Адаптация персонала

• Какой стиль общения принят в коллективе (дружеский, официально-деловой, богемный и т.п.)?
• Как принято обращаться к сотрудникам, равным по уровню / должности, подчиненным, руководителям?
• Есть ли в компании какие-то группы, «лагеря», территории? Какие между ними взаимоотношения?
• С кем обедать? С кем курить?
• У кого дети такого же возраста? У кого кошки/собаки/рыбки/птички? У кого похожие хобби, увлечения?
• Что можно / нельзя обсуждать в курилке, за обедом?
• К кому можно / нельзя обращаться за помощью, советом?

3.    Организационная адаптация.

Обычно мы проводим на работе большую часть светового дня. Разумеется, это время должно быть как-то организовано в бытовом плане. Существует масса организационных  моментов, с которыми предстоит разобраться  новичку в первые дни / месяцы работы. Например:

• Где находится туалет? Где можно курить? Где находится столовая?
• Где можно разместить свои вещи?
• Как оформить постоянный пропуск?
• Кто настроит компьютер?
• Когда и где выдают зарплату?
• Как здесь пьют чай / кофе? Можно ли принести свою кружку? Можно ли пить кофе на рабочем месте?
• Можно ли повесить над рабочим столом плакат любимой рок-группы? Семейное фото? Календарь с видами природы?
• Как заказать канцелярию, курьера, машину, переговорную комнату?  
• К кому обращаться по поводу неисправностей в компьютере?
• Где взять положенный корпоративный мобильный? Мед.страховку?
• Как принято справлять дни рождения? Сколько сдавать на подарки и кому?
• Во сколько принято уходить домой? Можно ли утром опаздывать?
• Когда будет отпуск?

4.    Техническая (технологическая) адаптация

В каждой компании используется свой набор техники и программного обеспечения. Новому сотруднику в период адаптации придется:

• Запомнить новый пароль, привыкнуть к новой клавиатуре, настроить почтовую программу, обзавестись привычными закладками в «Избранном», занести нужные контакты в «Адресную книгу».
• Освоить новую модель телефона, факса, копира, брошюровщика и пр.
• Разобраться в внутрифирменной системе хранения информации, где что лежит, как называются нужные папки.
• Освоить специфическое производственное (складское, IT и т.п) оборудование
• Освоить специфическое программное обеспечение (БД).

5.    Профессиональная адаптация

Данный аспект адаптации  можно назвать «дообучением». Он напрямую связан с приобретением новым сотрудником недостающих знаний и навыков в профессиональной области. Когда необходима профессиональная адаптация?

1. Если новичок обладает  заведомо более низкими профессиональными  компетенциями, чем требуется  для эффективного выполнения  его должностных обязанностей. В  этом случае для него разрабатывается  дополнительный план развития, и  он проходит обучение в первые месяцы работы.

2. В компании приняты  собственные стандарты работы (профессиональные  или технологические). Например, в  дистрибьюторских компаниях принятый  на должность супервайзера отдела продаж специалист, вне зависимости от своего предыдущего опыта, посещает тренинг «Техника продаж». Это нужно не столько для отработки непосредственно навыков продаж, сколько для ознакомления с существующими в компании профессиональными стандартами в этой области.

А самому сотруднику необходимо освоить следующие профессиональные аспекты работы:

• Используемые в компании технологии и техники;
• Стандарты работы; Документация;
• Нормы, нормативы, технические требования;
• Перспективы профессионального и карьерного роста;
• Возможности обучения, повышения квалификации;
• Параметры оценки качества работы;

6.    Психофизиологическая адаптация

Данный аспект в первую очередь  включает приспособление к определенному, часто отличному от привычного, режиму труда и отдыха. Особое внимание психофизиологической адаптации нужно уделить в следующих ситуациях:

• Сменный график работы. Если человек никогда не работал по ночам, ему будет объективно тяжело работать посменно или менять время пребывания на работе, к примеру с 8 часов на 12.
• График работы сдвинут. В некоторых компаниях предлагается график работы с 7:00 до 16:00, в других – с 11:00 до 20:00. Резко переключиться с одного режима работы на другой нередко бывает довольно сложно.
• Ненормированный рабочий день. К ненормированной работе сложно привыкнуть, если в предыдущей компании график работы сотрудника был нормированным. Необходимость сверхурочной работы нужно обговаривать на собеседовании.
• Длительные командировки. Для ряда сотрудников длительные разъезды могут стать дополнительным стрессом.
• Проектная работа. В случае проектной работы сотрудник должен быть готов к пиковым нагрузкам, которые обычно возникают перед сдачей проекта.

1.3.Категории сотрудников

Рядовые сотрудники

Рядовым сотрудникам, к которым  относятся, например, рабочие производства или обслуживающий персонал в  офисе, не всегда уделяется достаточное  внимание, притом, что на большинстве  промышленных и сервисных предприятий  эта группа персонала является самой  многочисленной.

На этапе адаптации  рядовых сотрудников в компании следует разработать и использовать хотя бы минимальный набор инструментов: проводить вводный инструктаж, объяснять  алгоритмы работы.

Наиболее приоритетной для  данной категории сотрудников является социально-психологическая адаптация, так как большую часть рабочего времени они объединены в бригады или смены. Важно, чтобы новичок как можно быстрее освоился в коллективе, а сам коллектив принял его.

