Реляционная модель данных

Интерфейс работы с объектами  базы данных унифицирован. По каждому  из них предусмотрены стандартные  режимы работы:

- Создать - предназначен для создания структуры объектов;

- Конструктор - предназначен  для изменения структуры объектов;

- Открыть (Просмотр, Запуск) - предназначен для работы с  объектами базы данных.

 

2.2 Создание реляционной базы данных

 

Создание файла базы данных выполняется следующим образом. Необходимо запустить СУБД Access. Затем выполните следующее:

• установить в стартовом окне переключатель в положение Новая база данных и нажать [ОК]. Если это окно не отображено, то необходимо выполнить команду Файл/Создать и в появившемся окне Создание на вкладке Общие произвести двойной щелчок по значку "База данных";
• в окне Файл новой базы данных указать, на каком диске, в какой папке требуется создать файл базы данных и ввести нужное имя файла, а затем нажать кнопку [Создать].

Так как реляционная база данных основывается на таблицах, то следующим  шагом создание базы данных, будет  создание таблиц с информацией.

Таблицы — основной объект Access. Список таблиц, составляющих базу данных приложения, появляется в окне базы данных при первом открытии приложения. Кроме этого, Access создает системные таблицы, в которых хранится информация обо всех объектах приложения, и эти таблицы при необходимости также могут отображаться в окне базы данных.

Для начала создается описание таблицы. Нажав кнопку Создать и выбрав в появившемся вслед диалоговом окне режим Конструктор, мы попадаем в окно, предназначенное для ввода описания структуры создаваемой таблицы.

Прежде чем заносить данные в таблицы, нужно определить структуру  этих таблиц. Под этим понимается не только описание наименований и типов  полей, но и ряд других характеристик (например, формат, критерии проверки вводимых данных). Кроме описания структуры  таблиц, обычно задаются связи между таблицами. Связи в реляционных базах данных определяются по совпадению значений полей в разных таблицах. Например, клиенты и заказы связаны отношением "один-ко-многим", т. к. одной записи в таблице, содержащей сведения о клиентах, может соответствовать несколько записей в таблице заказов этих клиентов. Если же рассмотреть отношение между преподавателями и курсами лекций, которые они читают, это будет отношение "многие-ко-многим", т. к. один преподаватель может читать несколько курсов, но и один курс может читаться несколькими преподавателями. И последний тип связей между таблицами — это отношение "один-к-одному". Такой тип отношений встречается гораздо реже. Как правило, это бывает в двух случаях: запись имеет большое количество полей, и тогда данные об одном типе объектов разносятся по двум связанным таблицам, или нужно определить дополнительные атрибуты для некоторого количества записей в таблице, тогда создается отдельная таблица для этих дополнительных атрибутов, которая связывается отношением "один-к-одному" с основной таблицей.

Как видно из рисунке 2.2, процесс описания атрибутов поля начинается с присвоения ему имени (идентификатора). Далее необходимо определить тип поля, что, очевидно, должно делаться, исходя из содержания тех данных, которые будут в нем храниться [7].

 

Рисунок 2.2 - Создание описания структуры таблицы

 

На завершающем этапе  процесса проектирования структуры  таблицы происходит задание ключей и индексов. В первом случае достаточно выделить строки, которые должны составить  ключевое выражение, и щелкнуть мышью  по пиктограмме Ключ на панели инструментов.

Ключевое поле таблицы помечается специальным значком — ключик в поле выделения в левой части окна. Чтобы выделить поле, достаточно просто щелкнуть мышью по строке, в которой описывается данное поле. При этом в нижней части окна будут показаны параметры именно для этого поля. Перемещаться между столбцами в верхней панели окна можно с помощью клавиши <Таb>, а для перемещения по списку полей вверх и вниз пользуйтесь клавишами со стрелками. С помощью клавиши <F6> можно перемещаться между панелями.

Эффективным методом решения  задач контроля корректности входных  данных является ограничение множества  допустимых значений поля некоторым  списком. Средством решения этой проблемы в Access является задание подстановочного списка значений для поля. Для этого следует выбрать вкладку Подстановка в окне Свойства поля, далее для свойства Тип элемента управления задать значение Список.

После создания описания структуры  таблицы можно перейти в режим  непосредственного ввода в нее  данных. Важным преимуществом интерфейса СУБД Access является продуманная гибкая система перехода от режима Конструктора к режиму ввода данных в таблицу (Режим таблицы). Такой переход можно осуществить, щелкнув мышью по пиктограмме Вид, расположенной на панели инструментов, либо выбрав функцию меню Вид > Режим таблицы.

На основе созданных таблиц в дальнейшем создаются базы запросы, отчеты, пользовательские формы, что  и составляет реляционную базу данных.

 

2.3 Создание запросов  в реляционной базе данных

 

1 Создание запроса выбора

Для создания запроса выбора с помощью Конструктора необходимо открыть окно Конструктора запроса, выполнив действия:

Окно БД - объект Запросы - [Создать] - окно Новый запрос - выбрать  Конструктор - окно Добавление таблицы - выбрать таблицы-источники запроса - [Закрыть].

Окно Конструктора запроса  имеет вид как на рисунке 2.3.

Оно разделено на две панели.

Верхняя панель содержит схему  данных запроса. В ней представлены списки полей, выбранных в качестве источника запроса таблиц и запросов. Если ранее была создана связь  между этими таблицами, то она  показывается на схеме данных. В противном случае может отображаться связь, автоматически созданная системой Access. Пользователь может сам установить новую связь между таблицами.

 

Рисунок 2.3 - Окно Конструктора запроса

 

Нижняя панель есть бланк  запроса по образцу (QBE-запроса). Он представлен в виде таблицы, предназначенной для определения структуры результирующей таблицы запроса и задания условий отбора данных из таблиц. Каждый столбец бланка относится к одному полю таблицы. Строки бланка имеют следующее назначение:

• Поле – указывает имена полей, участвующих в формировании запроса;
• Имя таблицы - указывает имена таблиц, которым принадлежат эти поля;
• Сортировка – дает возможность отсортировать записи в результирующей таблице запроса;
• Вывод на экран – позволяет управлять отображением полей в этой таблице;
• Условие отбора – служит для задания условий отбора записей;
• или – позволяет объединять условия отбора логической операцией ИЛИ. При этом условия отбора могут указываться в нескольких строках бланка запроса.

Включение отдельных полей  в бланк запроса можно выполнить  одним из следующих способов:

• перетащить поле из списка полей в крайнюю слева свободную клетку строки Поле;
• дважды щелкнуть по имени поля в списке полей;
• щелкнуть в клетке строки Поле и из раскрывающегося списка выбрать нужное поле.

Включение в бланк запроса  всех полей таблицы можно выполнить, если:

• дважды щелкнуть по имени таблицы и перетащить все выделенные поля в клетку строки Поле;
• перетащить звездочку, стоящую под заголовком таблицы, в клетку строки Поле. При этом в клетке отобразится только имя таблицы со звездочкой, но в результат запроса будут включены все поля таблицы.

Для очистки отдельных  столбцов бланка запроса используется команда - Правка/Удалить столбцы.

Для очистки всего бланка запроса служит команда - Правка/Очистить бланк.

Для формирование запроса на вывод полей из одной или нескольких таблиц перетаскиваются из списков полей в строку Поле только те поля, которые должны присутствовать в результирующей таблице запроса, или все поля всех таблиц, а затем в сроке Вывод на экран отмечаются флажками только нужные.

Формирование запроса  с применением сортировки.

Сортировка возможна по одному или нескольким полям одновременно. Для сортировки по нескольким полям  поля располагаются в бланке запроса  в том порядке, в котором требуется  выполнять сортировку. В Access записи сортируются сначала по самому левому полю, затем по полю, расположенному в следующем столбце справа и т.д. Для задания порядка сортировки необходимо щелкнуть в строке Сортировка для поля, по которому сортируются записи, и из раскрывающегося списка выбрать – по возрастанию или по убыванию.

Формирование запроса  с условиями отбора.

Условия отбора — это  ограничения, накладываемые на запрос для определения записей, включаемых в результирующую таблицу запроса. Они задаются выражениями в строках Условие отбора, или.

Если выражения вводятся в несколько клеток одной строки Условие отбора, то они автоматически  объединяются с помощью логического  оператора And. Если выражения вводятся в разные строки бланка запроса, то Access объединяет их логическим оператором Or.

В условии отбора может  быть использована конструкция Between (между). Например, Between 100 and 200.

Формирование запроса  с вычисляемым полем.

Для создания вычисляемого поля в пустую клетку строки Поле вводится имя вычисляемого поля с двоеточием, после которого – выражение. Например,

СТОИМОСТЬ: [ЦЕНА]*[КОЛИЧЕСТВО]

Если выражение сложное, то для его создания целесообразно  использовать построитель выражений.

Формирование запроса  с группировкой.

Часто требуется в таблице  видеть не все записи, а только итоговые значения по группам записей. Расчет итогов для некоторых полей групп  производится с помощью статистических функций, которые были описаны выше.

Для создания запроса с  группировкой выполняется следующее:

• перетаскивается в первую клетку строки Поле то поле, по которому производится группировка записей. Затем перетаскиваются в последующие клетки поля, по которым подводятся итоги;
• вводится команда Вид / Групповые операции. В бланке запроса появляется новая строка Групповая операция, в которой для всех полей указано Группировка;
• в строке Групповая операция для полей, по которым подводятся итоги, производятся щелчки и из раскрывающегося списка выбирается требуемая статистическая функция.

Формирование запроса  с параметрами

Если необходимо часто  выполнять один и тот же запрос выбора, меняя только в условиях отбора значения полей, то целесообразно создать запрос с параметрами. В строках Условие отбора, или для полей, играющих роль параметров, вводится в квадратных скобках текст приглашения на ввод интересующих пользователя значений этих полей. Этот текст будет выводиться в диалоговом окне "Введите значение параметра при выполнении запроса".

 

2 Создание перекрестного запроса

Создание перекрестного  запроса с помощью Конструктора начинается с открытия окна Конструктора запроса. В этом окне в бланк запроса  последовательно перетаскиваются:

• поля, значения которых будут заголовками строк перекрестной таблицы;
• поле, значения которого будут заголовками столбцов перекрестной таблицы;
• поле, по которому подводится итог с использованием статистической функции.

Затем выполняется команда  Запрос / Перекрестный. В результате в бланке запроса появятся две  новые строки: Групповая операция и Перекрестная таблица. В строке Перекрестная таблица для полей  со значениями в роли заголовков строк  выбирается из раскрывающегося списка значение Заголовки строк, а для  поля со значениями в роли заголовков столбцов – Заголовки столбцов. В строке Групповая операция для  поля, по которому подводится итог, из раскрывающегося списка выбирается необходимая статистическая функция.

 

3 Создание запросов действия

Формирование запроса  на создание таблицы БД.

После открытия окна конструктора запроса вводится команда Запрос / Создание таблицы

В появившемся окне Создание таблицы указывается имя создаваемой  таблицы и куда ее следует поместить – в текущую БД или в другую БД. Затем из списков полей перетаскиваются в бланк запроса поля, которые должны быть в этой таблице, и при необходимости задаются условия отбора записей. После выполнения запроса новая таблица будет в списке таблиц окна БД.

Формирование запроса  на обновление полей таблицы БД

После открытия окна конструктора запроса вводится команда Запрос / Обновление в бланке запроса появится новая строка Обновление. Затем в бланк запроса перетаскиваются все поля таблицы, и для полей, подлежащих обновлению, в строке Обновление задаются выражения, значения которых будут новыми значениями обновляемых полей. При необходимости обновления значений полей только в некоторых записях задаются условия отбора записей.