К форматированию ячеек относится: изменение шрифта содержимого ячеек, выравнивание данных в ячейках, представление чисел в разных форматах, оформление границ ячеек, и т.д. Для того чтобы изменить формат ячейки необходимо щелкнуть на ней и выполнить команду Формат—Ячейки. Появившееся диалоговое окно Формат Ячеек, позволит изменить формат всей ячейки.

     Для выравнивания данных следует:

     щелкнуть  на форматируемой ячейке или выделить диапазон ячеек, содержащих выравниваемый  текст;

     выполнить команду Формат—Ячейки. На закладке Выравнивание установить опцию Переносить по словам, которая позволяет располагать текст одной ячейки в несколько строк.

     

 

     Для оформления предварительно выделенных ячеек с помощью рамок следует  выполнить команду Формат—Ячейки. На закладке Граница следует выбрать тип линии для рамки, а затем щелкнуть на кнопке с нужным видом рамки. (Возможно поочередное назначение нескольких видов рамок).

     Для назначения цветного фона предварительно выделенным ячейкам необходимо выполнить  команду Формат—Ячейки. На закладке Вид выбрать цвет фона ячеек и нажать кнопку ОК.

     Для изменения шрифта предварительно выделенного  текста или числа, находящихся в  нескольких ячейках, необходимо выполнить  команду Формат—Ячейки. На закладке Шрифт следует указать тип  шрифта (Arial, Times New Roman и т. д.), начертание (жирный, курсив, подчеркнутый), размер шрифта, цвет и т.д.

     Для изменения формата чисел, находящихся  в выделенном диапазоне ячеек  необходимо выполнить команду Формат—Ячейки. С помощью закладки Число можно  установить один из следующих форматов чисел: денежный, процентный, дата, текстовый и т.д.

Построение  диаграммы

 

     Построение  диаграмм осуществляется с помощью  Мастера диаграмм.

     1.      Выделите на листе диапазон  с исходными данными (область  данных диаграммы).

     2.      Выполните команду Вставка► Диаграмма или нажмите кнопку [Мастер диаграмм]   на панели инструментов. Открывшееся окно мастера диаграмм осуществит построение новой диаграммы за четыре шага.

     3.      В окне Мастер диаграмм (шаг  1 из 4): тип диаграммы на вкладке  Стандартные в списке Тип выберите тип диаграммы, из форматов данного типа в списке Вид выберите вариант. Если нажать и удерживать кнопку Просмотр результата, то можно увидеть образец диаграммы. Нажмите кнопку Далее.

     4.      В окне Мастер диаграмм (шаг  2 из 4): источник данных диаграмм на вкладке Диапазон данных проверьте правильность установленного диапазона. Нажмите кнопку Далее.

     5.      В окне диалога Мастер диаграмм (шаг 3 из 4): параметры диаграммы  на вкладке Заголовки в поле  Название диаграммы введите заголовок диаграммы. На вкладке Легенда установите флажок Добавить легенду и выберите размещение легенды. На вкладке Подписи данных в группе переключателей Подписи значений установите опцию – значение. Нажмите кнопку Далее.

     6.      В окне диалога Мастер диаграмм (шаг 4 из 4); размещение диаграммы установите переключатель – отдельном.

Защита  данных

 

     При работе с таблицей Excel бывает необходимо защитить рабочие книги, отдельные  ячейки, диаграммы и другие объекты  от несанкционированного доступа или  нежелательного изменения. Excel позволяет это сделать с помощью специальных действий. После включения функции защиты нельзя изменить заблокированный элемент. По умолчанию Excel защищает все ячейки (на вкладке Защита диалогового окна Формат ячеек по умолчанию установлен флажок Защищаемая ячейка), графические объекты, диаграммы от изменения. Однако защита не вступает в силу пока не выбрана команда Сервис►Защита►Защитить лист. В результате выполнения этой команды будет открыто диалоговое окно Защитить лист.

     

     Установленные в нем варианты защиты применяются только к текущему листу.

     Обычно  от изменения защищают ячейки с формулами, названия и шапку таблицы. Если же пользователь попытается ввести информацию в защищенную ячейку таблицы, то выдается сообщение Ячейка или диаграмма защищена от изменений.

     В большинстве случаев нет необходимости  в блокировке всех ячеек рабочего листа. Перед защитой листа необходимо выделить те ячейки, которые необходимо оставить незаблокированными, и в  окне Формат ячеек на вкладке Защита снять флажок Защищаемая ячейка. Тогда при вводе в таблицу данных для перемещения курсора по пустым незащищенным ячейкам можно использовать клавишу [Тab].

     Снимается защита командой Сервис►Защита►Снять  защиту листа. 
 
 
 
 

 

Задание 2

Консолидация  данных

 

     При консолидации данных объединяются значения из нескольких диапазонов данных.

     В табличном редакторе Microsoft Excel предусмотрено  несколько способов консолидации:

      . С помощью трехмерных ссылок, что является наиболее предпочтительным способом. При использовании трехмерных ссылок отсутствуют ограничения по   расположению данных в исходных областях.

