Офисная автоматизация

Офисная автоматизация

    Офис  – информационное предприятие, преобразующее  исходную информацию с использованием имеющихся информационных ресурсов в информационных продукт.

    В современных условиях автоматизируются следующие виды деятельности в офисе:

1. обслуживание входных информационных потоков разнообразных видов;
2. собственно документооборот и организация делопроизводства;
3. планирование и контроль производственных заданий;
4. стратегическое и тактическое планирование основной деятельности;
5. принятие решений различных уровней;
6. техническая поддержка бизнес-процессов;

    Средства  автоматизации офиса можно разделить  на 2 группы:

1. средства автоматизация рутинных работ с документами, а также хорошо формализованных и структурированных задач. К ним, в первую очередь, относятся средства редактирования (набор, проверка, оформление) и печати документов, контроля их прохождения(маршрутизация, мониторинг), контроля исполнения поручений.

    Для автоматизации этих работ была разработана  концепция электронного офиса, позволяющая:

    - практически полностью исключить  внутрифирменные потоки бумажных  документов, заменив их электронными;

    - благодаря сетевым технологиям  реализовать возможность прямого  взаимодействия людей, находящихся  в различных помещениях офиса;

    - существенно повысить эффективность  работы служащих творческого труда, требующей интенсивной обработки больших объёмов сложноорганизованной информации.

2. методические и программные средства поддержки принятия решений, которые в отличие от средств предыдущей группы, являются специфическими для каждой предметной области или решаемой проблемы.

    Средства  автоматизации принятия решений делятся на:

    - экспертные системы (ЭС) – системы  с элементами искусственного  интеллекта, предоставляющие пользователю одно решение по конкретному вопросу, ведут себя как лучшие эксперты в данной области;

    - системы поддержки принятия решений  (СППР) – реализуют механизмы  математического и имитационного  моделирования и поиска оптимального  решения. СППР предоставляют пользователю  набор возможных вариантов решений,  а выбор наилучшего из них  ложится на пользователя.

    К первой группе средств автоматизации  офиса относятся:

1. Интегрированный пакет MS Office, включающий в себя:

• текстовый редактор Word;

• электронные таблицы Excel;
• СУБД Access;
• программное средство для подготовки и проведения презентации Power Point,
• программное средство для решения различных организационных задач (например, составление расписания, организация встреч, рассылка приглашений) Outlook,
• программное средство Microsoft Project предназначенное для управления работами (проектами), которое включает решение следующих задач:
• - составление план-графика работ,
• - управление ресурсами.

2. Системы управления электронными документами EDMS (Electronic Documents Menegment System –EDMS) – для ведения корпоративных архивов документов различного характера.

    В рамках, так называемой, системы управления электронными документами, с помощью взаимосвязанных технологий выполняется сбор, индексирование, просмотр и поиск неструктурированных данных, хранящихся в виде текстовых файлов, электронных таблиц и т. д.

    Примером  такого рода систем является

• электронный архив DOCS OPEN,
• корпоративная система управления документами Excalibur EFS.

3. Системы управления документооборотом и автоматизации деловых процессов.

    Управление  документооборотом и автоматизация  деловых процессов

    Главная цель создания системы документооборота состоит в повышении эффективности  выполнения бизнес-процессов, которые  она обслуживает. Проектирование документооборота предприятия осуществляется параллельно  с разработкой деловых процессов. Бизнес-процессы предприятия состоят  из операций и событий, операции адресуются исполнителям, за выполнение одной  или  нескольких операций отвечает исполнитель. Документы участвуют  в выполнении операций. Жизненный  цикл документа связан с событиями  и операциями, выполняемыми в составе  бизнес-процесса.

    Критерием качества системы документооборота выступает эффективность выполнения бизнес-процессов. С целью повышения  эффективности необходимо сохранять  документы в электронном архиве.

