Бизнес-информация и информационный менеджмент

     Обучение новым информационным технологиям должно быть разведено на два направления:

1. Развитие новых знаний и навыков;
2. Развитие личностного потенциала.

     Второе  направление – необходимый процесс  перед профильным обучением, так  как оно мотивирует, заинтересовывает сотрудника и позволяет решить ряд задач профессионального развития.

     2.2. Информационная  система и информационные  технологии как  средства информационного  менеджмента

     В управленческой практике информационная система или система информационного  обеспечения – это система сбора, хранения, накопления, поиска и передачи данных, применяемых в системе управления.

     В настоящее время известно два  подхода к разработке системы  ИО:

1. Функциональный подход.

     Каждое  подразделение фирмы самостоятельно организует и осуществляет операции по приобретению и обработке информации. Этот подход строится на том убеждении, что процесс подготовки и обработки информации неотделим от процессов производства и управления. Системы ИО, построенные на основе этого подхода, называются организационно-функциональными или линейно-функциональными.

     Система имеет свои «минусы»:

• Организационно-функциональные системы приводят к значительному дублированию информации;
• В проблемных ситуациях, которые требуют оперативного решения, ИС не проявляет значительной гибкости;
• На управленческие структуры и каналы связи ложится значительная нагрузка.
• Между функциональными подразделениями отсутствуют горизонтальные связи и это затрудняет и увеличивает по времени процесс передачи и анализа информации.

2. Системный подход.

     Процессы  сбора, обработки и передачи информации обособлены от процессов производства и управления. Процесс управления делится на работы творческие и работы технические. Отсюда происходит выделение  в особую группу технических работников аппарата управления.

     Выявлены  свои «плюсы»:

• Позволяет централизовать работы по сбору, обработке, хранению и передаче информации пользователям. В качестве пользователей выступают руководители.
• Возможность многократного использования информации.

     Системы ИО, построенные на основе этого подхода, называются интегрированными. Любая интегрированная система включает три основных компонента:

1. Банк данных;
2. Подсистема планирования – обеспечивает все управленческие звенья информацией, которая необходима для корректировки и использования долгосрочных планов.
3. Подсистема слежения – направлена на то, чтобы обеспечить управленческие звенья информацией о том, в какой мере фактическое состояние объекта соответствует запланированному.

     Информационная  система состоит из определённых компонентов:

• Компонент высококвалифицированных работников. Этот компонент включает инженерно-технический персонал, обслуживающий персонал, руководителей всех управленческих звеньев и уровней;
• Информационные ресурсы, используемые в управленческой деятельности;
• Материальные ресурсы – носители информации, технические средства сбора, обработки, хранения, передачи информации.
• Каналы циркулирования информации.

     Информационная  система – человеко-машинная система. Основные её показатели:

• Данная система характеризуется техническими показателями, по которым можно судить о её качестве (объём основных массивов информации, пропускная способность информационных каналов, способность хранения информации, быстродействие, надёжность);
• Важное значение для обеспечения работы системы имеет человеческий фактор. Именно человек обеспечивает окончательный выбор. Человек – это и самый надёжный и самый ненадёжный элемент системы ИО.

     Информационные  системы могут быть квалифицированы  по различным признакам:

     Централизованные (например, интегрированная ИС);

     Децентрализованные (организационно-функциональные). 

     Комплексные (обеспечивают весь спектр информационных действий);

     Локальные (обеспечивают отдельные направления  информационных потребностей фирмы).

     ИС  должны соответствовать ряду требований:

1. достоверность и точность информации;
2. своевременность получения информации;
3. полнота информации;
4. полезность информации.

     Эффективная СЛУВИ, в которой используется регламентированная информация, должны дополняться свободным  обменом информации, то есть в данном случае имеется в виду свободное и относительно неупорядоченное распространение информации. Формальные информационные каналы должны быть дополнены каналом неформальных сообщений (канал распространения слухов). В деятельности организации информация, передаваемая по каналам неформальным, не всегда является искажённой. Наиболее высокий уровень точности у слухов в отношении непротиворечивой информации о самой фирме. В то же время данный уровень резко снижается, если речь идёт о личной или сильно эмоционально окрашенной информации. Слухи в управленческой деятельности используются и целенаправленно.

• С помощью слухов информация передаётся гораздо быстрее, чем по каналам формальных сообщений;
• Доведение сообщения до заинтересованных лиц гарантировано;
• Распространение информации в виде слухов построено по принципу обратной связи. Поэтому руководители имеют возможность получить сведения о реакции коллектива на осуществляемые ими действия. Следовательно, руководители могут внести коррективы. Благодаря этому, руководители зачастую намеренно вводят в коллектив интересующие их сведения.

    Опыт  зарубежных специалистов показывает, что при создании СЛУВИ возможны определённые проблемы. Эти проблемы носят типичный характер.

