Учет денежных средств в кассе

Выдача денег по другим документам. Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производятся кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями  руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц, на это уполномоченных.

В аналогичном порядке  могут оформляться и разовые  выдачи денег на оплату труда (при  уходе в отпуск, по болезни и  др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

Выдача денег лицам, привлекаемым на сельскохозяйственные и погрузочно-разгрузочные работы, а также для ликвидации последствий стихийных бедствий, может производиться по ведомости. Ведомости составляются отдельно по каждой организации, работники которой  были направлены на указанные работы, и заверяются, кроме подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия -- организатора работ, подписью уполномоченного  соответствующей организации.

Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном  порядке, в ведомости перед распиской  в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается в документах дня, как приложение к ведомости.

По истечении установленных  сроков оплаты труда, выплаты пособий  по социальному страхованию и  стипендий (не свыше трех рабочих  дней, а для предприятий, расположенных  в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, -- до пяти дней, включая день получения денег  в банке) кассир должен:

* в платежной (расчетно-платежной)  ведомости построчно проверить  выданную заработную плату и  против фамилий лиц, которым  не произведены указанные выплаты,  в графе «расписка в получении»  поставить штамп или сделать  отметку от руки: «Депонировано»;

* закрыть платежную (расчетно-платежную)  ведомость двумя суммами: в  конце ведомости необходимо сделать  надпись о фактически выплаченных  и депонированных суммах, сверить  их с общим итогом по платежной  ведомости и скрепить надпись  своей подписью. Если деньги выдавались  не кассиром, а другим лицом,  то на ведомости дополнительно  делается надпись: «Деньги по  ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

* составить реестр депонированных  сумм;

* передать в бухгалтерию  платежную ведомость и реестр  невыданной заработной платы  для проверки и выписки расходного  кассового ордера на выданную  сумму;

* записать в кассовую  книгу фактически выплаченную  сумму и поставить на ведомости  штамп: «Расходный кассовый ордер  №____».

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и  подсчет выданных и депонированных по ним сумм и передает кассиру  расходный кассовый ордер для  регистрации в кассовой книге.

Суммы невостребованной заработной платы кассир сдает в банк на расчетный  счет предприятия с указанием: «Депонированные  суммы». Банк должен учитывать эти  суммы отдельно, так как они  могут быть востребованы в любой  день, их нельзя использовать на другие выплаты предприятия (погашение  задолженностей и т. п.). На сданные  в банк депонированные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

В кассовых документах не допускается  никаких подчисток, помарок и  исправлений.

Деньги по кассовым ордерам  выдаются только в день составления  этих документов. Расходные кассовые ордера или заменяющие их документы  не выдаются на руки лицам, получающим деньги.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или  другом заменяющем его документе, в  оправдание остатка наличных денег  в кассе не принимается. Эта сумма  считается недостачей и взыскивается с кассира.

Книга учета принятых и  выданных кассиром денежных средств. На предприятиях, имеющих большое количество подразделений, обслуживаемых центральными кассами, оплата труда, выплаты пособий по социальному страхованию могут производиться несколькими кассирами или доверенными лицами (раздатчиками). В этом случае главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).

Кассиры (раздатчики) в конце  рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в  полученных денежных суммах и сдать  ему остаток наличных денег под  расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

По авансам, полученным для  оплаты труда и выплаты стипендий, кассир обязан отчитаться в срок, указанный  в платежной ведомости для  их выплаты. До истечения этого срока  кассиры (раздатчики) обязаны ежедневно  сдавать в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям. Эти деньги сдаются в опечатанных  кассирами сумках, пакетах и других упаковках главному (старшему) кассиру  под расписку с указанием объявленной  суммы.

3. Ведение кассовой книги

В обязанность кассира  входит ведение кассовой книги (форма № КО-4). Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.

Правила ведения кассовой книги

Предприятие ведет только одну кассовую книгу. Кассовая книга  должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней  странице, где делается запись: «В этой книге пронумеровано и прошнуровано________листов».

Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Запись на последней странице:

Записи в кассовой книге  ведутся в двух экземплярах через  копировальную бумагу чернилами  или шариковой ручкой.

Каждый лист кассовой книги  состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как  второй экземпляр с лицевой и  оборотной стороны через копировальную  бумагу. Предварительно лист сгибают  по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под ту часть листа, которая остается в книге. Для  ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают  на лицевую сторону неотрывной части  листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца  операций за день не отрываются.

Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и неоговоренные  исправления в кассовой книге  не допускаются. Сделанные исправления  заверяются подписями кассира, а  также главного бухгалтера предприятия  или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу  производятся кассиром сразу же после  получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему  его документу.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег  в кассе на следующее число  и передает в бухгалтерию в  качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и  расходными кассовыми документами  под расписку в кассовой книге.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

2.5 Ответственность за несоблюдение  порядка ведения кассовых операций

Ответственность за нарушение  порядка работы с денежной наличностью  и порядка ведения кассовых операций устанавливается статьей 15.1 КоАП РФ от 30 декабря 2001 г. (см. Табл. 2)

Таблица 2

Ответственность за нарушение порядка  работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций

Вид правонарушения	Ответственность за правонарушение
Осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх  установленных размеров	Влечет наложение административного  штрафа: на должностных лиц -- в размере  от 40 до 50 МРОТ; на юридических лиц -- от 400 до 500 МРОТ
Неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности
Несоблюдение порядка хранения свободных  денежных средств
Накопление в кассе наличных денег  сверх установленных лимитов

Статьей 15.2 «Невыполнение  обязанностей по контролю за соблюдением  правил ведения кассовых операций»  КоАП РФ установлено, что невыполнение должностным лицом учреждения банка  обязанностей по контролю за выполнением  организациями или их объединениями  правил ведения кассовых операций влечет наложение административного штрафа в размере от 20 до 30 МРОТ.

