Управление проектами средствами Microsoft Project

Чтобы просмотреть  затраты на задачи, выполните команду ВидàДругие представленияàЛист задач.

Чтобы просмотреть затраты на ресурсы, выполните команду ВидàЛист ресурсов или лучше команду ВидàТаблицыàСуммарные данные. В полученной таблице красным цветом выделен ресурс Инженер-конструктор, что свидетельствует о его перегруженности (Пиковая загрузка 1050%). В MS Project ситуация, когда ресурсу назначено больше задач, чем он может выполнить в доступное рабочее время, называется превышением доступности.

7. Корректировка календарного плана

Чтобы избавиться от превышения доступности, необходимо откорректировать календарный план для снижения пиковой загрузки конструкторов. Простейший вариант решения проблемы – принять на работу еще 6 конструкторов (1 конструктор=100%). Для этого выполните команду ВидàЛист ресурсов и укажите для ресурса Инженер-конструктор значение Макс. единиц 1100%.

Попробуем поискать другие выходы их данной ситуации. Перед корректировкой создайте резервную копию проекта с помощью команды ФайлàСохранить как… Верните значение Макс. единиц 500%. Выполните команду ВидàИспользование ресурсов. Щелкните по значку рядом с красной строкой Инженер-конструктор. С помощью кнопки Увеличить задайте для окна справа ежедневный масштаб представления. Убедитесь, что перегрузка будет наблюдаться с 28 марта по 30 мая и с 9 июня по 17 июня. В данном представлении не видно, сколько дополнительных конструкторов требуется. Выполните команду ВидàГрафик ресурсов и вы увидите, сколько конструкторов требуется в каждый момент времени. Пиковая загрузка – с 14 апреля по 28 апреля. Вернитесь к представлению Диаграмма Ганта и попытайтесь, перемещая задачи на более поздние сроки и перераспределяя ресурсы между задачами, добиться осуществимости проекта за счет увеличения длительности проекта (без увеличения численности работников и без увеличения затрат!). Увеличив длительность проекта примерно на 30-40 дней, можно добиться поставленной цели. Проверьте, как изменились затраты на проект.

E Чтобы переместить задачу, подведите курсор к задаче (курсор примет вид ) и, нажав левую кнопку мыши, перемещайте задачу. Если появится окно Мастер планирования с предупреждением о конфликте планирования, то установите переключатель Продолжить. Конфликт планирования допускается и нажмите кнопку ОК.

E Чтобы перераспределить ресурсы, назначенные задаче, используйте кнопку Назначить ресурсы .

Откройте копию проекта, которая  была сохранена перед корректировкой. В MS Project имеется средство автоматического выравнивания использования ресурсов для устранения превышения доступности. Выполните команду СервисàВыравнивание загрузки ресурсов… Установите переключатель Выравнивать автоматически и нажмите кнопку Выровнять.

С помощью команды ВидàТаблицыàСуммарные данные убедитесь, что пиковая загрузка уменьшилась, но превышение доступности сохранилось. Чтобы просмотреть результаты выравнивания, выберите представление Диаграмма Ганта с выравниванием и посмотрите дату окончания проекта после автоматического выравнивания. Сравните результаты автоматического выравнивания и выравнивания вручную, выполненного вами ранее. Завершите работу с копией проекта и вернитесь в исходный проект.

8. Отслеживание хода выполнения  проекта

Перед началом процесса отслеживания рекомендуется сохранить базовый план. Базовый план (до 11 на проект) представляет снимок календарного плана на момент сохранения и содержит всю информацию о задачах, ресурсах и назначениях. С помощью базового плана можно отслеживать ход выполнения, просматривать отклонения и вносить необходимые исправления. Чтобы сохранить базовый план выполните команду СервисàОтслеживаниеàСохранить базовый план... Нажмите кнопку ОК.

Мастер отслеживания помогает создать таблицу, в которой удобно обновлять сведения о ходе выполнения задач. На панели инструментов Консультант нажмите кнопку Отслеживание. В боковой области выберите ссылку Подготовка к отслеживанию хода работы над проектом. На шаге 1 выберите режим отслеживания: вручную (укажите Нет). На шаге 2 укажите Всегда отслеживать путем указания процента завершения по трудозатратам. В результате в текущем представлении MS Project появился дополнительный столбец %завершения по трудозатратам, а на диаграмме Ганта появились соответствующие данные. Задайте для задачи Предварительное экономическое обоснование проекта процент завершения 70%.

Для сравнение фактических и плановых трудозатрат для задач выполните команды ВидàДиаграмма Ганта и ВидàТаблицаàТрудозатраты. Сравните значения в полях Трудозатраты, Базовые, Фактические и .Оставшиеся.

E Значения в поле Отклонение показывают разницу между трудозатратами по графику и первоначально запланированными трудозатратами, сохраненными в базовом плане.