• Различные службы, составляющие СЛУВИ, находятся на разном уровне: организационном и техническом.
• Каждая из систем СЛУВИ успешно развивается и функционирует в том случае, если она постоянно взаимодействует с внешней инфраструктурой. Уровень развития элементов инфраструктуры не всегда соответствует предъявляемым организации требованиям.
• Отсутствие строго разработанной теории управления ИР приводит к тому, что
• Руководители организации не всегда адекватно понимают значение информационной деятельности в целом и обеспечивающих её служб.
• Препятствие тому, чтобы можно было сопоставить результаты работы системы ИО фирмы в целом и отдельных подразделений этой системы.
• Ключевым моментом всей СЛУВИ является обеспечение свободы доступа к информации. То есть это возможность использования информации, находящейся в распоряжении одного подразделения сотрудниками другого подразделения.
• Сотрудники каждого подразделения, выявляя информацию, затрачивают определённые силы и средства.
• Нужно учитывать, что руководителя не очень охотно раскрывают источники получения информации, а свобода доступа предполагает и знание источников. Руководители подразделений в этом случае лишаются заинтересованности в том, чтобы поддерживать свои источники в рабочем состоянии.
• Нарушение сложившейся практики получения информации через дополнительные источники может привести к тому, что руководство фирмы лишится возможности получать объективную информацию.

     По  мнению современных специалистов, избегать перечисленных проблем или уменьшить  их влияние можно в том случае, если СЛУВИ будет создаваться  при участии всех руководителей организации и при их взаимном согласии. [16]

     Переходя  к рассмотрению технологий информационной деятельности, определим, что же такое  технология.

     Технология – это совокупность производственных процессов и операций, обеспечивающих нормальное функционирование объектов управления.

     При организации сбора и регистрации  данных по принципу последовательных решений могут использоваться различные  виды информационных технологий:

1. Сбор и регистрация данных непосредственно в процессе производства в форме единоличного документа и использование центрального ЭВМ для агрегирования данных;
2. получение сводного документа, использование машиносчитывающего носителя информации, обработку данных на ПК.

     Технология  информационной деятельности предполагает использование и создание различных видов записей, пакетов прикладных программ и т.д.

1. Создание системы записей цифровой и текстовой информации. Ведётся на основе специальных программ. Они направлены на то, чтобы облегчить доступ и использование информации. К важнейшим видам записей относится технологическая документация, научная документация, данные учёта и финансовой отчётности, тексты контрактов и различных договоров, тексты годовых фирменных отчётов, данные для разработки планов и показатели самих планов. Записи фиксируют первичные данные. Обычно записи первичных данных делят на две группы:

• Стратегические отчётные показатели, а также текстовая информация, которая характеризует текущее состояние фирмы и перспективы её развития;

• Предложения и рекомендации по вопросам совершенствования управления фирмой в целом и по отдельным направлениям. Эти данные составляются на основе информации первой группы.

2. Использование форм в качестве носителей информации. Необходимая индексация заносится на определённые формы, которые выступают в качестве носителей этой информации. Формы могут содержать информацию о фирме в целом и по отдельным направлениям, подразделениям. Каждая форма имеет свой перечень статистической информации и перечень фактологической информации. В форме обозначаются те показатели, которые нужно будет выявить. Представляемый в формах материал позволяет произвести анализ состояния фирмы. Существуют разные виды бланков: формы для хранения информации, формы для регистрации данных, формы статистической и финансовой отчётности, формы обследований.

     Заполненные формы хранятся в памяти ЭВМ. В  крупных фирмах, которые используют различные виды бланков, форм, создаются  специальные программы. Некоторые  организации имеют собственные  центры автоматизированной обработки  текстовой информации. Здесь как создание, так и распечатка новых форм. Потребности управленческого персонала постоянно меняются, поэтому время от времени формы нужно совершенствовать.

3. Формирование БД. Информационные БД включают весь комплекс статистических показателей, которые характеризуют деятельность фирмы и её подразделений. Но они включают и фактологический материал. При создании БД должен быть решён ряд вопросов:

• Система хранения и обновления данных;

• Вопрос об основной увязке данных;
• Вопрос о возможности проведения сравнения хранения в БД.

     Это имеет важное значение при объединении  первичных данных в файлы. БД должны обновляться, так как руководители являются основными потребителями. Создание БД – резкое ускорение  процесса получения информации из круга  достоверных данных. Поэтому руководители имеют возможность повысить степень объективности.

4. Создание пакетов прикладных программ. Квалифицированное принятие управленческого решения базируется на оперативной, полной и достоверной информации. Использование автоматизированной ИС – необходимое условие. Создание автоматизированной ИС – изменение методов и принципов работы:
1. Принцип новых задач. Перекладывает на компьютерную технику приёмы управления. Их нужно перестраивать в соответствии с возможностями и приёмами техники.
2. Принцип системного подхода. Цели и критерии деятельности фирмы, а также системы её ИО должны рассматриваться совместно и составлять единую структуру. Создание АИС должно осуществляться параллельно с изменениями структуры органов управления, принятых должностных инструкций.
3. Принцип непрерывного подхода.
4. Принцип автоматизации документооборота. При создании АИС предполагается, что обмен информацией будет между управлениями, ЭВМ и сотрудниками.
5. Принцип единой информационной базы. В АИС информация накапливается и обновляется не отдельными частями, а в виде единого целого. Это даёт возможность решать задачи в комплексе и устранить неоправданные дублирования информации и возможность разночтения.