Система Автоматизации Делопроизводства и Документооборота «ДЕЛО».

      Бурное  развитие компьютерных технологий и  сетевых коммуникаций стимулировало  переход от бумажных носителей документов к электронным. Резко возросла роль электронного документа, и именно поэтому все большее внимание уделяется вопросам создания, хранения и передачи электронных документов.

      Российская  школа делопроизводства имеет вековые  традиции и ряд уникальных особенностей, с учетом которых строятся современные системы автоматизации делопроизводства и документооборота.

      В связи с этим заслуженной популярностью  пользуются отечественные разработки в области систем автоматизации  делопроизводства. Наиболее известной  и конкурентоспособной является система «Дело» производства компании «Электронные офисные системы»(ЭОС).

 «Дело»  обеспечивает контроль как за  самими документами, так и за  работой персонала с ними. Средства  системы позволяют осуществлять  оперативный контроль за деятельностью  предприятия и аналитическую обработку накапливаемых данных о документах и работе с ними персонала.

      Система автоматизации делопроизводства и  документооборота «Дело» - это программная  система, которая предназначена  для автоматизации делопроизводственной деятельности в организациях и на предприятиях. Система функционирует на локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в делопроизводственных технологических процессах. Система позволяет обеспечить как автоматизацию деятельности делопроизводственных служб организации - таких, как экспедиция, канцелярия, общий отдел, группа контроля и т.п., так и делопроизводственной деятельности всех других структурных подразделений.

 К  числу основных автоматизируемых функций делопроизводства относятся следующие:

• единая регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;
• единая регистрация всей исходящей корреспонденции организации и ее внутренних документов;
• регистрация движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;
• писание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
• осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений и организаций, резолюций и указаний руководства;
• проверка правильности и своевременности исполнения документов;
• поиск документов по различным критериям и получение статистических отчетов по документообороту организации.

При автоматизации  документооборота предприятия система  «Дело» может использоваться с двумя  целями:

Во-первых, система может сопровождать традиционно принятый на предприятии документооборот, упорядочивая технологию делопроизводства и облегчая рутинные операции по обработке документов. При этом система обеспечивает регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов, резолюций и отчетов по документам, движения документов между подразделениями и должностными лицами, включая движение бумажных оригиналов и копий документов. По каждому зарегистрированному документу в системе хранятся данные, описывающие сам документ и весь процесс работы с ним в подразделениях: от регистрации до списания в дело, включая ход исполнения документа и рассылку во внешние организации. По массиву всех зарегистрированных документов возможно проведение поисковых операций с целью отбора требуемых документов, в том числе, в целях контроля исполнения документов.

Во-вторых, система позволяет существенно  расширить рамки традиционной организации  документооборота за счет частичного или полного использования функций  электронного документооборота и обработки  документов на ЭВМ. Поэтому система после ее внедрения на предприятии может служить своеобразным «мостом» для постепенного перехода от бумажной к безбумажной технологии. 

Заключение.

      Рассмотрев  данную работу мы можем прийти к  ряду выводов:

Данная  тема является на сегодня чрезвычайно актуальной и это обусловлено в первую очередь тем, что, далеко не каждый  носитель с записанной на нем информацией защищён от несанкционированного доступа. И главной причиной этого является отсутствие или неверное употребление знаний в этой области.  Кроме того, знание данного вопроса помогает избегать внешних и внутренних конфликтов при ведении своего дела. А это, в свою очередь, позволяет ему сосредоточить свое внимание на решении задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли и развития предприятия.

Приложение.

ПОЛОЖЕНИЕ

"О  государственной  системе защиты  информации в Российской  Федерации от иностранных  технических разведок  и от ее утечки  по техническим  каналам"

(Извлечения)

I. ОБЩИЕ  ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящее  положение является документом, обязательным для выполнения  при проведении работ по защите  информации, содержащей сведения, составляющие  государственную или служебную  тайну, в органах (аппаратах,  администрациях) представительной, исполнительной и судебной властей Российской Федерации, республик в составе Российской Федерации, автономной области, автономных округов, краев, областей, городов Москвы и Санкт-Петербурга и в органах местного самоуправления (далее именуются - органы государственной власти), на предприятиях и в их объединениях, учреждениях и организациях независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности (далее именуются - предприятия).

2. Положение  определяет структуру государственной  системы защиты информации в Российской Федерации, ее задачи и функции, основы организации защиты сведений, отнесенных в установленном порядке к государственной или служебной тайне, от иностранных технических разведок и от утечки по техническим каналам (далее именуется - защита информации).

3. Работы  по защите информации в органах  государственной власти и на  предприятиях проводятся на основе  актов законодательства Российской  Федерации.

