Функции менеджмента в современной теории управления

• наличие в каждом документе необходимой и достаточной для принятия решений информации;
• рациональные потоки информации путем устранения дублирования документов и содержащихся в них показателей;
• минимизацию маршрутов прохождения документов от источника до потребителя;
• эффективный контроль за сроками исполнения документов;
• унификацию форм документов.

На практике выделяют также понятие "полезная информация". Данное понятие принято интерпретировать как любую информацию, свидетельствующую о состоянии дел на предприятии, а также информацию, используя которую предприятие может улучшить свои позиции[1.с.52].

С помощью современных информационных технологий, в частности Internet, можно объединять сотрудников разных отделов и даже филиалов, находящихся в разных городах и странах, во временные рабочие группы для совместной работы над проектами или для решения каких-либо проблем. Также данные системы предоставляют работникам возможность максимально реализовать свой творческий потенциал.

Управленческое решение - это нахождение определенного варианта действий посредством выявления и оценки альтернатив, осуществление этой деятельности и ее конечный результат.

Управленческие решения классифицируются по следующим признакам:

• по стадиям жизненного цикла товара;
• по подсистемам системы менеджмента;
• по сферам деятельности;
• по масштабности;
• по организации выработки;
• по видам и количеству целей;
• по иерархии планирования (стратегические, тактические, оперативные);
• по выполняемым функциям (функциональным областям);
• по объектам воздействия;
• по времени (краткосрочные, средне- и долгосрочные);
• по методам формализации;
• по степени использования информации;
• по общим функциям управления;
• по формам отражения;
• по уровням принятия решения (на уровне индивида, подразделения или организации);
• по степени структурированности (слабо структурированные - не запрограммированные и высоко структурированные -запрограммированные);
• по содержанию (экологические, социальные, организационные, научные, технические и т. д.);
• по глубине воздействия (одноуровневые, многоуровневые);
• по направлению решения (внутрь организации или за ее пределы);

Принятие и реализация решений - это "центр", вокруг которого вращается деятельность организации. Решение можно рассматривать как результат управленческого труда, а его принятие и реализацию - как процесс, ведущий к этому результату.

Принятие решений сокращает разрыв между настоящим и будущим организации. Данный процесс лежит в основе планирования деятельности организации, так как план - это набор решений по размещению ресурсов для достижения целей.

Для принятия правильных решений требуются знания и опыт. Значительную роль в этом играет также и интуиция. Она включает в себя предчувствие, воображение, проницательность. Развитая интуиция - это умение держать все, что связано с проблемой, в голове в течение всего процесса. Всеобщий и одновременный охват проблемы и ее решения позволяет менеджеру с развитой интуицией быстро переходить от этапа к этапу. Очень часто опытные руководители, приняв правильное решение, затрудняются объяснить, как они это делали.

Принятие и реализация решений - сложный процесс, состоящий из нескольких стадий и этапов.

 

1.4 Характеристика функций менеджмента

 

Планирование - это первая, важнейшая функция процесса управления, представляющая собой процесс разработки плана, определяющего то, что нужно сделать (достичь) и какими методами, сообразуясь со временем и пространством.

Если плановые показатели недостаточно обоснованы, то, как бы хорошо организация ни работала на последующих этапах, результат будет низким. Поэтому от правильно сформулированных планов в значительной мере зависит качество управления.

Функция планирования призвана ответить на следующие вопросы:

• где мы находимся в настоящее время? Менеджеры должны оценить сильные и слабые стороны организации в основных ее областях (финансы, персонал, маркетинг, НИОКР), чтобы определить, чего может реально добиться организация;
• куда мы хотим двигаться? Менеджеры должны, оценивая возможности и угрозы в окружающей организацию среде, определить, какими должны быть цели организации и что может помешать их достижению;

- как мы собираемся сделать это? Менеджеры решают, что должны делать члены организации для достижения целей[6.с.97].

Основные задачи планирования деятельности организации:

• выбор оптимальной стратегии деятельности организации на основе прогнозов альтернативных вариантов;
• обеспечение устойчивости функционирования и развития организации;
• формирование оптимального по номенклатуре портфеля инноваций и инвестиций;

- комплексное обеспечение выполнения планов;

• формирование организационно-технических и социально-экономических мероприятий, обеспечивающих выполнение планов;
• координация выполнения планов по заданиям, исполнителям, ресурсам, срокам и качеству;

- стимулирование выполнения планов.

К главным принципам планирования относятся все научные подходы к менеджменту: системный, комплексный, интеграционный, маркетинговый, функциональный, динамический, воспроизводственный, процессный, нормативный, количественный, административный, поведенческий, ситуационный[7.с.59]. Их соблюдение является обязательным условием разработки обоснованного плана.

