Формальное и неформальное управление

      Одним из блестяще отработанных бюрократий способов уклонения от личной ответственности  является нехитрый метод передачи решения  вопроса коллегиальному органу, различным  комиссиям и совещаниям – призыв «поручить комиссии рассмотреть  данный вопрос более глубоко и  всесторонне» вызывает настороженность  у опытного руководителя. Другой блестящий  бюрократический прием, известный  еще древним римлянам и отшлифованный  за столетия до удивительного совершенства, - метод подмены дела словом.

      Аналитические данные Института государства и  права Академии наук РФ позволяют  определить характерные черты бюрократичекого сознания:

• безразличие к целям и задачам деятельности организации, что проявляется в преувеличении внимания к процедуре, форме в ущерб существу дела. Традиционной маскировкой такого равнодушия являются повышенная бдительность и якобы существующая необходимость выполнять формальные указания, циркуляры и предписания (известна горькая шуточка о медсестре, которая будит больного «Проснитесь, вам пора принять снотворное»);
• подмена общих государственных интересов узковедомственными, корпоративными и особенно частными. Такой чиновник руководствуется в основном формальными указаниями и соображениями карьеры и изначально не только нравственно неполноценен, но и профессионально неэффективен. Вся его деятельность предельно прагматична и рациональна, – важна только та работа, только те люди, которые могут принести личную выгоду;
• консерватизм, боязнь и нежелание перемен (особенно если эти перемены сокращают зону интересов чиновника), предельное сокращение любой неопределенности и риска. Все эти тенденции неминуемо ведут к застою, стагнации;
• бюрократ высокого уровня, как и большинство работников сферы управления, по своему талантлив: он великий мастер – имитатор бурной деятельности, виртуозно владеет демагогией и в совершенстве умеет уйти от неприятных, обременительных и ответственных заданий, умеет собирать и утаивать важную информацию, прекрасно ориентируется в корпоративных секретах своих коллег. И все же основа бюрократического сознания – посредственность. Верно заметил Оноре де Бальзак: «Существует только одна гигантская машина, управляемая пигмеями, и это бюрократия»;
• широкое и умелое применение штампа с грифом «секретно» позволяет спрятать важную для коллектива информацию и подкрепить репутацию как надежного, осторожного и бдительного сотрудника. Известно, что крупный итальянский физик Э. Ферми, много настрадавшийся от бдительности чиновничьего аппарата, написал на конверте одного из писем «Совершенно секретно, сжечь до прочтения».
• Умение перенести на свою персону регалии того высокого учреждения, где он служит, и, как следствие этого, талантливо играть роль недоступного, барственного вельможи. В этом случае в ход идут отработанные приемы закрытия доступа к барину: милицейский пост при входе в учреждение, неприступный секретарь, длительные сроки рассмотрения просьб и жалоб, резкость и безапелляционность высказываний в адрес рядовых сотрудников и просителей.

      Однако  бюрократия как форма организации  имеет не только недостатки, но и  преимущества.

      Преимущества  бюрократии:

• возможность принимать решения согласно общим критериям
• заинтересованность в поддержании высокого уровня компетенции служащих
• уменьшение коррупции благодаря полной занятости и фиксированному окладу

Недостатки  бюрократии

• Сдерживание  инициативы работников
• Исключение из процесса экспертизы талантливых людей
• Неспособность полностью ликвидировать коррупцию

      Сложность борьбы с бюрократией заключается  в том, что не всегда удается распознать, кто прячется под маской добросовестного  сотрудника, старающегося сохранить  административный порядок и зачищающий организацию от волюнтаризма и хаоса. Ошибочно принимать за бюрократа  каждого работника аппарата управления, отождествлять бюрократизм с  организованностью и порядком, без  которых немыслим труд коллектива. Ведь бюрократия реализует свою власть на основании формализованных в принципе разумных правил, првомерность которых закреплена в служебных инструкциях и законах. Таким образом, бюрократия проявляется в легальном господстве и становится выразителем воли закона, гарантом объективной рациональности при жесткой иерархии и выраженной централизации управления.

      Существенно подрывают основы бюрократии, расширяющиеся  с каждым годом компьютерные методы обработки информации, так как  они объективны и широко открыты  для всех пользователей. Компьютер  претендует раскрыть общественности даже такие охраняемые тайны, как наличие  билетов на самолет или свободных  мест в гостинице. И два века назад  опасность бюрократического стиля  управления понимали в России со всей очевидностью: «Когда начальство вместо настоящих дел занимается одними рапортами о получении и исполнении указов, ответами и объяснениями –  сие правление по существу и течению  дел доказывает происходящий от него вред. Все остается на одних бумагах». В весьма своеобразной форме выразил  свой протест против армейской формалистики и бюрократии великий писатель Эдгар По во время его кратковременного обучения в Вест-Пойнтской военной академии. В 1831 году слушателям академии было приказано явиться на парад «с белым поясом, в белых перчатках и при оружии», и он вышел на парад точно в соответствии с приказом – вся его одежда состояла только из белого пояса и белых перчаток и, хотя он был при оружии, из Вест-Пойнта его исключили за «грубое нарушение воинского долга».

      Что же можно противопоставит бюрократизму? Нужно помнить, что каста бюрократов, несмотря на попытки спрятаться, разнообразить  методы бюрократии, все же распознаваема  и по своей сути глубоко антиобщественна. Бюрократия действует в обстановке постоянного страха, под угрозой  разоблачения ее творческой и духовной неразвитости, и по мере дальнейшей демократизации общества, развития самоуправления этот страх все более усиливается. Открытость системы управления, гласность, общественный контроль, рост культуры и духовности общества губительны для  бюрократии.

