Формы товарной информации

Основным структурным  компонентом базы данных является таблица. Таблица содержит три основные колонки: Имя поля, Тип данных, Описание.

При создании таблицы  на первом этапе необходимо определить, в каком режиме Вы будете ее создавать. Для создания таблицы используются режимы Конструктор или Мастер таблиц.

При выборе режима Мастер таблиц появляется диалоговое окно Создание таблиц (рис. 4). В нем из списка Образцы  таблиц можно выбрать нужные Вам  для работы таблицы, из списка Образцы  полей можно выбрать готовые поля данных, которые затем будут помещены в таблицу. Выделение и помещение в таблицу нужных полей осуществляется нажатием кнопок > и >>. Кнопки < и << позволяют удалить поля, уже назначенные для новой таблицы.

При выборе режима Конструктор  Вы активизируете режим разработки структуры таблицы. Окно конструктора таблиц делится на две основные части. В верхней части Вы указываете имя, тип и описание каждого поля, а в нижней - свойства этих полей. В Access  имена полей могут иметь длину до 64 символов. Помимо латинских букв имя поля может включать в себя кириллицу и некоторые спец. символы - подчеркивания, пробелы и т.д. (за исключением точек, восклицательных знаков и угловых скобок). Количество полей и их имена задаются при формировании структуры файла данных. При создании очередной записи Вы можете заполнять поля в произвольном порядке. Некоторые поля Вы можете оставить незаполненными.

Кроме имени любое  поле характеризуется своим типом. Тип поля определяет характер данных, которые могут заноситься в данное поле.

В Access используются поля следующих типов: Текстовый, Поле МЕМО, Числовой, Дата/время, Денежный, Счетчик, Логический, Поле объекта OLE, Гиперссылка.

Поле типа Текстовый  представляет собой строку, состоящую  из букв, цифр, спец. символов (%, &, #, =) и любых других печатных символов. Ширина текстового поля ограничена 255 позициями.

Поле типа МЕМО содержит текст переменной длины и обычно слишком длинный, чтобы храниться  в текстовом поле. Поле МЕМО может  содержать до 65 535 символов.

Поля типа Числовой содержат произвольные числовые значения (целые или десятичные). Числовые поля лучше использовать, если Вы хотите выполнять операции вычисления над значениями полей.

Поля типа Дата/время  содержат значения даты и времени  в диапазоне от 100 до 9999 года.

В полях типа Денежный можно хранить числа с точностью до 15 разрядов слева от десятичной точки и 4 разрядов справа от точки.

Поле Счетчик содержит число, которое автоматически увеличивается  на единицу, когда в таблицу добавляется  новая запись.

Поля типа Логический позволяют сохранить логические значения Да или Нет.

Поля объектов OLE содержат объекты, помещенные в Вашу таблицу  из других приложений Windows, которые  поддерживают OLE. Размер поля может  быть свыше 1 Гб, ограничение только свободным дисковым пространством.

В полях типа Гиперссылка  могут храниться адреса Web-страниц, расположенных в Internet, intranet или на локальном компьютере. После щелчка на таком поле Access автоматически  запускает броузер и выводит  нужную страницу.

Для того чтобы перейти  к столбцу Тип данных нажмите клавишу Tab. По умолчанию Access  присваивает полю текстовый тип данных. Стрелка в поле сообщает Вам, что Вы можете выделить нужный тип данных из списка. Щелкните на стрелке, указывающей вниз, чтобы открыть список типов данных полей.

В нижней части окна, как было отмечено, отображаются свойства каждого поля. Важнейшим из них является Размер поля, посредством которого можно ограничить, например, количество вводимых в поле символов.

Сигналом того, что Access готова принять информацию о первом поле, будет маленький треугольник в левом углу первой строки и мигающий курсор в первом столбце первой строки. Для перехода из колонки в колонку в таблице можно использовать мышь, клавиши Enter, Tab или клавиши управления курсором. После того как Вы закончили описывать первое поле Вашей таблицы, нажмите клавишу Tab, и курсор автоматически переместится вниз в первый столбец второй строки. Теперь Вы можете описать второе поле и т.д.

При создании таблиц Access предлагает создать первичный ключ. Ключом называется поле (или группа полей), содержащее данные, однозначно идентифицирующие каждую запись в таблице. Ключ - это уникальный номер записи. Поле с таким статусом помогает Access упорядочивать данные в таблице, быстрее их находить и связывать таблицы друг с другом. Объявление первичного ключа препятствует вводу в таблицу повторяющихся блоков данных. Чтобы определить в качестве ключа иное поле, следует выбрать соответствующее поле, а затем - пиктограмму Ключевое поле на панели инструментов или запустить команду Ключевое поле из меню Правка. Поле можно сделать ключевым только в режиме разработки структуры таблицы. Во время ввода данных в поле, определенное в качестве первичного ключа, Access автоматически следит за тем, чтобы вводились только уникальные значения. Поэтому содержимое поля с первичным ключом обеспечивает однозначную идентификацию записи. Следует отметить, что Memo-поля и поля объектов OLE не могут быть первичными ключами.

