Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

При заключении трудового контракта не могут устанавливаться по согласованию сторон следующие условия:

         основания увольнения работника;

         дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством;

         введение для работников полной материальной ответственности, кроме случаев, предусмотренных ТК РФ.

Контракт, составляется в двух экземплярах, подписы­вается руководителем и работником, заверяется печа­тью. Один экземпляр контракта хранится в орга­низации (на предприятии), второй - у работника.

Трудовые контракты могут включаться в состав личных дел работников организации (предприятия).

Приказ по личному составу. Приказами по личному составу оформляются прием, увольнение и перевод со­трудников организации (предприятия) на другую рабо­ту. Заключение трудового контракта с работником не исключает издания приказа по личному составу о зачислении его на работу.

Приказы по личному составу хранят 75 лет. (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Утв. Росархивом 06.10.00 г)

В процессе деятельности организации (предприятия) могут издаваться и другие приказы по работе с кадра­ми: о поощрениях, взысканиях, отпусках и т.п., срок хранения которых не превышает 3 лет. Такие приказы имеют индекс (№ 1-к, № 2-к, ...) и формируются в са­мостоятельные разделы.

Трудовая книжка . Трудовые книжки на работников ведут на всех предприятиях, в организациях незави­симо от их формы собственности.

Трудовая книжка относится к числу основных до­кументов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.

Лица, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации организации (предприятия) трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. При­ем на работу без трудовой книжки не допускается. При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, договору подряда трудовая книжка не предъявляется.

На работника, поступающего на работу впервые, за­водят трудовую книжку, которую заполняют в его при­сутствии не позднее недельного срока после приема на работу. Записи в трудовой книжке производят на осно­вании паспорта и документов, подтверждающих обра­зование и профессию.

В трудовую книжку вносят сведения: о работнике; о работе (прием на работу, перевод на другую ра­боту, увольнение); о награждениях и поощрениях; об открытиях; о назначении пенсии. Взыскания в трудовую книжку не записывают.

Сведения об образовании, специальности или про­фессии в трудовой книжке указывают на основании следующих документов: аттестатов, дипломов, серти­фикатов, справок, если образование незаконченное высшее. На титульном листе обязательно ставится под­пись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать ор­ганизации (предприятия), где она была впервые запол­нена. Записи на последующих страницах трудовой книжки начинают с проставления штампа организации или написания от руки ее наименования.

Записи о приеме на работу, переводе на другую по­стоянную работу, увольнении, награждениях и поощ­рениях вносятся администрацией в трудовую книжку после издания соответствующего приказа, но не позднее недельного срока, а об увольнении — в день увольнения. Записи производят аккуратно, перьевой или шариковой ручкой, чернилами или пас­той черного, синего или фиолетового цвета без зачеркиваний и помарок. Если все же возникает необходи­мость исправлений, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью.

С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца.

Если раздел «Сведения о работе» заканчивается, выдается вкладыш. Он вшивается в книжку, заполня­ется и ведется администрацией организации (предприятия) в том же порядке, что и трудовая книжка.

При увольнении трудовая книжка выдается работ­нику в день увольнения под расписку. За сохранность трудовых книжек несет ответственность руководитель организации (предприятия). Они хранятся в сейфах как бланки строгой отчетности.