Информационное обеспечение работы менеджера

     Информационное  обеспечение управленческой деятельности должно учитывать существующие законодательные  и нормативные ограничения, обеспечивать необходимый уровень безопасности при использовании технических  средств. Нормативно-методическая база информационного обеспечения управленческой деятельности – это совокупность законов, нормативных правовых актов  и методических документов, регламентирующих технологии создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации. Она включает в себя:

• законодательные акты РФ;
• указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы работы с документами;
• правовые акты федеральных органов исполнительной власти;
• правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ, регламентирующие вопросы организации работы с документами;
• методические материалы по работе с документами;
• государственные стандарты на документацию;
• унифицированные системы документации.

     Любая организация существует в некоторой  внешней среде, образуемой государством, другими организациями, людьми, общественными  объединениями и отношениями  между ними. Эта же организация  порождает свою внутреннюю среду.

     Внутренняя  среда формируется совокупностью  структурных подразделений предприятия  и работающих там людей и отношениями  между ними. В зависимости от источника  возникновения информации в рамках организации выделяют внутреннюю и  внешнюю информации. Внутренние источники  информации – это внутриорганизационные  подразделения. Они порождают плановую, контрольную, учетную, научно-техническую, аналитическую и другую информации.

     Информация  внутренней среды – точная, полная, отражает финансово-хозяйственное  состояние. В качестве внешних источников информации могут выступать:

     - законодательные и регулирующие  органы;

     - клиенты и партнеры предприятия;

     - информационные агентства;

     - конкуренты;

     - органы статистического учета.

     Информация  из внешней среды часто приблизительна, неточна, неполна, противоречива, имеет  вероятностный характер.

     Удовлетворение  информационных потребностей осуществляется на основе обработки и анализа  информации. Эти действия совершаются  как в плановом порядке, так и  в рамках информационных запросов. Последние бывают следующих видов:

• простые и сложные запросы;
• формализованные и неформализованные запросы.

     Формализованные запросы характеризуются заданностью исходной и выходной информации, а также определенностью алгоритма получения последней из первой. Если формализованные действия автоматизированы, то гораздо проще обрабатывать неформализованные случайные запросы.

     В результате обработки информации формируются  документы и отчеты с недокументированной  информацией, которые предоставляются  органам управления.

     Возможны  две основные формы организации  информационного обеспечения управленческой деятельности – централизованная и  частично или полностью децентрализованная.

     Централизованное  информационное обеспечение основано на создании единой для всех подразделений  организации службы, централизованном хранении, обработке и предоставлении информации и таком же централизованном управлении техническими средствами и  информационными технологиями.

     Децентрализация предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах  непосредственно на рабочих местах.

     Достоинства и недостатки обеих технологий привели  к необходимости придерживаться частично децентрализованного подхода  – организации информационного  обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из персональных компьютеров, и центов обработки общей для  организации информации, в которых  располагаются соответствующие  базы данных, общие для любых функциональных подсистем. 

Глава 2 Документационное обеспечение работы руководителя 

2.1 Системы документации 

2.1.1 Организационно-правовая  документация

     Одна  из основных управленческих функций, реализуемых  в деятельности организаций –  организация системы и процессов  управления, т.е.:

• создание организации;
• регистрация организации;
• установление ее структуры;
• определение штатной численности, номенклатуры должностей руководителей, специалистов, технических исполнителей;
• регламентация деятельности структурных подразделений и работников;
• установление режима работы и системы охраны;
• организация труда работников оценка труда работников.

     Организационная деятельность учреждения фиксируется  в организационно-правовых документах. К ним относятся:

• учредительный договор – это договор, в котором стороны обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности;
• устав – правовой акт, определяющий статус, организационную структуру, цели, характер и порядок деятельности созданного юридического лица;
• положение об учреждении – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности;
• регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа;

     Организационно-правовые документы в обязательном порядке  проходят процедуру утверждения  уполномоченным на это органом –  вышестоящей организацией, руководителем  данной организации, коллегиальным  органом или руководителем структурного подразделения. С точки зрения действия организационно-правовые документы  относятся к бессрочным.

     Разрабатывает эти документы учреждения или  подразделения с привлечением юристов  и квалифицированных специалистов. В процессе подготовки данные документы  в обязательном порядке проходят процедуру согласования со всеми  заинтересованными подразделениями  и лицами, юристом, заместителями  руководителя организации. 

2.1.2 Распорядительная  документация

     Руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и издавать распорядительные документы. Основное назначение распорядительных документов – регулирование и  координация деятельности.

     Решения, фиксируемые в распорядительных документах, могут касаться совершенствования  организационной структуры учреждения, определения или корректировки  средств и способов осуществления  основной деятельности, обеспечения  организации финансовыми, трудовыми  и иными ресурсами. В юридическом  плане такие документы относятся  к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления.

     С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

• правовые акты федерального уровня;
• правовые акты, действующие на уровне субъектов РФ;
• правовые акты организаций, предприятий.

     Распорядительные  документы могут издаваться совместно  несколькими органами управления. С  точки зрения порядка разрешения вопросов эти документы делятся  на:

• документы, издаваемые в условиях коллегиальности (постановления, решения);
• документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений (приказы, распоряжения, указания).

     Постановление – это правовой акт, принимаемый  органами федеральной исполнительной власти, а также исполнительными  органами субъектов РФ в целях  разрешения наиболее важных и принципиальный задач, стоящих перед данными  органами, и установления стабильных норм, правил. Решение – это правовой акт, принимаемые органами организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации в  целях разрешения основных и оперативных  задач, стоящих перед организацией. 

2.1.3 Справочно-информационная  документация

     Процесс принятия управленческих решений основан  на сборе и обработке объективной  и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел  в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее  место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, докладные  записки, переписка и др. Эти документы  не содержат поручений, не обязывают  выполнять поручения, а сообщают сведения, побуждающие принимать  определенные решения. Особенностью этих документов является то, что они  идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к  руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

     В состав информационно–справочных документов входят:

• докладная записка – это документ, адресованный руководителю или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого–либо вопроса с выводами и предложениями составителя;
• служебная записка – это документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый по вопросам материально–технического, информационного, хозяйственного обеспечения др. работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения;
• объяснительная записка – это документ, объясняющий причины какого–либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу;
• предложение – это документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу;
• заявление – это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника;
• служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте;
• электронное сообщение – это документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере;
• справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий;
• отзыв – это документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.

2.2 Порядок движения  документов в организации 

     Документооборот, или порядок движения документов в организации, можно разделить  на следующие этапы:

1. экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;
2. предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
3. организация рационального движения документов внутри организации;
4. экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов.

2.2.1 Экспедиционная обработка  поступающих документов