Пространственная и психологическая дистанция между партнерами, необходимость организации пространства в деловом общении

Информационно - справочными документами являются: акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и др.

2.2. Деловое письмо  и его виды

Деловое письмо принято писать на бланках фирмы или организации, где уже имеются реквизиты  учреждения или фирмы-отправителя.

 Внешний вид бланка  является своеобразной визитной  карточкой фирмы, поэтому к  его оформлению следует отнестись со всей серьезностью.

 Чем официальнее бланк,  тем официальнее должен быть стиль письма.

Виды некоммерческих деловых писем:

Письмо-просьба. В письме-просьбе излагается какая-либо просьба, при этом в ней подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении. Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа.

Сопроводительное  письмо. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу.

Письмо-сообщение. В данном виде делового письма дается какая-либо информация, не требующая ответа или подтверждения со стороны, которой высылается данное письмо.

Письмо-подтверждение. Содержит сообщение о получении какого-либо отправления или о том, что ранее составленный документ остается в силе. Также можно подтверждать факт либо действие.

Письмо-напоминание. Направляется в тех случаях, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит из двух элементов: напоминание о выполнении действия; меры, которые будут приняты в случае невыполнения ранее заключенного договора или соглашения.

 Пометка «Вторично»  отправляется тогда, когда отправитель  допускает возможность, что адресат  не получил письма, отправленного ранее.

Письмо-приглашение. Пишется в том случае, когда организация хочет пригласить другую организацию на какое- либо торжество или мероприятие. В данном деловом письме указывается время, место и дата проведения мероприятия.

Письмо-благодарность. В данном виде письма выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности.

Гарантийное письмо. Составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу.

Для коммерческой корреспонденции характерна следующая градация:

Письмо-запрос, ответ на него. Данные виды коммерческой корреспонденции являются в письменной речи реализацией двусторонней связи. Запрос представляет собой обращение лица, желающего заключить сделку. В запросе обязательно указывается наименование товара (услуг), условия, на которых желательно получить товар, условия платежа, количество и качество товара. Написание этого вида писем требует соблюдения следующих принципов:

- ссылка на первичное письмо и его тему;

- соблюдение одинаковых  языковых средств в обоих письмах;

- соблюдение последовательности  в изложении аспектов содержания.

Письмо-предложение (оферта), ответ на него. В данном виде письма обычно указывается, на каких условиях должен произойти обмен товарами (услугами). В ответе выражается согласие либо несогласие с выдвинутыми условиями.

Письмо-претензия (рекламация), ответ на него. Рекламация содержит претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства и требования возмещения убытков. Она может быть предъявлена в отношении качества, количества товаров, сроки поставки и т.п.

Рекламация содержит:

- основания для предъявления претензий;

- доказательства произошедшего ущерба;

- конкретные требования  стороны, предъявляющей претензию.

 Рекламация представляется  в письменном виде, с приложением  всех необходимых документов. Если  она не может быть урегулирована  сторонами, то она переноситься  в арбитраж. В ответе на рекламацию  сообщается, что: информация принята  к рассмотрению; она рассматривается  полностью, частично либо отклоняется; денежная оплата произведена.

2.3. Основные требования  к деловой корреспонденции

Деловая корреспонденция  должна обязательно соответствовать требованиям:

Точность, однозначность высказывания. Все слова должны употребляться в соответствии с их лексическим значением.

Логичность. Каждое письмо представляет собой: изложение сути вопроса; речевое действие; заключение.

Грамотность – необходимая часть любого документа.

Корректность. Деловая корреспонденция является корректной, если в ней соблюдена этикетная рамка и характерен доброжелательный или нейтральный тон изложения

Задание№2.Составление  и оформление докладной записки

 

 

 

Начальнику

Производственного объединения  «МГТС»

Министерства связи РФ

Аксенову Г. С.

 

 

 

 

докладная записка

 

12.11.2012

 

о выделении прямых проводов

 и назначении телефонных  номеров 

на договорной основе абонентам

 

В соответствии с тем, что в сентябре текущего года объединением (МГТС) были подготовлены и согласованы с Главным планово-финансовым управлением Министерства связи РФ договоры с новыми абонентами. Для включения указанных абонентов в сеть передачи данных «Инфотел» с 1 декабря текущего года необходимо выделение прямых проводов. В связи с этим, Прошу Вас  о выделении прямых проводов и назначении телефонных номеров на договорной основе указанным абонентам.

 

 

Исполнитель Орлова

Заместитель начальника Дубов М. И.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

 Итак, деловое общение  — это межличностное общение  с целью организации и оптимизации  того или иного вида предметной  деятельности: производственной, научной,  коммерческой, управленческой и  т. д. 

 В этом определении  подчеркивается цель делового  общения — организация плодотворного  сотрудничества, а также отмечается, что оно неразрывно связано  с самыми различными сферами  деятельности людей. Ведь постоянно  приходится обсуждать вопросы, связанные с организацией производства, с жизнью трудового коллектива, выполнением должностных и служебных обязанностей, заключением различного рода сделок, договоров, принятием решений, оформлением документов и т.д. Участники делового общения — это, как правило, официальные должностные лица, исполняющие свои служебные обязанности.

 Деловое общение занимает  значительное место в жизни  многих людей. Оно играет важную  роль в различных видах профессиональной  деятельности, определяет их успех. 

Деловые разговоры со знанием  дела, на уровне начальник-подчиненный  и наоборот или между коллегами  в течение рабочего времени приносит определенный положительный эффект в работе коллектива, в управлении. Вполне естественно, что общение  только лишь с использованием специфической  деловой терминологии в течение 100% рабочего дня может просто утомить  работника и привести к какой-либо ошибке. Поэтому требуются определенные психологические разгрузочные паузы, как перерыв на кофе и т.д., во время  которых можно расслабиться, обменяться шутками. Все это в комплекте  принесет ожидаемый положительный  результат в работе организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

Список  использованной литературы

 

1.Баева О.А. Ораторское искусство и деловое общение. Мн.: ООО «Новое знание», 2000.

2.Введенская Л.А., Павлова Л.Г. Деловая риторика. Ростов н/Д: «МарТ», 2002.

3.Власов Л.В. «Деловое общение» С-Пб 1999.

4.Дебольский М. Психология делового общения. - М., 1992.

5. Колтунова М.В. Язык и деловое общение: нормы, риторика, этикет. М.: «Экономическая литература», 2002.

6.Кузин Ф.А. «Культура делового общения – М: 1996»

7.Сухарев В.А. Быть деловым человеком. - М, 1996.

 8 «Справочник секретаря и офис-менеджера» М:2002 (№0)

 9.«Психология и этика делового общения» под ред. В.Н. Лавриненко

М.: 1997 (№3)

10.Честара Дж. Деловой этикет. - М., 1997.

11.Якокка Ли. Карьера менеджера. М., 1991.