Автор работы: Пользователь скрыл имя, 21 Июля 2011 в 03:27, реферат
Microsoft Office - семейство программных продуктов Microsoft, которое объединяет самые популярные в мире приложения в единую среду, идеальную для работы с информацией. В Microsoft Office 97 входят текстовый процессор Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, средство подготовки и демонстрации презентаций Microsoft PowerPoint и новое приложение Microsoft Outlook. Все эти приложения составляют Стандартную редакцию Microsoft Office 97. В Профессиональную редакцию входит также СУБД Microsoft Access.
Раздел I
Общие сведения о Microsoft Office 97…………………………...3
Microsoft Excel – табличный редактор нового поколения……..8
Оформление рабочих листов…………………………………….12
Построение и оформление диаграмм…………………………...17
Практика в Microsoft Excel 7.0…………………………………..25
Раздел II
Условия заданий…………………………………………………..26
Графическое представление решения заданий…………………27
Решение заданий (на языке программирования «Бейсик»)…….29
Список использованной литературы……………………………
Интерфейс
Microsoft Excel в последних версиях
стал более интуитивным и понятным.
Исследования показали, что при использовании
предыдущих версий Microsoft Excel пользователь
часто не успевал "увидеть" процесс
вставки строки. Во время выполнения этой
операции новая строчка появлялась очень
быстро, и пользователь часто не мог понять,
что же произошло в результате выполнения
конкретной операции? Появилась ли новая
строка? И если появилась, то где? Для решения
этой проблемы в Microsoft Excel был реализован
"динамический интерфейс". Теперь
при операции вставки строки новая строка
таблицы появляется на экране плавно,
и результат вполне очевиден. Аналогичным
образом отражается выполнение и других
операций, например, операции удаления
или переноса строки. Другие детали интерфейса
также стали более наглядными. Например,
при прокрутке окна таблицы с помощью
бегунка на полосе прокрутки появляется
номер текущей строки, помогающий сориентироваться
в положении "поплавка" относительно
всей таблицы. К каждой ячейке таблицы
можно вставить комментарий прямо в ячейку,
и при попадании курсора мыши на эту ячейку
комментарий будет высвечен автоматически.
Интерфейс
Microsoft Excel
Окно Excel содержит множество различных элементов (см рис.1). Некоторые из них присущи всем программам в среде Windows, остальные имеются только в этом табличном редакторе. Вся рабочая область окна Excel занята чистым рабочим листом (или таблицей), разделённым на отдельные ячейки. Столбцы озаглавлены буквами, строки - цифрами.
Как и во многих других программах в среде Windows, вы можете представить рабочий лист в виде отдельного окна со своим собственным заголовком - это окно называется окном рабочей книги, так как в таком окне можно обрабатывать несколько рабочих листов. На одной рабочей странице в распоряжении будет 256 столбцов и 16384 строки. Строки пронумерованы от 1 до 16384, столбцы названы буквами и комбинациями букв. После 26 букв алфавита колонки следуют комбинации букв от АА, АВ и т.д. В окне Excel, как и в других программах семейства Microsoft Office, под заголовком окна находится строка меню. Чуть ниже находятся панели инструментов: «Стандартная» и «Форматирование». Кнопки на панели инструментов позволяют быстро и легко вызывать многие функции Excel.
Рис. 1: Интерфейс Microsoft Excel 7.0
Оформление рабочих листов
Выбор шрифта
Изменить тип, размер шрифта или исполнение текста можно, выделив соответствующие ячейки и открыв меню «Формат». Выбрав команду «Ячейки» в меню «Формат». После этого на экране появится диалог, в котором будут указаны различные шрифты, можно выбрать любой шрифт из списка предложенных. При выборе шрифта можно просматривать его начертание в окне «Пример». Для выбора типа шрифта, его размера и стиля можно использовать поля и кнопки, расположенные на панели инструментов.
Стили
Наряду с выбором типа шрифта и его размера можно выбрать стиль шрифта: курсив, полужирный или с подчёркиванием. Используют эти стили только для выделения важной информации в тексте документов и таблиц.