      Преувеличение или усиление роли формального управления ведет к охарактеризованному  выше бюрократизму, делает управление бездушным, механическим и тем самым  снижает его эффективность. Но вообще без формального управления также  не может быть не только эффективного, но и нормального управления.

      Преувеличение роли неформального управления, особенно без учета конкретных обстоятельств  работы, анализа ситуации, также  чревато отрицательными последствиями. В этом случае управление может рождать  бесконечные конфликты, подхалимство, безответственность, протекционизм. 
 
 
 
 
 

2.2 Динамика развития  неформального управления

      В рамках этой темы можно рассмотреть  причины побуждающие вступать в  неформальные отношения и использовать этот метод управления.

• чувство принадлежности. Удовлетворение потребности в чувстве принадлежности – одна из самых сильных наших эмоциональных потребностей. Поскольку формальное управление сознательно лишает людей возможностей социальных контактов, рабочие вынуждены обращаться к неформальному управлению, чтобы обрести эти контакты;
• взаимопомощь. Естественно, можно обратиться за помощью к своему формальному начальнику. Однако одни считают, что начальник может плохо о них подумать, другие боятся критики. В этих и других случаях люди предпочитают прибегать к помощи неформального управления.
• Защита. Люди всегда знали, что сила – в единстве. В силу этого важной причиной вступления в неформальные отношения является  осознанная потребность в защите;
• Общение. Люди хотят знать, что происходит вокруг них. Поскольку в формальных отношениях система внутренних контактов довольно слабая, а иногда руководство намеренно скрывает от своих подчиненных определенную информацию, доступ к неформальному получению информации возможен только в неформальной организации;
• Симпатия. Люди часто вступают в неформальные отношения просто для того, чтобы быть ближе к тому, кто им симпатичен.

      Динамика  развития неформального  управления:

1. преодоление широко распространенного негативного, пренебрежительного отношения к неформальному управлению, признание этого вида управления  и работа с ним. При этом важно помнить, что ликвидация неформальных отношений могут сделать нежизненоспособной и формальные отношения;
2. внимательный учет мнения сотрудников при неформальном управлении, поощрение тех из них, которые помогают достижению целей организации. Необходимо всячески избегать противостояния формального и неформального лидеров;
3. постоянный учет влияния принимаемых решений,  и в первую очередь на неформальные отношения и недопущение негативных последствий такого влияния.
4. обязательное включение в процесс принятия важных решений участников неформального управления. Это устраняет или ослабляет сопротивление таких отношений принятым решениям.
5. систематическое обеспечение участников неформальных отношений достоверной информацией. Это минимизирует возможности распространения различного рода слухов и появления деструктивного для организации в целом поведения.

Таким образом, можно сделать вывод, что влияние  формального и неформального  управления  на межличностные отношения  играет очень большую роль в процессе развития организации. 
 
 
 
 
 
 

2.3. Сочетание формального и неформального управления

      Для более правильного управления организацией необходимо сочетать формальное и неформальное управление.

Факторы, от которых зависит  сочетание формального  и неформального  управления:

1. качество персонала: профессионализм, образование, отношение к работе, отношение к менеджеру, динамика личности (самообразование, профессиональный рост и прочее);
2. личность менеджера: человеческие качества, коммуникабельность, профессионализм, доброжелательность, целеустремленность;
3. социально-экономическая обстановка, внешняя и внутренняя. Влияет на возможности варьировать соотношение формального и неформального управления;
4. психологический климат, существующий в управляемом коллективе. Он выступает и как следствие неформального управления. Следствия всегда расширяют или сужают наши возможности. Это касается многих проблем;
5. тип управления: стратегическое, инновационное, маркетинг, корпоративное, антикризисное и прочее;
6. интересы, ценности и мотивы, господствующие в коллективе;
7. динамика развития коллектива, фирмы, организации

      В понимании формального и неформального  управления могут проявляться различные  тенденции изменения их сочетания. Существуют объективные границы  этих изменений, за которыми формальное управление или, точнее попытка формализации управления ведет к неустойчивости управляемой системы и в дальнейшем к  ее разрушению. Это ситуация превращения  человека в машину, робот.

      Но  есть объективные границы усиления неформального управления в рамках определенной организации или, точнее, определенного уровня управляемости. За этой границей система также скатывается  к кризисным ситуациям и разваливается. Это ситуации безответственности, отсутствия контроля, конфликтности.

      Но  если сочетание формального и  неформального управления строится в условиях повышения управляемости, тогда степень формализации управления имеет предел, потому что превратить человека в робота невозможно. А  вот степень неформального управления может увеличиваться неограниченно. Это объясняется тенденциями  развития человека, его сознания, профессиональной подготовки, системы ценностей и  прочее. И тогда изменение соотношения  формального и неформального  управления приобретает другую форму, и тенденции изменения этого  сочетания становятся разнообразными, предполагают выбор одной из них  по динамическим характеристикам роста  соотношения формального и неформального  управления.

      Методология управления (рейтинговые методики, методики оценки компетенций, методики 360-градусной обратной связи, ранговые системы, системы, основанные на оценке достижения поставленных задач)   также является важнейшим фактором сочетания формального и неформального управления. Она определяет необходимость использования научного, системного анализа в управлении. Построить необходимое сочетание невозможно без глубокого понимания всех факторов активизации деятельности человека в конкретных условиях его работы, без изучения господствующих в коллективе ценностей и интересов. Решение задачи по повышению качества формальной и неформальной оценки производительности лежит не в сфере улучшения технических средств в рамках той или иной методики. Оно состоит, на мой взгляд, в том, чтобы помочь менеджерам преодолеть трудности, с которыми они сталкиваются, пытаясь выразить словами то, что они знают о (реальной) производительности того или иного подчиненного, иначе говоря, помочь им превратить это свое знание в индивидуализированную качественную информацию.