Информационные технологии в государственном и муниципальном управлении

          Ключевым элементом, определяющим эффективность вычислительной поддержки информационного обеспечения управленческой деятельности, является алгоритм его функционирования. По сути, названный алгоритм — это выраженный в формальном виде (математическом, естественном, машинном или языке программирования) способ переработки исходной информации, связанный не только с ее поиском, хранением и отображением, но и с преобразованием в выходную информацию по определенным алгоритмам. Сегодня кроме автоматизированных информационно-расчетных систем используются информационно-поисковые и информационно-справочные системы.

          Необходимо отметить, что изменяется характер информации, используемой для поддержки и принятия решений. Так, в дополнение к информации фактографического и документального характера все шире используется графическая, картографическая, понятийная информация, организуемая в виде специализированных баз знаний пользователя о его предметной области, и информация, фиксирующая опыт принятия решений в виде экспертных систем (систем, основанных на знаниях). Знания в таких системах представляются в форме различных моделей, в которых механизм вывода позволяет не только моделировать действия «эксперта», но и выводить «новые» знания.

          Для руководителя автоматизированная СППР важна не как технически совершенная и соответствующая современному научно-техническому уровню информационно-вычислительная система, а как средство, предпосылка или фактор повышения эффективности его труда как руководителя. Действительный эффект от применения автоматизированной СППР не всегда сводится к экономическому. Он не обязательно заключается, например, в экономии общего времени, потраченного на выработку и принятие решения. Скорее, эффект состоит в том, что при наличии этой системы имеется возможность выполнения более глубокого анализа за одно и то же время, т. е. возможность принятия качественно более совершенного и обоснованного решения. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Практическая  часть

1. Понятия баз данных.

         База данных – это организованная структура, предназначенная для хранения информации. В современных базах данных хранятся не только данные, но и информация.

       Это утверждение легко пояснить, если, например, рассмотреть базу данных крупного банка. В ней есть все необходимые сведения о клиентах, об их адресах, кредитной истории, состояние расчетных счетов, финансовых операциях и т.д. Доступ к этой базе данных имеется у достаточно большого количества сотрудников банка, но среди них вряд ли найдется такое лицо, которое имеет доступ ко всей базе полностью и при этом способно единолично вносить в нее произвольные изменения. Кроме данных, база содержит методы и средства, позволяющие каждому из сотрудников оперировать только с теми данными, которые входят в его компетенцию. В  результате взаимодействия данных, содержащихся в базе, с методами, доступными конкретным сотрудникам, образуется информация, которую они потребляют и на основании которой в пределах собственной компетенции производят ввод и редактирование данных.

       С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных. Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнение ее содержимым, редактирование содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройства вывода или передачи по каналам связи.

              В мире существует множество систем управления базами данных. Несмотря на то что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Это дает нам возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и методы на весь класс СУБД. В качестве такого учебного объекта мы выберем СУБД Microsoft Access, входящую в пакет Microsoft Office. 

2. Базы данных в Microsoft Access

2.1. Создание баз данных

     На  первом этапе проектирования базы данных необходимо определить цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать.

     База данных разработана для материального склада.

     Построение  концептуальной модели:

     Объектами модели являются: материалы, поставщики, материально – ответственные лица, склад. К объектам модели выбираем основные атрибуты.

       Основные атрибуты для материалов:

• Наименование материала;
• Единица измерения;
• Цена за ед.;
• Поставщик.

        Основные атрибуты для поставщика:

• Номер товарно – транспортной накладной;
• Наименование поставщика;
• Дата покупки.

      Основные  атрибуты для материально – ответственного лица:

• ФИО;
• Должность.

Основные  атрибуты для склада:

• Дата поступления товара;
• Номер склада;
• Материально – ответственное лицо;
• Количество товара;
• Стоимость товара.

2.2 Построение таблиц.

База Данных содержит 4 таблицы:

     Таблицы создаем в режиме конструктора –  указываем имена полей (ими будут  являться атрибуты объекта, для которого строится таблица), для каждого поля определяем тип. Также выбираем ключевое поле.

     Далее приступаем к заполнению таблицы  данными. Данные в каждое поле вводим вручную 

1. Таблица материал:

 предназначена  для фиксирования информации  об материалах, поступающих на склад.

       

2. Таблица  материально – ответственное лицо:

 предназначена  для фиксирования информации  об материально – ответственных лицах.

3. Таблица  Поставщик:

     Отмечается: организация, поставляющая материалы на склад.

     

     4. Таблица склад:

     Здесь фиксируется: поступление товара на склад, его количество, стоимость, номер склада и материально – ответственное лицо.

