Официально-деловой стиль речи

Устойчивый  характер получили многие обороты речи, постоянно используемые в деловой  переписке. Обращение к ним составителя письма упрощает задачу: он выбирает готовую формулировку, вставляя ее в соответствующую часть текста.

Стандартизация  делового письма привела к созданию готовых текстов (типовые тексты, трафаретные письма), в которые следует лишь вписать конкретную информацию. Появление таких образцов для деловых писем связано с необходимостью решения однотипных проблемных ситуаций в производстве, на транспорте, в торговле.

Такие письма имеют  преимущества благодаря гораздо  меньшим затратам рабочего времени  на их составление и обработку. Типовой текст строится на основе не только клишированных фраз, но и клишированных предложений.  Однако трафаретных текстов сегодня становится все меньше, потому что увеличивается количество нестандартных ситуаций, отражающихся в деловой переписке. Отсутствие типовых текстов затрудняет делопроизводство.

Существуют  примеры фраз-клише, используемых в  регламентированных текстах. Выработаны разнообразные языковые формулы, которые удобно использовать при объяснении причин, мотивов, цели написания делового письма.

Для морфологии административно-канцелярского жанра характерно употребление личных форм глагола и личных местоимений, что объясняется конкретизацией речевых средств в деловых документах этой группы. Здесь чаще представлены формы множественного числа, поскольку адресат и автор деловой переписки выступают от имени коллектива. И только в заявлении, объяснительной записке, расписке, автобиографии личные формы глаголов и местоимений употребляются в единственном числе.

Административно-канцелярской речи чужда экспрессия, но в особых случаях (праздничный приказ по учреждению, почетная грамота, адрес юбиляру) возможно использование оценочных суффиксов, степеней сравнения имен прилагательных, образных выражений.

Синтаксис канцелярских документов отличается сложностью: употребительны сложноподчиненные предложения, длинный перечень однородных членов, причастные и деепричастные обороты. В приказах и распоряжениях преобладают побудительные предложения с инфинитивом, выступающим в значении повелительного наклонения. Однако в других видах административно-канцелярских документов побудительные предложения используются редко. Это объясняется тем, что по сравнению с законодательным в канцелярском подстиле смягчена модальность долженствования (она характерна лишь для приказов и распоряжений), поэтому способ изложения в канцелярских текстах в основном описательный и повествовательный (в автобиографии), менее распространено рассуждение, оно употребляется главным образом в служебном письме, где нужно что-либо обосновать, доказать. В канцелярских документах повествование, описание и рассуждение часто сочетаются между собой. Директивный стиль изложения в этих документах встречается редко (в основном в приказах, распоряжениях).

Большую роль в  канцелярском подстиле играет графика, написание и расположение реквизитов.

Заключение

Основное требование письменного делового общения –  ясное, четкое, логичное изложение информации. Этому подчинены и требования, предъявляемые к языковым средствам и стилю изложения в документе: однозначность используемых слов, соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих ясность и точность изложения.

Смысловая точность деловых бумаг во многом определяется точностью словоупотребления, т.е. использованием слов в том значении, в каком они должны употребляться в данном стиле и жанре.

Документ должен быть информационно насыщенным, реализовывать  определенную коммуникативную задачу – убедить, побудить, привлечь внимание, выразить согласие или несогласие. Для реализации этих задач количество информации должно быть необходимым и достаточным. Разнородность и избыточность включаемой в документ информации затрудняет восприятие, а значит снижает ее убедительность.

В разных сферах общения существуют свои нормы и  правила этикета. В письменном деловом  общении этикет проявляется в  форме и содержании документов. Он требует соблюдения регламентированности официально-деловых отношений.

В деловой переписке  между адресатом и адресантом регламентированность официально-деловых  отношений выражается с помощью  формул речевого этикета и общей  фоновой тональности учтивости  и корректности. В деловой письменной речи недопустимы ирония, сарказм, оскорбления.

Для адресата официальной  корреспонденции с точки зрения этических норм обязательным является оперативный и четкий ответ. Задержка или отсутствие ответа могут быть расценены отправителем как нежелание  сотрудничать.

Правильный  выбор языковых средств в общении с партнерами определяет успех деловой коммуникации. От того, как отражается в деловой переписке та или иная коммуникативная ситуация, какие для этого выбраны языковые средства, зависит не только понимание партнерами друг друга, но и дальнейшее развитие их отношений. 

Список использованной литературы

1. Введенская Л.А., Павлова Л.Г., Кашаева Е.Ю. Русский язык и культура речи: Учебное пособие для вузов. Ростов н/Д: изд-во «Феникс», 2000. – 544 с.
2. Власенков А.И. Русский язык: Грамматика. Текст. Стили речи: Учеб. Для 10-11 кл. общеобразоват. учреждений. – 8-е изд. – М.: Просвещение, 2002. – 350 с.
3. Голуб И.Б. Русский язык и культура речи: Учебное пособие. – М.: Логос, 2004. – 432 с.
4. Панфилова А.П. Деловая коммуникация в профессиональной деятельности: Учеб.пособие – Спб.: Знание, 2004.
5. Сидорова М.Ю., Савельев В.С. Русский язык и культура речи. Курс лекций для студентов нефилологических вузов. М.: Проект, 2002. - 432 с.
6. Штрекер Н.Ю. Русский язык и культура речи: Учебное пособие. М.: ЮНИТИ, 2004.