Развитие информационных технологий в управлении городским (муниципальным) хозяйством

6. Факторы успешного  внедрения стандарта

     Успешному внедрению стандарта в муниципальную  практику способствовали следующие факторы.

     1. Реализация принципа первого лица, наличие воли и административного ресурса руководителя города. Глава города всегда уделял большое внимание развитию информационных технологий. Дзержинский – один из немногих городов, в составе администрации которого есть структурное подразделение, ответственное за развитие программного, технического, технологического, нормативного обеспечения в сфере информатизации и телекоммуникаций, по численности персонала сопоставимое с функциональными подразделениями. Без использования административного ресурса практически невозможно внедрение таких систем, как электронный документооборот с подсистемой контроля исполнения распорядительной документации или муниципальная геоинформационная система.

     2. Постоянный состав команды исполнителей на протяжении всего периода работы. Данное обстоятельство обеспечило системность и преемственность решений, единство информационного пространства.

     3. Высокий интеллектуальный потенциал сотрудников. Данный фактор обеспечил хорошую обучаемость сотрудников, их умение грамотно формулировать задачи и выдвигать требования, использовать накопленные данные, доброжелательно и требовательно взаимодействовать с любым подразделением, не замыкаясь в рамках своих узкопрофессиональных задач. Все это в совокупности обусловило низкий психологический барьер при использовании нового программного обеспечения.

     Сюда  же можно отнести проведение политики морального и материального поощрения работников в приобретении новых знаний, навыков, автоформализации профессиональных знаний, умении использовать новые технологии, а также включение в обязательные квалификационные требования компьютерной грамотности.

     4. Выделение достаточного финансирования из местного бюджета.

     5. Поддержка местного  сообщества, наличие  волонтеров среди  жителей. Фактически становление муниципальной ГИС и создание и поддержка официального сайта были обеспечены работой жителей города, не являвшихся штатными сотрудниками администрации и готовых сотрудничать с муниципалитетом за сравнительно невысокую плату.

     6. Постоянное повышение  квалификации сотрудников. Ни одно готовое программное решение, приобретенное на рынке, не удовлетворяет особенностям муниципального образования более чем на 90%. Существует опасность попадания в зависимость от монополистов. Готовые программные решения можно и нужно покупать при следующих условиях:

• высокое качество продукта;
• заложенные в продукт возможности адаптации к конкретному пользователю и к условиям конкретного муниципального образования;
• дешевая (по возможности бесплатная) поставка новых версий или релизов в связи с изменением законодательства;
• наличие «горячей линии»;
• распространенность продукта и, как следствие, наличие специалистов на уровне пользователя и разработчика.

     В других случаях целесообразно опираться  на собственные силы, удовлетворяя рост информационных потребностей за счет собственных специалистов. Для этого в договоры на разработку специального прикладного программного обеспечения нужен обязательно закладывать обучение своих специалистов до уровня, необходимого для поддержки и развития системы. В противном случае даже внедренные системы обречены на умирание.

     7. Сосредоточение всех  сотрудников, занимающихся  информационными технологиями, в одном подразделении. Данный фактор позволил проводить единую техническую, лицензионную, программную политику, обеспечил единство решений и возможность интеграции данных в едином информационном пространстве.

     8. Широкие контакты с коллегами из других муниципальных образований, с местным университетом, некоммерческими организациями; кооперация с другими городами для разработки больших программных комплексов.

7. Проблемы внедрения  стандарта и пути  их решения

     В процессе внедрения стандарта возникали разного рода трудности. Большинство из них было разрешено в рабочем порядке. Ряд трудностей, однако, в полной мере преодолеть не удалось, а именно:

• недостаток средств для покупки лицензионного программного обеспечения и готовых программных продуктов, получения актуальной картографической информации и построения единой городской информационной магистрали на основе оптоволокна;
• недостаточное взаимопонимание с государственными структурами, расположенными на территории муниципального образования и владеющими государственными ресурсами в муниципальном разрезе;
• нарастающее давление сверху – необходимость внедрения АРМов, предписанных областными комитетами и министерствами и ориентированных на решение не муниципальных, а региональных задач.

8. Затраты на внедрение  стандарта

     Программа развития информационных технологий финансировалась из местного бюджета в размере 0,5% от всех бюджетных расходов. Кроме того, в 1997 году был получен грант от фонда «Евразия» на сумму 15 тысяч долларов США. Численность сотрудников информационно-аналитического отдела (сейчас – Аналитического управления) за время развития системы увеличилась с 3 до 8 человек. В настоящее время этот штат позволяет самостоятельно поддерживать работу 4 ЛВС, 105 компьютеров, наработанное программное обеспечение, внедрять новые технические решения и программные разработки.

9. Полученные результаты

     В результате реализации стандарта город накопил богатый опыт положительных решений в области информационных технологий, а именно:

• решены вопросы начисления квартплаты и предоставления жилищных субсидий;
• создан и ведется регистр населения муниципального уровня;
• в администрации внедрен электронный документооборот, обеспечивающий создание базы данных нормативных документов администрации и совета депутатов;
• функционирует муниципальная геоинформационная система (сейчас в ней уже 35 базовых слоев, а для решения отдельных аналитических задач создано около 40 тематических слоев);
• внедрено в полном объеме казначейское исполнение бюджета, охватывающее бюджетные, целевые средства и средства по предпринимательской деятельности полностью по всем отраслям;
• действует городской сайт;
• во всех школах имеются компьютерные классы;
• реализовано дистанционное обучение по выделенному каналу в филиале университета;
• на базе городской библиотеки создан центр доступа к городским и мировым информационным ресурсам;
• создан реестр муниципальных информационных ресурсов, насчитывающий более 40 позиций.

     Остановимся на некоторых реализованных элементах  управления с использованием информационных технологий и проанализируем их результаты для города, его администрации и населения.

9.1. Электронный документооборот

     Электронный документооборот (ЭД) изначально создавался как внутренний инструмент администрации. Необходимо было обеспечить работу с нормативными документами и поручениями в едином информационном пространстве всех подразделений администрации, расположенных на разных территориях, а также интегрировать в документооборот электронную почту, пейджер главы города, личный прием главы и его заместителей, внутренний документооборот подразделений и общий документооборот администрации, реализовать принцип одноразовости ввода информации в систему и разработать инструментарий для коллективной работы. Все эти цели удалось реализовать.

     Электронный документооборот – это стержень, придающий муниципальному управлению монолитность, целостность, повышающий управляемость. Он переводит на новую ступень культуру управленческого труда, требует соблюдения общих стандартов в оформлении документов и технологии их обработки, предъявляет повышенные требования по части компьютерной грамотности ко всем сотрудникам, в том числе к руководителям. Система электронного документооборота – более широкое понятие, чем автоматизация делопроизводства или контроль исполнения. Интеграция в единую базу внутренних нормативных документов законодательной и исполнительной власти, обращений граждан, личного приема главы города и его заместителей, инициативных поручений руководителей, пейджера главы города создала в итоге новое качество не только для муниципального управления, но и для жителей и предпринимателей города. Таким образом технически был обеспечен принцип открытости муниципальной власти.

     Органичным  результатом функционирования ЭД явилось создание автоматизированной базы данных нормативных документов, доступных для населения на сайте и в библиотеке города.

     ЭД  обладает следующими функциональными  возможностями:

• распределенная подготовка электронных версий и централизованная регистрация всех видов документов;
• организация исполнения всех видов документов на основании иерархии контрольных карточек, формирование истории исполнения документа;
• централизованная обработка общей электронной почты администрации и предоставление сотрудникам распределенного доступа к общей почте;
• регистрация и обработка обращений;
• централизованная обработка заявлений, поступающих по каналам пейджинговой связи;
• подготовка личного приема граждан руководителями.

     Внедрение системы ЭД принесло следующие результаты:

• для жителей города:
• гарантия полноты учета всех обращений (в том числе на пейджер, по электронной почте) с уверенным контролем исполнения поручений по поднятым вопросам;
• доступ к городским нормативным документам.
• для администрации:
• обеспечение связи «власть – жители» как основы доверия населения к органам власти, улучшение взаимодействия с жителями города;
• сокращение времени на формирование поручений;
• сокращение непроизводительных затрат при оформлении документов;
• обеспечение полноты учета и хранения документов и поручений;
• улучшение исполнительской дисциплины за счет систематизации информации и повышения оперативности доставки управленческих решений и ужесточения контроля;
• обеспечение полноты и актуальности нормативной базы муниципального образования;
• создание информационных ресурсов коллективного пользования (электронная почта администрации), доступных в полном объеме всем сотрудникам администрации;
• повышение качества принимаемых управленческих решений;
• повышение общей культуры работы с документами и обеспечение строгого стандарта их оформления;
• уменьшение количества ошибок и затрат времени при оформлении поручений.

9.2. Начисление и сбор квартплаты

     Внедрение информационных технологий в области  ЖКХ обеспечило, наряду с другими  мерами, высокий процент сбора  платежей за жилищно-коммунальные услуги. Уже одно это многократно окупило все затраты на информатизацию муниципального управления.

     В настоящее время параметры предоставления жилищно-коммунальных услуг населению  таковы: 

9.3. Предоставление жилищных субсидий

     С использованием базы данных «Население», которая постоянно актуализируется в городе уже несколько лет, и соглашения об информационном обмене с рядом учреждений удалось реализовать такую схему информационных потоков, которая сократила процесс назначения субсидии до 13-18 минут. Это не только время приема субсидионера работниками отдела жилищных субсидий, а полное время затрат населения, поскольку никаких дополнительных справок, кроме справок о заработной плате и стипендии, от семьи не требуется.

     Данная  схема имеет следующие функциональные возможности:

• расчет размера субсидии;
• приостановка выплаты субсидии;
• корректировка назначенной субсидии;
• автоматизированная передача данных в бухгалтерию по расчету квартплаты и электроэнергии;
• автоматизированное формирование регламентированных отчетов;
• формирование аналитических материалов.