1.Схема БД

 

В схеме  данных БД устанавливаются связи и целостность между таблицами.

Установление  связи между таблицами возможно при следующих условиях:

- связываемые  поля имеют одинаковый тип данных, причем имена полей могут отличаться.

- обе  таблицы сохраняются в одной  БД

- главная  таблица связывается с подчиненной  по уникальному ключу главной  таблицы.

 Обеспечение  целостности данных означает  выполнение следующих условиё корректировки БД:

- в  подчиненную таблицу не может  быть добавлена запись с несуществующим  в главной таблице значением  ключа связи

- в  главной таблице нельзя удалить  запись, если не удалены связанные  с ней записи в подчиненной  таблице

- изменение  значения ключа связи главной  таблицы должно приводить к  изменению соответствующих значений  в записях подчиненной.

4.Описание  формализованных  требований к   запросам, копии экрана  запросов в режиме  конструктора.

 

Запросы создаются для выборки данных из одной или нескольких связанных таблиц по заданным условиям, для проведения вычислений и статистической обработки данных. С помощью запроса можно также обновить, удалить, добавить данные в таблицу, создать новые таблицы.

При разработке запросов в СУБД Access можно использовать:

1.Режим  мастера (для некоторых запросов)

2.Режим  конструктора

3.Язык  SQL

Окно  конструктора запросов состоит из схемы  данных запроса и бланка запроса. Схема данных запроса отображает таблицы или запросы, выбранные  в диалоге Добавление таблицы, а  также связи между ними.

В бланке запроса каждый столбец соответствует  одному полю, которое включается в  запрос. При заполнении бланка необходимо:

- в  строку Поле включить имена  полей, используемых в запросе.  Можно также изменить свойство  поля: подпись, формат и число  десятичных знаков. Для этого нужно в бланке запроса выбрать команду свойства.

- в  строке сортировка выбрать, если  нужно, порядок сортировки записей  результата.

- в  строке Вывод не экран отметить  поля, которые должны быть включены  в результирующую таблицу.

- в  строке Условие отбора задать  условия, по которым отбираются  записи.

Копии экрана запросов в  режиме конструктора.

Существуют  некоторые виды запросов:

  -Запрос  на выборку 

2.Запрос на выборку “Исходные данные”

 

3.Запрос на выборку “ Список товаров по стоимости”

 

4.Запрос на выборку “ Список клиентов по определенному адресу”

 

5.Запрос на выборку “ Алфавитный список товаров”.

 

6.Запрос на выборку “ Запрос с расчетами”

 

Запрос  на выборку “ Запрос с параметрами”. 

7.Запрос на выборку “ Фамилии и Инициалы”

 

8.Запрос на выборку “ Изменение регистра”

9.Запрос на выборку c групповыми операциями “ Средняя стоимость проката”

 

- Запрос на выборку c групповыми операциями

10.Запрос на выборку “ Суммарная стоимость товара”

 

11.Запрос на выборку “ Количество товаров”

 

- Перекрестные  запросы 

12.Перекрестный запрос “Перекрестный запрос”

 

- Запросы  на создание 

Запрос  на создание “Запрос на создание”.

13.Запрос на создание “Запрос на создание”

14.Запрос на создание “Экспорт данных ”

- Запросы  на обновление 

15.Запрос  на обновление (Увеличение стоимости)

 

- Запросы  на удаление 

16.Запрос на удаление (Фамилия-параметр)

 

- Запросы  на добавление

Запрос  на добавление “На основе исходных данных”

5.Макеты форм, описание установленных свойств для используемых элементов управления, копии экрана форм в режиме конструктора.

Макет формы с фото клиента

 

Макет формы поле со списком

 

Элементами  управления называются улучшающие интерфейс  пользователя объекты, которые используются для отображения данных или выполнения других действий и позволяют просматривать  данные и работать с ними, например надписи и рисунки. Наиболее часто используемый элемент управления — поле. Кроме того, используются такие элементы управления, как надписи, флажки и элементы управления подчиненных форм и отчетов.

Элементы  управления могут быть присоединенными, свободными и вычисляемыми.

• Присоединенный элемент управления    — элемент управления, источником данных которого служит поле таблицы или запроса, называется присоединенным элементом управления. Присоединенный элемент управления служит для отображения значений полей базы данных. Значения могут быть текстовыми, числовыми, логическими, датами, рисунками или диаграммами. Например, для текстового поля в форме, в котором отображается фамилия служащего, могут использоваться данные поля «Фамилия» в таблице «Служащие».
• Свободные элементы управления    — элементы управления, не имеющие источника данных (например, поля или выражения). Свободные элементы управления используются для вывода на экран сведений, линий, прямоугольников и рисунков. Примером свободного элемента является надпись, которая отображает заголовок формы.
• Вычисляемые элементы управления    — элементы управления, источником данных которых является выражение, а не поле. Для задания значения, которое должно содержатся в таком элементе управления, необходимо задать выражение, служащее источником данных элемента. Выражение — это сочетание операторов (таких как= и +), имен других элементов управления, имен полей, функций, возвращающих единственное значение, и констант. Например, в следующем выражении цена изделия рассчитывается с 25% скидкой путем умножения значения поля «Цена за единицу» на константу (0,75).

