Эффективные и неэффективные  формы коммуникаций

Пример, описанный выше, заставил обратиться к теории эффективной и неэффективной  формы коммуникации. Каждый руководитель, должен начинать процедуру разработки программы внутренних коммуникаций следует с общей оценки управленческой среды. Необходимо изучить и составить картину о том, что представляет собой организационная структура и тип коммуникаций. Кроме того, чтобы проследить текущее состояние и степень удовлетворенности работников, необходимо провести исследование. Оно должно показать и то, какие формы коммуникаций работники считают наиболее целесообразными и эффективными. Если в фирме преобладают работники среднего возраста, то, наверное, они предпочитают более консервативные способы коммуникации, и вряд ли обладают достаточными навыками обращения с Интернетом. Поэтому здесь вряд ли будет целесообразно основывать внутриорганизационную коммуникацию посредством корпоративных порталов, форумов и других высокотехнологичных каналов. Гораздо удобнее и эффективнее будет информировать людей доступным для них способом. В современных активно развивающихся фирмах, наоборот, предпочтение должно отдаваться высоким технологиям.

Как выяснилось в ходе исследования, два самых распространенных способа осуществления коммуникаций между служащими и руководством – ящик предложений и так называемые встречи в ратуше (town hall meeting) - вызывают устойчивую негативную реакцию у персонала. И на то есть несколько причин.

Первая  причина состоит в том, что  предложения работников, опущенные  в ящик, просто не находят ответа в силу того, что их приходит очень  много и ответить на все просто невозможно, или же руководство относится  формально к самой идее ящиков и не утруждает себя ответами. Кроме того, служащие не заинтересованы представлять свои идеи, поскольку во многих компаниях им за это не дается вознаграждение. Бывают случаи, когда несколько людей делятся сходными предложениями, а награду получает один, что рождает обиду и возмущение остальных. Или же компания модифицирует предложение работника и выдает его за свое собственное, отказываясь выплачивать награду ее настоящему автору (Guiniven). 

Чтобы этот способ коммуникаций стал эффективным, нужно соблюдать ряд моментов: руководителям высокого ранга полезно являться на собрания заранее и «смешиваться с толпой» на этих встречах (это дает служащим ощущение участия), вопросы подавать в напечатанной форме, приготовленные заранее (чтобы соблюсти анонимность), вовлекать аудиторию в диалог. (http://www.createbrand.ru/biblio/marketing/otnosh_s_pers.html). 

В своей статье «Getting employees to think like PR people» Judi Lawson Wallace считает, что осведомленность о том, что происходит с компанией и осознание своей роли в ней приводит к тому, что работники поддерживают цели компании, у них вырабатывается уверенность и доверие к руководству. Напротив, утаивание информации или просто замалчивание ее ведет к появлению слухов и дестабилизирует процесс работы. Кроме того, сотрудников необходимо информировать о принятии решение еще на стадии его подготовки, а позже, объявив о решении, следует возвращаться к нему снова и снова, предоставляя дополнительные сведения и помогая людям воспринять новшества. 

Много общаясь с представителями разных профессий и служащими разных фирм, я задаю вопрос о том, как  построена внутриорганизационная  коммуникация у них в фирме. Выяснилось, что в маленьких фирмах, что и логично, информация часто передается устно, или внутренней рассылкой. В крупных корпорациях используется несколько каналов передачи информации параллельно: это и рассылка электронной почты, и внутренние телефоны, так же достаточно действенным считается вывешивание важнейшей информации на стенд, находящийся в общедоступном месте. Я считаю, что нет единой «правильной» модели внутриорганизационной коммуникации: все зависит от случая, ведь, главное, донести информацию. 

К счастью, кроме негативного примера практически отсутствующей внутриорганизационной коммуникации, недавно я столкнулась с противоположностью: мне опять нужно было входить в новый коллектив, и на этот раз внутри фирмы была проведена большая работа, чтобы сделать мое первое появление в коллективе максимально приятным. До встречи с коллективом мне удалось неформально встретиться с руководством, что в какой-то степени облегчило мое дальнейшее появление в фирме. 

Исследование  этой отрасли Public Relations можно продолжать, чем успешно занимаются ведущие специалисты в этой области. Ежедневно и даже ежечасно происходят какие-либо изменения, умные руководители ищут новые подходы к своим подчиненным, ценность личности выходит на первый план, что, без сомнения, приносит пользу: знание, что тебя ценят, считаются с твоим мнением и поощряют тебя, безусловно, должны присутствовать в душе каждого работника. 

К каждому  человеку необходим особый подход, ведь все мы – уникальные, а попытка  обобщения и подгона под какие-то одинаковые рамки может завершиться  только неудачей в виде потраченного впустую времени и недостигнутой цели.

Таким образом, и практика, и теория показывают, насколько важна внутриорганизационная  коммуникация. Исходя из своего собственного опыта, могу сказать, что многие люди, особенно на начальных этапах работы в той или иной организации, страдают от нехватки информации еще и по той причине, что сами обладают какими-либо психологическими комплексами. Например, многие, и я, в том числе, испытывают неловкость, задавая постоянно «глупые» вопросы относительно каких-либо рабочих обязанностей. Это может происходить, например, по причине неуверенности нового работника, а может быть и оттого, что изначально (как в описанном выше примере), коллектив фирмы не создал благоприятную обстановку. Таким образом, человек замыкается в себе и, хорошо, если от этого результат производительности сильно не пострадает. Здесь, наверное, в первую очередь, рекомендацией было бы, для подчиненных – переступая через комплексы, идти на контакт с руководством, а для руководителей – не забывать о важности простого человеческого общения. Если же по каким-то причинам у руководителя самого нет возможности много общаться и отвечать на вопросы нового сотрудника, то он должен назначить человека, который выполнял бы эту функцию.

Для меня лично важно быть своевременно проинформированной, не только относительно рабочих дел, но также и личных планов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ

Guiniven, J. Suggestion boxes and town hall meetings: fix’em or forget’em (online). 

Wallace, J. L. Getting employees to think like PR people.

Внутриорганизационные коммуникации – отношения с персоналом (online). http://www.createbrand.ru/biblio/marketing/otnosh_s_pers.html (8.01.08).

Хронология  и динамика развития Public Relations в мировом  пространстве. Часть 1 (online). http://www.public-relations-blog.info/category/svyazi-s-obshhestvennostyu/ (5.01.08). 

Шекшня, С. 2003. Kak eto skazat` po-russki? ООО «Журнал «Управление персоналом» совместно с ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез». Москва.