Этикет делового письма

    В каждой стране деловую корреспонденцию  оформляют в соответствии с установленными национальными правилами. Существуют международные стандарты на деловые  письма.  

4. Основные виды  деловых писем. 

    В зависимости от содержания и объема деловые (коммерческие) письма разделяют  на простые и контрактные.

• Простые деловые письма

К простым  деловым письмам относятся несложные  по содержанию и небольшие по объему документы, рассылаемые в коммерческих целях. Обычно в них содержится просьба, сообщение, благодарность, приглашение, сопроводительная информация или подтверждение  получения какой-либо информации или  продукции. В них может отсутствовать  заголовок к тексту, обращение, но широко используются стереотипные выражения.

• Письмо-просьба содержит просьбу о присылке образцов товара, каталогов, прайс-листов, какой-либо другой информации.
• Письмо-приглашение содержит приглашение на какое-либо мероприятие (выставку, ярмарку, предварительные переговоры и т.п.).
• Письмо – благодарность содержит благодарность за что-либо (за полученные образцы товара, каталог, информацию, приглашение, оказанное гостеприимство и т.д.).
• Сопроводительное (препроводительное) письмо содержит сообщение о направлении кому-либо (адресату) каких-то материалов (контрактов), продукции, образцов товара, каталогов и т.д. и направляется в том случае, если содержит новую информацию по сравнению с дорожными документами.
• Письмо-подтверждение содержит подтверждение получения грузов, запрашивавшихся материалов (каталогов, прайс-листов, образцов изделий), в необходимых случаях – важной корреспонденции.

 
 

• Коммерческие  деловые письма

Коммерческую  корреспонденцию составляют такие  виды писем: запрос (ответ на запрос),  оферта (ответ на нее), письмо-презентация (рекламация) и ответ на него.

   Запрос  – это коммерческий документ, который представляет собой обращение импортера (покупателя) к экспортеру (продавцу) с просьбой представить необходимую информацию о имеющихся у последнего товарах (услугах) и/или направить предложение на поставку (продажу) этих товаров или предоставление услуг.

   Письма-запросы  применяются в тех случаях, когда  не представляется возможным лично  или по телефону решить данный вопрос, а также с целью инициировать адресата на более активные действия, в частности на ответное послание. Запрос должен быть кратким, со ссылкой на соответствующие нормативные материалы, достигнутые договоренности, прежние письма.

   Ответ на запрос выступает как зависимый по композиции и тематике текст по отношению к письму-запросу. В ответе обязательно должна быть ссылка на первичное письмо и его тему. В обоих письмах должны совпадать аспекты содержания в последовательности их изложения, терминология, формулировки и система ссылок.

   Письмо-ответ  с положительным решением строится по следующей схеме:

повторение  содержания запроса с использованием устойчивых языковых формул, например: На Ваш запрос о поставке запасных частей к ... сообщаем...; В ответ на Ваш запрос о ... направляем...; изложение информации по запросу.

   Письмо-ответ  с отказом строится следующим  образом:

• повторение содержания запроса (по форме, аналогичной письму с положительным решением);
• аргументированное указание причины (или причин), по которым просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято;
• констатация отказа или отклонения предложения.

   В письме-отказе особенно важно использовать лексику, помогающую отправителю письма оставаться вежливым, заботящимся о  сохранении чувства собственного достоинства  получателя такого письма. Целый ряд ситуаций предполагает использование в начале ключевой фразы слов, выражающих сожаление. Например: С сожалением вынуждены сообщить о невозможности удовлетворить Ваш запрос... ; К сожалению, мы не можем согласиться на Ваши условия... ; К глубокому сожалению, проблемы с ... не позволяют нам воспользоваться Вашим предложением в ближайшее время... и т. п.

Письмо-предложение (оферта) (лат. предложенная) – это заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Предложение может быть направлено в ответ на запрос покупателя, импортера либо по инициативе продавца, экспортера.

  Различают твердые и свободные предложения.

  Если  предложение на конкретный товар  делается только одному покупателю и  указывается срок, в течение которого продавец считает себя связанным  с условиями предложения, оно  называется твердым, Неполучение от покупателя ответа в установленный срок признается отказом и освобождает продавца от сделанного предложения.

  Если  предложение делается без всяких обязательств со стороны продавца и  направлено не одному покупателю, например реклама, оно называется свободным.

  Ответ на предложение (оферту) может содержать согласие на условия предложения, подтверждение принятия предложения. В этом случае сделка считается окончательно законченной. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта. 

