Учёт лекарственных препаратов и других материальных ценностей в лечебно-профилактических учреждениях

СОДЕРЖАНИЕ

1. Учет в медицинских  учреждениях…………………………………..3

2. Учет медикаментов  в аптеке учреждения…………………………..4

3. Учет медикаментов  в учреждениях, не имеющих аптек…………..7

4. Учет наркотических  препаратов…………………………………….7

5. Бюджетный  учет……………………………………………………..10

6. Организация  контроля………………………………………………19

7. Список использованной  литературы……………………………….20

1. Учет в медицинских учреждениях

   По  роду своей деятельности для осуществления  лечебного процесса, проведения профилактических мероприятий медицинские учреждения используют лекарственные препараты, перевязочные, вспомогательные и прочие материалы (далее — медикаменты).      Приказом Минздрава СССР от 2 июня 1987 г. № 747 была утверждена Инструкция по учету медикаментов, перевязочных средств и изделий медицинского назначения в лечебно-профилактических учреждениях здравоохранения (далее — Инструкция № 747), которая и в настоящее время регламентирует порядок и организацию учета медикаментов в учреждениях здравоохранения. Согласно пункту 1 данной инструкции в учреждениях здравоохранения учитываются:

• медикаменты: лекарственные средства, сыворотки и вакцины, лекарственное растительное сырье, лечебные минеральные воды, дезинфекционные средства и т. п.;
• перевязочные средства: марля, бинты, вата, компрессная клеенка и бумага, алигнин и т. п.;
• вспомогательные материалы: бумага вощеная, пергаментная и фильтровальная, бумажные коробки и мешочки, капсулы и облатки, колпачки, пробки, нитки, сигнатуры, этикетки, резиновые обхваты, смола и т. п.;
• тара: склянки и банки емкостью свыше 5000 мл, бутылки, бидоны, ящики и другие предметы возвратной тары, стоимость которой не включена в цену приобретенных медикаментов, а показана в оплаченных счетах отдельно.

   На  основании данной инструкции учреждения здравоохранения могут иметь собственную аптеку, являющуюся структурным подразделением учреждения здравоохранения, либо приобретать лекарственные средства у поставщиков.

2. Учет медикаментов в аптеке учреждения

Обеспечение лечебного учреждения лекарственными препаратами, изделиями медицинского назначения, предметами ухода за больными является основной задачей аптеки медицинского учреждения. Учету лекарственных средств в учреждениях, имеющих аптеку, посвящен раздел 2 Инструкции № 747.         Ответственность за сохранность медикаментов в аптеке возложена на заведующего аптекой или его заместителя (п. 9 Инструкции № 747). С лицами, ответственными за сохранность лекарственных средств, находящихся в отделениях (кабинетах) учреждения, заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности (п. 8 Инструкции № 747).  
В аптеках, отделениях (кабинетах) учреждений подлежат предметно-количественному учету следующие материальные ценности:

• ядовитые лекарственные средства;
• наркотические лекарственные средства;
• этиловый спирт;
• новые препараты для клинических испытаний;
• дефицитные и дорогостоящие медикаменты и перевязочные средства по утвержденному списку;
• тара порожняя и занятая лекарственными средствами.

   Предметно-количественный учет лекарственных средств ведется  в книге предметно-количественного учета аптекарских запасов (форма 8-МЗ), страницы которой должны быть пронумерованы и заверены подписью главного бухгалтера. На каждое наименование, фасовку, лекарственную форму, дозировку лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету, открывается отдельная страница (п. 15 Инструкции № 747). Материально ответственные лица ведут учет медикаментов в книге (ф. 0504042) или карточке (ф. 0504043) учета материальных ценностей по наименованиям, сортам и количеству. Медикаменты отпускаются из аптеки на основании требования-накладной (ф. 0315006) и текущей потребности в количестве:

• ядовитые — пятидневной нормы;
• наркотические — трехдневной нормы;
• все остальные — десятидневной нормы.

