Бухгалтерский учет кассовых операций

Предположим, что в уже  утвержденном авансовом отчете утверждаемая сумма указана в размере 2354 руб., дописав перед обозначенной суммой единицу, получим сумму в 12354 руб., дописав двойку — 22354 руб. и т.п. Приложив, как это нередко случается, первые попавшиеся чеки, квитанции к авансовому отчету, можно списать суммы, значительно превышающие фактически израсходованные. Поэтому в целях предупреждения таких злоупотреблений предусмотрено указание утверждаемой суммы прописью. Если в предыдущие периоды не удалось избежать указанных в оформлении авансовых отчетов отклонений, то следует их перепроверить. Такие нарушения выявляются относительно легко. В первую очередь следует обращать внимание на приложенные к авансовым отчетам документы, в которых отражены «круглые» суммы или числа с нулями. Допустим, сумма в авансовом отчете 753 руб., «исправленная» изложенным способом эта сумма может быть увеличена до 1753, 2753 руб. и т. д. Соответственно следует обратить внимание на квитанции, чеки и т.п. на сумму 1000, 2000 руб. и т.д. Возможны и иные способы искажений, которые также выявляются различными способами.

Правомерность и целесообразность расходования подотчетных сумм на операционные и хозяйственные расходы можно проверить сопоставлением сумм авансового отчета по видам расходов (приобретение ТМЗ, оплата услуг, работ) с документами, подтверждающими фактическое поступление ТМЗ на склад или приемку работ, получение услуг. При этом выясняется производственная и хозяйственная необходимость в их приобретении, а также возможность использования повторно оправдательных документов на имеющиеся излишние и неучтенные запасы. Путем сопоставления документов, приложенных к авансовому отчету с данными складского учета, можно установить случаи, скрываемые повторной оплатой ТМЗ безналичным расчетом. В отдельных случаях оправдательные документы на приобретение ТМЗ, выписанные в нескольких экземплярах, прилагаются к различным авансовым отчетам разных подотчетных лиц.

Контроль организаций  по выполнению ими порядка ведения  кассовых операций и соблюдению правил организации наличного денежного  обращения осуществляют банки, в  которых данные организации обслуживаются. Центральный Банк РФ возлагает на обслуживающие банки обязанность  не реже одного раза в два года проверять  в организациях соблюдение порядка  ведения кассовых операций и др.

В ходе проверок банками  контролируются:

• полнота оприходования денежной наличности, полученной в банке:
• полнота и своевременность сдачи наличных денежных средств, поступивших в организацию, в кассу банка;
• соблюдение лимита остатка наличных денежных средств в кассе;
• соблюдение установленных предельных сумм расчетов наличными деньгами между юридическими лицами;
• правильность ведения кассовой книги и оформления кассовых документов.

В целях проверки правильности обращения с наличными денежными  средствами, их хранения и ведения  учета в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ и  Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств производится инвентаризация кассы организации или учреждения.

В сроки, установленные руководителем  организации или учреждения, а  также при смене кассиров производится внезапная инвентаризация (ревизия) кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой  других ценностей, находящихся в  кассе.

Инвентаризация наличных денежных средств, разных ценностей  и документов проводится комиссией, назначаемой приказом (решением, постановлением, распоряжением) руководителя организации или учреждения.

До начала проверки фактического наличия денежных средств и денежных документов инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные  документы или отчеты о движении денежных средств.

Материально ответственные  лица должны дать расписки о том, что  к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные  документы на денежные средства сданы  в бухгалтерию и все денежные средства, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны  в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы  на приобретение имущества.

Комиссия проверяет достоверность  данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей  и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета.

Остаток денежной наличности сверяется с данными учета  по кассовой книге. В условиях автоматизированного  ведения кассовой книги должна производиться  проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Для отражения результатов  инвентаризации фактического наличия  денежных средств и денежных документов (наличных денег, марок, чеков (чековых  книжек) и др.), находящихся в кассе  организации, применяется унифицированная  форма первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации.

Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах  и подписываются всеми членами  комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся  для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в  бухгалтерию организации, второй - остается у материально ответственного лица.

При смене материально  ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр  передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй - материально  ответственному лицу, принявшему ценности, и третий - в бухгалтерию.

Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств и денежных документов не производятся.

Не допускается проведение инвентаризации при неполном составе  инвентаризационной комиссии. Никаких подчисток и помарок в акте не допускается. Исправления оговариваются и подписываются членами комиссии и материально ответственным лицом.

 

3.3 Автоматизация бухгалтерского  учета в организации

 

Уменьшить затраты времени  и сократить объем работ помогает автоматизированный учет, на предприятии, используется программа 1С «Предприятие».

Программа 1С:Бухгалтерия является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным разделам.

Аналитический учет ведется  по объектам аналитического учета (субконто) в натуральном и стоимостном  выражениях.

Программа предоставляет  возможность ручного и автоматического  ввода проводок. Все проводки заносятся  в журнал операций. При просмотре  проводок в журнале операций их можно  ограничить произвольным временным  интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок.

 Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной информации (справочников):

1. план счетов;
2. список видов объектов аналитического учета;
3. списки объектов аналитического учета (субконто);
4. констант и т.д.

