Контроль как функция менеджмента и его эффективность

1.2.Виды и методы контроля

Контроль - это процесс  обеспечения достижения организацией своих целей. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности. Система контроля позволяет сравнивать полученные ею показатели с запланированными. Контроль обеспечивает организацию механизмом корректировки ее курса, если показатели отклоняются от приемлемых пределов.

Контроль можно классифицировать по следующим видам:

1. Оперативный контроль: связан с процессами, которые необходимы организации для преобразования ресурсов в продукты или услуги. Может принимать три формы, они различаются временем осуществления:

• Предварительный контроль: основными средствами осуществления является реализация (не создание, а реализация) определенных правил, процедур и линий поведения. Если писать четкие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, все это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано.

• Текущий (Экранирующий) контроль: обеспечивает, чтобы качество продукта или услуги соответствовали стандартам. Осуществляется в ходе проведения работ. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Для того чтобы осуществлять текущий контроль необходима обратная связь. Простейшим примером обратной связи является сообщение начальника подчиненным о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Обратная связь –  это данные о полученных результатах.
• Последующий (Послеоперационный) контроль: концентрируется на отдаче организации. Заключительный контроль дает руководству информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Вторая функция – способствовать мотивации. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми.

2. Финансовый контроль: связан с контролем финансовых ресурсов по мере их притока в организацию, движения в организации и оттока из нее.

• Сметы: обычно устанавливаются для рабочих групп, отделов, отделений и организации в целом. Обычным периодом является год. Сметы обычно имеют денежное выражение, но тоже могут выражаться в объеме продукции, времени и т.п. Они позволяют измерять показатели и проводить сопоставление между отделами, между уровнями в организации и между разными периодами времени, помогают компании координировать ресурсы и проекты, служат руководством в отношении ресурсов и ожиданий организации. Сметы дают только общие рекомендации, но управляющие не всегда понимают, что изменяющиеся обстоятельства могут потребовать внесения корректировок в сметы. А также процесс разработки смет требует много времени. Система смет может привести к наказанию управляющего, который составил завышенную смету и не уложился в нее.
• Финансовые проверки (аудит): является независимой оценкой учетных и финансовых процедур организации. Внешний аудит - это финансовая оценка, проведенная экспертами, которые не являются служащими организации. Внутренний аудит проводится служащими организации. Его задачей, как и задачей внешнего аудита, является подтверждение точности финансовых учетных процедур. Внутренний аудит, кроме того, проверяет данные процедуры на эффективность и пригодность.
• Финансовые отчеты – это очерчивание определенного аспекта в финансовых обстоятельствах организации. Информация из таких отчетов используется для того, чтобы рассчитать важные финансовые ресурсы.
• Анализ коэффициентов: финансовые коэффициенты сравнивают между собой различные статьи баланса или отчета о прибылях и убытках. Эти коэффициенты обеспечивают управляющих отправными точками отсчета для анализа деятельности.

3. Структурный контроль: сосредоточивается на том, насколько структурные элементы организации соответствуют своему назначению.

• Бюрократический контроль: характеризуется формальными и механическими структурными построениями. Цель - добиться подчинения служащих. Предполагаются строгие правила, жесткая иерархия, дополнительные структуры и строгие стандарты деятельности.
• Клановый контроль: более гибкий подход, и целью его является преданность служащего организации. Основывается на групповых нормах и развитой корпоративной культуре и возлагает на служащих бремя ответственности самоконтроля. Организации, использующие данный подход, обычно имеют "плоскую" структуру. Они поощряют групповую деятельность и участие служащих в общем процессе.

4. Стратегический контроль: фокусируется на том, насколько эффективны стратегии организации в достижении целей. Обычно сосредоточивается на структуре, руководстве, технологии, трудовых ресурсах организации, а также на информационных системах и системах оперативного контроля.

5. Централизованный контроль:
• Любая организация в мире отвечает за оперативную отчетность о результатах деятельности перед головной конторой.
• Управляющие головной конторы часто посещают зарубежные отделения для наблюдения за их работой.
• Существует четкий контроль за ключевыми стратегическими решениями.

Децентрализованный контроль

• Зарубежные подразделения должны отчитываться менее часто и не по всем показателям.
• От отделений обычно требуется представление кратких отчетов о деятельности только ежеквартально, а полных отчетов всего лишь раз в год.
• Визиты в головную контору менее часты и в меньшей степени связаны с отслеживанием и оценкой деятельности.

Методы документального  и фактического контроля:

1. Проверки: производятся по отдельным вопросам финансово-хозяйственной деятельности на основе отчётных, балансовых и расходных документов. Выявляются нарушения финансовой дисциплины и намечаются мероприятия по их устранению.
2. Обследование: охватывает широкий спектр финансово-экономических показателей обследуемого экономического субъекта для определения его финансового состояния и возможных перспектив развития. В ходе обследования могут осуществляться контрольные обмеры выполнения работ, расхода материалов, топлива, энергии и т.д.
3. Надзор: производится контролирующими органами за экономическими субъектами, получившими лицензию на тот или иной вид финансовой деятельности, и предполагает соблюдение ими установленных правил и нормативов, нарушение которых влечёт за собой отзыв лицензии. Например, осуществляется надзор со стороны ЦБ России за деятельностью коммерческих банков; со стороны Департамента страхового надзора Минфина России – за страховыми фирмами.
4. Анализ финансового состояния: предполагает детальное изучение периодической или годовой финансово-бухгалтерской отчетности с целью общей оценки результатов финансовой деятельности и ликвидности, обеспеченности собственным капиталом и эффективности его использования.
5. Наблюдение (мониторинг) – постоянный контроль со стороны кредитных организаций за использованием выданной ссуды и финансовым состоянием предприятия-клиента; неэффективное использование полученной ссуды и снижение ликвидности может привести к ужесточению условий кредитования, требованию досрочного возврата ссуды.
6. Ревизия – взаимосвязанный комплекс проверок финансово-хозяйственной деятельности предприятий, учреждений и организаций, проводимых с помощью определенных приемов фактического и документального контроля. Ревизии проводятся органами  управления в отношении подведомственных предприятий и учреждений, а также различными государственными и негосударственными органами контроля.