Цвета и узоры
В Excel’е можно выделить в таблице некоторые поля с помощью цвета и узора фона, чтобы привлечь к ним внимание. Это выделение надо использовать осторожно, чтобы не перегрузить таблицу. Выберите вкладку «Вид» в диалоге «Формат ячеек». Здесь для выделенных ячеек можно выбрать цвет закраски с помощью палитры.
Форматирование чисел
Если нужно, чтобы записи превратились в удобный документ, следует произвести форматирование чисел в ячейках. Проще всего форматируются ячейки, куда заносятся денежные суммы. Для этого нужно выделить форматируемые ячейки. Затем выбрать команду меню «Формат ячейки», а в появившемся диалоге - вкладку «Число». Выбирается в группе слева строку «Денежный». Справа появится несколько возможных вариантов форматов чисел. Формат числа определяется видом цифрового шаблона, который может быть двух видов: чтобы лучше понять их назначение, рассмотрим варианты форматирования числа
В первой колонке взяты шаблоны форматов, как в поле «Коды формата». Во второй колонке вы видите, как будет выглядеть число в результате форматирования.
Формат Результат
#.###,## 13
0.000,00 0.013,00
#.##0,00 13,00
Если в качестве цифрового шаблона используется ноль, то он сохранится везде, где его не заменит значащая цифра. Значок номера (он изображен в виде решётки) отсутствует на местах, где нет значащих цифр. Лучше использовать цифровой шаблон в виде нуля для цифр, стоящих после десятичной запятой, а в других случаях использовать «решётку». Если вы оперируете числами, где больше двух разрядов после запятой и цифры в них не равны нулю, то происходит округление в большую или меньшую сторону. Точно так же Excel округляет дробные числа, которые форматировал как целые, т.е. без разрядов после запятой. Округляются, однако, только числа, которые выводятся на экран, в расчетах используются точные значения. В поле «Коды формата» можно выбрать вариант задания сумм, которые идут "в минус": наряду с обычным минусом их можно выводить красным, что часто используется при оформлении бухгалтерской документации.
Проверка орфографии
В пакете Excel имеется программа проверки орфографии текстов, находящихся в ячейках рабочего листа, диаграммах или текстовых полях. Чтобы запустить её нужно выделить ячейки или текстовые поля, в которых необходимо проверить орфографию. Если нужно проверить весь текст, включая расположенные в нем объекты, выберите ячейку начиная с которой Excel должен искать ошибки. Далее нужно выбрать команду «Сервис – Орфография». Потом Excel начнет проверять орфографию в тексте.
Можно начать проверку при помощи клавиши F7. Если программа обнаружит ошибку или не найдет проверяемого слова в словаре, на экране появится диалог «Проверка Орфографии».
Перевычисление рабочих листов
По умолчанию при вводе, редактировании формул или при заполнении формулами ячеек все вычисления формул в рабочем листе происходят автоматически. Однако при сложных интеграционных расчетов это может занять продолжительное время, поэтому можно отменить автоматическое вычисление. Для этого нужно выбрать команду меню «Сервис –Параметры», далее в появившейся вкладке «Вычисление» выбрать опцию «Вручную» и установить переключатель «Перевычислять перед сохранением». После этого все вычисления в рабочем листе будут происходить только после нажатия клавиши «Вычислить».
Операторы
Все математические функции описываются в программах с помощью специальных символов, называемых операторами. Полный список операторов дан в таблице №1:
Текстовый
оператор соединения предназначен для
того, чтобы при создании образца документа
не вносить, например, каждый раз вручную,
даты - программа сама будет обращаться
к ячейке, в которой проставили дату.
