Эксплуатация информационных систем

> 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ОБРАБАТЫВАЕМОЙ ИНФОРМАЦИИ И ИНФОРМАЦИОННОГО ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ ОБЪЕКТОВ ХОЗЯЙСТВОВАНИЯ

2.1. Организация  документооборота. Учет входящей  и исходящей корреспонденции

Документооборот - это движение документов с момента их получения  или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив. Документы, поступающие на предприятие проходят:

- первичную обработку; 

- предварительное рассмотрение;

- регистрацию;

- рассмотрение руководством.

После этого входящие документы  передаются конкретным исполнителям.

В приемной директора принимаются  к обработке только правильно  оформленные документы, имеющие  юридическую силу и присланные в  полном комплекте. Конверты от поступающих  документов уничтожаются за исключением  тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения  документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения  поступивших документов на:

- направляемые на рассмотрение  руководителю предприятия; 

- направляемые непосредственно  в структурные подразделения  или конкретным исполнителям.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные генеральному директору  предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия. Обработка  и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления  на предприятие. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями  или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют их как почтовое отправление  и сдают в отделение связи.

Исходящие документы обрабатываются и отправляются в день регистрации. Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления  документа путем проставления на нем индекса с последующей  записью необходимых сведений о  документе в регистрационных  формах. Регистрации подлежат все  документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования  в справочных целях, (организационно- распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы. Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. Регистрация документов проводится однократно. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не регистрируется повторно.

 При регистрации документы  делятся на несколько групп,  каждая из которых регистрируется  отдельно, например: приказы по основной  деятельности, приказы по личному  составу, акты ревизий, протоколы  заседаний, отчеты, докладные записки  и т.д. Порядковые регистрационные  номера (индексы) присваиваются документам  в пределах каждой регистрируемой  группы. В состав индекса документа  входят: порядковый номер в пределах  регистрируемого массива документов; индекс по номенклатуре дел.  Например: 218/08-17 , где 218 - порядковый  регистрационный номер, 08-17 - номер  дела в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов). Для внутренних документов применяется простая порядковая нумерация (приказ № 28, протокол №3, акт № 7).

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами.

Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица.

Технология контроля состоит  из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения  документа до исполнителя, предварительной  проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов  контроля исполнения документов, информирования генерального директора КУП «ГМЗ№1».

Данные о ходе и результатах  контроля за исполнением документов периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

Для того, чтобы иметь полное представление об обрабатываемой на КУП «ГМЗ№1» информации, рассмотрим их значение:

плановая – учитываются цены, расценки на продукцию;

учетная – счета, на которых учитывается учет денежных средств;

оперативная – показывает расчет той или иной организации, также позволяет предоставить сведения о задолженности организации, показать ежегодные расходы (приходы) денег за определенный период;

поисковая : генеральная, обычная – достаточно оперативная;

На КУП «ГМЗ№1» широко используются справочные системы КонсультантПлюс.

Универсальный правовой информационный банк, который адресован самому широкому кругу специалистов (руководителям, юристам, бухгалтерам и аудиторам, налоговым инспекторам, финансистам, специалистам по внешнеэкономической  деятельности, работникам банков и  др.). Может быть использован в организациях всех форм собственности и направлений деятельности.

На предприятии имеется  несколько сетевых дисков – можно  получить не точный поток информации, но можно рассмотреть папки, оставленные  на других носителях.

 

2.2 Автоматизация  рабочего места

Большая часть информации на КУП «ГМЗ№1» обрабатывается с помощью компьютера. Компьютер позволяет набрать документ частично или полностью, не прибегая к многочисленным его перепечаткам. Набранный документ можно распечатать на принтере и сохранить на магнитном диске документ становится файлом, хотя его по-прежнему можно называть документом.

Работники служб документации используют MS Office, который позволяет облегчить такую трудоемкую часть делопроизводства. В MS Office входят текстовый редактор Word, табличный процессор Excel, средство для создания баз данных Access, а также специальные программы для работы офисов. MS Office предлагает дополнительные возможности для составления документа: создание шаблонов документов и файла данных; форматирование документов с помощью стилей; использование словаря синонимов и т.д.

При большом документообороте в памяти компьютера может скапливаться значительное количество документов и  сведений о них. Компьютер успешно  справляется с большим количеством  однотипных данных с помощью систем управления базами данных (СУБД).

С помощью СУБД можно относительно просто создавать базу данных (БД) с  различными структурами, вносить в  них необходимые изменения и  дополнения. СУБД позволяют сохранять  данные в одном или более файлах. Они могут быть связаны между  собой или независимы друг от друга. В приложении 5 представлены данные об используемых базах данных на КУП «Гормолзавод №1».

На предприятии созданы  для каждого уровня управления и  каждой предметной области автоматизированные рабочие места на базе профессиональных персональных компьютеров (АРМ). Например, в сфере экономики на таких  АРМ можно осуществлять планирование, моделирование, оптимизацию процессов, принятие решений в различных  информационных системах и для различных  сочетаний задач. Для каждого  объекта управления необходимо предусматривать  АРМ, соответствующие их значению. Однако принципы создания любых АРМ должны быть общими: системность, гибкость, устойчивость, эффективность.

