Табель учета отработанного времени

1. Постановка  задачи
1. Неформальная постановка задачи

 

• Создать таблицу  учета отработанного времени  согласно образцу

     Необходимо  ввести исходные данные из задания  на  курсовую работу в       табличный процессор.

• Создать Список автозаполнения с названиями должностей.  Заполнить графу «Должность» элементами списка.

     С помощью возможностей  данного  программного обеспечения необходимо создать список автозаполнения для заполнения графы «должность».

• Выделить цветом ячейки с выходными днями в соответствии с календарем текущего месяца, ввести количество рабочих часов, дни отпусков (ОТ), командировок (К), болезни (Б/Л) для всех сотрудников отдела.

     Воспользовавшись  функцией условного форматирования и возможностью работать с датами,  отформатировать введенные данные.

• Используя встроенные функции СЧЕТ,  ЕСЛИ,    ИЛИ,   И   и СЧЕТЕСЛИ

в ячейке АG7 получить количество отработанных сотрудником дней за месяц.  В ячейке AH7 рассчитать количество дней болезни. Предусмотреть, что если это количество равно 0, то в ячейку заносится  «пробел».

• Аналогичные формулы использовать для расчета количества дней командировок и отпуска.
• Скопировать введенные формулы для всех сотрудников.

Внизу таблицы ввести формулы для расчета  данных 2-х последних строк.

      «Растянуть» исходные формулы для расчета  данных для всех сотрудников

• Построить диаграмму  на итоговых данных последних строк, исключив выходные дни, с заголовком, легендой, наименованиями осей.

      Воспользоваться функцией «Построение диаграмм», выбрать наиболее подходящий и наглядный вид диаграммы. 

      1.2 Аналитический обзор 

     Для решения поставленных задач существует множество различного программного обеспечения таких как LibreOffice Calc, OpenOffice.org Calc, Microsoft Office Excel. В данной курсовой работе мною будет использоваться программный продукт от компании Microsoft - Microsoft Office Excel 2007. Выбранное программное обеспечение отличается большим выбором возможностей и функций, а также удобным и понятным интерфейсом. И именно поэтому я останавливаю свой выбор на продукте компании Microsoft. 
 

2. Решение  задачи

2.1 Описание  используемых функций MS Office 2007 

     Для решения поставленной задачи необходимо задействовать различные функции  и возможности Microsoft Office 2007; для дальнейшего выполнения работы необходимо остановиться подробнее на каждой из них:

• Ввод данных в ячейку таблицы.

     Чтобы ввести данные в конкретную ячейку, необходимо выделить ее щелчком мыши, и вы можете набирать информацию. Завершив ввод данных, вы должны зафиксировать их в ячейке нажав клавишу {Enter}.

     В ячейках может быть:

• текст - любая последовательность символов
• числа. Точность числа (количество знаков после запятой) можно регулировать с помощью кнопок панели инструментов “Форматирование“.
• формулы - ввод формул начинается со знака «=». В формулу могут входить данные разного типа, однако мы будем считать ее обычным арифметическим выражением, в которое можно записать только числа, адреса ячеек и функции, соединенные между собой знаками арифметических операций.

     Например, если вы ввели в ячейку B3 формулу =A2+C3, значением этой ячейки будет число, которое равно сумме чисел, записанных в A2 и C3 .

     Для ввода новых данных или для  исправления старых данных вы можете просто начать их набор в текущей  ячейке. Ячейка очищается, появляется текстовый курсор и активизируется строка формул.

• Копирование формул.

     Excel позволяет скопировать готовую формулу в смежные ячейки; при этом адреса ячеек будут изменены автоматически. Выделите ячейку. Установите указатель мыши на черный квадратик в правом нижнем углу курсорной рамки (указатель примет форму черного креста) - он называется маркер заполнения. Нажмите левую кнопку и смещайте указатель вправо по горизонтали или вертикали, - так, чтобы смежные ячейки были выделены пунктирной рамкой. Отпустите кнопку мыши.

• Очистка ячеек .

     Для очистки выделенного блока ячеек  можно воспользоваться командой (Правка - Очистить), которая позволяет  удалить либо все содержимое ячеек, либо какие-то его элементы (примечание , фор-мат) . Для этой же цели вы можете нажать клавишу {Del} .

• Вставка и удаление

     Вы  можете удалить выделенные столбцы  или строки: Правка-Удалить или  вставить строку или столбец Вставка-Строки или Столбца. 

Абсолютная, относительная и смешанная адресация  ячеек. При обращении к ячейке можно использовать адреса B3, A1, G9 и т.д. Такая адресация называется относительной. При её использовании в формулах Excel запоминает расположение относительно текущей ячейки. Так, например, если вводить формулу =B1+B2 в ячейку B4, то Excel интерпретирует формулу как “прибавить содержимое ячейки, расположенной тремя рядами выше к содержимому ячейки, расположенной двумя рядами выше”.

• Копирование формул.

     Excel позволяет скопировать готовую формулу в смежные ячейки; при этом адреса ячеек будут изменены автоматически.

Выделите  ячейку. Установите указатель мыши на черный квадратик в правом нижнем углу курсорной рамки (указатель  примет форму черного креста) - он называется маркер заполнения. Нажмите  левую кнопку и смещайте указатель  вправо по горизонтали или вертикали, - так, чтобы смежные ячейки были выделены пунктирной рамкой. Отпустите  кнопку мыши .