Письмо-рекламация

  Посылается  заказным письмом с приложением  всех необходимых доказательных  документов (например, актов экспертизы, рекламационных актов, коносаментов, спецификаций, сертификатов о качестве). В указанных  документах обязательно делается ссылка на номер контракта и транспортного  документа. Дата почтового штемпеля места отправления такого письма считается датой предъявления рекламации.

  Желательно  прикрепить к письму свою визитную карточку, можно с краткой рукописной надписью на ней. 
 

     Заключение.

   Деловая переписка по-прежнему остается важнейшей частью взаимоотношений между партнерами, клиентами и заказчиками, работодателями и работниками. Необходимо четко знать, как правильно написать письмо, чем отличается деловое письмо от личного, что должно включать в себя оформление письма, как писать письма для разных ситуаций.

   Нельзя  научиться писать деловые письма правильно и убедительно, не практикуясь  и не обучаясь этому искусству.

   Именно  с деловой переписки сначала  начинаются, а затем развиваются  отношения между партнерами. От того, как соблюдены, правила написания писем, как произведено оформление официального письма, зависит успех этих отношений. 

ОБЩЕСТВО  С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

            «Микс» 
 

 

623284, г.  Ревда, Свердловская     р/с 40702810262120019400

область, ул. Почтовая, д.3      к/с 30101810900000000795

Фактический адрес:       В ОАО «УБРиР»,

623280, г.  Ревда       г. Екатеринбурга, 620026,

ул. Почтовая, 3                            а/я 840, БИК 046577795

тел/факс:     8(343) 3838383      КПП 662701001

тел.  +7 922 222 22 22     ИНН 6627017237

сот:   +7 911 111 11 11     www.miks.ru

E-mail: miks@mail.ru      

 

Исх. №006  от 21 января 2011 г.

                                            
 

Коммерческое  предложение 

             ООО «Микс» готово изготовить и произвести монтаж торгового оборудования в виде металлоконструкции из покрашенной нержавеющей стали и изготовить стеклянные полки на стеклянном основании.

             Монтаж металлоконструкций будет произведен механическим креплением через сверление ГКЛ (гипсокартона).

        Монтаж вложенных в металлоконструкцию стекол будет произведен путем наклейки на стену.

       Материалы:

       Металлоконструкция – калиброванный квадрат 10х10 из нержавеющей стали AISI 304, окрашен в черный матовый цвет.

       Стекло  на основании - закаленное Pilkington Optiwhite 10мм стемалит Ral9003 (белый цвет, закаленное).

       Стекло  на полках - стекло Pilkington Optiwhite 8мм с резкой в размер. Обработка кромок стеклянных элементов – полировка.

       Сроки выполнения: 16 рабочих дней с момента предоплаты. Срок изготовления изделий обусловлен сроками выполнения стеклянных конструкций.

       Условия оплаты: 80% - предоплата

                               20% - в течении 5 банковских дней после подписания акта сдачи-приемки товара. 

       Директор                                                                      Яблочкин В.Г. 

ОБЩЕСТВО  С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

        «Золотой Апельсин» 

 

620080, г. Екатеринбург                       р/с 40702810262120019400

ул.Попова, д.3                                     к/с 30101810900000000795

Фактический адрес:       В ОАО «УБРиР»,

620080, г. Екатеринбург      г. Екатеринбурга, 620026,

ул. Попова, д.3                            а/я 840, БИК 046577795

тел/факс:     8(343) 3838383      КПП 662701001

тел.  +7 922 222 22 22     ИНН 6627017237

сот:   +7 911 111 11 11     www.zol.ru

E-mail: zol@mail.ru      

 

Исх. №01  от 22 января 2011 г.

                                            
 
 
 

Уважаемый Владимир Геннадьевич! 

      С вашим предложением на изготовление и монтаж стеклянных полок согласен, готовьте проект договора и счет. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Директор                                                                          Иванов А.А. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  литературы. 

1. Введенская, Л. А. Русский язык и культура речи/ Л. А. Введенская, Л. Г. Павлова, Ю. А. Кашаева. Ростов н/Д : Феникс, 2002.
2. Веселов, П. В. Аксиомы делового письма: культура делового общения и официальной переписки / П. В. Веселов. М., 1993.
3. Русский язык и культура речи: Учебник / Под. ред. проф. Р89 В. И. Максимова. - М.: Гардарики, 2001. - 413 с.