Автоматизированное рабочее  место системы управления, оборудованное  средствами, обеспечивающими участие  человека в реализации автоматизированных функций АСУ.

Можно выделить три класса типовых АРМ:

- АРМ руководителя;

- АРМ специалиста; 

- АРМ технического и  вспомогательного персонала. 

На КУП «ГМЗ№1» программы  АРМа написаны на языке FoxPrо.

Предприятие использует автоматизированную систему управления "DELTA+ Персонал". Функциональные возможности программы: программа позволяет автоматизировать работу отдела кадров, делает составление отчетов менее трудоемкой задачей, экономит массу времени, затрачиваемого на поиск, анализ, выборку информации по сотрудникам, полностью контролирует необходимость и правильность подачи документов персонифицированного учета.

Необходимо также отметить и о системе «Клиент - банк», она  широко используется на предприятии  КУП «ГМЗ№1».

Система «Клиент-Банк» - это многофункциональный комплекс, который позволяет осуществлять в режиме реального времени платежи, а также получать широкий спектр актуальной финансовой информации без непосредственного обращения в банк. Это специальная программа, которая устанавливается на  компьютере и позволяет связаться с банком по обычной телефонной линии при помощи модема с применением технологии передачи информации через Интернет.

Работая в системе «Клиент-Банк», работники КУП «ГМЗ№1» контролируют состояние своих счетов и совершают платежи, при этом не нужно приносить бумажное платёжное поручение в банк – электронное платёжное поручение имеет аналогичную законную силу, а вместо обычной подписи на нём используется электронно-цифровая подпись.

Также на КУП «ГМЗ №1»  установлена программы «СБЫТ готовой продукции». В программе СБЫТ имеется таблицы: Описание заказа, Поставщики, Товар, Заказчик и Заказы. Предприятие занимается розничной и оптовой продажей различных товаров. В зависимости от количества можно выбрать различные варианты стоимости товара с учетом скидки для оптовых покупателей. Программа позволяет ввести данные по каждому заказу и вывести эти данные в виде накладной на печать. Информация  должна выводиться по каждой фамилии заказчика и выводить все его заказы.

Также программа осуществляет поиск, вывод справки, ввод различной  информации о поставщиках, заказчиках и товаре, и самое главное вывод  накладной.

Технические требования к ПК для установки программы СБЫТ

 

Для работы системы необходимы следующие ресурсы:

• Операционная система  (для среды) Microsoft Windows 2000 с Service Pack 2 и выше или Microsoft Windows XP. Microsoft Windows NT 4.0 не поддерживается.
• IBM-совместимый компьютер с процессором не хуже Pentium.
• Наличие мыши.
• Не менее 64 Мбайт оперативной памяти (рекомендуется 128 Мбайт).
• 20 Мбайт свободной памяти – для минимальной установки, 165 Мбайт – для типичной и максимальной установки.
• Монитор типа 800x600 или более высокой разрешающей способности с палитрой 256 цветов (Рекомендуется 16-битовый High Color).

 

Структура баз данных

 

В результате  работы с  изучаемой предметной областью, которая  касается работы сбыта готовой продукции разработана логическая схема базы данных.  Схема состоит из пяти таблиц. Рассмотрим таблицу «Заказчик».

Каждому полю проставлен соответствующий  тип и размер. Информация приведена  в рисунке 1.

 

 

Рисунок 1 – Информация о  таблице «Заказчик»

 

Структура файлов, имен и каталогов

 

 

Схема данных

 

      Заказчик 1                                 М Заказы

Заказы    1                                   М Описание заказа

Описание заказа 1                      М Товар

Товар      1                                   М Поставщик

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Описание интерфейса

 

Программу необходимо запускать  из каталога Sbit. Для нормальной работы программы необходимы файлs, которые описаны в разделе «Структура файлов, имен и каталогов»

Файл Sbit.app или Sbit.exe – является основной программой приложения, активизирует главную форму и меню

Интерфейс программы строится на базе меню, содержащего пять пунктов: Файл, Документы, Справочники, Поиск, Справка. Пункт Файл à Выход служит для закрытия всех открытых окон и выхода из программы.

При нажатии на этот пункт  меню запускается процедура, которая  и производит выход, как из среды, так и из проекта приложения.

При выборе пункта меню Справка  выходит ниспадающее меню, состоящее  из трех пунктов. Один из них «Справка». При нажатии на него запускается  файл справки, который содержит краткий  обзор программы и основные принципы работы с ней.

При выборе пункта меню Поиск  также выходит ниспадающее меню, состоящее из двух подпунктов: По поставщикам  и По заказчикам. При выборе подпункта горизонтального меню запускается форма, где можно осуществить поиск.

При выборе пункта Документы à Заказы запускается форма, где можно добавлять или удалять информацию о заказе.

Бухгалтерский учет ведется  в соответствии с рабочим планом счетов с разбивкой по субсчетам  и аналитическим счетам, разработанным  на основании Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденного  постановлением Минфина РБ от 30.05.2003 г. №89, с учетом особенностей финансово-хозяйственной  деятельности организации.