К дополнительным принципам планирования относятся:

• ранжирование объектов по их важности;
• точность;
• сбалансированность плана;
• гибкость;
• вариантность плана;
• непрерывность;
• экономическая обоснованность показателей;
• преемственность стратегического и текущего планов;

-  единство (означает связь планируемого звена с организацией в целом);

• автоматизация планирования;
• согласованность плана с параметрами внешней среды;
• участие (тех, кого план непосредственно затрагивает);
• социальная ориентация плана;

-   обеспечение обратной связи системы планирования при управлении.

Планы содержат перечень того, что должно быть сделано, определяют последовательность, ресурсы и время выполнения работ, необходимые для достижения поставленных целей. Соответственно, планирование включает:

• анализ ситуации и факторов внешней и внутренней среды;
• установление целей и задач;

• разработку стратегий, программ и планов для достижения целей;

• оценку альтернативных вариантов плана;

• определение необходимых ресурсов и их распределение по целям и задачам;
• доведение планов до всех, кто их должен выполнять и кто несет ответственность за их реализацию.

В целом функция планирования осуществляется в современных организациях на двух уровнях: стратегическом и оперативном.

Из стратегического планирования вытекает оперативное (обычно годичное) планирование, которое строится достаточно детально. В соответствии с этим планом по каждому направлению деятельности организации определяется объем деятельности, составляются планы по привлечению рабочей силы и капитальных вложений, планы выпуска продукции. Годовой план детализирует планы производства и сбыта поквартально и помесячно. При этом каждое подразделение ежемесячно уточняет прогнозы продажи и затраты и приводит свои планы в соответствие с этими уточнениями.

Оперативное планирование деятельности предприятия осуществляется в ряде случаев на основе бизнес-плана. В нем должен быть определен курс, которого намерена придерживаться организация в определенный промежуток времени (обычно год, но в сегодняшних российских условиях нестабильности российской экономики горизонт бизнес-планирования может снижаться до 1-3 месяцев [10.с.54]).

Бизнес-план разрабатывается в следующих основных случаях:

• при освоении новых сфер деятельности организации;
• при создании новых видов бизнеса;
• при решении вопросов выхода организации из кризиса неплатежей;
• при приватизации государственных и муниципальных предприятий (для обоснования предложений по приватизации и определения круга задач по санированию (оздоровлению) приватизируемых предприятий);
• при открытии организаций;
• при внедрении новых продуктов;
• при разработке концепции ведения бизнеса в перспективе.

Бизнес-план также, по существу, является эталоном, с которым можно сравнивать фактические результаты деятельности организации.

     

Следующей функцией процесса управления является организация. Задачи ее:

• деление организации на части и делегирование выполнения общей управленческой задачи путем распределения ответственности и полномочий;
• формирование организационной структуры организации, налаживание взаимодействия ее элементов;
• создание условий для формирования определенной организационной культуры организации;
• организация выполнения принятых решений;
• текущая организация производственного, торгового и иных процессов;
• обеспечение деятельности организации всеми видами ресурсов;
• преобразование (реорганизация) системы в ходе развития из менее организованного состояния в более организованное (техническое перевооружение, реконструкция предприятия и т. д.).

Данный термин имеет сложную семантику, несколько смысловых значений. Другие значения его будут рассмотрены далее.

При этом, важное значение имеет рациональная организация управленческих процессов. Эти процессы подразделяются на основные, вспомогательные и обслуживающие. При этом в качестве предмета труда выступают управленческое решение, информация, документы. Если операция направлена на изменение параметров предмета труда, то процесс является основным. К обслуживающим управленческим процессам относятся накопление, контроль и передача предмета труда, к вспомогательным - операции, в результате которых создаются нормальные условия для выполнения основных и обслуживающих процессов.

Основными условиями рациональной организации управленческих процессов являются:

• пропорциональность;
• непрерывность;
• наличие целей;
• эластичность действий;
• устойчивость;
• разделение труда;
• кооперация труда;
• соблюдение норм управляемости;
• делегирование обязанностей и полномочий;
• параллельность;
• прямоточность (информационных потоков);
• ритмичность;
• концентрация однородных предметов труда в одном месте;

•  гибкость процессов.

Так, при пропорциональности достигается равная пропускная способность разных рабочих мест одного процесса, соразмерное обеспечение рабочих мест информацией, материальными ресурсами и т.д.; при параллельности - совмещение операций во времени, при прямоточности - оптимальный путь прохождения предметов труда, информации и т. д.; при ритмичности - равномерность выполнения управленческих процессов во времени; при непрерывности - максимальное использование рабочего времени для выполнения управленческих процессов и т. д.

Для соблюдения этих условий необходимо повышать повторяемость процессов и операций, что достигается путем унификации и типизации разнохарактерных частичных процессов.

Важное условие рациональной организации управления - делегирование менеджером полномочий подчиненным, которые будут принимать решения в порученных им областях.

Делегирование означает передачу задач и прав на принятие решений лицу, которое принимает на себя обязанность по их выполнению. Делегирование имеет фундаментальное значение для функционирования организации и роста эффективности управления.