После того как Вы оформили все поля необходимо их сохранить. Для  этого выберите команду Сохранить или Сохранить как… или Экспорт… в меню Файл. При выборе команды Сохранить как… или Экспорт… появляется диалоговое окно, в котором Вы можете выбрать новое имя таблицы или новое имя файла и папку, где будет храниться Ваша база данных.

Основные действия по модификации структуры таблицы следующие:

1. Для изменения имени  поля нужно переместить курсор  в строку, в которой находится  это имя, удалить его и ввести  с клавиатуры новое.

2. Для изменения типа  данных поля следует щелкнуть  в ячейке на пересечении столбца Тип данных и строки, соответствующей данному полю. После этого откроется окно со списком типов данных, из которого нужно выбрать желаемый тип.

3. Для изменения размера  поля щелкните в строке ввода  Размер поля в нижней части  экрана. Затем удалите текущий размер поля и введите с клавиатуры новый.

4. Для введения нового  поля щелкните на строке, над  которой Вы хотите вставить  новое поле. Затем выберите из  меню Вставка команду Строки. В завершении опишите новое  поле (укажите его имя, тип данных и т.д.) как это обычно делается.

5. Для удаления поля  щелкните в строке, содержащей  информацию о нем. Затем в  меню Правка выберите команду  Удалить строки.

6. Сохранить изменения,  внесенные в структуру таблицы  можно выбрав команду Сохранить  из меню Файл.

При модификации структуры таблицы Вы можете изменить свойства созданных Вами полей. Для изменения свойств полей используются следующие опции:

1. Опция Размер поля  показывает Access, сколько символов (букв, цифр, знаков препинания и им  подобных) можно ввести в поле. Текстовое поле, как уже отмечалось, может содержать до 255 символов. По умолчанию Access устанавливает его длину равную 50.

2. Опция Формат поля  позволяет контролировать процесс  ввода и вывода данных. Например, можно использовать ее для  преобразования букв из строчных в прописные или для проверки количества цифр после десятичной точки и др.

3. Опция Маска ввода  позволяет определить для ввода  только ограниченную часть поля  и, если все значения имеют  одинаковый формат, то ввести  в него форматирование символов.

4. Опция Подпись позволяет  определить заголовок в верхней  части столбца таблицы для  текущего поля. Если Вы не сделаете  этого, Access просто использует в  качестве заголовка столбца имя  поля.

5. Опция Значение по  умолчанию указывает выбранное  Вами значение, которое Access автоматически будет вводить в поле до тех пор, пока Вы не замените его каким-то другим.

6. Опция Условие на  значение указывает Access, какие  данные допустимы для данного  поля, а какие нет.

7. Опция Сообщение  об ошибке - это сообщение, которое появляется на экране, если Вы пытаетесь ввести значение, запрещенное опцией Условие на значение.

8. Опция Обязательное  поле. Если установить значение  этого атрибута Да для данного  поля, то Access не разрешит Вам сохранять  запись, пока не будут введены данные в это поле.

9. Опция Пустые строки  применима к текстовым полям.  Если установить ее значение  равным Да, то можно ввести  две кавычки для указания того, что поле не используется в  текущей записи.

10. Опция Индексированное поле  служит для быстрого поиска записей по содержимому данного поля.

11. Опция Сжатие Юникод. В Юникод  каждый символ представляется  двумя байтами, а не одним,  как в традиционных кодировках. В результате для хранения  данных полей типа «Текстовый»,  «Поле MEMO» и «Гиперссылка»  требуется больше места, чем в предыдущих версиях Access. Поэтому когда свойство Сжатие Юникод поля имеет значение Да, все символы, первый байт которых равен 0, будут сжиматься при сохранении и восстанавливаться при выборке. При создании полей типа «Текстовый», «поле MEMO» и «Гиперссылка» это значение свойства устанавливается по умолчанию.

12. Опция Режим IME позволяет вводить  в приложения текст на азиатских  языках.

13. Опция Режим предложений IME позволяет установить ввод текста  по фразе, множественный, разговорный.

При модификации структуры следует  помнить, что если в Вашей таблице  уже имеются записи, то изменение  поля, особенно его размера или  типа данных, может привести к потере данных. Поэтому перед изменением нужно скопировать файл базы данных в другую папку (т.е. сделать резервную копию), а затем вносить изменения.