Документационное обеспечение делового общения

 

1.3 Информационно-справочные документы

 

Информационно - справочными документами являются: письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и др.

Каждый документ оформляется по-своему. На пример деловое письмо принято писать на бланках фирмы или организации, где уже имеются реквизиты учреждения или фирмы-отправителя. Внешний вид бланка является своеобразной визитной карточкой фирмы, поэтому к его оформлению следует отнестись со всей серьезностью. Чем официальнее бланк, тем официальнее должен быть стиль письма. Рассмотрим виды некоммерческих деловых писем.

Письмо-просьба. В письме-просьбе излагается какая-либо просьба, при этом в ней подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении. Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа.

Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу.

Письмо-сообщение. В данном виде делового письма дается какая-либо информация, не требующая ответа или подтверждения от организации, со стороны которой высылается данное письмо.

Письмо-подтверждение. Содержит сообщение о получении какого-либо отправления или о том, что ранее составленный документ остается в силе. Также можно подтверждать факт либо действие.

Письмо-напоминание. Направляется в тех случаях, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит из двух элементов: напоминание о выполнении действия; меры, которые будут приняты в случае невыполнения ранее заключенного договора или соглашения.

Пометка «Вторично» отправляется тогда, когда отправитель допускает возможность, что адресат не получил письма, отправленного ранее.

Письмо-приглашение пишется в том случае, когда организация хочет пригласить другую организацию на какое- либо торжество или мероприятие. В деловом письме указывается время, место и дата проведения мероприятия.

Письмо-благодарность. В данном виде письма выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности.

Гарантийное письмо. Составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу.

 

2. Работа с документацией

 

2.1 Автоматизация

 

Процесс документообразования в управлении традиционно состоит из операции сбора исходной информации, изготовления документа (подготовки текстовых и (или) цифровых данных и печатания их на бланке), придания документу юридической силы. Эти операции могут выполняться как вручную, так и с помощью средств вычислительной техники (ВТ).

Внедрению современной электронной вычислительной техники в управление предшествовала механизация вычислительных работ на базе клавишных и счетно-перфорационных вычислительных машин.

Электронная техника обладает по сравнению с механизированными клавишными и счетно-перфорационными машинами более значительными вычислительными возможностями. Это позволило в свое время перейти к комплексной автоматизации управленческих функций. С появлением ЭВМ стало возможным создание автоматизированных информационных систем и систем управления, автоматизированных рабочих мест, других систем автоматизированной обработки документов.

Широкое распространение в документообороте предприятий и организаций получают документы, ориентированные на обработку средствами вычислительной техники и создаваемые средствами ВТ на бумажном и машинном носителях. Рационализация формы и содержания документов на бумажном носителях с последующим их вводом в базу данных ЭВМ, фиксацией на машинный носитель или отображением на экране видеотерминала осуществляется в процессе унификации.

 

2.2 Унификация документов

 

Унификация документов направлена на их сокращение и приведение к единообразию (имеется в виду единообразное размещение показателей на формах, а также обеспечение сопоставимости информации во взаимосвязанных документах). Сокращение достигается путем исключения документов, не имеющих существенного значения, и дублируемых показателей.

Унификация форм документов осуществляется на основе единой графической модели их построения - формуляра-образца.

С 1987 г. введен единый стандарт, который может рассматриваться как основа для проектирования формуляров-образцов на единых методологических принципах.

Унификация формы и содержания документов проводится с первых лет образования Советского государства с целью совершенствования процессов управления и технологии их выполнения управленческим аппаратом. Как общегосударственная проблема унификации документов осуществляется с 1971г. Во исполнение специального постановления правительства с этого времени стали разрабатываться унифицированные системы документации (УСД), внедрение которых наряду с общесоюзными классификаторами ТЭИ должно способствовать стандартизации информационного обеспечения процессов управления народным хозяйством.

 

Заключение

 

В работе руководителей производства много времени отводится изучению, анализу и составлению различной документации. Особенно большие трудности возникают, как правило, при разработке производственных документов, что обусловлено в первую очередь недостатком специальных знаний у составителей.

Устранение непроизводительных затрат времени в процессах составления и использования документов требует разумного сочетания формализации и творчества, а это требуют, с одной стороны, ознакомления составителей документов с наиболее общими законами восприятия документов, с другой - и в этом главная задача - формулирование и систематизации общих правил и норм составления основных документов.

Индивидуальные положения разрабатываются на основе типовых. Типовые положения, как правило, утверждаются вышестоящими органами управления, а индивидуальные - руководителями предприятий и организаций.

