Формы бухгалтерского учета

Наряду с текущими (ежедневными) записями в практике бухгалтерского учета широко применяются учетные  записи однородных (массовых, повседневных при нормальной деятельности предприятия) хозяйственных фактов итогами за месяц, причем не по каждому документу, а по их совокупности. Примером могут служить операции по отпуску материалов в производство, а также по начислению заработной платы персоналу предприятия, которые один раз в конце месяца отражаются в учетных регистрах накопительным стоимостным (суммовым) итогом.

В течение отчетного  периода суммы из первичных документов на расход материалов, начисление заработной платы и т.п. предварительно накапливаются  и группируются по синтетическим  и аналитическим бухгалтерским счетам. Например, документы на расход материалов в производстве (на рабочих местах) группируются по счетам учета затрат на производство, а внутри них – по цехам, участкам, бригадам, продуктам труда, экономическим элементам и статьям затрат.

В конце отчетного  периода по данным соответствующим  образом сгруппированных первичных  документов производится распределение  расходов на те или иные цели, на основании  которых учиняются необходимые  записи в учетных регистрах. К  числу таких регистров, в частности, относятся ведомости распределения расходов материалов и заработной платы, ведомости распределения услуг вспомогательных производств и т.д.

При включении в учетные  регистры предварительно сгруппированных  по определенным признакам массовых (рутинных) хозяйственных фактов накопительными итогами за отчетный период существенно сокращается количество учетных записей, что снижает трудоемкость обобщения данных и подсчета итоговых оборотов.

Таким образом, первоисточником  всех бухгалтерских записей, в первую очередь бухгалтерских проводок, являются учетные документы. При этом каждый документ служит основанием для записей в соответствующей учетный регистр. Обоснованное распределение документов между учетными регистрами является одной из важнейших предпосылок постановки учета, разделения учетного труда, а следовательно, существенным резервом снижения его трудоемкости и стоимости.

Содержание записей  в учетных регистрах определяется их видами, построением и назначением. Непременными составными бухгалтерских  записей в учетных регистрах являются:

• дата записи в регистр;
• номер и дата документа, на основании которого произведена запись;
• обоснование содержания записи;
• принятые коды бухгалтерских счетов и позиции аналитического учета;
• сумма.

Указанные составные  в том или ином сочетании встречаются во всех видах и формах учетных регистров как отдельные графы, строки и другие предусмотренные реквизиты. Например, в графе «Основание и содержание записи» излагается краткое содержание операции со ссылкой на наименование, номер и дату того документа, на основании которого производится запись. Текст пишет кратко, но так, чтобы точно передать содержание хозяйственного факта.⁴

Бухгалтерские записи должны свидетельствовать о хозяйственных  фактах в полном соответствии с содержанием  документов и исключать возможность их различного понимания или толкования. При этом как цифры, так и текст необходимо писать четко и разборчиво с тем, чтобы их можно было легко и правильно прочесть. Аккуратное ведение учетных регистров по не менее добросовестно оформленному документу, признанному учетным, в определенной мере характеризует профессиональное отношение работников бухгалтерии к выполнению своих прямых обязанностей.

На определенные даты по синтетическим бухгалтерским  счетам, обычно в конце отчетного месяца, в учетных регистрах подсчитываются итоги оборотов за отчетный период и исчисляются сальдо на бухгалтерских счетах.

 

2. ХАРАКТЕРИСТИКА ФОРМ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

 

 

2.1 Журнально-ордерная форма

Журнально-ордерная форма явилась  результатом длительных поисков более совершенных форм учета и получила развитие в начале 40-х годов. С января 1960 года применяется единая журнально-ордерная форма для хозяйствующих субъектов всех отраслей.

Основными регистрами являются журналы-ордера, поэтому и форма называется журнально-ордерной (Рисунок 1).

 

 

 

 

 

 

 

              запись,                         сверка записи

Рисунок 1 - Схема журнально-ордерной формы бухгалтерского учета

 

Журнал-ордер – регистр, в котором  сочетаются хронологические и систематические, а также аналитические и синтетические записи. Журналы-ордера ведутся непосредственно на основе первичных документов только по счетам с небольшим числом отражаемых в них операций. При большом количестве однородных первичных документов данные их сначала накапливаются в накопительных и группировочных вспомогательных ведомостях, или таблицах, итоги которых в конце месяца переносятся в соответствующие журналы-ордера⁵.

Аналитический и синтетический  учет осуществляется, как правило, совместно, в единой системе записей. Однако в виде исключения по некоторым видам расчетов, по которым имеется значительное количество лицевых счетов, могут быть заведены карточки аналитического учета. Инвентарные карточки или книги ведут при учете объектов основных средств, карточки или ведомости открываются для учета затрат на производство по калькулируемым объектам. Оборотные ведомости составляются только по расчетам, по которым ведутся карточки аналитического учета. По учету готовых изделий, материалов составляют сальдовые или оборотные ведомости.

Журналы-ордера имеют свой постоянный номер и открываются для каждого  синтетического счета или нескольких взаимосвязанных счетов.

Журналы-ордера построены по кредитному принципу: ведутся по кредиту одного или нескольких однородных счетов. Заранее предусмотрена типовая корреспонденция счетов, что уменьшает вероятность появления ошибок.

2.1.1 Три группы журналов-ордеров

Журналы-ордера имеют различное  строение в зависимости от особенностей учитываемых объектов. По содержанию и форме их можно подразделить на три группы.