|
Функции Microsoft Excel
Функции призваны облегчить работу при создании и взаимодействии с электронными таблицами. Простейшим примером выполнения расчетов является операция сложения. Воспользуемся этой операции для демонстрации преимуществ функций. Не используя систему функций, нужно будет вводить в формулу адрес каждой ячейки в отдельности, прибавляя к ним знак, плюс или минус. В результате формула будет выглядеть следующим образом:=B1+B2+B3+C4+C5+D2
Заметно, что на написание такой формулы ушло много времени, поэтому кажется, что проще эту формулу было бы легче посчитать вручную. Чтоб быстро и легко подсчитать сумму в Excel, необходимо всего лишь задействовать функцию суммы, нажав кнопку с изображением знака суммы или из «Мастера функций», можно и вручную впечатать имя функции после знака равенства. После имени функций надо открыть скобку, введите адреса областей и закройте скобку. В результате формула будет выглядеть следующим образом:=СУММ(B1:B3;C4:C5;D2)
Если сравнить запись формул, то видно, что двоеточием здесь обозначается блок ячеек. Запятой разделяются аргументы функций. Использование блоков ячеек, или областей, в качестве аргументов для функций целесообразно, поскольку оно, во первых, нагляднее, а во вторых, при такой записи программе проще учитывать изменения на рабочем листе. Например, нужно подсчитать сумму чисел в ячейках с А1 по А4. Это можно записать так: =СУММ (А1;А2;А3;А4)
Или то же другим способом: =СУММ (А1:А4)
Построение и оформление диаграмм
Графические диаграммы оживляют сухие колонки цифр в таблице, поэтому уже в ранних версиях программы Excel была предусмотрена возможность построения диаграмм. В пятую версию Excel включен новый «Конструктор диаграмм», который позволяет создавать диаграммы "презентационного качества".
Красивая трехмерная диаграмма не только радует глаз, но и улучшает качество документа. В программе MS Excel 5.0 появился новый тип трехмерных диаграмм - так называемые кольцевые диаграммы, которые дополняют поверхностные и сетчатые трехмерные диаграммы четвертой версии.
Диаграмму модно расположить рядом с таблицей или разместить её на отдельном рабочем листе.
Конструктор
диаграмм является одним из наиболее
мощных средств в программе Excel. Построение
диаграммы с его помощью
Построение диаграмм.
Прежде чем строить диаграмму, необходимо закончить все работы в таблице, включая ее форматирование. Вызовите «Конструктор диаграмм» (ChartWizard), щелкнув на основной панели по 19-й пиктограмме.
«Конструктор диаграмм» будет ожидать информации о местонахождении диаграммы, поэтому указатель мыши приобретает форму пиктограммы «Конструктора». Вы должны сделать с помощью указателя мыши прямоугольник на свободном месте рабочего листа, где будет размещена диаграмма. Для этого щелкните левой кнопкой мыши, а затем, не отпуская ее, отбуксируйте образовавшуюся после щелчка пунктирную рамке из верхнего левого угла прямоугольной области в правый нижний угол. Если диаграмму нужно построить на отдельном листе, то откройте в меню «Вставка» подменю «Диаграмма» и выберите в нем директиву «На новом листе».
После
этого Конструктор открывает
диалоговое окно, в котором за пять
шагов нужно построить
Чтобы выполнить два следующих шага, щелкните по командной кнопке «Далее» и выберите из предложенных образцов тип и вид диаграммы соответственно. На четвертом шаге «Конструктор» предлагает предварительный просмотр получившейся диаграммы. На последнем (пятом) шаге остается только задать имя диаграммы, ее легенду (т.е. соответствие между столбцами диаграммы и табличными данными), а также указать надписи на осях диаграммы. В заключении щелкните по командной кнопке «Finish», и диаграмма появится в указанной области рабочего листа.
Типы диаграмм
Тип диаграммы можно задать тремя различными способами. Первый способ описан выше. Второй способ связан с входом в режим редактирования диаграммы, который включается двойным щелчком левой кнопки мыши внутри рамки диаграммы.
Тогда в меню «Формат» появится директива «Тип диаграммы». Вызовите эту директиву и в открывшемся диалоговом окне выберите подходящий тип диаграммы.
Однако проще всего воспользоваться графическим меню. Щелкните правой кнопкой мыши в области пиктографической панели и в открывшемся меню вызовите директиву «Диаграмма». В верхней части экрана справа появится маленькое графическое меню. Первая пиктограмма этого меню определяет тип диаграммы. После щелчка по стрелке, которая находится рядом с этой пиктограммой, перед Вами откроется список, содержащий все типы диаграмм. Рассмотрим некоторые из них: