Контрольная работа по "Этике"

       Если переговоры длятся продолжительное время, то в перерыве может быть подано угощение:чай,кофе,бутерброды,фрукты и т.д. Желательно угощение гостей организовывать в отдельном помещении. При отсутствии такой возможности угощение вносят в помещение, где ведутся переговоры. Угощение ставится персонально только перед главами делегаций. Остальные обслуживаются сами.

        Рассадка за столом, за которым ведутся переговоры, должна быть произведена в соответствии с общепринятыми правилами и с учетом рангов и служебного положения участвующих лиц.

       Существует несколько вариантов рассадки за столом переговоров. Главы делегаций могут сидеть во главе стола (переводчики находятся сбоку), а далее за столом располагаются остальные члены делегации по рангам.

       Чаще используется другой вариант рассадки: главы делегаций сидят в центре стола,друг напротив друга, рядом с ними находятся переводчики и далее члены делегаций по рангам.

       Если в переговорах участвуют три и более сторон, то они рассаживаются по алфавиту по   часовой   стрелке   вокруг   круглого   или   прямоугольного   стола.Председательствуют по очереди по алфавиту или на первом заседании председательствует хозяин, а далее по алфавиту.

       Наконец, еще один вариант рассадки — когда вокруг стола сидят только главы делегации,а за ними остальные члены делегаций. В данном случае используется стол в виде «бублика», поскольку участвует много сторон, и за обычный круглый стол усесться невозможно.

                                                 Запись беседы.

      По существующим правилам, после окончания переговоров назначенный участник переговоров или сам руководитель фирмы (если сам вел переговоры) составляют подробную запись беседы. В ней фиксируются следующие данные: название инофирмы;страна; место, дата, время начала переговоров; участники переговоров (фамилии и должности) как с российской,так и с зарубежной стороны; основные обсуждавшиеся вопросы; мнения сторон по обсуждавшимся вопросам; достигнутая договоренность или позиция сторон по разногласиям; запись о вручении каких-либо документов и копии этих документов.

     Запись беседы имеет большое значение, поскольку в практической работе часто приходится прибегать к предыдущим записям бесед, как к источнику информации по тому или иному вопросу. Поэтому рекомендуется запись беседы  оформить сразу или на следующий день. Кроме того, вопросы, обсуждавшиеся на переговорах с зарубежными партнерами, могут представлять интерес и для других ведомств и организаций.

