Понятие и виды документов о работе

В  заявлении  указываются: адресат (кому адресуется заявление),

заявитель  (автор),  название  вида  документа  (заявление),  текст,

подпись, дата составления.

Характеристика  - официальный  документ, содержащий сведения о  трудовой,  общественной  или  иной  деятельности  работника [3].  Она оформляется  на стандартном листе бумаги формата А4 или общем бланке

в произвольной форме. В характеристике указываются:

• название вида документа (характеристика);
• имя, отчество, фамилия характеризуемого;
• текст  с  указанием  года  рождения,  образования,   занимаемой должности,   структурного  подразделения,  стажа  работы  в   данной

организации  и  в  данной  должности,  деловых  и моральных  качеств, оценки  трудовой  деятельности,  повышения профессиональных качеств, наличия  поощрений,  правительственных  наград,  а  также   целевого назначения характеристики.

Внешняя характеристика подписывается  руководителем организации,

внутренняя  -  руководителем  структурного  подразделения, в котором

работает    работник,  с  указанием  даты.  Внешняя   характеристика заверяется печатью нанимателя.

Документы  личного  дела  помещаются  в  отдельную обложку. На  обложке  личного   дела указываются заголовок личного дела (фамилия, имя, отчество работника в  именительном  падеже)  и  регистрационный  индекс  дела  согласно журналу (книге) учета личных дел.

 Если    фамилия    работника  после  оформления  личного   дела изменялась,  то  старая  фамилия  заключается  в  скобки,  а   новая записывается над ней.

Личные  дела  хранятся в кадровой службе отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке. Они подлежат строгому учету. Для учета и обеспечения  сохранности  личных  дел  ведется  журнал (книга) учета личных дел.

При увольнении или переводе работника, ответственного за учет и сохранность  личных  дел,  имеющиеся  личные дела передаются другому

работнику по акту приема-передачи дел. Личные  дела  могут  выдаваться  во  временное  пользование работникам  организации  либо  сторонним  организациям  в   порядке, установленном  законодательством  Республики  Беларусь.  Личные дела выдаются   во  временное пользование с разрешения   руководителя организации.

 При  выдаче  личного  дела во временное пользование запрещается

производить  какие-либо  исправления  и  извлекать из него отдельные документы либо включать новые.

Контрольная  карточка  помещается  на место выданного дела. Руководитель  организации  приказом  не  реже одного раза в пять  лет  назначает комиссию по проверке наличия и состояния личных дел.  Факт  проверки  фиксируется  в  дополнении к личному листку по учету кадров. При выявлении недостатков в оформлении,  ведении и хранении личных  дел  комиссия  составляет акт, представляемый на утверждение руководителю организации.

Личные  дела уволенных  работников подлежат передаче в архив организации  по  описи.  Личные дела уволенных работников вносятся в опись  дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по  алфавиту  фамилий. Допускается составлять отдельную опись личных дел уволенных работников.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 ТРУДОВАЯ КНИЖКА

 

2.1 Оформление и ведение трудовых книжек

 

Порядок ведения должностными лицами нанимателя трудовых книжек работников определяется, прежде всего, Трудовым кодексом Республики Беларусь, а также Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г. № 30, с последующими изменениями и дополнениями [8]. Инструкцией подробно регламентируется порядок заполнения, ведения, а также выдачи работникам трудовых книжек при увольнении.

Трудовой кодекс, а также  Инструкция четко указывают, что  трудовые книжки ведутся на всех работников, то есть лиц заключивших трудовой договор, в том числе срочный, а так же на внештатных работников и надомников. К внештатным относятся те работники которые не зачисляются в списочный состав, а выполняют работы по письменным трудовым соглашениям с оплатой труда в установленном порядке. Они подлежат государственному социальному страхованию и, следовательно, на них заводятся трудовые книжки при наличии следующих условий: работа носит постоянный характер, заработок по этой работе является основным источником их существования [10]. Несмотря на это одним из наиболее распространенных нарушений трудового законодательства является нежелание нанимателя заводить трудовую книжку на работника, работающего непродолжительный период времени [9].

Трудовые книжки ведутся  только по месту основной работы. На лиц, работающих по совместительству, они не заводятся. Однако по желанию  работника запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится нанимателем по месту  основной работы и указывается отдельной  строкой. 

Заполнение трудовой книжки и вкладыша к ней производится на одном из государственных языков в Республике Беларусь.

Заполнение трудовой книжки лицу, впервые поступающему на работу, осуществляется нанимателем (уполномоченным должностным лицом) в присутствии  работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Сведения о работнике заверяются подписью нанимателя или уполномоченного  должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального  предпринимателя - печатью местного исполнительного и распорядительного  органа, осуществляющего регистрацию  предпринимателя.

В трудовую книжку вносятся:

• сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;
• сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, заключение контракта, увольнение;
• сведения о награждениях и поощрениях за успехи в работе;
• сведения о подготовке, повышении квалификации и переподготовке;
• сведения о назначении пенсии.

В трудовую книжку безработным, получающим пособия по безработице  или стипендии, производится, с их согласия, запись соответствующего содержания по установленной форме.

В трудовую книжку лиц, осуществляющих уход за инвалидами I группы и лицами, достигшими 80-летнего возраста и  нуждающимися по заключению медико-реабилитационных экспертных (МРЭК) или врачебно-консультационных комиссий (ВКК) в постоянном уходе, производится запись о периоде получения ими  пособия по уходу. Запись вносится органом  по труду, занятости и социальной защите, назначающим указанное пособие.