9. Печать и публикация проекта

Чтобы просмотреть, как будет выглядеть  текущее представление проекта  при печати, нажмите кнопку Предварительный просмотр .

В MS Project предлагается более 20 встроенных отчетов. Выполните команду ВидàОтчеты. Выберите категорию Обзорные… и обзорный отчет Сводка по проекту. Также просмотрите отчет Дела по исполнителям (категория Назначения…).

В категории Настраиваемые… представлены все стандартные отчеты. В окне Настраиваемые отчеты можно создать новые отчеты (кнопка Создать…), изменить существующие (кнопка Изменить…), скопировать в шаблон (из шаблона) Global.MPT и т.д. В окне Настраиваемые отчеты выберите отчет Использование трудовых ресурсов и нажмите кнопку Изменить…На вкладке Определение замените Недели на Месяцы .На вкладке Подробности укажите Формат даты Январь 2002. Нажмите кнопку ОК. Просмотрите отчет (кнопка Просмотр).

Для публикации сведений о проекте  в Internet можно сохранить их в формате HTML. Выполните команду ФайлàСохранить как веб-страницу… Введите имя экспортируемого файла в поле Имя файла и нажмите кнопку Сохранить. В первом окне Мастера экспорта нажмите кнопку Далее. Во втором окне установите переключатель Использовать существующую схему и нажмите кнопку Далее. В следующем окне Выберите схему для данных Сводная таблица задач и ресурсов и нажмите кнопку Далее. В следующем окне установите флажок Экспорт на основе шаблона HTML. Для выбора шаблона HTML нажмите кнопку Обзор. В окне Обзор выберите любой шаблон и нажмите кнопку ОК. В окне Мастер экспорта-параметры схемы нажмите кнопку Готово. Просмотрите созданный файл в формате HTML.

 

Лабораторная  работа №2 
Планирование работ средствами Microsoft Excel

Цель. Изучить некоторые возможности Microsoft Excel (условное форматирование, проверка ввода, работа со ссылками и массивами и т.д.), приобрести навыки использования этих инструментов для решения задач планирования работ в проектной организации.

Задание

1. Ввести данные на рабочие листы Исходные данные, Распределение, Диаграмма Ганта и Зарплата согласно заданию.
2. Осуществить распределение проектировщиков по проектам.
3. Составить ведомость на выплату заработной платы.

Основные сведения

Хотя на сегодняшний день существует большое число специализированных программ, предназначенных для управления проектами и планирования (в том числе и рассмотренные выше), однако не всегда они доступны для рядовых пользователей. Преимущество использования электронных таблиц Microsoft Excel для решения подобных задач заключается в широкой распространенности этой программы, наличие некоторого опыта работы с ней у многих пользователей (экономистов, менеджеров). Однако зачастую огромные возможности Microsoft Excel используются не в полной мере из-за недостаточного уровня подготовки рядовых пользователей и даже программистов.

В данной работе демонстрируются возможности MS Excel, которые можно с успехом использовать при решении задач планирования различного рода работ с участием многих сотрудников. Приведенный ниже пример использования MS Excel естественно не демонстрирует всю мощь этого инструментария, однако, как надеется автор, послужит толчком для более углубленного изучения возможностей этой программы.

Рассмотрим следующую ситуацию. Проектной организации, где работает 6 конструкторов и 4 технолога, поручили выполнить 6 проектов (Проект А, Проект Б и т.д.). Работа над каждым проектом включает два этапа: 1) этап конструкторской подготовки производства (КПП) и 2) этап технологической подготовки производства (ТПП). Необходимо распределить проектировщиков по проектам, назначить даты начала этапов, рассчитать даты завершения этапов. Для простоты планирование осуществляется только на один месяц – май 2005 года..

Накладываемые ограничения.

1. Этап ТПП может начаться только после завершения предыдущего этапа КПП.
2. Над одним проектом может работать не более 4 конструкторов и не более 3 технологов.
3. Все проекты должны завершиться не позднее заданных сроков.
4. Один проектировщик может участвовать в нескольких проектах, но одновременно может работать только над одним проектом.

Технология работы

1. Создание рабочего листа Исходные данные

Запустите на выполнение программу  Microsoft Excel, создайте рабочую книгу с именем Планирование работ(<ФИО студента>).xls. Переименуйте лист Лист1 с помощью команды меню Формат®Лист®Переименовать лист. Задайте новое имя Исходные данные.

E Другой способ переименовать лист – двойной щелчок левой кнопкой мыши по имени листа.

Введите данные на лист Исходные данные согласно рис. 5.1 и приведенным ниже указаниям.

Рис. 5.1. Рабочий лист Исходные данные

Для обеспечения проверки вводимых значений в ячейку C1 выполните команду ДанныеàПроверка… В окне Проверка вводимых значений на вкладке Параметры задайте Тип данных Список. В поле Источник введите текст

Январь;Февраль;Март;Апрель;Май;Июнь;Июль;Август;Сентябрь;Октябрь;Ноябрь;Декабрь

На вкладке Сообщение для ввода задайте Заголовок Месяц и Сообщение Выберите месяц, для  которого создается план работ. Нажмите кнопку ОК.