В соответствии с пунктом 20 Инструкции № 747 заведующий аптекой или уполномоченное лицо производит таксировку каждого требования-накладной. Это делается для определения общей стоимости отпущенных медикаментов. Заведующий аптекой несет ответственность за правильное применение розничных цен, подсчет стоимости лекарственных средств в накладных (требованиях), расходных документах и инвентаризационных описях.           Вспомогательные материалы, полученные на основании счетов поставщиков, списываются в расход в аптеке и в бухгалтерии учреждения в денежном выражении по мере их поступления в аптеку (п. 24 Инструкции № 747).             Стоимость тары, не подлежащей обмену и возврату, включенная поставщиком в цену лекарственных средств, списывается в расход при списании этих лекарственных средств. Если стоимость безвозвратной одноразовой тары не включена в цену полученных средств, а показана в счете поставщика отдельно, эта тара по мере высвобождения списывается с подотчета заведующего аптекой в расход. Обменная (возвратная) тара по мере сдачи ее поставщику или специальной тарособирающей организации включается в отчет заведующего аптекой, а денежные средства, возвращенные учреждению, относятся на восстановление кассовых расходов. Испорченные медикаменты и лекарства с истекшим сроком годности запрещено продавать, и они должны быть уничтожены. На это указал в письме от 30 декабря 2005 г. № 01И-838/05 Росздравнадзор. Порядок уничтожения лекарственных средств определен приказом Минздрава РФ от 15 декабря 2002 г. № 382 «Об утверждении Инструкции о порядке уничтожения лекарственных средств». Уничтожение лекарственных средств осуществляется с соблюдением обязательных требований нормативных и технических документов по охране окружающей среды и проводится комиссией по уничтожению лекарственных средств, создаваемой органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в присутствии собственника или владельца лекарственных средств, подлежащих уничтожению. Особенности уничтожения лекарственных средств определены в данной инструкции (п. 8).        При уничтожении лекарственных средств комиссия составляет акт, в котором указываются:

• дата, место уничтожения;
• место работы, должность, фамилия, имя, отчество лиц, принимавших участие в уничтожении;
• основание для уничтожения;
• сведения о наименовании (с указанием лекарственной формы, дозировки, единицы измерения, серии) и количестве уничтожаемого лекарственного средства, а также о таре или упаковке;
• наименование производителя лекарственного средства;
• наименование владельца или собственника лекарственного средства;
• способ уничтожения.

   Акт по уничтожению лекарственных средств  подписывается всеми членами  комиссии по уничтожению лекарственных  средств и скрепляется печатью  предприятия, которое осуществило  уничтожение лекарственного средства. Также составляется акт о списании материальных запасов (ф. 0504230).  
В конце каждого месяца заведующий аптекой составляет отчет аптеки о приходе и расходе аптекарских запасов в денежном (суммовом) выражении (форма 11-МЗ) по группам лекарственных средств.

3. Учет медикаментов в учреждениях, не имеющих аптек

Учету лекарственных средств в учреждениях, не имеющих аптек, посвящен раздел 3 Инструкции № 747.  Учреждения здравоохранения, не имеющие своих аптек, снабжаются медикаментами с аптечных складов поставщиков. Лекарственные средства с аптечного склада получают материально ответственные лица: старшие медицинские сестры отделений (кабинетов), главные (старшие) медицинские сестры амбулаторно-поликлинических учреждений по доверенностям (п. 35 Инструкции № 747).     Срок действия доверенности на получение ядовитых и наркотических лекарственных средств — не более одного месяца, во всех остальных случаях доверенность выдается не более чем на текущий квартал.    Полученные лекарственные средства хранятся в отделениях (кабинетах). Запрещается получать и хранить медикаменты в отделениях (кабинетах) в количествах сверх текущей потребности, а также выписывать лекарственные средства с аптечного склада по общей накладной для нескольких отделений (кабинетов) и производить последующую их фасовку, перемещение из одной посуды в другую, замену этикеток.

4. Учет наркотических препаратов

   Следует несколько слов сказать об особенностях учета наркотических препаратов и психотропных веществ, используемых в лечебных организациях. Наркотические  лекарственные средства и психотропные вещества в силу своей специфичности не могут свободно продаваться в аптеках. Законодательством предусмотрены особые требования к их учету и хранению.  
 