     В подготовке переговоров можно выделить следующие ключевые элементы: выбор места и времени проведения переговоров, формирование делегации, оборудование помещения, решение организационно-процедурных вопросов (язык переговоров, стенографирование, рассадка участников).                                      Место и время проведения переговоров определяются по взаимной договоренности сторон. Инициаторы встречи могут первыми высказать свои соображения по данному вопросу и в порядке вежливости предоставить право окончательного решения приглашенной стороне. У специалистов нет единого мнения о том, где с психологической точки зрения удобнее вести переговоры – дома или в гостях. 
    В числе преимуществ проведения переговоров на своей территории называются: 
-возможность контролировать ситуацию через решение организационных вопросов (размещение гостей, питание, культурная программа и т.д.);     -«эффект спортсмена» – команда, играющая на своей территории, чаще выходит победителем. Замечено, что хозяева на переговорах говорят больше и убедительнее;                                                                                         -необходимость следовать правилам протокола хозяев облегчает принимающей стороне процесс общения.                                                                               Положение принимающей стороны,однако,дает не только преимущества.Роль хозяев имеет свои издержки:                                                                     -отсутствует возможность в сложной ситуации отложить принятие решения, сославшись на отсутствие информации;                                                     -действует «эффект гостеприимных хозяев» – желание уступить партнеру, приехавшему издалека, из чувства гостеприимства;                             -необходимо отвлекаться на решение многочисленных организационных вопросов в ущерб непосредственно переговорному процессу.      Рассматриваемые по отдельности перечисленные доводы «за» и «против» могут показаться несущественными. В совокупности же они способны оказывать определенное влияние на исход переговоров.^* 
        Согласно международной практике, на переговорах принято придерживаться принципа паритета (равенства) количественного состава и уровня представительства делегаций. Количественное неравенство делегаций дает преимущество одной из сторон, представленной большим числом участников, а, стало быть, имеющей больше возможностей для оценки ситуации и выработки оптимального решения. Равное представительство предпочтительнее с точки зрения этикета и полномочности в принятии решений руководителями делегаций. Отклонения от принципа паритета возможны ввиду обстоятельств, в которых необходимо убедить партнеров. Нежелательны переговоры один на один в силу определенной зависимости их результата от субъективных причин. В случае необходимости решается вопрос о дополнительном привлечении к работе экспертов. 
        Говорить об оптимальном числе членов делегации на переговорах достаточно трудно. Здесь следует учитывать сложность обсуждаемых проблем, характер соглашений, которых планируется достигнуть. Очевидным является то, что многочисленные делегации труднее договариваются друг с другом, переговоры идут тем быстрее, чем меньше число их участников. 
        Переговоры лучше проводить в специально оборудованном для этих целей помещении или в кабинете руководителя делегации принимающей стороны за общим столом при отключенном телефоне. Желательно, чтобы переговорная комната была достаточно удалена от основных производственных помещений (если таковые есть), была комфортабельна и эстетично оформлена. В ней или в приемной целесообразно предусмотреть наличие холодильника, буфета с посудой, а также всем необходимым для сервировки чая или кофе. На входную дверь (если нет приемного кабинета) можно повесить табличку: «Идут переговоры». Проведение переговоров за «Т»-образным столом исключается. На столе не должно быть никаких лишних документов, раскладывается бумага (блокноты), карандаши. Цветы уместны только в низких вазах. Целесообразно поставить бутылки с минеральной водой и фужеры на подносах числом равным количеству участников переговоров. Фужеры обычно ставят вверх дном – знак, что они не использованы. При работе с документами напитки можно разместить на приставном столике. 
        Если планируются продолжительные переговоры, следует позаботиться о легком угощении (чай, кофе, бутерброды, фрукты). При наличии возможностей угощение предпочтительнее организовать в отдельном помещении. 
        Наличие пепельниц на столах является знаком разрешения курить. В международной практике, однако, в последнее время курение в местах коллективной работы не принято. Организаторам переговоров лучше предусмотреть специальное место для курения, заранее предупредив об этом гостей. 
        Вся необходимая по обсуждаемому вопросу документация должна находиться в помещении для переговоров, чтобы при возникновении необходимости не посылать за ней кого-либо из членов своей делегации. Здесь же полезно иметь наглядную информацию (стенды, образцы, буклеты и т. п.) о своей организации, характере ее деятельности, связях в Беларуси и за рубежом. Важно довести до партнера позитивную информацию о себе, предлагаемой продукции или услуге. Наготове должны быть представительские папки для партнера – хорошего исполнения, с тщательно продуманной объективной позитивной информацией. Уместны так называемые «клиппинги» последних статей в прессе об организации хозяев, пусть ими же и инспирированных. 
       Язык переговоров, участие в них переводчиков с одной или двух сторон также определяются предварительно по взаимной договоренности.При наличии переводчиков в каждой делегации целесообразно, чтобы каждый из них осуществлял перевод на язык своей страны. Предпочтение обычно отдается языку принимающей стороны. Задача состоит в обеспечении качественного перевода выступлений и текстов документов. 
       Международные протокольные правила не допускают стенографирования хода переговоров в одностороннем порядке, равно как и использования диктофонов, средств видеозаписи. Разрешается делать рабочие пометки в блокнотах. При достижении договоренности о стенографировании организаторы обязаны позаботиться о создании условий для работы стенографистов. 
      Рассадка за столом переговоров производится с учетом рангов и служебных положений участников. Практикуется несколько вариантов рассадки. Главы делегаций могут сидеть во главе стола напротив друг друга (переводчики располагаются сбоку), а далее за столом садятся остальные члены делегаций согласно старшинству по нисходящей  
      Более распространен, однако, другой вариант: главы делегаций садятся в центре стола, друг напротив друга, рядом с ними (слева) переводчики и далее по обе стороны члены делегаций 
     При участии в переговорах трех или более сторон делегации располагаются по алфавиту по часовой стрелке вокруг круглого или прямоугольного стола. Председательствуют главы делегаций, как правило, по очереди по алфавиту 
     Существует еще один (менее распространенный) вариант рассадки, когда вокруг стола садятся только главы, а члены делегаций располагаются сзади, во втором ряду  
     Представляется интересным мнение специалистов, считающих, что увеличение пространственной дистанции между переговаривающимися сторонами психологически облегчает оппонирование друг другу и наоборот. Партнер, сидящий по правую руку, при равных условиях более склонен к сотрудничеству, чем сидящий слева. 
    Организаторы переговоров проявят учтивость, заблаговременно подготовив личные карточки участников переговоров и отметив ими места рассадки.