4. Защита  информации осуществляется путем  выполнения комплекса мероприятий  по предотвращению утечки информации по техническим каналам, несанкционированного доступа к ней, предупреждению преднамеренных программно-технических воздействий с целью разрушения (уничтожения) или искажения информации в процессе обработки, передачи и хранения, по противодействию иностранными техническим разведкам, а также путем проведения специальных работ, порядок организации и выполнения которых определяется Советом Министров - Правительством Российской Федерации.

5. Мероприятия  по защите информации являются  составной частью управленческой, научной и производственной деятельности и осуществляется во взаимосвязи с другими мерами по обеспечению установленного режима секретности проводимых работ.

6. Главными  направлениями работ по защите  информации являются:

• обеспечение эффективного управления системой защиты информации;
• определение сведений, охраняемых от технических средств разведки, и демаскирующих признаков, раскрывающих эти сведения;
• анализ и оценка реальной опасности перехвата информации техническими средствами разведки, несанкционированного доступа, разрушения (уничтожения) или искажения информации путем преднамеренных программно-технических воздействий в процессе ее обработки, передачи и хранения в технических средствах, выявление возможных технических каналов утечки информации, подлежащих защите;
• разработка организационно-технических мероприятий по защите информации и их реализация;
• организация и проведение контроля состояния защиты информации.

7. Основными  организационно-техническими мероприятиями  по защите информации являются:

• лицензирование деятельности предприятий в области защиты информации;
• аттестование объектов по выполнению требований обеспечения защиты информации при проведении работ со сведениями соответствующей степени секретности;
• сертификация средств защиты информации и контроля за ее эффективностью, систем и средств информатизации и связи в части защищенности информации от утечки по техническим каналам;
• категорирование вооружений и военной техники, предприятий (объектов) по степени важности защиты информации в оборонной, экономической, политической, научно-технической и других сферах деятельности государства;
• обеспечение условий защиты информации при подготовке и реализации международных договоров и соглашений;
• оповещение о пролетах космических и воздушных летательных аппаратов, кораблях и судах, ведущих разведку объектов (перехват информации, подлежащей защите), расположенных на территории Российской Федерации;
• введение территориальных, частотных, энергетических, пространственных и временных ограничений в режимах использования технических средств, подлежащих защите;
• создание и применение информационных и автоматизированных систем управления в защищенном исполнении;
• разработка и внедрение технических решений и элементов защиты информации при создании и эксплуатации вооружения и военной техники, при проектировании, строительстве (реконструкции) и эксплуатации объектов, систем и средств информатизации и связи;
• разработка средств защиты информации и контроля за ее эффективностью (специального и общего применения) и их использование;
• применение специальных методов, технических мер и средств защиты, исключающих перехват информации, передаваемой по каналам связи.

8. Конкретные  методы, приемы и меры защиты  информации разрабатываются в  зависимости от степени возможного ущерба в случае ее утечки, разрушения (уничтожения).

9. Проведение  любых мероприятий и работ  с использованием сведений, отнесенных  к государственной или служебной  тайне, без принятия необходимых  мер по защите информации не  допускается.

II. ГОСУДАРСТВЕННАЯ СИСТЕМА ЗАЩИТЫ ИНФОРМАЦИИ

1.Основные  задачи государственной системы  защиты информации:

• проведение единой технической политики, организация и координация работ по защите информации в оборонной, экономической, политической, научно-технической и других сферах деятельности;
• исключение или существенное затруднение добывания информации техническими средствами разведки, а также предотвращение ее утечки по техническим каналам, несанкционированного доступа к ней, предупреждение преднамеренных программно-технических воздействий с целью разрушения (уничтожения) или искажения информации в процессе ее обработки, передачи и хранения;
• принятие в пределах компетенции правовых актов, регулирующих отношения в области защиты информации;
• анализ состояния и прогнозирование возможностей технических средств разведки и способов их применения, формирование системы информационного обмена сведениями по осведомленности иностранных разведок;
• организация сил, создание средств защиты информации и контроля за ее эффективностью;
• контроль состояния защиты информации в органах государственной власти и на предприятиях.

2.Организация  работ по защите информации  на предприятиях осуществляется  их руководителями.В зависимости  от объема работ по защите  информации руководителем предприятия  создается структурное подразделение по защите информации либо назначаются штатные специалисты по этим вопросам.Подразделения по защите информации (штатные специалисты) на предприятиях осуществляют мероприятия по защите информации в ходе выполнения работ с использованием сведений, отнесенных к государственной или служебной тайне, определяют совместно с заказчиком работ основные направления комплексной защиты информации, участвуют в согласовании технических (тактико-технических) заданий на проведение работ, дают заключение о возможности проведения работ с информацией, содержащей сведения, отнесенные к государственной или служебной тайне.Указанные подразделения (штатные специалисты) подчиняются непосредственно руководителю предприятия или его заместителю. Работники этих подразделений (штатные специалисты) приравниваются по оплате труда к соответствующим категориям работников основных структурных подразделений.

Для проведения работ по защите информации могут  привлекаться на договорной основе специализированные предприятия, имеющие лицензии на право проведения работ в области защиты информации.