Наркотические средства и психотропные вещества, применяемые в медицине как лекарственные средства, подлежат государственной регистрации (п. 1 ст. 19 Закона от 22 июня 1998 г. № 86-ФЗ «О лекарственных средствах»).   Если учреждение осуществляет деятельность, связанную с оборотом наркотических средств и психотропных веществ, то на основании статьи 39 Закона от 8 января 1998 г. № 3-ФЗ «О наркотических средствах и психотропных веществах» оно должно вести журнал регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ, и журнал регистрации операций, связанных с оборотом прекурсоров наркотических средств и психотропных веществ. Формы этих журналов утверждены постановлением Правительства РФ от 4 ноября 2006 г. № 644 (далее — Постановление № 644).        Согласно Правилам ведения и хранения специальных журналов регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, утвержденным Постановлением № 644, регистрация операций, связанных с оборотом указанных средств, ведется по каждому наименованию средств на отдельном развернутом листе журнала или в отдельном журнале регистрации. Любые операции, в результате которых изменяются количество и состояние наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, должны заноситься в журнал регистрации.          Журналы регистрации должны быть сброшюрованы, пронумерованы и скреплены подписью руководителя юридического лица и печатью юридического лица. Руководитель учреждения назначает лиц, ответственных за ведение и хранение журналов регистрации, в том числе в подразделениях. Записи в журналах регистрации производятся в хронологическом порядке непосредственно после каждой операции по каждому наименованию наркотического средства, психотропного вещества или их прекурсоров на основании документов, подтверждающих совершение этой операции. Каждая запись проведенной операции, а также исправления заверяются подписью лица, ответственного за ведение и хранение журнала.    Учреждения ежемесячно проводят в установленном порядке инвентаризацию наркотических средств и психотропных веществ, а также сверку прекурсоров путем сопоставления их фактического наличия с данными учета (книжными остатками) с отражением результатов проведенной инвентаризации.        Журнал регистрации хранится в металлическом шкафу (сейфе) в технически укрепленном помещении. Ключи находятся у лица, которое отвечает за ведение и хранение журнала.       На основании записей в соответствующем журнале регистрации юридические лица представляют в установленном порядке отчеты о деятельности, связанной с оборотом наркотических средств и психотропных веществ.            Журналы регистрации сдаются в архив учреждения, где хранятся в течение 10 лет после внесения в них последней записи. По истечении указанного срока журналы регистрации подлежат уничтожению по акту, утверждаемому руководителем. В случае реорганизации или ликвидации юридического лица журналы регистрации и документы, подтверждающие осуществление операций, связанных с оборотом наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, сдаются на хранение:

• при реорганизации — новому юридическому лицу либо правопреемнику в соответствии с передаточным актом или разделительным балансом;
• при ликвидации — в государственный архив.

5. Бюджетный учет

     Для учета медикаментов в бюджетных  учреждениях предназначен счет 0 105 01 000 «Медикаменты и перевязочные средства». На этом счете отражаются медикаменты, компоненты, эндопротезы, бактерийные препараты, сыворотки, вакцины, кровь и перевязочные средства, вспомогательные материалы, тара и тому подобное.    Основным документом, регламентирующим организацию и порядок учета медикаментов в учреждениях здравоохранения, является Инструкция по учету медикаментов, перевязочных средств и изделий медицинского назначения в лечебно-профилактических учреждениях здравоохранения, состоящих на Государственном бюджете СССР, утвержденная Приказом Минздрава СССР от 2 июня 1987 года №747 (далее – Инструкция №747). Согласно пункту 1 Инструкции №747, в лечебно-профилактических учреждениях здравоохранения, состоящих на государственном бюджете, учитываются:

- медикаменты  – лекарственные средства, сыворотки и вакцины, лекарственное растительное сырье, лечебные минеральные воды, дезинфекционные средства и тому подобное;

- перевязочные средства – марля, бинты, вата, компрессная клеенка и бумага, алигнин и тому подобное;

- вспомогательные материалы – бумага вощеная, пергаментная и фильтровальная, бумажные коробки и мешочки, капсулы и облатки, колпачки, пробки, нитки, сигнатуры, этикетки, резиновые обхваты, смола и тому подобное;

- тара – склянки и банки емкостью свыше 5000 мл, бутылки, бидоны, ящики и другие предметы возвратной тары, стоимость которой не включена в цену приобретенных медикаментов, а показана в оплаченных счетах отдельно.