Следующий по важности аспект - профессиональный. Объяснить корпоративную  специфику работы, научить основным производственным алгоритмам - задача наставника.

Немаловажным является и  психофизиологический аспект. Практика показывает, что часто кандидаты  переоценивают себя, неоднократные  вопросы и предупреждения менеджера  по персоналу в ходе собеседования  остаются неуслышанными, и, как следствие, сотрудники увольняются через неделю, объясняя это тем, что работа для  них действительно физически  сложна.

Специалисты, инженерно-технические  работники

По опыту компаний, именно с разработки адаптационных инструментов для этой категории сотрудников  начинается выстраивание целостной  системы адаптации в компании.

Наиболее приоритетной для  специалистов и инженерно-технических  работников является организационная  адаптация, в ходе которой сотрудник  знакомится со спецификой работы подразделения, в которое он пришел работать, с  тем как налажены бизнес-процессы и т. д.

Что касается профессионального  аспекта, то все зависит от стадии развития, на которой находится сама компания. На этапе активного роста  у нее чаще всего нет возможности  привлекать людей «на вырост»  и обучать их в процессе работы, так как большинство служб  только формируется и такие компании делают ставки на «готовых» специалистов, по сути, покупая на рынке их профессиональные компетенции. Если же компания находится на стадии стабилизации, то профессиональный аспект адаптации новичков будет следующим по приоритету.

Молодые специалисты

Мы работаем в ситуации, когда экономика растет и требуется  все больше работников самых разных квалификаций.

Результаты исследований показывают, что от 20 до 30% образовательных  программ вузов, представленных на российском рынке, не дают необходимого для профессиональной деятельности набора компетенций. Таким  образом, для молодых специалистов наиболее приоритетным является профессиональный аспект адаптации. Уже сегодня большинство  компаний имеет разработанные программы  по работе с выпускниками вузов.

Кроме того, молодых специалистов приходится адаптировать к особенностям не только компании, но и бизнес-среды в целом - опять же, по причине отсутствия у них опыта работы. Организационные отношения существенно отличаются от учебных, носящих преимущественно неформальный характер. Таким образом, организационный аспект адаптации является следующим по приоритетности.

Линейные руководители

Иногда считается, что  руководитель априори обладает всеми  необходимыми навыками и информацией, и поэтому, в отличие от специалистов, его совсем не обязательно вводить  в курс дела. Это, конечно, неверно. Когда  на новое место приходит профессионал, за плечами у которого опыт работы в других организациях с другими  системами ценностей и отношениями, организационная и социально-психологическая  адаптация имеют большее значение, чем профессиональная.

Для проведения адаптации  линейных руководителей необходима поддержка руководителя более высокого уровня управления, которого требуется  активно привлекать к данному  процессу. Руководителю среднего звена прежде всего важно познакомиться с коллективом и найти общий язык с подчиненными, прежде всего с неформальными лидерами коллектива.

Программы адаптации руководителей  обычно отличаются от вводного курса  для рядовых сотрудников. Помимо общих сведений о компании и ее продукции, ему придется усвоить также принятые в ней стандарты в области управления людьми, ознакомиться с процедурами оценки и стимулирования сотрудников.

Топ-менеджеры

Какая-либо подготовка к  приходу в компанию нового директора  большая редкость. Стоит новичку  выйти на работу, рассчитывать на какую-либо помощь ему не приходится.

При появлении в компании нового топ-менеджера акценты в  процессе адаптации немного смещаются: можно сказать, что более приоритетной является адаптация коллектива к  новому директору, а не наоборот.

При представлении коллективу нового топ-менеджера службе персонала  целесообразно разработать план знакомства, который должен быть поддержан  всеми существующими в компании каналами коммуникации: персональными  и общими, письменными и вербальными. Основная задача в этом случае - изменить отношение сотрудников к новому топу: от настороженности до полного  приятия. Для бизнеса важно, чтобы  руководитель пользовался у сотрудников  уважением, так как в этом случае его решения будут восприниматься как справедливые, а информация, исходящая от него, как истинная.

Сотрудники удаленных  офисов

Под термином «удаленный офис»  не обязательно понимается подразделение, находящееся на значительном расстоянии от основного. В некоторых случаях  таким удаленным офисом может  быть склад в соседнем от центрального офиса районе, отличающийся некоторой  обособленностью. Сотрудники удаленного офиса бывают незаслуженно обделены вниманием, иногда могут не знать  и не воспринимать нормы корпоративной  культуры. Таким образом, наиболее приоритетными  являются организационный и социально-психологический  аспекты адаптации. Их выстраивание предотвратит возможное появление  субкультур, формирование отношения  к головному офису как к  внешней и не всегда дружелюбной  силе.

В удаленных офисах далеко не всегда есть HR-служба, и функции по адаптации ложатся на руководителей этих подразделений. В этом случае важно делать упор на подготовку раздаточных материалов, использование возможностей электронного обучения и внутренних корпоративных порталов.

Данные категории сотрудников  выделены условно. Службе персонала  необходимо определить те из них, которые  есть в каждой конкретной компании, и список будет отличаться от предложенного. Некоторые компании не привлекают молодых специалистов, другие не имеют удаленных подразделений. Часто в отдельную группу выделяют наиболее многочисленную профессию в компании.