 

Список использованной литературы

 

Афанасьев И. Деловой этикет/ И. Афанасьев. - К.: Альтериресс, 1998. - 320 с

Васильев Н.Н. Тренинг преодоление конфликтов/ Н.Н. Васильев. - СПб: Речь, 2002, 2003. - 174 с.

Захарова О.Ю. Этикет делового общения: Учеб. пособие/ О.Ю. Захарова; Ин- т экономики и права АТиСО. - Севастополь: ЭКОСИ- Гидрофизика, 2005. - 62 с

Захарова О.Ю. Деловой этикет. История и современность: Учеб. пособие/ О.Ю. Захарова. - Якутск: ГУП НИПК Сахаполиграфиздат, 2003. - 48 с

Протокол и этикет для деловых людей/ М.М. Лебедева. - М.: Инфра-М., 1994. - 207 с

Рогожин М.Ю. Документы делового общения/ М.Ю. Рогожин. - М.: Изд-во РДЛ, 208. - 208 с

Ягдер Д. Деловой этикет: как выжить и преуспеть в мире бизнеса/ Д. Ягдер; Пер. с англ.. - М.: Джон Уайли Энд Санз, 1994. - 288

Ниренберг Дж Маэстро переговоров: Деловой бестселлер/ Дж Ниренберг; Пер. с англ. В. Ноздриной; Азбука делового общения: Советы начинающему бизнесмену. - Мн.: Парадокс, 1996. - 416 с

Новые технологии управления персоналом/ Г.Н. Сартан, А.Ю. Смирнов, В.В. Гудимов, и др.. - СПб: Речь, 2003. - 240 с.: ил. - (Психологический практикум)

Петрунин Ю.Ю. Этика бизнеса: Учеб. пособие/ Ю.Ю. Петрунин, В.К. Борисов; МГУ им. М.В. Ломоносова, фак-т гос. упр.. - М.: Дело, 2000. - 280 с. - (Наука управления)

 

Приложение № 1

 

ОАО «Эталон»

Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е

№ 115

12 октября 2008 года г. Севастополь

 

О проведении ремонтных работ

 

В связи с аварийным состоянием отопительной системы в цехе № 3

О Б Я З Ы В А Ю:

1. Начальнику ремонтно-технической службы Макарову Л. Н. организовать проведение ремонтных работ по восстановлению работоспособности отопительной системы в цехе № 3 до 19 октября 2008 года.

2. Контроль за проведением ремонтных работ возложить на начальника цеха №3 Антонова Ю.В.

 

Директор ОАО «Эталон»    С.Е. Попов

 

Приложение № 2

 

ЗАО «КАС-ПАС»

П Р И К А З

№ 54-К

14 мая 2008 года г. Севастополь

 

По личному составу

 

В соответствии с пунктом 3 статьи 112 Положения о… ПРИКАЗЫВАЮ:

1. УВОЛИТЬ:

АЛЕКСАНДРОВУ Нину Анатольевну с должности бухгалтера с 20 мая 2008 года по собственному желанию.

Основание: заявление Александровой Н.А.

2. НАЗНАЧИТЬ:

КОЛОСОВА Петра Сергеевича на должность начальника лаборатории с 20 мая 2008 года с окладом согласно штатному расписанию.

Основание: заявление Колосова С.П., служебная записка главного инженера

3. ОБЪЯВИТЬ:

Выговор КРОШЕВУ Андрею Ивановичу, технику лаборатории за систематическое нарушение трудовой дисциплины.

Основание: служебная записка начальника лаборатории

4. Приказ объявить личному составу в части касающейся.

5. Контроль за выполнение приказа возложить на начальника цеха № 2 Антонова Ю.В.

 

Директор ЗАО «КАС-ПАС»     В.С.Ильин

 

Приложение № 3

 

Акционерное общество "Перспектива"

П Р О Т О К О Л

№ 10

28 ноября 2000 года.   г. Москва

 

Заседание работников бухгалтерии

 

Председатель Левко К.М. 

Секретарь  Мартыненко С.С.

Присутствовали: 18 человек (список прилагается)

Повестка дня: Сокращение срока составления годового отчета.

СЛУШАЛИ:

Стадник И.О. - О возможности сокращения срока составления годового отчета за 2000 год на 3 дня раньше установленного срока.

ВЫСТУПИЛИ:

Кузьмин Е.Н. - О разработке нового графика по состоянию годового отчета. Согласно данному графику можно составить досрочно и сдать годовой отчет на 4 дня раньше установленного срока.

ПОСТАНОВИЛИ:

Сдать годовой отчет за 2000 год на 4 дня раньше установленного срока, т.е. 12 декабря 2000 года.

 

К.М. Левко

С.С. Мартыненко

Председатель

Секретарь