      . По расположению, если данные  исходных областей находятся  в одном и том же  месте  и размещены в одном и том  же порядке

      . Если данные, вводимые с помощью  нескольких листов-форм, необходимо   выводить на отдельные листы, используется мастер шаблонов с функцией  автоматического сбора данных.

      . По категориям, если данные исходных  областей не упорядочены, но  имеют   одни и те же  заголовки. Этот способ используется для консолидации данных   листов, имеющих разную структуру, но одинаковые заголовки.

      . С помощью сводной таблицы.  Этот способ сходен с консолидацией  по категориям, но обеспечивает  большую гибкость при реорганизации  категорий.

       Консолидация данных с использованием трехмерных ссылок

     Для консолидации данных с использованием трехмерных ссылок необходимо проделать следующие шаги:

     1. На листе консолидации скопируйте  или задайте надписи для данных

        консолидации.

     2. Укажите ячейку, в которую следует  поместить данные консолидации.

     3. Введите формулу. Она должна  включать ссылки на исходные  ячейки каждого листа, содержащего данные, для которых будет выполняться консолидация.

     4. Повторите шаги 2 и 3 для каждой  ячейки, в которой требуется вывести   результаты обработки данных.

     Использование трехмерных ссылок для объединения данных

     Если  исходные листы имеют различные  шаблоны и подписи или если требуется создать собственный шаблон, или применить собственные формулы объединения данных, при консолидации следует использовать трехмерные ссылки. Трехмерные ссылки обновляются автоматически при изменении исходных данных.

     Добавление  данных для объединения

     Если  все исходные листы имеют одинаковый шаблон, в трехмерных формулах можно использовать диапазон имен листов. Чтобы ввести в объединение новый лист, скопируйте его в диапазон, на который ссылается формула.

     Консолидация  данных по расположению

     Для консолидации данных по их расположению необходимо проделать следующие шаги:

     1. Укажите верхнюю левую ячейку  области назначения консолидируемых  данных.

     2. Выберите команду "Консолидация" в меню "Данные".

     3. Выберите из раскрывающегося  списка "Функция" функцию, которую  следует   использовать для  обработки данных.

     4. Введите в поле "Ссылка" исходную  область консолидируемых данных, а после  чего нажмите  кнопку "Добавить".

     5. Повторите шаг 4  для всех  консолидируемых исходных областей.

     6. Чтобы автоматически обновлять  итоговую таблицу при изменении  источников данных, установите флажок "Создавать связи с исходными данными". 

     Связи нельзя использовать, если исходная область и область назначения находятся на одном листе. После установки связей нельзя добавлять новые исходные области и изменять исходные области, уже участвующие в консолидации.

     Примечание:

     При консолидации данных по расположению заголовки категорий исходных областей не копируются автоматически в область назначения. Если в области назначения требуется разместить заголовки, скопируйте или введите их вручную.

     Консолидация  данных по категориям

     Для консолидации данных по категориям необходимо для начала указать верхнюю левую ячейку конечной области консолидируемых данных а после этого выбрать команду "Консолидация" в меню "Данные" после чего необходимо следовать следующим пунктам:

     1. Выберите из раскрывающегося  списка "Функция" функцию, которую следует  использовать для обработки данных.

     2. Введите исходную область консолидируемых  данных в поле "Ссылка".    Убедитесь, что исходная область имеет заголовок.  После этого нужно нажать  кнопку "Добавить".

     3. В наборе флажков "Использовать в качестве имен" установите флажки,  соответствующие расположению в исходной области заголовков: в верхней строке, в левом столбце или в верхней строке и в левом столбце   одновременно.

     4. Чтобы автоматически обновлять  итоговую таблицу при изменении  источников данных, установите флажок "Создавать связи с исходными данными".

     Связи нельзя использовать, если исходная область  и область назначения находятся на одном листе. После установки связей нельзя добавлять новые исходные области и изменять исходные области, уже входящие в консолидацию.

     Примечание:

     Если  метки в одной из исходных областей не совпадают с метками в других исходных областях, то при консолидации данных для них будут созданы отдельные строки или столбцы. 

     Задание исходных областей консолидируемых данных

     Исходные  области обрабатываемых данных задаются либо трехмерными формулами, либо в поле Ссылка диалогового окна Консолидация. Источники данных могут находиться на том же листе, что и таблица консолидации, на других листах той же книги, в других книгах или в файлах Lotus 1-2-3.

     При описании исходных областей следуйте следующим рекомендациям.

      - Для облегчения работы с исходными областями задайте имя каждого диапазона   и используйте в поле Ссылка только имена.

      - Если исходные области и область назначения находятся на одном листе,   используйте имена или ссылки на диапазоны.

       - Если исходные области и область назначения находятся на разных листах,   используйте имя листа и имя или ссылку на диапазон.

     - Если исходные области и область назначения находятся в разных книгах,   используйте имя книги, имя листа, а затем — имя или ссылку на диапазон.

        - Если исходные области и область назначения находятся в разных книгах   разных каталогов диска, используйте полный путь к файлу книги, имя книги,   имя листа, а затем — имя или ссылку на диапазон.

     Примечание.  Если диапазонам назначены уникальные, не присвоенные автоматически имена, то в ссылке можно не указывать имена листов.  

Пример: