Информационно-аналитические подразделения

Распространенным путем преодоления  этих ограничений является усиление отдельной службы: укрепление кадрового  состава качественно и особенно количественно, материального обеспечения (более мощные ПК, дорогостоящее  оборудование, удобные рабочие места). Между тем опыт преодоления этих ограничений существует как минимум  сто лет и выглядит иначе. Простейший пример - работа разведки и контрразведки. При невозможности легального сбора  информации большой группой (группами) смысл решения состоит в работе небольшими коллективами, имеющими доступ к различным информационным ресурсам, в сведении данных в единую базу и анализе этой базы с выявлением основных тенденций развития ситуации. Собственно, таким же примерно образом  дело обстоит и сегодня.

2.2.Значение информационно-аналитических служб в функционировании организаций

Опыт деятельности многих информационно-аналитических  подразделений показывает, что им всегда приходится работать в условиях недостаточности информации и времени. Выходом из этой проблемы, которая  у этих подразделений присутствует всегда, может стать организация  целостной системы информационно-аналитического обеспечения. Существуют определенные преимущества организации, они состоят  в следующем:

1. возможность обходится «малыми силами» (в зависимости от действительной потребности организации) на каждом конкретном месте;
2. возможность экономить ресурсы (т.е. опираться на действительные потребности конкретной организации);
3. возможность объединения ресурсов различных подразделений, предприятий (учреждений, объединений) и даже территорий;
4. возможность предоставления отдельной группе, предприятию (учреждению, объединению), территории определенной системы задач в общей системе информации в соответствии с их интересами и тенденциями развития;
5. возможность для заинтересованных и компетентных лиц получить информацию любого уровня - от первичной информации до готовых проектов решений - при необходимости практически одновременно с запросом.

Таким образом, можно предположить, что в такой системе могут  быть максимально решены главные  задачи, которые стоят перед информационно-аналитическими службами любого уровня, - предоставление необходимой информации в необходимом  объеме в необходимое время.

Информация и принятие решения

«Процессы подготовки и принятия эффективных  решений в основных сферах деятельности органов государственной власти и управления субъектов Российской Федерации становятся жизненно важными. При этом качество управленческих решений  в рамках системы регионального  управления существенно зависит  от глубины понимания ситуации и  возможных альтернативных подходов к решению многочисленных проблем». Сложность получения информации на сегодняшний день обусловлена ее распределенностью (фрагментарностью) и разнопрофильностью. Распределенность информации означает, что доступные сведения находятся, условно говоря, в «разных местах». Показатель разнопрофильности информации - в значительном количестве используемых тезаурусов, обрабатываемых сфер знания, методик.

Существование информации в распределенном и разнопрофильном видах представляет значительную сложность для ее получения и обработки. Соответственно, любая работа по сбору, передаче, обобщению, анализу, хранению информации всегда будет исходить из неполноты (открытости) информации и, следовательно, будет субъективно окрашенной. Уровень, полнота и характер предоставляемой информации определяют полноту и характер решения по какому-либо вопросу. Таким образом, наиболее значимыми в этих условиях факторами работы с информацией являются:

• фрагментарность любой первичной информации;
• разнохарактерность любой первичной информации;
• субъективность любой обобщенной информации.

В результате можно говорить о неполноте  любого конечного блока (набора смысловых  единиц) информации и необходимости  вынесения решения исходя из этой неполноты. Обработка такого неполного  блока информации всегда зависит  от вкусов и предпочтений в выборе методики, что неизбежно делает ее субъективно окрашенной. Тогда вопрос может ставиться так: каким образом неполная информация может быть использована для принятия решения? Существующие практические способы ответа на поставленный вопрос таковы:

• задействовать различные по направленности информационно-аналитические службы, что позволяет использовать разнохарактерную информацию;
• задействовать смежные области получения информации, что позволяет расширить контекст использования информации для принятия решения;
• использовать информацию различного уровня обобщения, что позволяет определять не только факты, но и общие закономерности и тенденции развития;
• обладать возможностями проверки информации на соответствие тенденциям развития необходимой сферы принятия решения.

Значение информационно-аналитических  служб

Некоторые полагают, что информационно-аналитической  службе достаточно собрать и обобщить информацию, предоставить ее руководству  и после этого ее работа заканчивается. В действительности, информация должна быть в состоянии постоянного  изучения и аналитического контроля для того, чтобы в любой момент можно было предоставить руководителю готовые материалы необходимого уровня обобщения по интересующему  его вопросу.

Некоторые руководители создают свои информационно-аналитические подразделения, следуя узким представлениям об их функционировании. Поэтому информационно-аналитические  подразделения иногда занимаются секретарскими  делами, под их «вывеской» часто  скрываются пресс-службы, службы референтов и др. Но если информационно-аналитические подразделения не занимаются прямой задачей - поставлять информацию в объеме и виде, достаточном для принятия решения, они понапрасну тратят деньги, а руководитель понапрасну растрачивает рабочее время и квалификацию своих сотрудников. Поэтому перед руководителем организации в отношении таких подразделений должен стоять только один вопрос: как обеспечить получение необходимой информации? Все остальное - штат, руководитель информационно-аналитического подразделения, техническое оснащение, квалификация сотрудников - зависит от этого первого и основного вопроса.

Принципы отрицательной  обратной связи в работе информационно-аналитических  подразделений

Другая сторона деятельности информационно-аналитического подразделения в целом, если понимать его работу не как работу архива или другого хранилища информации, - это информационный и аналитический контроль за исполнением властных решений, или так называемая «обратная связь». Совершенно очевидно, что принятие властных решений обязательно должно сопровождаться контролем за их исполнением. Это позволяет своевременно увидеть проблемы и решить их до того, как негативные последствия станут необратимыми.

Архив или другое хранилище данных могут и должны быть в сфере  внимания информационно-аналитических  подразделений, но для органов власти важной является проблема корректировки  их деятельности в связи с изменяющимися  условиями. А это невозможно сделать  без отслеживания и анализа информации средствами информационно-аналитических  подразделений. Как правило, вопрос заключается в том, как это  сделать? Ведь не секрет, что плановые отчеты не представляют достаточно подробной  и аналитической информации. Данные, взятые сами по себе, безотносительно  к другим сторонам (или сферам) властного  регулирования, не дают полного и  основательного представления о  состоянии дел даже в одной  области.

Здесь является важным целостный взгляд на область регулирования, который  можно обеспечить:

1. имея базы данных по соответствующим областям управления;
2. располагая соответствующими материальными и кадровыми ресурсами;
3. обладая технологиями решения проблем и спектром информационно-аналитических возможностей;
4. привлекая экспертные группы для решения проблем;
5. отслеживая влияние управленческого решения на объект регулирования.

Соответственно, первый руководитель не может и не должен быть задействован во всех указанных действиях. Своевременная  и полноценная помощь информационно-аналитического подразделения в таких условиях является очень ценным подспорьем. Смысл обратной связи в данном случае заключается в том, чтобы сравнить фактическое значение с нормой и установить возможные параметры корректирующего воздействия. Если обратная связь уменьшает ошибку (разность между фактическим значением и нормой), а не усугубляет ее, она называется отрицательной. Положительная обратная связь увеличивает ошибку.

Под осуществлением отрицательной  обратной связи информационно-аналитическим  подразделением в системе органов  исполнительной государственной власти допустимо понимать следующий комплекс действий:

1. сбор информации;
2. создание базы данных;
3. хранение информации;
4. обобщение информации;
5. обработку информации;
6. подготовку аналитического документа;
7. подготовку экспертных оценок;
8. подготовку альтернативных вариантов развития ситуации;
9. определение проектов решения;
10. представление итогового документа руководителю.

В некоторых источниках к этому  списку добавляется презентационная  деятельность, деятельность по организации  связей с общественностью (PR), различные  виды деятельности пресс-службы и пр. Важно, что информационно-аналитические  подразделения не могут и не должны брать на себя право применения корректирующего  воздействия, но могут и должны предоставить информацию необходимого уровня обобщения  для обеспечения принятия управленческого  решения.

Заключение

Информационное обеспечение является составной частью более широкого понятия информационных процессов. Информационное обеспечение чаще всего соотносится с организационно-управленческой и производственно-технологической сферой. Поэтому под информационным обеспечением будем понимать совокупность процессов сбора, обработки, хранения, анализа и выдачи информации, необходимой для обеспечения управленческой деятельности и технологических процессов.

Существенная часть информации для руководителя должна быть задокументирована, поэтому частью информационного  обеспечения управленческой деятельности является документационная система  организации. Она включает в себя документированную информацию и  документооборот.

Информационное обеспечение предполагает решение задач распространения  информации, проведения административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий по ее эффективному использованию. Возможны две основные формы организации информационного обеспечения управленческой деятельности – централизованная и частично или полностью децентрализованная.

Сегодня все больше региональных правительств используют в своей работе информационно-аналитические службы. Практика политической и хозяйственной жизни такова, что «исследование, анализ и прогноз функционирования и развития столь сложных и слабо формализуемых систем, какими являются взаимосвязанные комплексы социальной, экономической и общественно-политической сфер жизнедеятельности регионов, не могут производиться на основе интуитивных представлений органов управления о конечном результате.

Можно выделить четыре основных уровня информационно-аналитического обеспечения органов власти, создающих полную информационную картину о положении в управляемой области. Сюда следует отнести уровни обеспечения решения политических, стратегических, тактических и оперативных задач.

Основные требования к информационно-аналитическим  службам, как правило, состоят в  следующем:

1. предоставить информацию;
2. предоставить информацию в необходимом объеме;
3. предоставить информацию в необходимое время.

Подводя итог, стоит отметить, что  на сегодншний день работа исполнительных органов власти невозможна без информационного  обеспечения. Поэтому одной из важнейших  задач является грамотная организация  движения информационных процессов, создание информационно-аналитических служб  и активное внедрение новейших технологий.