Компьютерные системы для административной деятельности

МИНИСТЕРСТВО  НАУКИ И ОБРАЗОВАНИЯ  РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 

РЯЗАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  РАДИОТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ 

ГУМАНИТАРНЫЙ  ИНСТИТУТ 

ОТЧЕТ

ПО  САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ  РАБОТЕ

ПО  КУРСУ

 «Информационные технологии в управлении персоналом»

НА  ТЕМУ:

«Компьютерные системы для административной деятельности» 

                                                                                       Выполнила:

                                                                            Студентка гр.8610

                                                                   Кищенко А.Е. 

                                                        Проверил:

                                                                             Доцент каф.СУПП

                                                                   Нелидкин А.М. 
 

Рязань 2011 г. 

Часть 1

Базовое содержание 

   Компьютерные  системы для административной деятельности.

   (Приложение 1)¹ 

   На  сегодняшний день сложно представить  себе деятельность какой-либо организации  без использования компьютерной техники. Возможно, подобные организации  еще и остались, но думается, что  число их крайне мало, - как правило, хотя бы один или даже несколько  компьютеров все-таки используются. Для подготовки и распечатывания документов, ведения бухгалтерского учета, использования Интернета, иными  словами, для различных офисных нужд необходима компьютерная техника и хотя бы самое простое программное обеспечение.

   Под информатизацией  управления в организационных структурах понимают внедрение современных технологий (систем получения, обработки, передачи и хранения информации) в процессе разработки, реализации и контроля исполнения управленческих решений.

   В экономике и управлении настоятельно требуют информатизации: организация труда руководителя, сбора, обработки и хранения документной информации, обучение и переподготовка персонала; бухгалтерский учет и финансирование; правовое, справочное и информационное обеспечение хозяйственной деятельности. Широкий спектр возможностей, открываемый современными информационными технологиями, требует продуманной системы организационно-технологических и административных мероприятий в масштабах предприятия, региона, отрасли.

   Основными элементами информатизации управленческой деятельности, как известно, являются: программное обеспечение (ПО), компьютерная и организационная техника, коммуникационные средства. Оргтехника включает в себя широкий спектр устройств, реализующих механизацию рутинных (ручных) операций: копировальные машины и автоматы, телефоны (радиотелефоны), телефаксы, переговорные устройства, мини-типографии, ламинаторы, уничтожители документов, офисную и специализированную мебель (различные модели сейфов, турникетов, секционных шкафов) и др.

   Наиболее  разнообразный объем программного обеспечения реализован в отечественной практике бухгалтерского учета. Среди наиболее популярных программ специалисты называют: «1С», «Финансы без проблем», «Турбо-бухгалтер», «Супер-бухгалтерия», «Инфо-бухгалтер проф.», «Парус». Этот перечень далеко не полон, так как практически ежедневно пополняется специализированными фирмами — разработчиками и поставщиками различных программных продуктов.

   Правовое, справочное и информационное обеспечение управленческой деятельности на предприятиях и в организациях России девяностых годов широко представлено программами, включающими в себя достаточно представительный объем документной информации:

   «Гарант» (налоги, учет и анализ, аудит хозяйственной деятельности , предпринимательство, банковское дело, валютное регулирование, таможенный контроль, гражданское право, собственность, землепользование, судебная и арбитражная практика);

   Организация труда руководителя под общим названием «Автоматизированные рабочие места» (АРМ) обеспечивается следующими программами:

   -«Директор»(фирма Электрон-сервис): контроль документооборота, кадры, текстовой редактор, регламент рабочего времени, картотека, договоры, календарь, часы, калькулятор,  защита информации.

   -«Руководитель проекта», «Проектировщик», «Руководитель архива» (фирма «Softland System »): нормативы, форматы, классификатор, рубрикатор, архив (БД).

   Документооборот может быть реализован с помощью программ:

   -«АТЛАНТ-ТПП»(автоматизированная система обработки данных управления технической подготовки производства и планирования ресурсов);

   «АТЛАНТ-ТЭП» (автоматизированная система обработки данных для технико-экономических исследований и планирования);

   «АТЛАНТ-цех» (автоматизированная система обработки данных оперативного управления производством);

   -«Делопроизводство» фирмы «Эйс».

   Экономическая и финансовая деятельность в сфере  управления представлена следующими программами и фирмами — создателями ПО:

   «Экономический анализ и прогноз деятельности» (фирма «ИНЕК»): технико-экономическое прогнозирование, бизнес-план, технико-экономическое обоснование возврата кредитов; анализ и выбор альтернативных вариантов; прогноз баланса, материальных и финансовых потоков;

   «Финансовый анализ предприятия» (фирма «ИНСОФТ»):общая оценка финансового состояния; анализ финансовой устойчивости, ликвидности баланса, финансовых коэффициентов деловой активности; расчет и анализ коэффициентов оборачиваемости; оценка рентабельности производства.

   Несомненно, программное обеспечение процессов сбора, обработки и выдачи документной информации существенно повышает эффективность и качество управленческого труда. При этом следует помнить об экономической целесообразности приобретения и освоения программ применительно к масштабности и конкурентоспособности производства.

   Современная отечественная и зарубежная информационная индустрия позволяет эффективно использовать накопленные в мире программные продукты. Информатизация современного общества постоянно наращивает номенклатуру компьютерной техники самого различного характера. Несомненный прогресс информатизации общества, связанный с возможностями всемирной сети Интернет, позволяет по-новому взглянуть на возможности баз данных и знаний, применяемых при формировании документационного обеспечения управления промышленными объектами.

   Обработка документной информации предполагает овладение основными терминами и условными обозначениями, относящимися к ПЭВМ (ПК).

   В состав обозначения персонального  компьютера (ПК) входят обязательные и  дополнительные предметы, разделяемые  условным символом «/» — косой  чертой. К обязательным предметным признакам компьютера относятся: тип  и частота процессора, емкость  винчестера, КЭШ-памяти, тип монитора или зернистость экрана. К дополнительным признакам (необязательным к обозначению) относятся: тип процессора, объем  ОЗУ, тип НГМД. По мере разработки новых  типов ПК могут добавляться и  другие параметры, расширяющие потребительские возможности электронно-вычислительной техники. Таковы звуковая (8В) или видео (УВ) карты.

   Пример  обозначения персонального компьютера массового спроса: 386/387Вх/40/4/270/0.28, где

   — тип центрального процессора (1п1е1 80386);

   Вх — математический сопроцессор;

   40—49 МГц — тактовая частота работы  процессора;

   4 Мб — емкость дополнительной  памяти (КЭШ-памяти);

   270 Мб — емкость винчестера;

   Организация обработки документной информации с помощью компьютеров может осуществляться как локально (без сети), так и интегрировано (в режиме компьютерной сети). При локальной (местной) организации автоматизированной обработки данных на предприятии устанавливаются не связанные между собой ПК с соответствующими программными продуктами. При интегрированной организации создается внутренняя связь ресурсов всех компьютеров и программного обеспечения, формируется единая база данных и база знаний (БЗ), рассмотренные ранее.