Системы управления электронным документооборотом в органах государственной власти

Кроме обеспечения доступа  к публичным документам, такой  портал может иметь также и  интранет-часть, обеспечивающую доступ сотрудников удаленных подразделений  к электронному архиву ведомства.

Портал может быть также  использован для приема и обратной связи по обращениям граждан и  предприятий.

 

Система автоматизированного  обмена документами с предприятиями        

Одной из основных функций  ряда ведомств является периодическое  получение разнообразной отчетности от предприятий. Для этой цели могут  быть разработаны специализированные подсистемы, обеспечивающие автоматизированный прием документов определенных видов  от автоматизированных систем предприятий, регистрацию их и дальнейшую передачу на обработку соответствующим автоматизированным системам ведомства.      

При подготовке ответственных  документов ведомствами зачастую создаются  рабочие группы, включающие в себя также сотрудников других ведомств и привлеченных экспертов. Для поддержки  работы распределенных рабочих групп  целесообразно создание распределенной подсистемы коллективной работы над  документами.      

Учитывая значительное количество разрабатываемых документов, средства коллективной работы должны быть тесно  увязаны с системами ЭДД, т.е. процессы запуска проектов и создания рабочих  групп, передачи документов в систему  ЭДД на согласование и утверждение  ит.д. должны быть по возможности автоматизированы.       

Система работы над проектами  документов может быть интегрирована с интранет-частью ведомственного портала.

 

 

 

 

 

 

      ЗАКЛЮЧЕНИЕ   

Проблемы  управления потоками документов актуальны  для любого органа государственной власти. Но особенную остроту эти проблемы приобретают при переходе на новые компьютерные технологии, когда привычные бумажные документы заменяются электронными. 

В настоящее время наличие успешно  действующей системы автоматизации  делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела. Автоматизированная  система представляет возможность  производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации. 

 Внедрение автоматизированной системы обеспечит  удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений. 

Перед тем, как осуществлять проект внедрения  максимально необходимо формализовать его цели. Обязательно проводить стадию предпроектного анализа. Привлечь профессиональных консультантов для обследования предприятия и постановки задач менеджмента (затраты непременно окупятся). Необходимо старательно подходить к выбору программного обеспечения для построения корпоративной информационной системы, так как ошибки дорого обходятся. Посмотреть как можно больше систем, и посмотреть их "живьем", а не по маркетинговым материалам разработчиков.   

В настоящее время системы ЭДД  внедрены в основных ветвях органов власти различного уровня. И распространение таких систем постоянно растет. В недалеком будущем отсутствие системы ЭДД станет невозможным для любого органа власти.  

 

 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

              

 

 

 

Библиографическое список

 

Литература

1. Андреева В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение: учеб.-практич. пособие/ В.И. Андреева.– М.: Кнорус, 2006.– 267 с.
2. Борисенко И.Н. Автоматизированный документооборот: учеб. пособие/И.Н. Борисенко.– Омск: ОмГТУ, 2005.– 77с.
3. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере (Компьютерные технологии в делопроизводстве): учеб.-практич. пособие/ Кузнецов С.Л. – М.: Интелсинтез, 1999. – 208 с.
4. Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие /А.А. Раздорожный . – М.: ИНФРА-М, 2009. — 304 с.
5. Романов Д. А. Правда об электронном документообороте: учеб.-метод. рекомендации / Д.А. Романов, Т.Н. Ильина, А.Ю. Логинова.– М.: ДМК Пресс, 2002. – 224 с.
6. Справочник делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере:учеб. пособие / Павлюк Л.В. [и др.].– М., Сп: Герда, 2006.– 383с.
7. Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. -М.: ИНФРА-М, 2000. – 377 с.
8. Баласанян В. Концепция системы автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы. – 2000. -  № 1. - с. 42-44.

 

 

Периодическая литература

9. Бибер Е. Жизнь документа в системе электронного документооборота / Е. Бибер// Секретарское дело .– 2007. – №11. –С.24–27.
10. Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства Попытка анализа и классификации / О.А. Ефимова // Секретарское дело.–2000.– №4.– С. 37–42.
11. Каменева Е.М. Все секреты регистрации документов/Е.А. Каменева // Делопроизводство и документооборот на предприятии.– 2007.– № 11.С23–26.
12. Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап/ С.Л. Кузнецов // Делопроизводство. – 2000. – № 1. – С.30–33.
13. Кузнецов С.Л.Прием и передача документов в автоматизированных системах / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело.– 2000.– №3. – С. 36–39.
14. Кузнецов С.Л. Примерное техническое задание на систему автоматизации делопроизводства/С.Л. Кузнецов//Делопроизводство.– 2005. – № 3. –С. 47-52.
15. Кузнецов С.Л. Примерное техническое задание на систему автоматизации делопроизводства (продолжение)¹/ С.Л. Кузнецов //Делопроизводство.– 2005.– № 4. – С. 56-59 .
16. Кузнецов С.Л. Примерное техническое задание на систему автоматизации делопроизводства (продолжение) /С.Л. Кузнецов//Делопроизводство.– 2006. – № 1. – С. 44– 47.
17. Кузнецов С.Л. Современные технологии регистрации документов / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство.– 2007.– №11.– С. 30-33.
18. Кузнецов С.Л. Организация информационно-справочной работы по документам/ С.Л. Кузнецов//Делопроизводство.– 2008.– № 1. – С. 14–17.
19. Подолина О. Автоматизация подготовки организационно-распорядительного документа: Работа с его шаблонами/О. Подолина// Секретарское дело.– 2008.– №10. – С. 20–23.
20. Подолина О. Жизненный цикл исходящих документов/ О. Подолина // Секретарское дело.– 2008.– №11. – С.44–46.
21. Подолина О.Согласование документов в системе электронного документооборота/ О. Подолина// Секретарское дело.– 2008. – №12. – С. 26–28.
22. Подолина О. Согласование и совместная подготовка документа в системе электронного документооборота/ О. Подолина//Секретарское дело. – 2009.– №1 – С. 67–68.
23. Подолина О., Подписание документа одним нажатием клавиши Enter/ О. Подолина, Д. Вдов //Секретарское дело.– 2009.– №4. – С. 22–24.
24. Рысков О.И. Некоторые рекомендации по выбору автоматизированной системы документационного обеспечения управленческой деятельности /О.И. Рысков // Секретарское дело.– 2004.– №3.– С.10–12.
25. Таранченко О. Делопроизводство – автоматизация работы/О. Таранченко // Секретарское дело.– 2003. – №4 – С. 27–28.