Организационная диагностика и менеджерское решение проблемы "Формирование четких функций управления"

       Содержание 

       Введение 5

       1. Понятие функций управления 6

       1.1 Виды функций 6

       1.2 Классификация функций управления 7

       2. «Дерево причин» отсутствия чётких  функций управления 15

       3. Предложения по оптимизации функции  контроля 24

       Заключение 35

       Список  использованных источников 36

        Введение 

       Формирование  чётких функций управления является очень важным аспектом в функционировании любого предприятия. Поскольку ни одна организация не способна действовать без контроля и регулирования, а организации, не ведущие аналитическо-плановую работу, обречены на колоссальные альтернативные издержки, тема данной работы является актуальной.

       Цель  данной работы – сформировать необходимые  условия для создания чётких функций  управления.

       Цель  определила задачи: проанализировать особенности функций управления; построить «Дерево причин» проблем отсутствия чётких функций управления в организации; выявить основные проблемы и сформировать пути их решения.

       При написании работы использовались труды А. Файоля, Катуниной И. В., Парахиной В. Н., Глухова В. В. и др.

       В первом разделе работы отражена суть и особенности функций управления предприятием в менеджменте, во втором разделе построено «Дерево причин»  проблем отсутствия чётких функций  управления в организации, в третьем  разделе приведены разработанные мероприятия по решению проблем контроля в организации.

        1. Понятие функций управления 

       1.1 Виды функций 

       Управление  – целенаправленный процесс, включающий в себя некоторые основные элементы, рассматриваемые как основные функции  управления. В практике управления различают два вида функций управления:

• Основные – это весь комплекс обязательных работ, который подлежит неукоснительному выполнению в процессе реализации конкретной функции управления в определенной последовательности: прогнозирование, организация, планирование, мотивация, контроль, учет, анализ, подготовка и принятие управленческих решений;
• Конкретные – более обособленные, представляющее самостоятельные области профессиональной деятельности. Именно на основе анализа конкретных функций формируют структуру управления, осуществляют подбор и расстановку кадров, разрабатывают системы информации, организации делопроизводства. Конкретные функции управления позволят четко определить, что, кому и когда делать. Выполнение конкретных функций в комплексе составляет процесс управления организацией (предприятием). Отсюда можно сделать основной вывод, что выполнение конкретных функций зависит от компетентности, гибкости, оперативности, предприимчивости менеджеров и, как следствие, успешное выполнение производственных заданий, качество работы и продукции, конкурентоспособность выпускаемого продукта.

       Функции управления способствуют налаживанию  и успешному функционированию всех подразделений действующей структуры  управления по вертикальным и горизонтальным связям. Все функции управления можно разделить на внешние и внутренние; главные, основные и вспомогательные, полезные и вредные; неестественные; дублирующие. Функции вытекают из тех задач, которые решает структурное подразделение.

       Эффективность системы управления зависит не только от четкого выбора методов, принципов и функций управления, но и факторов, способствующих повышению интенсивности процесса управления.

       А. Файоль выделил пять функций управления: учет, анализ, планирование, контроль, регулирование, которые дают основу для анализа информационных систем.

       Рисунок 1 – Технология функций управления 

       1.2 Классификация функций  управления 

       Учет – процесс получения объективной информации о складывающейся на объекте ситуации путем сбора фактических значений параметров и их обработки по заданным алгоритмам. После доведения планов до исполнителя, часто оказывается, что предприятие отклоняется от плана. Причины могут быть разными: влияние среды, неточность и неверность исполнения, несовершенство самого планирования. Для того, чтобы вывести предприятие на плановую траекторию, нужно регулировать его деятельность. А для этого нужно собрать данные о работе этого предприятия. Сбором данных для формирования, отчетности занимается фаза учета. Учет использования ресурсов, учет выпускаемой продукции, учет выполнения внешних заказов, учет финансов и многие другие.

       Данная  функция управления предназначена  для фиксации состояний объекта  управления, получение полной информации об объекте в интересующем аспекте, а также формулировку целей, т.е. чего именно требуется достичь. Четко сформулированные цели играют важную роль в управлении и планировании. Цель – идеальное мысленное предвосхищение результата деятельности; желаемый результат, которого стремится добиться человек или целое предприятие, ставящие перед собой эту цель. Были сформулированы некоторые правила постановки целей: цели должны быть конкретными; реальными; гибкими и способными к корректировке; совместимыми; понимаемыми людьми. Учет обеспечивает часть системы, управляющую информацией. Это самый трудный этап, т.к. его нельзя формализовать.

       Анализ - процесс генерирования альтернатив на основании складывающейся на объекте ситуации и желаемых значений параметров, задаваемых на фазе "Планирование", с одной стороны, и постановка диагноза и выявление причин отклонения движения системы от заданной траектории, с другой стороны. На основе учтенных данных формулируются выводы о различных сторонах работы предприятия.

       Анализ  — это функция управления, использующая средства и методы изучения обстановки, проблем, ситуаций путем выявления и сопоставления свойств и характеристик объектов исследования по установленным критериям и показателям для определения состояния этих объектов, их особенностей и тенденций изменения.

       Анализ, как правило, критичен. Хотя он используется для выявления позитивных аспектов и стимулирования их создания, его главная цель — создание гносеологических предпосылок для развития, а это требует сосредоточения на угрозах внешней среды, недостатках и слабых сторонах управляемой системы, процессов управления, личностей руководителей и др.

       В рыночных условиях возникает много  трудностей, связанных с многочисленностью субъектов и факторов рынка, с большой степенью неопределенности и риска, поэтому неизбежно возрастают роль и значимость квалифицированного анализа. Причем от его достоверности и обоснованности в определяющей степени зависят направленность и результативность всех функций системы менеджмента. Без результатов анализа невозможно построить план. После проведения анализа ситуации выявляются проблемы и свободные ресурсы. При составлении планов проблемы лягут в основу целей, а свободные ресурсы послужат средством к достижению этих целей.

       Успех или, наоборот, неудача одной из конкурирующих  сторон в современной рыночной обстановке предопределяется соотношением их коллективного интеллекта, качеством информации и эффективностью использования этих ресурсов для анализа конъюнктуры и принятия соответствующих решений. Чтобы победить в противоборстве умов, нужно правильно анализировать состояние и развитие социально-экономической обстановки, понимать интересы своей страны, региона, коллектива и конкретного человека. Конечные результаты работы органов власти и управления, эффективность их деятельности находятся в прямой зависимости от качества анализа.

       Анализ  внешней среды в целом представлен  несколько ранее и использует технологии SWOT, SNW, PEST и другие. Популярны методы и технологии анализа рынка (конкурентов, поставщиков, посредников), поведения потребителей, соотношения спроса и предложения, позиций фирм на рынке и сравнительной конкурентоспособности товаров, качества и ассортимента выпускаемой продукции на предмет соответствия потребностям рынка, конкретных целевых групп потребителей.

       Планирование - это ориентированный в будущее систематический процесс принятия решений, которое вырабатывается на основе целей, формулируемых вышестоящей организацией, и альтернатив, генерируемых на фазе "Анализ". В понятие "планирование" входит определение целей и путей их достижения. В экономике планирование деятельности предприятий осуществляется по таким важным направлениям, как сбыт, финансы производство и закупки. При этом, конечно, все частные планы тесно взаимосвязаны между собой. По мнению многих авторов, планирование – одна из важнейших функций управления. Процесс планирования проходит в 4 этапа:

• разработка общих целей;
• определение конкретных, детализированных целей на заданный,
• сравнительно короткий период времени;
• определение задач и средств их решения;
• контроль за достижением поставленных целей путем сопоставления плановых показателей с фактическими.

       Планирование  всегда ориентируется на данные прошлого, но стремится определить и контролировать развитие предприятия в перспективе, поэтому надежность планирования зависит от точности фактических показателей прошлого.

       Технология  планирования хорошо разработана и  постоянно используется. Исходя из назначения и основных принципов предприятия, формулируются стратегические цели, указывающие, что делать в целом. Затем они конкретизируются до задач, а те - до конкретных заданий. Далее подсчитываются необходимые ресурсы: материальные, финансовые, кадровые, временные - и при необходимости пересматриваются задания, задачи и цели. В результате получают реально осуществимый план. Очень важно, что необходимы резервы на случай непредвиденных обстоятельств. Иногда отождествляют стратегическое и долгосрочное, тактическое и краткосрочное управление, но это не всегда верно.

       Краткосрочное (текущее) планирование заключается  в определении промежуточных (краткосрочных) целей и задач. Горизонт планирования составляет 1 год. При этом детально разрабатываются средства и способы  решения всех предусмотренных планом задач, использование конкретных ресурсов, в том числе внедрение новой технологии. Основными звеньями текущего производства являются календарные планы (месячные, квартальные, полугодовые, годовые), которые представляют собой детальную конкретизацию целей и задач, определенных перспективным и среднесрочным планированием. Краткосрочные планы отражают деятельность подразделений и предприятия в целом

       Регулирование в системе менеджмента – одна из четырех взаимосвязанных функций  менеджмента. Слово «менеджмент» имеет в данном контексте три значения. Менеджмент – это управление, вид деятельности по руководству людьми и процессами в организации. Также менеджмент – это область знаний о том, как осуществлять процессы управления. И, наконец, под менеджментом понимается категория специалистов, осуществляющих функцию управления. Управление – это не единовременное действие, а сложный процесс, состоящий из серии непрерывных взаимосвязанных действий. Каждое действие является самостоятельным процессом и называется управленческой функцией. Каждая из функций также представляет собой процесс, состоящий из сложной цепи действий, связанных между собой, и очень важна для успешного ведения дел в организации.

       Функциями менеджмента являются четыре взаимосвязанных  процесса: планирование, организация мотивация и контроль. Регулирование и контроль в системе менеджмента тесно связаны с функцией планирования. Поскольку, в процессе выполнения планов, органами управления осуществляется регулирование. Регулирование – это деятельность по поддержанию заданных параметров в системе менеджмента, в которой процессы управления динамично меняются. Регулирование имеет задачу сохранять упорядоченность, как в системе производства, так и в системе управления. Функция регулирования связывает систему управления с внешней средой.

       Регулирование в системе менеджмента призвано детерминировать всякое отклонение от нормы и достигать такой  деятельности системы, при которой  все отклонения состояния системы менеджмента от заданного значения, нормы, выравниваются.

       Вместе  с функцией регулирования в системе менеджмента качества осуществляется координирование – обеспечение согласованности действий по времени и в пространстве органа управления и должностных лиц, а также между системой и внешней средой. Координирование обеспечивает быстродействие системы менеджмента, гармонию взаимосвязей подразделений, маневрирование ресурсами, техническими и трудовыми, когда меняются технико-экономические задачи. Координация – это синхронизация усилий всех участников производства, которая позволяет эффективно достигать поставленных целей.

       Регулирование в системе менеджмента невозможно без коммуникации. Коммуникация - процесс межличностного и организационного общения при передаче информации внутри системы и во внешнюю среду. Посредством коммуникации информация передается одним лицам, которые принимают решения, и эти решения передаются исполнителям. Как показывает практика и исследования, в системе менеджмента большую часть рабочего времени занимают именно коммуникации - обмен информацией. Характер коммуникаций может быть различным – от устных распоряжений до заседаний, документов, отчетов, служебных записок. Широко используются электронная и телефонная связь, радио и телевещание. Таким образом, в интегрированной системе менеджмента устанавливается взаимодействие между подразделениями, осуществляется маневрирование ресурсами, достигается единство и согласование всех стадий менеджмента как процесса управления - планирования, организации, мотивации и контроля, а также согласованность действий руководителей. Коммуникации являются связующим звеном всей системы менеджмента.