3. Значение функции контроля и его взаимосвязь с другими

функциями менеджмента

В классическом представлении  категория «управление» шире категории  «менеджмент», так как она применяется  к различным видам человеческой деятельности. Всякий процесс управления содержит две взаимосвязанные части: объект управления (предмет приложения действий) и субъект управления (та часть, которая производит целенаправленное действие). Управление представляет собой  осознанную целенаправленную деятельность человека, с помощью которой он упорядочивает и подчиняет своим  интересам элементы внешней среды. Управление многообразно и существует в самых различных видах. Это  может быть техническое управление, государственное управление, идеологическое управление, управление социальными  процессами, управление образовательными процессами и, наконец, хозяйственное управление.

Если речь идет о технологической  системе, то говорят «управление», а  если об организационной структуре (с людскими ресурсами) – это менеджмент. Менеджмент означает сферу деятельности, связанную с организацией работы людей ни предприятиях различного рода. В то же время – это область знаний, в рамках которой изучаются возможности эффективного управления.

Английское слово «менеджмент» (management) не переводится на русский язык дословно. Его принято переводить как «управление», а «менеджер» - как «руководитель». Первоначально оно обозначало искусство управлять лошадьми и произошло от глагола to manage, который примерно означает «объезжать лошадей» и, в свою очередь, восходит к латинскому manus – «рука».

Особое место менеджмента  в рыночной экономике обусловлено  тем, что именно он должен обеспечить связанность, интеграцию производственных, экономических процессов, внутренние ресурсы и внешнюю среду, усиливать адаптивность, конкурентоспособность. Знания основ менеджмента, методов построения организации, принятия решений – залог эффективной работы предприятия.

Сущность менеджмента  выражается в его функциях, то есть тех задачах, для решения которых  оно предназначено. Основных функций  четыре: планирование, организация, мотивация, контроль (рисунок 1)

Рис.1 Четыре первичные функции управления

Планирование. Функцией менеджмента  «номер один» общепризнанно считается  планирование. Планирование – это  принятие решения о том, какие  должны быть цели организации, и что  надо делать для их достижения. Реализуя ее, предприниматель или управляющий  на основе глубокого и всестороннего  анализа положения, в котором  в данный момент находится фирма, формулирует стоящие перед ней  цели и задачи, разрабатывает стратегию  действий, составляет необходимые планы  и программы. Образно говоря, речь идет об определении того, «где мы находимся  в настоящее время, куда хотим  двигаться и как собираемся это  делать». Планирование представляет собой  непрерывный процесс изучения новых  путей и методов совершенствования  деятельности фирмы за счет выявленных возможностей, условий и факторов, так как по достижению поставленных целей формулируются новые.

Реализация разработанных  планов и программ входит в содержание других функций, и, прежде всего функции  организации. Организационная функция  тесно связана с функцией планирования. Ее сущность превосходно выразил  великий полководец А. В. Суворов: «Каждый  солдат должен знать свой маневр». Если офицер не сумел организовать своих  подчиненных в согласованно действующую  боевую единицу – он погибает вместе со всеми. Для обычного менеджера ситуация лучше – в худшем случае разорится его фирма. Фирма, имеющая много разных планов, при отсутствии цельной схемы (структуры) претворения их в жизнь обречена на провал.

Организационный этап –  это этап создания реальных условий  для достижения запланированных  целей. Речь идет о создании (формировании) структуры фирмы и обеспечении  ее всем необходимым для решения  задач, определенных на первом этапе  процесса управления – этапе планирования.

Поскольку всю работу выполняют  люди, то посредством этой функции  определяется, кто именно должен выполнять  каждое конкретное задание, а также  какие для этого потребуются  средства. Руководитель делегирует задания  и полномочия или берет на себя ответственность за результат.

Чтобы дела на предприятии  шли успешно, необходимы высокая  активность и хорошее качество работы ее сотрудников. Поэтому очень важно  заинтересовать их в таком отношении  к труду, создать соответствующие  мотивы. Для этого требуется определить, чего же они хотят и выбрать  наиболее подходящий для предприятия  и действенный для персонала  способ удовлетворения выявленных потребностей, то есть поощрения. Другую сторону мотивации  составляют наказания, которые также  иногда приходится применять по отношению  к сотрудникам, которые допустили  нарушения технологической или  производственной дисциплины. Мотивация  – это деятельность менеджера, направленная на активизацию сотрудников фирмы  в плане повышения эффективности  их труда для достижения, как личных целей, так и целей фирмы. Мотивация  – осуществление действий, обеспечивающих выполнение работы в соответствии с  делегированными сотрудникам служебными обязанностями.

В XIX и ХХ веках считалось, что люди всегда будут работать лучше  и больше, если имеется возможность  больше заработать. Однако специалисты  показывают несостоятельность чисто  экономического подхода. Мотивация  является результатом сложной совокупности потребностей.

Мотивация трудовых отношений  – это совокупность стимулов, побуждающих  работников к активной трудовой деятельности. В этих целях используются: