Автоматизация деятельности мелкооптового книжного магазина

                                               1.Техническое задание

                                               1.1Постановка задачи

Целью данного  курсового проекта  является автоматизация  работы мелкооптового книжного магазина и разработка базы данных, для облегчения совершения закупок и продаж и сокращении времени, затрачиваемого на совершения данных операций в данном предприятии. 

                                           1.1.1. Описание задачи 

            В основе данного  бизнеса, мелкооптового книжного магазина, лежит продажа и перепродажа книг. При этом закупка производится у разных поставщиков. Поставщиками могут являться различные издательства и фирмы. Расчёт с клиентами производится как наличными, так и через счета в банках, тип расчёта зависит от того, кем является клиент, физическим или юридическим лицом.

В основе бизнеса  лежат следующие компоненты:

• Сотрудники
• Покупатели
• Издательства
• Фирмы

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1 

Весь  процесс происходит по следующим этапам: 

1. Закупка книг:

     Книжный магазин «Лавка знаний» производит заказ книг через интернет, издательства и разные фирмы по уже составленным договорам. Это происходит следующим образом: Изучив спрос на книги , производится закупка. После составляется приходная накладная по покупки. Весь оборот происходит в данном порядке:

• Подбор нужных книг
• Подача заявки
• Оформление заказа
• Приходная накладная
• Выдача денежных средств или перевод на банковский счёт
• Отчёт о закупках за меся

 

2. Составление каталога:

Этот процесс  происходит путём составления списка закупленных книг и добавления его в основную библиотеку товаров.

• Перечень закупленных книг
• Общий каталог

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3

3. Продажа книг:

Этот процесс  происходит следующим образом. Покупатель делает заказ ,при этом покупатель может  быть как юридическим, так и физическим лицом. Покупатель, в зависимости от его типа, производит оплату. Если покупатель, является физическим лицом, то оплата производится наличными, и выдаётся на руки счёт – фактура вместе с товаром. Если покупатель, является юридическим лицом, то по заранее поданной заявке, предоставляется перечень книг, которые магазин может предоставить. Тем временем покупатель переводит денежные средства на счёт в банке магазина ( в соответствии с суммой заказа),по получению денежных средств, товар высылается покупателю, с товарной накладной продажи, где по получению, если у покупателя нет претензий, ставится печать и подпись. 
 
 
 
 

         
 

                               

                                                                                                                                            

  
 
 
 
 
 

4 

  Перечень используемых документов:  

• Заявка. Извещение поставщику о намерении сделать закупку товаров в указанном ассортименте, количестве и сроках поставки. Заявка рассматривается как предварительный заказ и выступает в качестве его первого этапа.

 

• Заказ. Внутреннее отражение закупки, которое используется для планирования закупок и контроля их прохождения. Заказ может выступать в форме счета на оплату от поставщика. Оформление заказа не приводит к финансовым последствиям, но может использоваться для прогноза поступления товаров в магазин покупателя.

 
 

• Приходная накладная. Документ, оформляющий поставку книг  от поставщика в магазин, в полном объёме  и без брака.

 

• Накладная продажи. Документ, оформляющий доставку книг покупателю, по сделанной покупке.

 
 

• Счет-фактура. Налоговый и/или расчетный документ, который оформляется после получения товаров покупателем. Для ведения налогового учета этот документ обязательный. Может также использоваться для контроля состояния расчетов, поскольку фиксирует количественные и ценовые характеристики товаров, работ и услуг.

 
 
 
 

     5 

      Упрощенная схема бизнес-процесса

 
 

              Необходимы следующие концептуальные требования: 

• Сведения  о покупателе – магазину «Лавка знаний»(название, юр. адрес, директор, ИНН покупателя, телефон покупателя, название банка покупателя, №счёта в банке покупателя, район города);

 

• Сведения  о поставщиках (названия, юридический адрес, телефон поставщика, ИНН поставщика, название банка, №счета в банке поставщика);

 
 

• Сведения  о сотрудниках магазина«Лавка знаний»: (фамилия, имя, отчество, серия, номер паспорта, адрес, телефон, должность);

 

• Сведения  о книгах: предоставляемых покупателю (Название, автор, краткое содержание, количество страниц, издательство или поставщик, год издания, наличие диска, цена за единицу, стоимость приобретения );

 
 
 
 

6

• Сведения о издательстве: (название издательства, юридический адрес издательства, название банка издательства, №счёта в банке издательства);

 

• Сведения о банках: (название банка, адрес банка телефон банка)

 
 

• Сведение  о единицах измерения ( наименование, краткое наименование);

 

• Сведения  о авторах (фамилия, имя, отчество, дата рождения.)

 
 

          Список основных производственных процессов:

• Закупка книг через издательства, или иных поставщиков
• Перечисление денежных средств на счета поставщиков
• Составление каталога и его ведение
• Продажа книг оптом и розницу
• Работа с клиентами
• Выписка счета - фактур
• Составление приходной накладной и по продажам.

Все операции выполняются в пределах одного здания (магазина).

Организационная структура фирмы:

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

7 

Периодичность осуществляемых процессов: 

• Обновление  каталога книг производится раз в  месяц;
• Подведение итогов затрат и прибыли каждый месяц;
• Отчет о выделенных средствах на тех.отдел каждые пол года;
• Годовой отчёт ежегодно, не позднее 28 декабря;

 
 

     1.1.2. Наименование задачи

« Автоматизация деятельности мелкооптового книжного магазина» 

      1.1.3 Бизнес-правила

• Сведения о поставщиках и покупателях хранятся 5 лет (если юр. лица);

 

• Изменения вносятся каждый месяц;

 
 

• Доставка  книг производится в течение трёхдневного срока;

 

• Оплата  и перевод денежных средств на счета, производятся в течении 1(одного) часа.

 
 

• При задержке оплаты или доставки, с виновной стороны удерживается 5% от стоимости заказа. Если заказ не выполнен, то возвращается вся сумма заказа и с верх суммы выплачивается пени.

 

• Соблюдение  правил и требований договора.

 

• Договоры  на закупку и продажу книг хранятся 5 лет;

 

8 
 

   1.1.4. Требование к функционированию задачи

    Для  того чтобы  программа  «деятельность мелкооптового книжного магазина» работала без ошибок необходимо:

• Программа должна работать под управлением ОС Windows XP;

 

• Программа должна занимать минимум памяти;
• Иметь высокое быстродействие;

 

• Между данными не должно быть противоречий;

 

• Обеспечивать  достоверность  выдаваемой  информации;

 

• Затрачивать минимальное  время  для   обработки   информации;

 

• Максимально полно использовать данные,  находящиеся  в базе данных по последнему состоянию  на данный период;

 

• Интерфейс должен быть удобен для работы пользователя и содержать только те операции, которые необходимо выполнять.
• С программой допускается работа только квалифицированных работников.

 

9 

1.1.5. Перечень входной  информации

Таблица 1 – «поставщики»

Таблица 2 – «Издательства»

   

                                   10

Таблица 3 – «Сотрудники»