     

2.3. Нормализация

     Нормализация - процесс уменьшения избыточности информации в таблицах реляционной БД и, как следствие, построения оптимальной структуры таблиц и связей.

     Можно выделить 4 основных правила, которыми следует руководствоваться при проектировании и последующей нормализации таблиц базы данных:

1. Каждое поле любой таблицы должно быть уникальным.
2. Каждая таблица должна иметь уникальный первичный ключ, который может состоять из одного или нескольких полей таблицы.
3. Для каждого значения первичного ключа должно быть одно и только одно значение любого из столбцов данных, и это значение должно относиться к объекту таблицы.
4. Должна иметься возможность изменять значения любого поля (не входящего в первичный ключ), и это не должно повлечь за собой изменение другого поля.

2.4. Создание  схемы данных.

      Отношения – это правила, поддерживаемые на уровне механизма реализации СУБД. Различают три типа отношений:

• Отношение «один-к-одному»: для каждой строки в одной таблице существует не более одной строки связанной таблицы.
• Отношение «один-ко-многим»: одна таблица не содержит вообще или имеет набор связанных «дочерних» записей из другой таблицы.
• Отношение «многие-ко-многим»: для каждой строки первой таблицы может существовать набор строк в другой таблице и наоборот. Такая связь организуется, как правило, при помощи третьей, связующей таблицы, содержащей значения первичных ключей обеих таблиц в качестве внешних ключей.

Ниже представлена схема данных:

2.5. Создание формы

     Создание  формы для ввода данных.

     Выберем закладку формы.

     Нажмите на кнопку создать.

     Появиться окно, в котором следует выбрать  автоформа в столбец, а в качестве источника данных – список.

     Нажмите на кнопку ОК. Появиться пустая форма ввода.  
Значения кнопок работы с записями:

     - переход к первой записи;

     - переход к предыдущей записи;

     - переход к следующей записи;

     - переход к последней записи;

     - добавление новой записи.

     Ниже  представлена форма «Материал»

     

     2.6. Создание запросов.

     После того как все необходимые таблицы  построены, в них занесены все  требующиеся данные, приступаем к  созданию запросов на выборку.

     Для этого переходим на вкладку «Запросы». В режиме конструктора добавляем таблицы, необходимые для запроса.

     После того как необходимые таблицы  добавлены, приступаем к формированию запроса. В строке «Имя таблицы» выбираем таблицы, по которым будет осуществляться выборка, соответственно в строке «Поле» поля для выборки. В строке «Условие отбора» указываем условие для поля, по которому будет выполняться выборка. В строке «Вывод на экран» ставим «флажки» под тем полем, которое необходимо вывести на экран после выполнения запроса.

       
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

          В ходе проделанной работы были изучены теоретические аспекты:

- использования основных групп информационных технологий в управлении;

- информационно-аналитической базы социального управления.

          В современном обществе информация как совокупность знаний, сведений, статистических и иных данных и т.д. стала одной из главных ценностей, а ее создание, обработка, хранение, анализ и распространение представляют собой огромную сферу материального и духовного производства и потребления. Наличие информации, характеризующей экономические, социальные, политические, культурно-духовные и другие процессы и явления, является необходимым условием осуществления социального управления. На основе этого материала можно сделать следующие выводы:

1. рациональное обоснование выбора необходимых информационных технологий и грамотное их использование в органах государственного и муниципального управления позволяет существенно повысить качество управления в целом, снизить трудоемкость рутинных работ, ускорить процессы получения информации, необходимой для принятия управленческого решения;

2. информационно – аналитическая деятельность и создание специальных служб ее научного и кадрового обеспечения стали неотъемлемой частью системы социального управления.

     Так же  в моей работе была разработана  база данных материального склада.  Работа выполнена  в соответствии с требованиями. 
 
 
 
 
 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Бойкова В.Э. Социология управления: Учебник. – М.: Изд-во РАГС, 2006. – 336 с. (Учебники Российской академии государственной службы при Президенте Российской Федерации);

2. Бурганова Л.А. Теория управления: Учеб. пособие. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 139 с. – (Высшее образование);

3. Гапоненко А.Л., Панкрухина А.П. Теория управления: Учебник. Изд. 3-е доп. и переработ. – М.: Изд-во РАГС, 2008. – 560 с. (Учебники Российской академии государственной службы при Президенте Российской Федерации);

4. Игнатов  В.Г., Албастова Л.Н. Теория управления: Курс лекций – М.: ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: Издательский центр  «МарТ», 2006.- 464 с. (Серия «Учебный курс»);

5. Карпова Т. Базы данных: модели, разработка, реализация, 2001.