На основании введенных  проводок может быть выполнен расчет итогов. Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой  период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться  по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется пересчет).

После расчета итогов программа  формирует различные ведомости:

1. сводные проводки;
2. оборотно-сальдовую ведомость;
3. оборотно-сальдовую ведомость по объектам аналитического учета;
4. карточка счета;
5. карточка счета по одному объекту аналитического учета;
6. анализ счета (аналог главной книги);
7. анализ счета по датам;
8. анализ счета по объектам аналитического учета;
9. анализ объекта аналитического учета по всем счетам;
10. карточка объекта аналитического учета по всем счетам;
11. журнальный ордер.

В программе существует режим  формирования произвольных отчетов, позволяющий  на некотором бухгалтерском языке  описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты  по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые  в налоговые органы, кроме того данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа  финансовой деятельности организации  в произвольной форме.

Кроме того программа имеет  функции сохранения резервной копии  информации и режим сохранения в  архиве текстовых документов.

 

Заключение

 

Как известно, касса организации  предназначена для хранения и  выдачи наличных денег и денежных документов (почтовых марок, марок государственной  пошлины, оплаченных билетов, акций, облигаций  и др.).

Синтетический учет наличия и движения денежных средств и денежных документов в кассе ведется на активном счете 50 «Касса».

По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса»отражаются выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

• 50–1 «Касса организации»;
• 50–2 «Операционная касса»;
• 50–3 «Денежные документы» и др.

Выдача денежных средств  под отчет работникам бюджетного учреждения производится для расчетов по оплате труда, транспортных, коммунальных услуг, за приобретение материалов для  хозяйственных нужд, основных средств, горюче-смазочных материалов и т.д., а также в виде аванса на командировочные  расходы.

Подотчетные суммы учитываются  на синтетическом счете 71 "Расходы  с подотчетными лицами". Выдача денежных авансов подотчетным лицам отражается по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и кредиту счета 50 "Касса". Расходы, оплаченные из подотчетных  сумм в пределах норм, списываются  с кредита счета 71 "Расчеты  с подотчетными лицами" в дебет  счетов 10 "Материалы", 26 "Общехозяйственные  расходы", 20 "Основное производство" и др. в зависимости от характера  произведенных расходов.

Правомерность и целесообразность расходования подотчетных сумм на операционные и хозяйственные расходы можно проверить сопоставлением сумм авансового отчета по видам расходов (приобретение ТМЗ, оплата услуг, работ) с документами, подтверждающими фактическое поступление ТМЗ на склад или приемку работ, получение услуг. При этом выясняется производственная и хозяйственная необходимость в их приобретении, а также возможность использования повторно оправдательных документов на имеющиеся излишние и неучтенные запасы. Путем сопоставления документов, приложенных к авансовому отчету с данными складского учета, можно установить случаи, скрываемые повторной оплатой ТМЗ безналичным расчетом. В отдельных случаях оправдательные документы на приобретение ТМЗ, выписанные в нескольких экземплярах, прилагаются к различным авансовым отчетам разных подотчетных лиц.

Контроль организаций  по выполнению ими порядка ведения  кассовых операций и соблюдению правил организации наличного денежного  обращения осуществляют банки, в  которых данные организации обслуживаются. Центральный Банк РФ возлагает на обслуживающие банки обязанность  не реже одного раза в два года проверять  в организациях соблюдение порядка  ведения кассовых операций и др.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников

 

1. Приказ Минфина России от 31.10.00г. №94н «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкция по его применению».
2. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное приказом Минфина России от 29.07.98 г. №34н (в редакции от 24.03.2000 г. №31н).
3. Налоговый кодекс РФ (часть вторая): Федеральный закон от 05.08.2000 №117-ФЗ (в редакции от 16.05.2007).
4. Трудовой кодекс РФ от 30.12.01 № 197-ФЗ (с изм. и доп. 30 декабря 2006 г)
5. Безруких П.С. Бухгалтерский учет: Учебник. – 2-е изд. перераб. и доп. – М.: Бухгалтерский учет,2006. – 518с.
6. Керимов В.Э. Бухгалтерский учет: Учебник для ВУЗов – М.: Издательство Эксмо,2006. – 688с. – ISBN 978-5-01065-185
7. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие для переподготовки и повышению квалификации бухгалтеров. – М.: ИНФРА-м, 2006. – 319с. - ISBN 5-952-10105-236
8. Пучкова С.И. Бухгалтерская (финансовая) отчетность: Учебное пособие. – М.: ФБК-пресс, 2007г. – 272с – ISBN 978-5-6253010-5
9. Бухгалтерский учет в торговле: Учеб. / Под общей редакцией В.В. Кожарского. – Мн.: Новое знание, 2004.
10. Ладутько Н.И. Бухгалтерский учет в промышленности: Учеб. пособие / Н.И. Ладутько. –Мн.: Книжный дом, 2005.
11. Левкович О.А. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. 3-е изд., перераб. и доп./ О.А. Левкович, И.Н. Бурцева. – Мн.: Амалфея, 2005.
12. Стражева Н.С., Стражев А.В. Бухгалтерский учет: Учебно-методическое пособие / Н.С. Стражева, А.В. Стражев. – 10-е издание, перераб. и доп. – Мн.: Книжный Дом, 2006.