранение ошибочной записи способом «красного сторно» осуществляется в тех случаях, когда запись сделана в неправильной корреспонденции счетов. Например, на нужды основного производства израсходовано материалов на сумму 40 000 руб., но расход в этой сумме был ошибочно отнесен на расходы вспомогательного производства. Исправление делается способом «красного сторно» в той же корреспонденции счетов, что и неправильная запись. Затем расход материалов отражается в правильной корреспонденции (рис. 1.6.). 
 

                                                                          23 «Вспомогательное

Д    10 «Материалы»     К                                 Д         производство»    К

                                                                            

Сн: 100000                                                          Сн: 10000  

                       1) 40000                                          1) 40000

                       2) [40000]    «красного сторно»   2) [40000]

                       3) 40000

Об Д:   –        Об К: 40000                                Об Д:  –          Об К:  –

Ск: 60000                                                           Ск: 10000

      

                                                                                   20 «Основное                           

                                                                           Д         производство»    К

                                                                            

                                                                           Сн: 50000  

                                                                           3) 40000                                         

                                                                          Об Д: 40000     Об К: –                         

                                                                           Ск: 90000                                                            

     Рис. 1.6. Полное устранение ошибочной записи способом

                                            «красного сторно» 

     Способ  обратных проводок используется для исправления неправильной корреспонденции счетов. При этом неправильная запись исправляется обратной проводкой, а затем делается правильная запись.

     Например, отпущены материалы для изготовления продукции на сумму 2500 руб.

     Неправильная  проводка: Дт 23 Кт 10 2500

     Обратная  проводка: Дт 10 Кт 23 2500

     Правильная  проводка: Дт 20 Кт 10 2500

     Данный  способ можно использовать, если не искажается экономическое содержание операции. 

4. Сущность  и способы записей в учетные  регистры

 

     Запись  в учетные регистры – отражение хозяйственных операций в учетных регистрах. Порядок ведения учетных регистров работниками бухгалтерии и вычислительных установок определяет главный бухгалтер. Он устанавливает служебные обязанности каждого работника и ответственность за их выполнение.

     Выбор того или иного способа записей  заполнения учетных регистров зависит  от целого ряда условий: вида и формы, отраслевой принадлежности предприятия  и так далее. Однако любая техника  ведения учетных регистров основывается на принципе двойной записи хозяйственной  операции на счетах по дебету одного и  по кредиту другого счета. Исключением  являются записи на забалансовых счетах (бухгалтерская проводка для них  делается только по дебету или кредиту  забалансового счета).

     Записи  в учетные регистры могут быть простые и копировальные. Простыми называют записи, которые осуществляются только в одном экземпляре (регистре). Копировальные записи применяют  в том случае, когда нужно иметь  копию записи. Такие записи делают с помощью копировальной бумаги. При ведении Кассовой книги второй экземпляр используется в качестве отчет кассира. Применение копировальных записей исключает возможность ошибок, которые могли бы быть допущены при повторном переписывании, кроме того способствует экономии времени на ведение учета. Копировальные записи могут вестись и на вычислительных установках.

     Порядок отображения хозяйственных операций в учетных регистрах зависит  от формы бухгалтерского учета, который  применяется на предприятии. При  определенных формах бухгалтерского учета (например, мемориально-ордерной) операции сначала отображают в регистрах синтетического учета, а затем - аналитического. Однако в современных условиях распространен другой порядок: текущий учет операций осуществляют преимущественно в комбинированных регистрах хронологического и систематического учета, а на отдельных участках - также синтетического и аналитического учета (например, журналы-ордера по расчетам с поставщиками и подрядчиками, с подотчетными лицами и тому подобное). Об отображении хозяйственных операций в учетные регистры на документах делают соответствующую отметку, которая имеет большое значение для следующей проверки правильности записей.

     В конце каждого месяца в учетных  регистрах по каждому счету подсчитывают обороты по дебету и кредиту и  определяют остатки на 1-ое число  следующего за отчетным месяца. Этот завершающий  цикл учетных работ нужен для  проверки правильности учетных записей, а также для получения информации, необходимой для составления  отчетности.

     По  технике выполнения записи бывают линейные (линейно-позитивные) и шахматные.

     Запись  осуществляется ручным или машинным способом. В первом случае операции регистрируют вручную чернилами  или шариковой ручкой (в тех  случаях, когда необходимо иметь  несколько экземпляров, путем копирования). Машинную запись производят при использовании  вычислительной техники. Записи в учетных  регистрах должны быть краткими, аккуратными, четкими, ясными, разборчивыми. После  регистрации хозяйственной операции в учетном регистре, на бухгалтерской  проводке или на самом первичном  документе делают соответствующую  отметку для облегчения последующей  проверки правильности разноски. По окончании  месяца по каждой странице учетных  регистров подводятся итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических  регистров обязательно сверяются  путем составления оборотных  ведомостей или другим способом. Содержание регистров бухгалтерского учета  и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. После  утверждения годового отчета учетные  регистры группируют, переплетают и  сдают на хранение в текущий архив  организации.

5. Хранение  учетных регистров

 

     Бухгалтеру  важно не только грамотно вести бухгалтерский  и налоговый учет, но и обеспечить правильное оперативное хранение и  своевременную сдачу в архив  документации. Следует помнить, что  за ненадлежащее оформление, а также  за нарушение порядка составления  и утрату или незаконное уничтожение  документов установлена административная ответственность как юридических, так и должностных лиц. При  хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.

     Сохранность первичных бухгалтерских документов (накладных, счетов, счетов-фактур, приходно-кассовых ордеров и т.д.), бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

       Документы до передачи их в архив организации должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, выписки банка с относящимися к ним документами, кассовые ордера, авансовые отчеты для сдачи в архив подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, подшиваются в папки и переплетаются. Сдача документов в архив сопровождается справкой (описью).

     Особое  значение имеет хранение документов, связанных с начислением заработной платы работникам предприятия. Расчетные (расчетно-платежные) ведомости на выдачу заработной платы должны храниться в течение 5 лет. Лицевые счета получателей пенсий и государственных пособий хранятся в течение 5 лет после прекращения выплаты пособий и пенсий, для единовременных пособий – 1 год.

     В случае прекращения деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат сдаче в государственные архивы.

     На крупных предприятиях целесообразна разработка и утверждение специального внутреннего (локального) акта – «Положения о порядке хранения документации». В Положении о порядке хранения документации определяются с учетом конкретных условий деятельности организации: виды документов, подлежащих обязательному хранению; структурные подразделения, обеспечивающие хранение документов; порядок поступления документов на, хранение; сроки хранения документов (если они не определены в нормативных актах); порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов; меры, обеспечивающие сохранность документов и конфиденциальность содержащихся в них сведений (кроме тех сведений, что являются открытыми); порядок выдачи хранящихся документов для работы с ними и другие. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 2. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

     2.1. Остатки по синтетическим счетам 

Таблица 2.1. Остатки по синтетическим счетам на 1 октября 201 1 года