     Если  скопировать формулу =B1+B2 из ячейки B4 в C4, Excel так же интерпретирует формулу как “прибавить содержимое ячейки, расположенной 3 рядами выше к содержимому ячейки двумя рядами выше. Т.е. формула в C4 примет вид =C1+C2.

     Если  при копировании формул необходимо сохранить ссылку на конкретную ячейку или область, то необходимо воспользоваться  абсолютной адресацией. Для её задания  необходимо перед именем столбца  и строки ввести символ $. Например $B$4 и т.д.

     Относительный адрес ячейки можно отредактировать  в абсолютный следующим образом: Дважды щёлкнуть мышью в строке формул на адресе нужной ячейки, чтобы его  выделить и нажать F4.

     Смешанная адресация: символ $ ставится только там, где он необходим, например B$4, или $C2. Тогда при копировании один параметр адреса изменится, а другой - нет.

• Логические функции.

     При выполнении расчетов с использованием Excel часто приходится иметь дело с задачами, в которых расчет значений в некоторых ячейках нужно производить по одной из двух или более формул в зависимости от некоторого условия.

     После условия записаны 2 формулы, разделенные  точкой с запятой, причем первой записана формула, по которой нужно производить  вычисление, если условие верное, а  второй - формула, по которой нужно  вычислять, если условие неверное.

     В общем виде логическая функция выглядит так:

=ЕСЛИ (условие;  формула1; формула2)

     Если  условие выполняется, то расчет производится по формуле1, если нет, то расчет производится по формуле2.

     В условии могут использоваться знаки  сравнения:

• больше
• >= больше или равно
• < меньше
• <= меньше или равно
• = равно
• <> неравно

А также  операции OR (или) и AND (и)

Примеры логических функций:

=ЕСЛИ(A5>=2;25;0)

=ЕСЛИ(С2<>12;D2*0,15;D2+30)

=ЕСЛИ(A3=1;C3+50;ЕСЛИ(А3=2;C3+100;C3))

• Функция СЧЕТ

Функция СЧЁТ подсчитывает количество ячеек, содержащих числа, и количество чисел в списке аргументов. Функция используется для  получения количества числовых ячеек  в диапазонах или массивах ячеек.

• Список автозаполнения

     Пользовательский  список автозаполнения представляет собой  набор данных, используемый для заполнения столбца повторяющейся последовательностью; например, Север, Юг, Восток, Запад. Существует возможность создания пользовательского списка автозаполнения либо из существующих на листе элементов, либо путем непосредственного ввода списка.

     Создание  пользовательского списка автозаполнения:

     Если  ряд элементов, который необходимо представить в виде пользовательского  списка автозаполнения, был введен ранее, выделите его на листе.

     В меню Сервис выберите команду «Параметры»  и откройте вкладку «Списки».

     Выполните одно из следующих действий:

1.чтобы использовать выделенный список, нажмите кнопку Импорт;

чтобы ввести новый список, выберите Новый  список из списка Списки, а затем  введите данные в поле Элементы списка, начиная с первого элемента. После  ввода каждой записи нажимайте клавишу ENTER. 2.Нажмите кнопку Добавить после того, как список будет введен полностью.

• Условное форматирование

При помощи условного форматирования можно  изменять внешний вид элемента управления в зависимости от значений, введенных  в форму Microsoft Office InfoPath 2003. Для каждого  элемента управления можно задать условия, определяющие его форматирование, например стиль шрифта, цвет текста и цвет фона. Также можно скрыть или отключить  элемент управления. Для элемента управления можно задать несколько условий; это означает, что внешний вид элемента управления может по-разному меняться в зависимости от введенных значений. Кроме того, внешний вид элемента управления может изменяться в зависимости от значений, введенных в другие элементы управления формы, а также от того, имеют ли данные в элементе управления цифровую подпись. 

Можно использовать условия, чтобы определить, содержит ли значение элемента управления пустое поле, попадает ли оно в определенный интервал, совпадает ли со значением  другого элемента управления, начинается ли с определенного знака или  содержит определенные знаки. Затем  можно связать форматирование с  этим условием, чтобы выделить важные данные и предоставить заполняющим  форму пользователям интерактивный  интерфейс. Например, при условном форматировании могут быть заданы следующие параметры.

Не отображать элемент управления до тех пор, пока не будет установлен определенный флажок.

Заблокировать кнопку Поиск, пока пользователь не введет имя в определенное текстовое  поле.

Сделать текстовое поле доступным только для чтения, пока в другое текстовое  поле не будет введено определенное значение.

Изменить  цвет и стиль шрифта для всех записей  о расходах, для которых требуется  квитанция.

Изменить  цвет строк повторяющейся таблицы  в зависимости от

значения  определенного текстового поля в  таблице.

Отмечать  элементы финансового характера  красным цветом, если их значения меньше нуля, и зеленым цветом, если их значения больше или равны нулю.

• Построение диаграмм.

     Системы машинной графики.

     Одно  из важнейших отличий современных  ПК от их предшественников состоит  в возможности вывода на экран  дисплея (а затем и на бумагу) графических  изображений.