1. Совещание как форма управленческого труда
2. Деловые совещания: сущность,  цели и типы совещаний
3. Основные задачи совещаний и их роль в управленческом процесс.

1  Совещание  как форма управленческого труда  

 

     Общеизвестен тот факт, который является законом, что при проведении любых дипломатических процедур главным является переговорный процесс. Не исключение экономика и бизнес. Для заключения любой сделки так же необходимы переговоры. Умение общаться с деловыми партнерами и убедить их согласиться или не согласиться с какими-либо условиями контракта, может в значительной степени повлиять на уровень прибыли, да и на успех бизнеса в целом.

     С другой стороны умение убедить своих  подчиненных или опровергнуть их неправильные действия так же  является очень важным фактором.

     Проблемы  ведения деловых совещаний являются ключевыми для достижения организационной  эффективности и побуждение людей  к достижению общих целей. Поэтому  данная тема является очень актуальной на протяжении уже нескольких столетий, при этом предела совершенствованию  технологии ведения деловых совещаний  нет.

     Объектом  исследования процессов деловых  переговоров, бесед и совещаний  является общество с ограниченной ответственностью «Альянс-тур».

     Целью курсовой работы является изучение ведения  приемов делового общения между  партнерами и  персоналом, а также  роль деловых совещаний в менеджменте  сервиса и туризма. В рамках поставленной цели решались следующие задачи:

       - значение деловых совещаний  вообще, их сущность, способы, типы, концепции, классификации и методы проведения.

       - анализ хозяйственной деятельности  предприятия ООО «Альянс-тур»

       - анализ  деловых совещаний на  примере   ООО «Альянс-Тур».

       - совершенствование процесса деловых  совещаний, на примере ООО «Альянс-тур».

     Основными методами исследования явились: метод  теоретического анализа процесса деловых  совещаний, и практический анализ хозяйственной  деятельности и деловых процессов  на  исследуемом предприятии.

     В качестве методов анализа использовались – Устав предприятия, утвержденный 07.0601996г., протоколы совещаний, счета фактуры, договора, ведомости расчетов готовой продукции, реализации собственных путевок, и туристских услуг, ведомости начисления заработной платы, своды по начислению взносов страховым фондам.

     2. Деловые совещания: сущность,  цели и типы совещаний

 

     Совещание – это форма делового общения  коллектива (группы) с целью обмена информацией и принятия коллективного  решения по актуальным для данного  коллектива проблемам, по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного  осмысления и решения. Коммуникантами в этой ситуации становятся: коммуникативный лидер (например, руководитель подразделения, отдела или один из ведущих сотрудников, которому поручено подготовить и провести совещание) и участники совещания, как правило, специалисты, в чьей компетенции находится данная проблема, или те, кому придется ее решать. Рассмотрим способы  проведения совещаний.

     Деловые совещания представляют собой вид  организации труда, действующей  очень короткие сроки и имеющий  определенную целенаправленность. Совещания  классифицируются по следующим признакам:

     1. Типы совещаний в зависимости от управленческих функций:

• Совещания по планированию. На таких совещаниях обсуждаются вопросы целеполагания, стратегии и тактики деятельности фирмы (организации), ресурсы, необходимые для реализации планов.
• Совещания по мотивации труда. Обсуждаются проблемы производительности и качества труда коллектива, отдельных работников. Рассматриваются проблемы удовлетворенности персонала, причин низкой мотивации, возможности ее изменения, моральное и материальное стимулирование. Кроме того, предметом обсуждения на таком совещании становятся вопросы дисциплины, повышения включенности людей в дело, развития у них приверженности фирме, корпоративной культуре.
• Совещания по внутрифирменной организации. Предметом обсуждения на таком совещании становятся: вопросы структурирования организации, координации действий структурных подразделений; проблемы делегирования полномочий, внесение корректив в структуру или направление деятельности фирмы (предприятия) из-за изменений во внешней среде; вопросы ответственности и др.
• Совещания по контролю за деятельностью работников. Посвящены, как правило, обсуждению результатов той или иной деятельности, достижению поставленных целей, проблемам срывов, низкой производительности, причинам этих явлений. Обсуждаются вопросы коррекции планов и задач в соответствии со сложившимися обстоятельствами, дисциплинарной ответственности работников, способов контроля и пр.
• Совещания, специфические для фирмы (предприятия). Обсуждаются оперативные вопросы управления в связи с ситуацией в фирме, инновации и возможности их внедрения, проблемы выживаемости, конкурентоспособности, имиджа фирмы, ее стиля.
• Деловые совещания могут классифицироваться по тематике рассматриваемых вопросов, по форме проведения, по основной задаче. Последние  подразделяются на инструктивные, оперативные (диспетчерские) проблемные.

     2. Виды совещаний по назначению:

• вырабатывающие и принимающие решения;
• разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;
• подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям;
• оперативные (диспетчерские).

     3. По периодичности (частоте) проведения:

• разовые;
• регулярные;
• периодические.

     4. По количеству участников:

• узкий состав (до пяти человек);
• расширенные (до двадцати человек);
• представительные (свыше двадцати человек).

     5. По степени стабильности состава участников совещания:

• с фиксированным составом;
• с приглашаемыми по списку, составленному для каждого совещания; 
• комбинированные.

     6. По принадлежности:

• партийные (и других общественных организаций);
• административные;
• научные и научно-технические;

 

     Цель  инструктивных совещаний – передача необходимых сведений и распоряжений "сверху вниз" по схеме управления для скорейшего их выполнения. До сведения участников совещания доводится принятые руководителем предприятия или организации решения, распределяются задачи соответствующим инструктажем, разъясняются неясные вопросы, определяются сроки и способы выполнения поручения. Цель оперативных (диспетчерских) совещаний – получение информации о текущем состоянии дел.

     В отличие от конструктивных совещаний, информация поступает "снизу вверх" по схеме управления. Участники такого совещания сообщают сведения о ходе работы на местах. Оперативные совещания  проводятся регулярно, всегда в одно и то же время, список участников постоянный, специальной повестки дня не имеется, они посвящаются неотложным задачам  текущего и последующих 2-3 дней. Цель проблемных совещаний – поиск наилучших решений – определение проблем в кратчайшие сроки. Оптимальное решение можно  получить, используя следующие способы:

1. нахождение решения без предварительной подготовки возможных решений на основе обсуждения всех предложений, внесенных участниками в ходе заседания;
2. выбор оптимального решения из двух или нескольких вариантов, заранее подготовленных к обсуждению;
3. принятие решения, найденного руководителем до заседания, по средствам убеждения  сомневающихся в его правильности.

     В качестве основной коммуникативной  задачи следует определить необходимость  принятия коллективного решения  на основе равного  (право каждого  высказать и обосновать свое мнение), при условии, что  в решение  вопрос затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений, организации или фирмы, когда  для решения вопроса необходимо воспользоваться мнениями различных  работников.

     Суть  обзора основных задач деловых совещаний  заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений, а это значит, руководителю совещания нужно иметь способность адаптироваться в сложившемся коллективе, быть коммуникабельным, умеющим работать с аудиторией, и работать на положительный конечный результат.

     Практика  деловой жизни показывает, что  деловые совещания более эффективны, чем просто административные решения  узкого круга управленцев.

     Основная  цель делового совещания – принятие определенных решение или, как правило, координация взаимных действий.

     Задолго до создания теории менеджмента отмечалось, что стабильность, бережливость и общая благонадежность работников  важны так же, как и их развитие.

     Тип речевого жанра совещания – информационно-убеждающий.

     Характер  общения при переговорах –  ролевой, официальный, публичный устный.

     Особенность речевой ситуации деловых переговоров  – общение происходит в конкретных условиях, в официальной обстановке, между профессионалами, как правило, в коллективе единомышленников. Это  придает общению особый личностный характер, тогда как у собеседников есть определенное сложившееся мнение друг о друге [8, с. 35].

     В связи с этим, как и в рассматриваемых  выше ситуациях делового общения, участники  знают специфику данной профессиональной речи с ее особой фразеологией, профессионализмами сленгом.

     В композиционно-структурное единство совещания входят:

     1) открытые вопросы для получения общей картины проблемы, включают вопросы типа "что" для выявления  фактов, и "какие" для понимания отношения к этим фактам;

     2) поощрение, которое заключается в повторении ключевых слов. Тем самым вы получаете более полную информацию;

     3) обратная связь, которая может осуществляться в виде пересказа, чтобы выступающий понимал, что его правильно услышали;

     4) отражение и признание чувств, что дает понять собеседнику,  что вы заметили основные эмоции  выступающего;

     5) резюме, которое систематизирует, организует факты и эмоции.

     Вывод по  этой главе  следующий –  понятие и сущность  способов и типов деловых совещаний, состоит  в том, что  они являются ключевыми  для достижения организационной  эффективности. С одной стороны  рассматриваются, как   проводить  мероприятия, их качество, с другой стороны кто их и как проводит, но в любом случае – сочетание того и другого побуждает людей достичь общих целей.

3 Основные задачи совещаний и их роль в управленческом процессе

      

     Одна  из основных задач ведущего делового совещания – привлечь как можно больше фактов, чтобы более полно оценить сложность обсуждаемой проблемы, а также вовлечь присутствующих в процесс решения проблемы.   Конечно, у ведущего должна быть своя точка зрения на сложившуюся ситуацию, но необходимо знать и точку зрения других, чтобы понять, правы они или нет в своем понимании проблемы. Если верна чужая точка зрения, ведущий совещания может изменить свой взгляд на ситуацию. Если коллеги не правы или упускают что-то существенное, он может сообщить недостающие факты. Правильно поставленные вопросы прекрасный инструмент для того, чтобы направить совещание в нужное русло. В процессе проведения делового совещания очень важно контролировать его ход. Для этого руководителю следует:

     - постоянно поддерживать разговор;

     - немедленно принимать меры в  случае возникновения эмоционального  напряжения;

     - выслушивать мнения всех оппонентов;

     - нетерпимо относиться к экскурсам  в прошлое и к отклонениям  от темы;