Автоматизация документооборота на предприятии

Государственное образовательное  учреждение высшего  профессионального  образования

ИРКУТСКИЙ   ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  У Н И В Е  Р С И Т Е  Т

(ГОУ  ВПО ИГУ) 
 

ФАКУЛЬТЕТ СЕРВИСА И РЕКЛАМЫ

КАФЕДРА прикладной информатики и документоведения

ЗАВ.КАФЕДРОЙ, профессор

________________Ю.М. Краковский

  «_____» ______________2010 г. 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА 
 

Организация документооборота 
 
 
 
 

РУКОВОДИТЕЛЬ:

проф., д.х.н.  

_________________А.В.  Рохин  

СТУДЕНТ: гр. 14641, ДиДОУ 

________________ М. А. Леонова 
 
 

  РАБОТА ЗАЩИЩЕНА  С ОЦЕНКОЙ_______________________

ПРОТОКОЛ  №___________________

ОТ  «_____»______________________г. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Иркутск 2011

     Аннотация

     Курсовая работа написана на 34 страницах, содержит 5 рисунков, 2 таблицы, состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованной литературы из 20 источников и приложений.

     Ключевые  слова: документооборот, документопоток, входящие документы, ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ, ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ

     В разделе «Введение» даны: актуальность темы, основные задачи, и цели работы.

     Теоретическая часть посвящена характеристикам  документопотоков, формированию дел, системам электронного документооборота

     Практическая  часть содержит учет документооборота на примере ООО «Примера», анализ структуры организации, расчет службы ДОУ. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Оглавление 
 
 
 
 
 
 
 

     ВВЕДЕНИЕ

 

     Актуальность  выбранной мной темы заключается  в том, что в современном мире существует огромное количество предприятий и на каждом из них есть документы. Эти документы  в целом составляют документооборот.

     Согласно  ГОСТу  Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. "Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

     Документооборот делится на документопотоки :

• Входящие документы
• Исходящие документы
• Внутренние документы

     Цель  данной работы – анализ и разработка рекомендаций по совершенствованию организации документооборота в ООО «Примера». Задачи курсовой работы:

     1. анализ принципов  организации современного документооборота

     2. анализ документопотоков в ООО «Примера»

     3. расчёт количественных характеристик документооборота и разработка рекомендаций по совершенствованию документооборота в ООО «Примера»

     В данной работе использована литература, как новейших изданий, так и книги 90-х годов. Опорой  стала книга  Большакова Н.И., Пинигина Т.М. Секретарское дело. – Ростов н/Д: «Феникс», 2001.-352с.

 

      ГЛАВА 1. Современное делопроизводство (ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ)

 
     

1. Документооборот и принципы его  организации

 

     Документы - это основные информационные ресурсы  предприятия, работа с которыми требует  правильной организации. Документы  обеспечивают информационную поддержку  принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Документооборот – это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Документооборот – это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

     Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

     Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.

     Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа  от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил (принципов):

     - централизация операций по приему, первичной обработке и отправке  документов (это означает, что все  документы, поступающие в организацию всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из организации, обрабатываются в службе ДОУ);

     - максимальное сокращение числа  инстанций прохождения и исключение  возвратных движений документа,  не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку);

     - маршрутизация отдельных видов  документов (разработка схем прохождения  документов);

     - однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие – при поступлении, внутренние и исходящие – при создании; регистрация документов может осуществляться в службе ДОУ учреждения или в структурном подразделении);

     - организация предварительного рассмотрения  документов (распределение документов, поступивших в организацию, на  документы, направляемые на резолюцию  руководителю, его заместителям  и передаваемые на исполнение  непосредственно в подразделения;  предварительное рассмотрение проводит специалист службы ДОУ (секретарь-референт или помощник руководителя);

     - вынесение конкретных резолюций,  по возможности точно определяющих  исполнителя, поручение, срок  исполнения;

     - исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками (копирование проекта документа или передача его по электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам);

     - снижение уровня подписания документов.

     Соблюдение  этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства: специализацию, возможность централизованного выполнения однородных средств оргтехники и персонала.  

     Кроме того, соблюдение этих правил позволяет  улучшить документационное обеспечение  аппарата управления за счет:

• прямоточности направления документопотоков, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;
• ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

 
     

2. Документопоток : исходящие, входящие, внутренние

     Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

     Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому  объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации  одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восходящие потоки – это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.  

     По  отношению к управленческому  объекту выделяют входящий, исходящий  и внутренний документопотоки. Они  тесно взаимосвязаны, так как  информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т. д.

     Входящий  документопоток любой организации  складывается из:

• документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.).

В состав этих документов входят директивные  указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;

• документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;
• документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);
• обращений граждан – предложений, заявлений, жалоб.

 

     Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации  и отправляемых за ее пределы. Исходящие  документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных документов (коммуникативных) – письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

     Внутренний  документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в  самом аппарате управления, не выходящие  за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применений. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности: положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функции оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством: приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т. д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры). Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными (служебными) и объяснительными записками, рапортами.