Журналы-ордера первой группы состоят  из двух частей. Первая часть – собственно журнал-ордер; в нем регистрируются кредитовые обороты по счету. Второй частью журналов-ордеров первой группы являются вспомогательные ведомости, составленные в целях контроля за движением денежных средств. Например, к журналу-ордеру № 1, который ведется по кредиту счета 50 «Касса» (Таблица 1), открывается вспомогательная ведомость № 1 по дебету счета 50 (Таблица 2).

 

Таблица 1 – Журнал-ордер № 1 по кредиту счета 50 «Касса» за январь 200  __г.

№ п/п	Дата	Содержание операции	По кредиту счета 50 в дебет  счетов:		Итого
			70	51
1	05.01	Выплачена заработная плата по ведомости  № 2	35 000		35 000
2	08.01	Сдано в банк по объявлению		10 000	10 000
	Итого:		35 000	10 000	45 000

 

Таблица 2 – Ведомость № 1 по дебету счета 50 «Касса» за январь 200  __г.

№ п/п	Дата	Содержание операции	По дебету счета 50 в кредит счетов:		Итого
			51	71
Сальдо на 01.01. 200__г.   10 000 руб.
1	05.01	Поступило по чеку  № 553421 в банке	10 000		10 000
2	10.01	В кассу сдан остаток неиспользованной  подотчетной суммы		3 000	3 000
	Итого:		10 000	3 000	13 000

 

Записи в указанные регистры осуществляются по шахматному принципу, то есть сумма по дебету и кредиту  корреспондирующих счетов проставляется один раз, что сокращает время для регистрации операций.

Журналы-ордера второй группы используются для учета операций по счетам расчетов с поставщиками и подрядчиками, подотчетными лицами и др. Эти регистры построены  по принципу совмещения синтетического и аналитического учета, поэтому отпадает необходимость вести к ним книги и карточки аналитического учета и делать сверку между ними.

Записи в журналах-ордерах этой группы осуществляются линейным способом, то есть дебетовые и кредитовые обороты размещаются на одной линии. Например, в журнале ордере № 6 по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» аналитический учет ведется по каждому поставщику и платежному требованию. По одной строке отражается задолженность организации конкретным поставщикам и делается запись о ее погашении по мере оплаты по этой же строке. Общий итог оборотов по кредиту и дебету – данные синтетического учета.

Журналы-ордера и ведомости третьей  группы предназначены для учета  затрат на производство. Записи в этих регистрах производятся в шахматном порядке. При этом дебетуемые счета отражаются в подлежащем (по горизонтали), а кредитуемые – в сказуемом (по вертикали) регистра. Например, журнал-ордер № 10 ведется по дебету и кредиту нескольких взаимосвязанных счетов (Таблица 3). В нем записываются лишь итоговые суммы за месяц, что необходимо для обобщения затрат на производство по экономическим элементам и статьям калькуляции.

 

Таблица 3 – Журнал-ордер № 10. Издержки производства

Кредит счетов   Дебет счетов	02	10	23	70	и т. д.	Итого
20		5 000		6 000		25 000
23				4 000		14 500
25	3 000	1 000		5 500		18 000
и т. д.
Итого по элементам	8 000	11 000	3 000	25 000		75 000
Итого по статьям	х	х	х	х		68 000

 

К журналу-ордеру № 10 ведутся вспомогательные  накопительные ведомости № 12 (для учета расходов по счету 25 «Общепроизводственные расходы») и 15 по счетам 26 «Общехозяйственные расходы», 97 «Расходы будущих периодов», 96 «Резервы предстоящих расходов». В этих ведомостях дается группировка затрат по статьям аналитического учета, что важно также для контроля за соблюдением сметы этих расходов (например, ведомость № 12). Журнал-ордер № 10 и другие содержат специально сгруппированные аналитические данные, необходимые для составления отчетности⁶.

В дополнение к журналам-ордерам и ведомостям может составляться разработочная таблица (листок-расшифровка), где производят расчеты амортизации основных средств и нематериальных активов и др. Ее назначение – расшифровывать (группировать) по счетам и статьям аналитического учета суммы, относимые в дебет или кредит соответствующих счетов. Записи в листок-расшифровку осуществляют по дебетовому признаку на основании однородных документов итогами за день или несколько дней. На каждый дебетуемый счет открывается отдельный листок-расшифровка за месяц. Итоги его в конце месяца отражаются в соответствующих ведомостях или журналах-ордерах⁷.

Записи в журналы ордера производят по мере поступления документов или  итогами за месяц в зависимости  от характера и содержания операции. Итоговые записи в журналах-ордерах подлежат обязательной сверке с данными первичных документов, на основании которых производятся эти записи. В тех журналах-ордерах, итоговые записи в которых не могут быть проконтролированы путем их сопоставления, общий итог по кредиту счета проставляется на основании подсчета сумм по первичным документам.

В конце месяца регистры подписываются  лицами, производившими записи. Все  журналы-ордера подписываются и  главным бухгалтером предприятия⁸.

2.1.2 Главная книга

Итоговые записи всех журналов-ордеров в конце месяца переносятся в

Главную книгу, в результате в ней  фиксируются данные по дебету каждого  счета. Таким образом, в Главной  книге показываются вступительное  сальдо, текущие обороты и исходящие  сальдо по каждому синтетическому счету. Текущие обороты в Главной книге представляют собой перенесенные учетные данные из журналов-ордеров. Обороты по кредиту каждого синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету – в корреспонденции с кредитуемыми счетами.

После записи в Главную книгу итогов журналов-ордеров никакие исправления в них не допускаются. Необходимые уточнения оформляются специально составленной справкой. Данные справки заносятся в Главную книгу обособленно. Проверка правильности записей осуществляется подсчетом сумм оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.