                                            Задание 5 (общее).

 

Прибывающая сторона: L'AMBRE Groupe Internetional,France

Центральный офис:

L'AMBRE Groupe Internetional

ul.Grottgera 37,80-319, Gdansk, France

 

Краткая характеристика компании:

Компания  L'AMBRE Groupe Internetional (LGI),начала свою деятельность в ноябре 1999 года.В настоящее время более 400000 консультантов работает в сстеме прямых продаж.Благодаря высокому качеству продукции,профессиональному персоналу и приемлемым ценам ,компания получила доверие сотен тысяч потребителей из России,Украины,Белороси,Молдовы,стран Балтии,Румынии,Германии,Польши,США,Южной Кореи и других стран.Развёрнутая система подготовки консультантов является базой для работы экспертов в области парфюмерии и косметики.

 

Принимающая сторона:ОАО «Невская косметика»

Центральный офис:

пр. Обуховской Обороны,80; Санкт-Петербург,Россия,192029,

тел. (812)5673787

факс (812)3203343

Краткая характеристика:

«Невская косметика» на сегодняшний день входит в тройку сильнейших компаний-производителей косметики на российском рынке.Еще в начале XX века продукция компании,считалась одной из самых лучших.В начале нового XXI века кремы,зубная паста,шампуни производимые «Невской косметикой» по-прежнему регулярно получают награды.В ассортименте компании-более 50 видов косметичесских изделий производимых на основе разнообразных натуральных компонентов.В разработке постоянно находятся новые продукты-чтобы осаться одним из ведущих производителей в быстро развиващейся области косметики и ухода за собой,компания должна постоянно проводить научные исследования,использовать вновь открытые ингридиенты,совершенствовать качество  продукции и ее внешний вид.У фирмы есть имя,научный потенциал,активные и талантливые сотрудники и огромное желание работать.

Цель  визита:

1.Посещение  ОАО «Невская косметика» и изучение ее производства;

2.Посещение  зарубежной фирмой-партнером мероприятия,посвященного  презентации косметики фирмы  ОАО «Невская косметика»;

3.Заключение  контракта на импорт косметики  зарубежной фирмы-партнера в Россию  и экспорт продукции ОАО «Невская косметика» во Францию;

4.Сделать  заказ на изготовление продукции  L'AMBRE Groupe Internetional на оборудовании ОАО «Невская косметика», с использованием торгового знака L'AMBRE Groupe Internetional.

Период  пребывания:15.02.2013-18.02.2013

Численный состав делегации:6 человек

Призидент компании-Петр Монгирд

Заместитель президента компании-Элизабет Спенсер

Начальник отдела производства-Луи Бертранс

Переводчик-Жан  Луиджи

2 охранника

Подробная программа

15.02.2013

08:00-пребытие  зарубежных партнеров L'AMBRE Groupe Internetional

Место прибытия:аэропорт Пулково

08:10-08:30-встреча  делегации

Ответственный-начальник  охраны-Сидоренко Сергей Петрович

09:00-10:00-размещение  делегации в отеле  «Гранд  Отель Европа»

Ответственный-менеджер отеля-Соколова Ольга Александровна

10:15-11:30-обед  в ресторане отеля

12:00-14:00-обзорная  экскурсия по Санкт-Петербургу+посещение  Исаакиевского собора

Ответственный-экскурсовод-Марьина  Ольга Павловна

14:00-17:00-посещение  ОАО «Невская косметика»:производственного  отдела,отдела сбыта,рекламного  отдела,слада и изучение ее производства.

Сответственные:

-заместитель  генерального директора-Булавкина  Лариса Яковлевна

-начальник  производственного отдела-Прилипко  Пётр Ефимович

-начальник  отдела сбыта-Понизовный Александр  Михайлович

-начальник  склада-Гонт Сергей Николаевич

-менеджер  по рекламе-Чудина Мария Михайловна

18:00-22:00-ужин  в ресторане-дворце графов Строгановых  «Русский Ампир» с генеральным  руководством ОАО «Невская косметика»  и обсуждение предстоящих дел.

16.02.2013.

09:00-10:30-завтрак

11:00-13:30-заключение  контракта на импорт косметики  зарубежной фирмы-партнера в Россию  и экспорт продукции ОАО2Невская  Косметика» вр Францию и обсуждение  предстоящего сотрудничества.

Ответственные:

-заместитель  генерального директора - Булавкина Лариса Яковлевна

-секретарь-референт - Самойлова Нелля Владимировна

13:30-14:30- обед

15:00-19:00-обзорная  экскурсия в город Павловск

Ответственный:экскурсовод-Рощина ирина Александровна

19:30-21:00-ужин  в ресторане «Ресторан Павловского  дворца

22:30-возвращение в отель «Гранд отель Европа»

17.02.2013.

10:00-11:00-завтрак  в ресторане отеля

12:00-13:30-посещение  Петропавловской крепости

Ответственный:экскуровод - Попов Андрей Михайлович

14:00-15:00-обед

15:15-17:00-посещение  Эрмитажа

Ответственный:экскурсовод - Балабанова Ольга Александровна

17:30-возвращение  в отель

19:00-00:00-посещение  мероприятия ,посвященного презентации  косметики ОАО «Невская косметка»+  бал посвященный этому мероприятию.

Ответственный:

-менеджер-Жаров  Александрович

-начальник  охраны -Сидоренко Сергей Петрович

18.02.2013.

09:00-10:00-завтрак

11:00-13:00-оформление  заказа на изготовление продукции  L'AMBRE Groupe Internetional.

Ответственные:

-менеджер-Алексеева  Ирина Нколаевна

-секретарь-референт-Самойлова  Нелля Владимировна

-заместитель генерального директора-Булавкина Лариса Яковлевна

13:30-14:00-обед

15:00-17:00-дорога  в аэропорт Пулково

Ответственные:

-водитель-Желтовских  Владслав Евгеньевич

-начальник  охраны-Сидоренко Сергей Петрович

17:45-посадка  в самолёт

ответственный-начальник охраны-Сидоренко Сергей Петрович.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список  используемой литературы:

 
1. Поваляева, М.А. Невербальные средства общения [Текст] / М.А. Поваляева, О.А. Рутер. – Ростов н/Д : Феникс, 2007.

2. Кошевая, И.П. Профессиональная этика и психология делового общения [Текст] / И.П. Кошевая, А.А. Канке. – М. : ИД «ФФУМ» – ИНФА–М., 2009.

3. Литвин, А.Н. Деловой этикет [Текст] / А.Н. Литвин. – Ростов н/Д, 2008.  
4. Белоусова, Т. Легкость делового бытия: корпоративный имидж и бизнес-этикет [Текст] / Т. Белоусова. – М. : АСТ ; СПб ; Астрель–СПб, 2009.

5.Этикет повседневного  и делового общения: главные  правила общения и поведения  в современном обществе И.Н.  Кузнецов. – М. : АСТ ; Мн. : Харвест, 2007. – 464 с.

6.Андреева Г.М. Социальная психология. - М.: Аспект-Пресс, 2009