Для ячейки D1 самостоятельно задайте проверку ввода, указав в качестве Источника текст 2004;2005;2006;2007;2008;2009;2010

Чтобы разместить текст в нескольких ячейках (например, в ячейках  D3:F3) необходимо выделить эти ячейки и нажать кнопку Объединить и поместить в центре .

E Рекомендуется избегать (по возможности) этот способ форматирования, так как в дальнейшей работе это может привести к определенным трудностям.

Чтобы разместить текст в ячейке (ячейках) по центру с переносом слов (например, в ячейке D15 или в ячейках В4:В5), выполните команду Форматà Ячейки… и на вкладке Выравнивание задайте по горизонтали по центру, по вертикали по центру. Установите флажок переносить по словам. Нажмите кнопку ОК.

Для диапазона ячеек В6:В11 укажите Отступ 1 (команда меню Форматà Ячейки…, вкладка Выравнивание).

E Чтобы автоматизировать ввод числовых рядов (1, 2, 3,…), введите числа 1 и 2 в соседние ячейки, затем выделите эти две ячейки, и с помощью мыши протяните в нужном направлении.

Для удобства дальнейшей работы рекомендуется создавать имена для ячеек и диапазонов ячеек. Чтобы быстро создать имя для диапазона ячеек Н5:Н13, выделите эти ячейки и щелкните левой кнопкой мыши по полю Имя (слева от строки формул), введите имя Праздники и нажмите клавишу Enter.

ВНИМАНИЕ! Имена вводятся БЕЗ пробелов!

ВНИМАНИЕ! Ввод имени  завершается нажатием клавиши ENTER!

Самостоятельно создайте имена: СпецКонструктор для ячейки В16, СпецТехнолог: для ячейки В17, ЧислоКонструкторов для ячейки D16, ЧислоТехнологов для ячейки D17, ВсегоПроектировщиков для ячейки D18 и Специальность для ячеек С22:С31.

Для ячеек С22:С31 задайте проверку вводимых значений (Тип данных Список, Источник =$В$16:$В$17). Введите данные в таблицу Список сотрудников-проектировщиков.

Для автоматизации подсчета числа конструкторов в ячейку D16 введите формулу =СЧЁТЕСЛИ(Специальность;СпецКонструктор)

E Для ввода имен удобно использовать клавишу F3.

В ячейку D17 формулу введите самостоятельно.

В ячейке D18 подсчитайте сумму.

Создайте лист Распределение и введите данные на этот лист согласно рис. 5.2 и приведенным ниже указаниям.

Рис. 5.2. Рабочий лист Распределение

Чтобы не копировать данные с рабочего листа Исходные данные в диапазон ячеек А3:С12 лист Распределение, введите в ячейку А3 формулу

='Исходные данные'!A22

E В процессе ввода формул удобнее не вводить ссылки на ячейки с клавиатуры, а просто щелкать мышью по нужным ячейкам или выделять нужные диапазоны ячеек. В этом случае Excel сам подставляет нужные ссылки.

Скопируйте эту формулу в  ячейки диапазона А3:С12.

E Чтобы скопировать формулу из ячейки А3 в ячейки А3:С12, подведите курсор к черному квадратику в правом нижнем углу ячейки А3, чтобы курсор превратился в черный крестик. Нажав левую кнопку мыши, «протащите» курсор по ячейкам А3:С12.

Чтобы заполнить ячейки D2:I2, можно применить два способа (заполните ячейки D2:I2 двумя способами):

Способ 1. На листе Исходные данные выделите ячейки В6:В11 и скопируйте их в буфер обмена. Затем щелкните правой кнопкой мыши по ячейке D2 на листе Распределение и в контекстном меню выберите команду Специальная вставка… В окне Специальная вставка установите флажок транспонировать и нажмите ОК.

Способ 2. Выделите ячейки D2:I2 на листе Распределение. В строке формул введите формулу

=ТРАНСП('Исходные данные'!B6:B11)

E Функция ТРАНСП(массив) находится в категории Ссылки и массивы.

Функция ТРАНСП() должна быть введена как формула массива. Для этого необходимо одновременно нажать клавиши Ctrl, Shift и Enter. В результате в строке формул введенная формула будет заключена в фигурные скобки.

Для проверки ввода в диапазон D3:I12 задайте проверку данных с параметрами Тип данных Список, Источник 0;1

Для ячейки J2 создадим примечание. Щелкните правой кнопкой мыши по ячейке J2 и выберите команду Добавить примечание. Введите примечание Количество проектов, в которых участвует работник.

В ячейках J3:J12 подсчитайте сумму  по соответствующей строке.