     Поступление медикаментов в учреждения здравоохранения  может осуществляться непосредственно  через аптеки, являющиеся структурными подразделениями учреждения либо через аптечные склады поставщика. Чаще всего поступление медикаментов в лечебно-профилактические учреждения организовано через аптечные склады (аптеки).    Ответственность за сохранность медикаментов в аптеке возложена, в соответствии с пунктом 9 Инструкции №747, на заведующего аптекой или его заместителя. С лицами, ответственными за сохранность лекарственных средств, находящихся в отделениях (кабинетах) учреждения, заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности (пункт 8 Инструкции №747).         Пунктом 6 Инструкции №747 установлено, что в учреждениях здравоохранения ведется предметно-количественный учет следующих медикаментов:

«- ядовитых лекарственных  средств в соответствии с правилами, утвержденными Приказом Министерства здравоохранения СССР от 3 июля 1968 года №523;

- наркотических лекарственных  средств в соответствии  с правилами, утвержденными  Приказом Министерства  здравоохранения  СССР от 30 декабря  1982 года №1311;

- этилового спирта;

- новых препаратов  для клинических  испытаний и исследований  в соответствии  с действующими  указаниями Министерства  здравоохранения  СССР;

- дефицитных и дорогостоящих  медикаментов и  перевязочных средств  по списку, утвержденному  Минздравом СССР;

- тары, как порожней, так и занятой  лекарственными средствами».

     Предметно-количественный учет медикаментов ведется в Книге  предметно-количественного учета  аптекарских запасов (форма 8-МЗ), страницы которой должны быть пронумерованы  и заверены подписью главного бухгалтера.        Материально-ответственные лица ведут учет медикаментов по наименованиям, дозировке и количеству в Книге учета материальных ценностей (форма 0504042) или в Карточке учета материальных ценностей (форма 0504043). Формы этих регистров утверждены Приказом №123н.

Отпуск медикаментов из аптеки производится в размере, который  определяется текущей потребностью в них:

-  ядовитые – из расчета пятидневной нормы;

-   наркотические – трехдневной нормы;

-   остальные – десятидневной нормы.

     Напоминаем, что согласно Инструкции №25н списание медикаментов может осуществляться:

- по средней  фактической стоимости,

- по фактической  стоимости каждой единицы.

     В соответствии с требованиями пункта 21 Приказа №747, протаксированные Требования-накладные  ежедневно регистрируются по порядку номеров в Книге учета протаксированных Требований-накладных (форма 7-МЗ), страницы которой должны быть пронумерованы и на последней странице заверены подписью главного бухгалтера.По окончании месяца в Книге учета подсчитывается итоговая сумма по каждой группе медикаментов, а также общая сумма за месяц, которая проставляется цифрами и прописью.         Пунктами 24, 25 и 26 Приказа №747 определен порядок учета вспомогательных материалов и тары. Вспомогательные материалы, полученные на основании счетов поставщиков, списываются в расход в аптеке и в бухгалтерии учреждения в денежном выражении по мере их поступления в аптеку.           Тара для целей учета подразделяется на возвратную (обменную) и не подлежащую возврату. Возвратная (обменная) тара включается в отчет заведующего аптекой, по мере сдачи ее поставщику или специальной тарособирающей организации. Денежные средства, ранее уплаченные поставщикам за возвратную (обменную) тару, возвращаются учреждению и относятся на восстановление кассовых расходов.    Стоимость тары, не подлежащей обмену и возврату, включенная поставщиком в цену лекарственных средств, списывается в расход при списании этих лекарственных средств. Если стоимость безвозвратной одноразовой тары не включена в цену полученных средств, а показана в счете поставщика отдельно, эта тара по мере высвобождения от упакованных в нее лекарственных средств списывается с подотчета заведующего аптекой в расход.           Лечебная минеральная вода отпускается в отделения (кабинеты) учреждения в обменной посуде – таре, а в Требованиях-накладных стоимость минеральной воды указывается без стоимости тары.