2 Бухгалтерский учет кассовых операций

Для учета наличия и  движения денежных средств в кассе  предприятия используется активный счет 50 «Касса»:

Типовые бухгалтерские записи по счету 50 «Касса» приведены в  Табл. 3.

Сальдо счета указывает  на наличие суммы свободных денег  в кассе предприятия на начало месяца; оборот по дебету -- суммы, поступившие  наличными в кассу (и поступившие  денежные документы), а по кредиту -- суммы, выданные наличными (и выданные денежные документы).

К счету 50 «Касса» могут  быть открыты субсчета:

50-1 «Касса организации»;

50-2 «Операционная касса»;

50-3 «Денежные документы» ;

50-4 «Касса в валюте».

Субсчет 50-1 предназначен для  учета денежных средств в кассе  организации.

Субсчет 50-2 «Операционная  касса» используется организациями, в  составе которых имеются территориально-обособленные структурные подразделения (почтовые отделения, железнодорожные кассы, пристани, приемные пункты службы быта и др.). Эти подразделения осуществляют наличные денежные расчеты за выполненные  работы и услуги с физическими  и юридическими лицами по счетам, квитанциям и другим расчетным документам.

Этот субсчет применяется  и торговыми организациями, которые  осуществляют расчеты с населением за проданные товары с применением  кассовых аппаратов. В этих случаях  получение денежных средств фиксируется  в книге кассира-операциониста, открываемой  на каждую контрольно-кассовую машину. В ней отражаются показания счетчика и сумма, сданная старшему кассиру  в конце дня, обе эти величины должны быть одинаковыми, в противном  случае выявляется излишек или недостача  денежных средств в операционной кассе. При этом книга кассира-операциониста  не заменяет кассового отчета организации. Обобщение сведений о поступлении  денежных средств за день (разница  между показаниями счетчиков  на начало и конец дня -выручка  от продажи товаров) производится старшим  кассиром. Оприходование выручки  главной кассой организации отражается в кассовом отчете.

Субсчет 50-3 используется для  учета оплаченных денежных документов - авиабилетов, санаторных путевок, почтовых марок, вексельных марок и марок  государственной пошлины. Денежные документы оформляются аналогично денежным средствам в кассе организации  по приходным кассовым и расходным  кассовым ордерам, на основе которых  составляется отчет о движении денежных документов. В этом отчете указывается, сколько и каких денежных документов поступило, их стоимость, а также  какие и кому выданы денежные документы  и на какую сумму. Сведения составленного  отчета по оприходованию и выдаче денежных документов используется для  аналитического учета, в качестве регистров  которого может быть книга учета  движения денежных документов по отдельным  их видам. Выделение этой части кассовых операций в отдельный субсчет  обусловлено разнообразным составом денежных документов и их оценкой  по сумме фактических затрат на приобретение.

Таблица 3

Типовые бухгалтерские записи по счету 50 «Касса»

№ п/п	Содержание хозяйственной операции	Дебет	Кредит
1	Сданы наличные деньги из операционной кассы в основную кассу организации	50-1	50-2
2	Оприходована в кассу наличная иностранная валюта, снятая с валютного  счета	50	52
3	Оприходованы в кассу наличные денежные средства, излишне уплаченные поставщику	50	60
4	Оприходованы в кассу наличные денежные средства, ранее выданные поставщику в качестве аванса под предстоящую  поставку материальных ценностей (работ, услуг)	50	60
5	Оприходованы в кассу наличные денежные средства, полученные по договорам  кредита и займа	50	66,67
6	Возвращены в кассу неиспользованные наличные денежные средства, ранее  выданные под отчет	50	71
7	Оприходованы в кассу наличные денежные средства, полученные от сотрудника в  возмещение материального ущерба	50	73-2
8	Поступили наличные денежные средства за проданные товары (работы, услуги) в  организациях розничной торговли и  сферы услуг	50	90-1
9	Поступили в кассу наличные денежные средства от продажи прочего имущества  организации, а также операционные и внереализационные  доходы	50	91-1
10	Оприходованы наличные денежные средства, полученные безвозмездно	50	91-1
11	Оприходован излишек наличных денег, выявленный при инвентаризации	50	91-1
12	Предоставлен заём другой организации  наличными денежными средствами	58-3	50
13	Возвращены излишне уплаченные покупателем (заказчиком) наличные денежные  средства	62	50
14	Выданы под отчет наличные денежные средства	71	50
15	Выплачены из кассы дивиденды (доходы) учредителю (участнику) организации, который  не является работником организации	75-2	50
16	Выплачена работникам из кассы депонированная заработная плата	76-4	50
17	Списаны на убытки наличные деньги и  денежные документы, утраченные в связи  с чрезвычайными обстоятельствами	99	50
18	Сданы наличные деньги инкассатору	57	50