Коммуникативное поведение в организации

2.4. Анализ системы  коммуникаций  в организации «МГТС»

 

Московская  Городская Телефонная Сеть – одна из крупнейших в мире телекоммуникационных компаний. [12]

ОАО "МГТС" имеет двухуровневую структуру  управления. Высшим органом управления является общее собрание акционеров. На годовом общем собрании акционеров избирается Совет директоров и Ревизионная  комиссия. Совет директоров осуществляет общее руководство деятельностью. Руководство текущей деятельностью  осуществляет Генеральный директор и Правление. Правление возглавляет  Генеральный директор, который назначается  общим собранием акционеров сроком на 5 лет. [12]

Вертикальные  коммуникации проходят сверху вниз. То есть аппарат управления издает поручения  или иную форму сообщения и  спускает её ниже на отделения. Сверху вниз от генерального директора до служащих более низкого звена. Если брать вертикальную форму коммуникаций, то это в первую очередь относится к нормативным документам, приказам, устной форме. Помимо этого информация от аппарата управления рассылается, как и в письменной форме, так и по электронной почте, на телефонные узлы. В письменной форме обычно рассылаются утверждающие формы, нормативы и документы.

В горизонтальной форме, все  намного проще. Нет никаких преград  и подразделений, собирающих информацию. Коммуникации здесь происходят по давно  уже известным схемам.  Это  телефон, по которому сотрудники могут  общаться друг с другом, не отходя от своего рабочего места, причем если рассматривать  аппарат управления, то здесь в  каждом кабинете у каждого сотрудника есть свой телефон. Существует некая  офисная АТС, с привязкой номера к каждому сотруднику. [11]

Далее идет электронная почта, что уже в наше время не является нововведением, так как является тоже одним из самых удобных средств  коммуникации. Причем электронной почтой пользуются, как и в аппарате управления, так и на телефонных узлах, общаясь  между собой.

Дальше идут личные встречи. Ведь иногда для передачи информации требуется личное присутствие человека, чтобы показать серьезность сообщения  или какого- то указания.

Еще одним средством передачи/получения  информации является факс, по нему пересылаются документы, необходимые для ведения  дел, баланса, учета и т. д.

Еще одним видом коммуникации в «МГТС» является «Кольцевая Почта». [11] Существует канцелярский отдел, занимающийся своевременным обеспечением канцелярскими товарами (ручки, бумага, и т. д.) Так вот помимо своей главной обязанности, канцелярский отдел ведет «Кольцевую почту». На каждого сотрудника в организации есть свой почтовый ящик. По этим ящикам рассылают корреспонденцию, а также различные документы, приватную почту и т. д.  Этот вид коммуникации можно отметить тем, что документы можно передавать и по внутренней почте сохраняя важность документа без затрачивания времени на поиски человека, которому этот документ предназначается.

Из неофициальных способов коммуникации стоит отнести локальную  компьютерную сеть, в которой существует «чат». Сотрудники в свободное от работы время, да и во время работы общаются посредством чата.

Как и в любой другой компании в «МГТС» тоже существуют различные препятствия и возникают  различные затруднения. К этим затруднениям можно отнести, например, несвоевременное  донесение информации к сотрудникам  и аппарату управления, что может  повлечь за собой материальные убытки или какие- то несогласованности. Еще одним из недостатков присущий всем другим крупным компаниям является психологический настрой. Это может быть следствием, например, плохого настроения или отношения к сотрудниками по отдельности, или боязни общаться с директорами и начальниками.[11]

Коммуникационное поведение  в целом находится на высоком  уровне.

Коммуникационная политика организации ведется с учетом пожеланий сотрудников, что благоприятно способствует слаженной работе всего  коллектива.

 

Заключение

 

В курсовой работе мы рассмотрели  теоретические аспекты коммуникативного поведения в организациях, выделили основные элементы и виды коммуникаций, значение коммуникаций в организациях и воздействие на их  развитие.

Значение коммуникаций трудно переоценить, они важны для успешной деятельности предприятий и фирм по следующим причинам:

-Коммуникации необходимы для эффективности управления;

-Хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности. Если организация эффективна в области коммуникаций, она эффективна и во всех других видах деятельности;

- Коммуникации необходимы для утверждения авторитета и выражения воли руководителя.

Что касается коммуникативных  барьеров, нужно заметить, что помимо объективных причин затрудняют коммуникации и субъективные факторы. Например, предвзятые представления людей, отвергающих  новые идеи в силу их новизны, кажущейся  с первого сомнительной, или в  силу стереотипов. В результате искажается восприятие сообщения и как следствие  снижается его результативность, замедляется процесс обратной связи.

В работе так же  рассмотрены  коммуникативные процессы в различных  организациях и  предприятиях.

В качестве общих мероприятия  по усовершенствованию  коммуникаций  на  этих предприятиях можно выделить следующие:

Регулирование информационных потоков;

Дополнительные действия: обсуждение и прояснение новых планов, вариантов стратегии, целей и  назначений;

Совершенствование в организации  систем обратной связи;

Совершенствование системы  сбора предложений;

Поднятие на должный уровень обеспечение информацией.

Список использованной литературы

 

1. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник - М: «Высшая школа», 2004.- C. 145.
2. Волкогонова О.Д., Зуб А.Т. Управленческая психология: Учебник. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2005 . – С. 352 .
3. Галькович Р.С., Набоков В.И., Основы менеджмента. – М.: ИНФРА-М, 1998. –С.189.
4. Дункан У. Джек. Основополагающие идеи в менеджменте. Пер. с англ. - М: Дело 2002 . – С.167.
5. Жизнин С.Э. Предпринимательство и деньги. 2001 . – С. 221.
6. Зайцева О.А., Радугин А.А. и др. Основы менеджмента - М: Центр 2003 . – С.126.
7. Иенекенс Ж. Менеджмент в условиях рыночной экономики. Теория и практика - М: 2005 . – С. 95.
8. Куликов, Н.Л. Анализ системы коммуникации в ИПБОЮЛ «Татьянкина» / Н.Л.Куликов //Управление персоналом .-2007.-№8.-С.52-61.
9. Лэнд П. Менеджмент - искусство управлять. - М: ИНФА-М, 2002 .
10. Машков В.Н. Психология управления: Учебное пособие 2-ое издание. – СПБ: Издательство Михайлова В.А., 2002 – С. 254.
11. МГТС Обозрение. Праздничный выпуск Москва 2002.- С. 18.
12. Официальный Сайт МГТС www.mgts.ru
13. Питерс Т., Уотермен Р. В поисках эффективного управления, опыт лучших компаний. Пер. с анг. - М: Прогресс, 2003.
14. Русов Е. А.  Система коммуникаций управления фирмы / Е.А. Русов // Основы менеджмента. 2004. - № 6. – С.15 – 22.
15. Страссман П. Информация в век электроники. Пер. с анг. - М: Экономика, 2003 . – С. 144.
16. Сурков А.Л. Коммуникативные процессы в ОАО «НПК Уралвагонзавод» / А.Л. Сурков // Экономист. – 2008. - № 2. –С. 22- 31.
17. Уотерман Р. Фактор обновления. - М: 2002 . – С. 89.
18. Хачатуров С.Е. Организация производственных систем /теоретическое основание организационной науки/ - Тула: Шар, 2001.
19. Чекурова М.В. Попырин В.И. Внешэкономическая деятельность предприятия. Под ред. Е.Г. Ищенко. Новосибирск 2001.-  С. 225. 
20. Шамхалов Ф.И. Американский менеджмент, теория и практика - М: Наука, 2003. – С. 117.