= [Цена  за единицу] * 0,75

В выражении  могут использоваться данные поля в  базовой таблице или запросе  формы или данные из другого элемента управления формы.

Для получения  дополнительных сведений о выражениях воспользуйтесь ссылками в разделе См. также.

При создании формы рекомендуется сначала  добавить и разместить все присоединенные элементы управления, особенно если они  преобладают в форме. Затем можно  добавить оставшиеся свободные и  вычисляемые элементы при помощи инструментов группы Элементы управления вкладкиКонструктор в режиме конструктора.

Элемент управления присоединяется к полю путем  указания поля, из которого этот элемент  управления получает данные. Чтобы  создать элемент управления, присоединенный к выбранному полю, перетащите поле из области Список полей в форму. В области Список полей отображены поля базовой таблицы или запроса. Для отображения области Список полейнажмите сочетание клавиш ALT+F8 или на вкладке Конструктор в группеСервис нажмите кнопку Добавить существующие поля. При двойном щелчке поля в области Список полей Access добавляет для этого поля элемент управления соответствующего типа в форму.

В качестве альтернативы можно присоединить поле к элементу управления, введя имя  поля в самом элементе управления либо указав его в качестве значения свойства Данные (Control Source) в окне свойств элемента управления. В окне свойств определяются характеристики элемента управления, например имя, источник данных и формат. Чтобы открыть окно свойств, нажмите клавишу F4.

Использование области Список полей — самый лучший способ создать присоединенный элемент управления по двум причинам.

• Присоединенное текстовое поле имеет связанную с ним надпись, и этой надписью по умолчанию становится имя поля (заголовок, определенный для этого поля в базовой таблице или базовом запросе), поэтому вводить текст этого заголовка не требуется.
• Приложение Access автоматически настраивает многие свойства элемента управления, присваивая им значения в соответствии со свойствами поля в базовой таблице или запросе (например, со свойствами Формат (Format), Число десятичных знаков (Decimal Places) и Маска ввода (Input Mask)).

Если  в форме уже есть свободный  элемент управления, который необходимо связать с полем, задайте имя  поля в качестве значения свойства Данные (Control Source) этого элемента управления. Для получения дополнительных сведений о свойстве Данные (Control Source) нажмите клавишу F1, установив курсор в раскрывающийся список свойства. 
 
 

Форма с фото в режиме конструктора

 
 

Форма "поле со списком"  режиме конструктора

6.Описание типа и структуры отчётов, копии экрана отчетов.

 

В данной базе данных сформированы отчеты:

- Одноколонный отчет (в столбец) — длинный столбец текста, содержащий надписи полей, их значения из всех записей таблицы или запроса.

- Табличный отчет — отчет, имеющий табличную форму.

- Отчет с группировкой данных и подведением итогов — создается из табличного отчета объединением данных в группы с подсчетом итогов.

Также существуют таки е отчеты как:

- Многоколонный отчет — создается из отчета в одну колонку и позволяет вывести данные отчета в несколько колонок.

- Перекрестный отчет — строится на основе перекрестных запросов и содержит итоговые данные.

- Составной отчет — отчет, имеющий сложную структуру, включающий один или несколько отчетов.

- Отчет, полученный слиянием документов с Word (составной документ).

- Почтовые наклейки — специальный тип многоколонного отчета, предназначенный для печати имен и адресов групп.

- Отчет по связанным таблицам — отчет, позволяющий выводить данные из нескольких таблиц, имеющих связь один-ко-многим. 

Структура отчета:

• Заголовок отчета — отображается только на первой странице и определяет высоту области заголовка отчета, который может содержать текст, графику и другие элементы управления.
• Верхний колонтитул — выводится на верху каждой страницы; как правило, содержит заголовки столбцов.
• Заголовок группы — печатается перед первой записью, входящей в группу; обычно содержит итоговые данные по записям, входящим в группу.
• Область данных — предназначена для отображения записей источника данных отчета.
• Область примечания группы — отображается после обработки последней записи группы; обычно содержит итоговые данные по записям, входящим в группу.
• Нижний колонтитул — выводится внизу каждой страницы; содержит, например, номер страницы отчета, дату печати отчета и т. д.
• Раздел примечаний — отображается только внизу последней страницы; сюда помещают поля с итоговыми значениями по всем записям, включенным в отчет. Отчет может быть создан при помощи Мастера отчетов или в режиме Конструктора. Обычно используют оба способа. Мастер отчетов позволяет ускорить процесс создания отчета, работа в нем производится в пошаговом режиме в диалоге с пользователем. Доработать созданный мастером отчет можно в режиме Конструктора.