Взыскания (за исключением  увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания) в  трудовую книжку не записываются.

До внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу нанимателем  вносятся отдельной строкой со ссылкой  на дату, номер и наименование соответствующего документа следующие записи:

• о времени службы в составе Вооруженных Сил, других войск и воинских формирований Республики Беларусь, в органах Комитета государственной безопасности, Министерстве внутренних дел, в военизированной охране, в органах специальной связи и в горноспасательных частях, независимо от ведомственной подчиненности и наличия специального или воинского звания, если на них не распространялось законодательство о труде, с указанием даты призыва (поступления) и даты увольнения со службы;
• о времени обучения в учреждениях, обеспечивающих получение высшего и среднего специального образования в дневной форме получения образования, аспирантуре, клинической ординатуре, докторантуре, магистратуре (включая и время работы в студенческих отрядах, на производственной практике и при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики), в учреждениях, обеспечивающих получение профессионально-технического образования, школах и на курсах по подготовке кадров, повышению квалификации и переквалификации;
• о времени работы в качестве члена колхоза - в тех случаях, когда законодательством предусмотрен зачет этой работы в общий трудовой стаж работника.

         Студентам, учащимся, аспирантам, докторантам, магистрантам, клиническим ординаторам, имеющим трудовые книжки, записи о времени обучения в учреждениях, обеспечивающих получение высшего и среднего специального образования в дневной форме получения образования, аспирантуре, докторантуре, магистратуре, клинической ординатуре, в учреждениях, обеспечивающих получение профессионально-технического образования, на курсах по подготовке кадров, повышению квалификации и переквалификации вносятся соответствующим учреждением образования (научным учреждением). Основаниями для таких записей являются приказы учреждения образования (научного учреждения) о зачислении на учебу и об отчислении из числа студентов, учащихся, аспирантов, докторантов, магистрантов, клинических ординаторов, справки, подтверждающие указанные периоды работы.

Записи в трудовую книжку (вкладыш к ней) производятся аккуратно, шариковой или перьевой ручкой, чернилами  синего, фиолетового или черного  цвета [1].

Записи о датах приема на работу, переводах на другую постоянную работу, заключении контракта, увольнений, награждений, поощрений, о подготовке и переподготовке, о назначении пенсии производятся арабскими цифрами, при  этом число и месяц указываются  двумя цифрами, а год полностью. Например, если работник принят на работу 5 января 1997 г., то в графе 2 трудовой книжки, выданной после 1 января 1975 г., и  образца 1995 г. записывается: "05.01.1997", а в трудовой книжке ранее установленного образца - "1997.05.01".

Основанием для внесения в трудовую книжку записей о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, заключении контракта, увольнении, а также о награждениях и поощрениях является приказ (распоряжение) нанимателя. Запись, точно соответствующая формулировке приказа (распоряжения), вносится после  его издания, но не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения.

С каждой записью, вносимой в трудовую книжку (вкладыш к ней) на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу, заключении контракта, увольнении наниматель обязан ознакомить ее владельца под расписку в личной карточке формы Т-2, в  которой также производится запись, соответствующая записи в трудовой книжке (вкладыше к ней) [5].

Сведения о работнике  записываются на первой странице (титульном  листе) трудовой книжки при ее первичном  оформлении либо при выдаче дубликата  трудовой книжки.

Фамилия, имя, отчество записываются полностью без сокращения и замены имени и отчества инициалами. Эти  записи, а также сведения о дате рождения вносятся на основании документа, удостоверяющего личность, или свидетельства  о рождении. Занесение указанных  сведений со слов работника недопустимо.

Образование - общее базовое, общее среднее, профессионально-техническое, среднее специальное, высшее указывается  только на основании соответствующих  документов [9]. Высшее образование указывается на основании диплома общеустановленного образца об окончании учреждения, обеспечивающего получение высшего образования; среднее специальное образование - документа, удостоверяющего окончание техникума или иного учреждения, обеспечивающего получение среднего специального образования (медицинского, педагогического и т.п.); общее среднее - аттестата об окончании общеобразовательного учреждения, диплома учреждения, обеспечивающего получение профессионально-технического образования; общее базовое - свидетельства об общем базовом образовании.

Профессия, специальность  указываются на основании документа  об образовании.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность занесенных сведений.

Первая страница (титульный  лист), содержащая перечисленные сведения о работнике, заверяется подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в  случае ее отсутствия у индивидуального  предпринимателя - печатью местного исполнительного и распорядительного  органа, осуществившего регистрацию  индивидуального предпринимателя.

При внесении записи о приеме на работу в графе 3 раздела "Сведения о работе" в виде заголовка  записывается полное наименование нанимателя.

В трудовой книжке работника, работающего у индивидуального  предпринимателя, в виде заголовка  указываются фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя, наименование органа, зарегистрировавшего  предпринимателя, дата выдачи и номер  регистрационного свидетельства.

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу. В графе 3 записывается: "Принят или назначен в такой-то цех, отдел, подразделение, участок, производство" с указанием их конкретного наименования, а также наименования профессии, должности, работы, квалификационного разряда, класса, категории.

Запись о приеме на работу в производство или структурное  подразделение по профессии, должности, дающим право на льготное пенсионное обеспечение в соответствии со Списками производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на пенсию по возрасту за работу с особыми  условиями труда, утвержденными  постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25 мая 2005 г. N 536 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 87, 5/16012), наряду с общеустановленными требованиями должна содержать сведения, уточняющие характер выполняемой работы, расшифровку ее [8].