    Автоматизация документооборота обеспечивает:

1. Управление организационно-распорядительной документацией (автоматизация работы канцелярии и координация деятельности организации по обработке такой документации),
2. Обеспечение деятельности руководства (предоставление руководству информационных материалов по его запросам, координация обработки распоряжений руководства в подразделениях офиса и обеспечение доступа к его информационным ресурсам).
3. Организация корпоративного архива документов (хранение документов на носителях различного типа, проведение поиска документов по их содержанию и атрибутам).
4. Промышленный ввод документов с различных носителей (высокоскоростной ввод данных из неструктурированных документов и форм в архивы или системы документооборота. Обработка документов непосредственно в графической форме и организация коллективной обработки одного документа. Построение архивов факсимильных копий документов, организация сверхоперативной обработки документов в системе безбумажного делопроизводства).

    Для автоматизации документального  сопровождения бизнес-процессов, в  зависимости от категорий операций, составляющих бизнес-процессы  организации, используются две технологии коллективной работы:

1. групповая (GroupWare) – рассчитана на небольшие рабочие группы, характеризуется поддержкой выполнения одной коллективной задачи и отсутствием структуризации в организации работ. Поддержка ограничивается обеспечением коллективного доступа к информации с помощью различных методов: сетевого доступа к файлам и базе данных; локальной и глобальной электронной почтой (включая телеконференции и дискуссии); терминального доступа.

    Технология  Groupware основана на информационной модели предприятия, она предусматривает, что для пользователей существует общее хранилище данных и не регламентирует, кто и при каких обстоятельствах берет оттуда информацию.

    Для организации совместной (групповой) работы в офисе используются следующие  программные средства:

    - система групповой работы - IBM Lotus Notes;

    - система поддержки групповой  работы  - Group Wise;

    - интегрированная система для  рабочих групп - Dec Link Works.

2. корпоративная (WorkFlow) – служит для автоматизации документооборота при коллективной работе в средних и крупных офисах. Для них характерна поддержка многопользовательской работы с несколькими задачами одновременно, чёткая структуризация  выполнения работ по ролям и документам с контролем исполнения.

    Технология  Workflow основана на процессной модели предприятия. Она позволяет:

• описывать в терминах движения документов деловые процессы, их координацию друг с другом и реакцию на события (выполнять маршрутизацию);
• моделировать бизнес-процессы;
• контролировать выполнение бизнес-процессов на рабочем этапе;
• а также устанавливать:
• права доступа пользователей;
• срок исполнения операций и другие атрибуты процесса.

    С помощью технологии Workflow можно управлять как структурированной, так и неструктурированной информацией, а с помощью технологии Groupware-только неструктурированной.

    Основное  потребительское свойство workflow состоит в том, что эта технология помогает структурировать поток работ, обеспечивает прохождение задачи через нужных участников, в нужной последовательности и в оговоренные интервалы времени.

    Программное обеспечение, реализующее технологию  workflow, контролирует правильность прохождения необходимой процедуры обработки документа. Как только один служащий заканчивает определенную операцию с документом, документ автоматически пересылается другому служащему, который территориально может находиться совершенно в ином месте. Система помнит, где и в каком состоянии находится конкретный документ, и, если задача вовремя не завершена, предупредит об этом.

    Потеря  документа исключена, поскольку  все критические точки (например, окончание срока выполнения конкретной операции над документом) система  контролирует автоматически, сигнализируя об отклонениях. Автоматически проверяют  также и право доступа определенных лиц к конкретным документам.

    Менеджер  со своего компьютера может контролировать состояние работ над документом, степень загрузки сотрудников и  при необходимости перевести часть работ на другого служащего.

    Данная  технология гарантируют, что достоверная информация будет в нужный момент доступна лицу, принимающему решение.

    Примерами систем управления документооборотом  по корпоративной технологии являются:

    - пакеты Work Route для маршрутизации и контроля исполнения документов;

    - Staft Ware – пакет управления документооборотом;

    - Action Workflow – система автоматизации деловых процессов.

    Наиболее  популярными приложениями, использующими технологию Workflow являются:

    -автоматизация  документооборота (МИД Финляндии);

    -финансовые  услуги (Barclays Bank, Великобритания);

    -обслуживание  клиентов ("Люфтганза");

    -информационно  - справочные системы (ВЦ лондонской  полиции).

    Workflow - типичная технология системной интеграции.